11合同评审管理程序.docx

11合同评审管理程序.docx

《11合同评审管理程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《11合同评审管理程序.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

11合同评审管理程序

版本

编制日期

编制记要

备注

2011/04

新版编制

批准

审核

编制

计划员销售主管

业务员技术人员

财务人员/公司领导/

法顾人员

顾客合同（或订单）需求

有效合同或订单

定单或合同完成率80%

合同评审管理程序

ERP系统

办公设施

合同评审管理过程乌龟图

1目的

对公司产品的每一份销售合同（包括标书及书面或口头订单）在签订前都必须进行合同评审，以充分了解和理解顾客的所有要求，确保按合同规定的要求向顾客提供满意的产品。

2适用范围

适用于公司产品所有销售合同的评审。

3职责

3.1销售部是合同评审的归口管理部门，组织、协调合同评审活动；

3.2技术部负责对技术能力进行评审；

3.3质量部负责对质量保证能力进行评审，并组织质量协议的评审；

3.4物资部负责对外购外协件采购能力及材料供应能力的评审；

3.5生产部负责对交货期限、交货数量、交货能力的评审；

3.6财务部负责对产品价格进行评审；

3.7委托股司公司办负责对合同的法律性进行评审；

3.8公司生产经营副总经理或其授权人批准销售合同。

4有关术语和定义：

无

5合同评审控制工作流程及工作流程说明：

5.1工作流程

合同评审工作流程

作业流程

权责单位/领导

表单

销售部/经理

销售部/经理

销售部/经理

生产经营副总或其授权人

销售部/经理

销售部/经理

生产部/经理

各有关单位/单位领导

各有关单位/单位领导

生产部/生产经营副总

各有关单位/单位领导

销售部/经理

各有关单位/单位领导

合同评审表

与顾客沟通记录

合同修订记录

合同

订单

5.2合同评审控制工作流程标准

序号

流程块

工作内容或标准

一

接收顾客合同（或订单）需求，拟定合同草案

销售部接收顾客提出的需求信息，拟定合同草案，确定合同的评审形式；对顾客的要求必须转化为有明确的文字规定（包括合同草案、口头订单或电话订单）。

二

组织评审

1、评审要求：

1）销售部可采用会签或会议的方式组织各相关单位进行合同评审，做好评审记录，建立合同台帐；

2）零售产品的合同评审，由有关业务人员负责进行，生产经营副总或其授权人员批准，做好评审记录，建立合同台帐；

3）对口头订单或电话订单，销售部应做好记录，确定属于何种形式，并按评审方式的要求进行评审，做好相关台帐、记录；

4）与以前表述不一致的合同或订单的要求已予解决；

5）公司有能力满足合同或订单的要求；

6）各单位的意见不一致或与顾客的意见不一致时，由销售部负责协调，取得一致意见后方可签订合同；

7）合同的修订，由销售部负责公司内外的协调，修订后的合同由原批准人批准，销售部做好记录；对重大的合同修订，由销售部重新组织评审，必要时请顾客参加评审；销售部把修订后的有关信息及时、准确地传递给公司各有关单位；

8）对某些情况下，如网上销售合同的评审，只对产品目录或产品广告内容等信息进行评审时，必须得到顾客的同意。

2、评审内容：

1）合同规定的技术要求，顾客指定的特殊特性，质量保证要求，有关安全保障要求，型号，供货数量，交货期限，交货地点，交付方式，标识，包装要求等；

2）对所涉及产品的制造可行性进行研究、确认并形成文件，包括进行风险分析。

3）价格、付款方式及期限，违约责任，解决合同纠纷的方式，以及其他约定事项等。

3、评审单位：

1）销售部是合同评审的主责单位，负责组织评审，合同传递，内部和顾客沟通；

2）生产部负责对超生产能力计划的交货期限、交货数量的评审；

3）财务部负责对产品价格、付款方式及付款期限的评审；

4）委托股司公司办负责合同的法律性评审；

5）物资部负责对超采购能力计划的外购外协件采购及材料供应能力的评审；

6）技术部对所涉及产品的制造可行性进行研究、确认并形成文件，包括进行风险分析和技术协议评审；

7）质量部负责对质量保证能力进行评审，并组织质量协议的评审。

4、评审方式：

4.1对股司（营销）订单的评审：

1）已生产过产品的订单由销售部根据生产情况负责评审，订单即为评审记录；

2）第一次生产的产品的订单由销售部、技术部进行评审，销售部接单后传递给技术部，技术部对制造可行性进行评审，编制开发任务书，注明评审意见，并传递开发任务书给销售部，开发任务书即为评审记录。

对同意开发的，开发任务书即为生产订单，不同意开发的，由销售部与顾客沟通。

4.2对其他顾客的合同评审：

销售部接合同草案后，采用会签或会议的形式组织各相关单位进行评审，评审记录为合同评审表。

同意签合同的由销售部下达生产订单，不同意的，由销售部与顾客进行沟通并进行退单处理。

三

审批

公司生产经营副总经理或其授权人批准合同的签订。

四

1、退单

当公司评审无法满足顾客要求时，经生产经营副总或其授权人审批，由销售部与顾客沟通，进行退单处理。

2、与顾客沟通

1、经评审就有疑问的方面，销售部应及时与顾客进行沟通，

以完全理解顾客要求。

2、公司能力不足时，销售部应向顾客说明，以求顾客谅解。

3、在生产过程中出现不能按顾客要求完成的，销售部应及时报告顾客。

4、经与顾客沟通后应重新修订合同草案并评审。

3、签定合同

销售部代表公司与顾客签订合同（含技术、质量协议）。

五

归档和传递

销售部负责销售合同和技术、质量协议的归档并传递给顾客，将原件传递给财务部归档。

六

下达订单

销售部根据销售计划及时下达订单，传递到生产部及相关单位执行。

七

制订生产计划

生产部根据订单制订生产计划并下达各生产单位。

八

生产实施

各生产单位根据生产计划组织生产。

九

生产反馈

对在生产过程中出现的不能按要求完成的情况，各生产单位应及时报告生产部。

十

反馈状况评价

生产部组织有关单位对反馈情况进行评价，对确实不能按订单要求完成的，由生产部提出合同变更需求信息，并报告销售部；对可以按订单要求进行的，生产部组织生产。

十一

1、执行交付

各有关单位按订单要求完成产品的交付。

2、合同变更需求

销售部根据生产部提出的合同变更需求信息，向顾客提出合同变更需求。

十二

合同执行状况评价

销售部每月对订单完成情况进行统计分析，测评定单或合同完成率，做出评价报告，并在全公司发布。

十三

纠正预防

每月底各单位根据本单位订单完成情况，制订相应的纠正预防措施并实施。

6.相关文件/数据

序号

文件编号

文件名

引用处

1

QG/PJ100

【质量手册】

2

QG/PJ210

【产品质量先期策划管理程序】

7.质量记录表单

序号

质量记录号

名称

使用处

保存时间

存放

1

TSJL/PJ04—X

【合同评审表】

销售部

3年

销售部