母婴连锁机构部门设置及职能草案.docx

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母婴连锁机构部门设置及职能草案

“XXX”公司部门职能矩阵方案（表）

建议2018～2020年适用

XX企管XXX项目组

2018/4/18

1.XXX组织架构图………………………………………第03页

2.公司部门职责分析……………………………………………第04页

3.其他公司非组成部门机构（建议）………………………第14页

4.2018～2020年部门人员编制（建议）………………第14页

5.公司主要负责人管理分工………………………………第15页

6.公司部门负责人职务说明…………………………………第15页

7.店面常规职务说明（修订）………………………………第22页

一、组织架构图

二、部门职责：

1.综合办公室：

一级职能

二级职能

主要权限

制度建设

与管理改进

①组织实施公司各职能管理制度的建设，推行与修订管理制度；

②监督检查公司各项管理制度的执行情况

调查权、建议权（供参考）

人员招募培训

与职业发展

①完善公司与店面员工招聘与配置、培训与开发管理制度；

②根据公司及各店面人力需求，制订公司招聘工作计划，组织实施招聘工作；

③制订公司年度员工培训计划，并组织实施；

④公司内部员工调配管理；

⑤落实公司各部门员工的任职（晋升和任免）管理；

⑥负责员工职业生涯规划和辅导工作，帮助核心员工制订晋升规划；

⑦组织实施人才梯队建设和人才储备工作；

⑧建立和完善沟通渠道，受理员工的投诉，并协调处理

审核权、建议权、考核权

权限内的处罚权（供参考）

薪酬管理

①完善公司的薪酬福利制度；

②组织开展人力成本分析、社会薪资调查等工作，为公司薪酬和福利政策的制订调整提供依据；

③公司各部门员工薪酬等级拟定、薪酬汇总、薪酬变动等日常管理工作

建议权、审核权（供参考）

绩效管理

①完善公司绩效管理制度；

②组织实施公司日常绩效考评管理工作；

③监督和指导绩效管理制度的执行；

④分析研究绩效改进措施

调查权、监督权、建议权

（供参考）

报表管理

①建立和完善人事报表，定期统计和分析公司人力资源相关数据，反映人力资源状况，预测人力资源需求；

②建立和完善员工电子和文书人事档案，完整和规范记录员工基本情况、职位异动、培训和绩效记录等信息资料

调查权、建议权（供参考）

店面

人事管理与督导

①监督各店面对公司人事管理制度的执行情况；

②监督审核各店面的员工招聘、调配、任免及奖惩的实施；

③协助或指导各店面员工招聘、试用、合同（协议）签订、离职、异动、档案等日常人力资源管理事务工作;

④负责店面人力资源管理的指导及员工关系维护和心理疏导

监督权、审核权、建议权（供参考）

文化建设

①对公司企业文化建设提出建议，并组织协调相关部门实施；

②联系外部合作机构并组织实施“企业文化”教育培训工作

调查权、建议权资源调配权

（供参考）

人事管理

①公司员工考勤管理；

②公司的奖惩管理工作

监督权、审核权、处置权（供参考）

行政办公

①公司行政公文拟订和管理工作；

②公司固定资产、办公设备、工作证、通讯设施和交通工具的日常管理；

③公司行政、财务会计（非专项）、技术、合同、证照等公司重要资质文件管理，各类档案资料的集中管理；

④公司通讯、车辆、差旅、招待、办公用品等日常管理；

⑤公司印鉴（授权）管理

资源调配权、监督检查权

权限内批准权（供参考）

总务管理

①办公用品采购申报工作；

②公司后勤物业事务的管理;

③劳保用品与员工福利管理

资源调动权、监督检查权

权限内批准权（供参考）

计划与会务管理

①组织公司各部门落实计划与目标管理；

②负责公司内部的会务管理；

③外部会务的部分协助工作

监督检查权（供参考）

2.财务核算部：

一级职能

二级职能

主要权限

制度建设

①完善公司财务管理和会计核算制度；

②监督和指导公司会计核算制度的运行；

③完善公司财务报表体系

调查权、监督权、建议权（供参考）

资金运用与预

决算

①根据公司经营目标，组织编制公司财务预算、成本计划和利润计划；

②定期组织财务决算，制作决算报告；

③执行资金预算及控制预算内的经费支出，管理往来账、应收款、应付款、固定资产、无形资产，每月计提核算税金、费用、折旧等费用项目；

④合理安排资金运用与支付，满足公司经营活动资金需求

建议权、资金调配权、资源调配权、监督检查权、处置权、权限内批准权（供参考）

财务控制与监督

①组织编制公司财务报表，提供财务分析报告；

②会计、现金出纳管理工作；

③财务预算执行、应收帐款、经营现金流等监控和管理

检查权、监督权（供参考）

成本核算

与控制

①组织公司的成本估算工作；

②组织商品成本核算、店面营业成本核算、人工成本等各项成本核算工作；

③研究成本控制措施，制订成本控制的目标和指标

调查权、建议权

检查权、考核权（供参考）

税务筹划

组织实施公司税务筹划，实施合理保值

建议权（供参考）

会计核算

①公司的会计核算和帐目管理工作；

②制订固定资产目录，组织实施公司定期资产核资工作;

③定期对账，如发现差异，查明差异原因，处理结账时有关账务的调整事宜

检查权、资金调配权（供参考）

工资管理

会同人力资源部门和业务部门负责公司员工工资核算与发放工作，并检查、监督其制度执行情况

审核权、决定权（供参考）

帐款清收

①按相关制度规定，对应收帐款实施风险动态管理；

②制订公司业务部门年度应收帐款和其他应收款清收计划，并组织实施

调查权、建议权、监督权（供参考）

会计凭证

①核签、编制会计凭证，整理制作会计档案；

②登记保管各种明细账、总分类账；

③及时准确编制记账凭证并逐笔登记总账及明细账，定期上缴各种完整的原始凭证

处置权（供参考）

现金管理

①负责现金支票的收入保管、签发支付审核或核准工作；

②严格按照公司的财务制度报销结算公司各项费用，并编制相关凭证；

③及时与银行定期对账；

④管理银行账户、转账支票与发票

审核权、监督权、处置权

权限内核准权（供参考）

专项印章管理

公司法人章、财务章、财务其它业务类印章的保管与使用

建议权、处置权（供参考）

外联关系

负责公司财务方面对外关系联系与维护

建议权、处置权（供参考）

3.商品物资部：

一级职能

二级职能

主要权限

制度管理

①负责拟定与本部门职责相关的规章制度并检查落实；

②配合综合办公室完善和优化与本部门相关的各项规章制度流程

调查权、监督权、建议权

（供参考）

物资采购

①依据合同履行计划和商品物资（奶粉类、服装类、其他母婴用品设备、办公用品、办公设备）需求，分析确定采购时机和物资品类，编制采购计划；

②拟订和执行采购战略，负合同洽谈与签订，组织实施物资采购；

③维护与市场部、营运部、仓储物流部以及其他相关合作者的沟通渠道；

④不合格物资商品的退换货处理

建议权、处置权（供参考）

供方管理

①负责对供方关系的管理，对供方的资质信息进行收集、参与供应商的价格、质量、服务、实力、发展前景等进行综合评价、认证建议，提高对供方管理能力；

②对供方的选取、推荐，并参与评审；

③完善采购合同并监控供方对采购合同的履行情况；

④建立供方和产品价格信息库；

⑤维护与供应商的关系，加强上游企业的合作沟通

调查权、建议权、监控权

（供参考）

采购质量管理

采取相应的措施，防范采购质量风险，对采购物资质量进行把关和控制

审核权（供参考）

采购成本管理

①通过规范采购流程、价格谈判、比价比质比服务比实力等方法，降低综合采购成本；

②改进采购的工作流程和标准，减少的流通环节，提高反应效率；

③减少库存的单位保存时间和额外支出的发生，以达到存货周转的目标；

④对采购管理规范化提出改进性建议

建议权、决定权（供参考）

商品价格管理与

监督

①商品的市场调查与分析，定期收集、整理、分析产品价格信息，撰写价格分析报告；

②研究、拟订公司产品价格竞争策略或方案，制订公司各类母婴商品价格；

③配合营运部门对店面的营销方案进行价格核定；

④检查监督店面价格政策执行情况

调查权、建议权、决定权、审核权、检查权、监督权、监控权（供参考）

商品信息管理

①商品信息的录入与存档；

②奶粉、母婴商品库存信息的监控;

③顾客信息收集

建议权、处置权（供参考）

合同管理

①组织合同的事前、事中、事后全程评审；

②组织合同分解，制定合同履行方案，进行成本策划与控制；

③对合同履行实施动态跟踪管理；

④建立合同管理台帐；

⑤定期对合同的签订和履行进行分析，改善合同管理

资源调配权、审核权、检查权、

监督权、监控权（供参考）

4.仓储物流部：

一级职能

二级职能

主要权限

制度管理

①负责拟定与本部门职责相关的规章制度；

②完善和优化与本部门相关的各项规章制度流程

调查权、监督权、建议权（供参考）

入库管理

对物资入库的数量（重量）进行验收，办理入库手续

审核权（供参考）

存货管理

①对库存物资（含母婴用品、食品、办公用品）实施分类有序的堆放和保管；

②定期盘点物资、不合格品、过期商品等库存物资数量，并确保库存物资的安全；

③建立和完善物资管理（电子）台帐，确保帐目与实物符合

处置权（供参考）

出库管理

①按规定办理各类商品出库手续；

②对室内仓库的商品物资，出库装卸实施作业管理

处置权（供参考）

成本管理

负责所辖区域送货成本核算、分析与控制；

调查权、考核权（供参考）

物资处理

①定期提出积压仓储物资的报告（表）；

②按照相关制度规定，处理积压物资和废品

建议权、处置权（供参考）

采购监督

实施采购入库物资、商品的价格调研、分析、监督核实工作；

监督权（供参考）

物品配送管理

①编制部门配送的年度、季度、月度和每周（日）滚动计划；

②配送工作监督、指导和考核；

③与公司部门进行相关费用的对帐

建议权、指挥权（供参考）

配送线路优化

对所辖区域的配送路线进行调研分析，根据业务发展和配送设备情况，提出线路优化方案并组织实施；

指挥权（供参考）

部门内控管理

①负责部门送货人员、车辆、货物和单据的管理、安全教育与内部人员管理;

②部门内部相关的业务培训工作

指挥权、管辖权（供参考）

5.市场拓展部：

一级职能

二级职能

主要权限

制度管理

①负责拟定与本部门职责相关的规章制度；

②组织、检查与监督由本部门相关制度的落实情况

监督权、建议权（供参考）

市场调查与研究

①组织收集国家宏观经济、行业竞争信息，母婴市场环境分析市场动态和发展趋势；

②分析和研究客户需求和市场需求；

③对公司商品销售数据和指标进行统计和分析

调查权、建议权（供参考）

市场拓展管理

①制订年度市场拓展（店）项目工作计划；

②负责新市场新选址论证分析、合作方谈判、合同签订；

③制定相关合作方标准；

④落实合同签订工作;

⑤对市场发展渠道进行评价，分析研究市场发展渠道模式存在的问题，提出渠道拓展、整合、优化和提升方案

调查权、建议权、处置权（供参考）

市场相关者管理

①收集、整理、分析和研究市场相关者信息，并建立档案；

②建立和维护与市场相关者的关系

调查权、建议权（供参考）

店面筹备

新店的筹备管理

店面维修与项目

施工

①负责店面部分商品（母婴用品）和设备维修；

②负责公司和店面工程基建材料、制订项目的工程实施方案，并组织实施；

③对市场合同履行质量实施监控与评价，提出法律风险防范对策；

④对市场项目施工实施监控，对违规相关人员和行为进行调查取证，并提出处罚建议

调查权、建议权、检查权、监督权

资源调动权、部分批准权（供参考）

6.营业管理部：

一级职能

二级职能

主要权限

制度管理

①负责拟定与本部门职责相关的规章制度；

②组织、检查与监督由本部门相关制度的落实情况；

③完善和优化与本部门相关的各项规章制度流程

监督权、建议权（供参考）

计划管理

制订年度、季度、月度营运部门（店）销售计划

建议权（供参考）

销售业务管理

1收集、整理店面销售信息，建立销售信息台帐；

2分析、研究市场和店面销售信息，掌握客户需求；

3进行业务分析，制订销售对策；

4对销售业务、营业人员、销售活动进行指导和支持，对区域营业管理工作进行督

察指导；

5对各片区和店面人员进行业绩考核；

6协助市场拓展部开展市场调研等活动；

7积极开展客户沟通，完成年度销售责任合同规定的销售任务；

8根据片区发展规划，指导配合营销区域开展日常管理工作；

9“妈宝”会员卡等卡销售及管理

建议权、考核权、监督权、管辖权（供参考）

促销策划管理

①根据市场竞争形势，行业特点、公司实际、制订产品竞争策略，并组织实施；

②负责商品的品牌定位与推广；

③制订促销计划，策划促销方案；

④组织设计、制作各类促销宣传品，组织营业管理部门（店面）实施各类促销推广活动；

⑤对销售的促销活动进行统一管理；

⑥新商品门店上市（架）策划；

⑦将策划设计营销方案报送商品价格部门

调查权、建议权、资源调配权、

监督权（供参考）

营运督查

①拟定门店管理稽查计划并组织实施；

②对各门店的稽查结果进行汇总、信息发布与处理；

③落实公司关于营运方面的会议纪要和总部领导下达工作的跟踪与督办

资源调动权、监督检查权

调查权、处罚权（供参考）

客户管理

①制订公司年度客户服务工作计划；

②建立并保存客户信息档案，对客户的基本情况、奶粉、食品、商品使用状况、服用过程反馈、服用使用和结果等作详细记录；

③建立客户沟通渠道，创新客户沟通方式，维护良好的客户关系；

④收集、调查、整理、分析客户反馈信息，掌握售后客户需求，建立和保持客户联络沟通渠道；

⑤接受客户投诉的信息，协调相关部门分析，研究处理意见；

⑥对客户投诉作出反馈，做出合理解释，提出积极处理意见；

⑦加强与用户的沟通，调解各类商品售后服务中的问题；

⑧建立客户投诉信息管理台帐，定期分析投诉信息，提出商品食品修改和优化建议。

⑨开发利用客户资源，促进客户的相关商品购买和持续购买；

资源调配权、处置权、检查权、

监督权、建议权、调查权（供参考）

营销团队管理

①规划销售团队建设规模，合理调配店面人力资源；

②建立店面人员管理档案；

③联合综合办公室组织实施店面人员专业培训，提升营业人员综合素质；

④对店面人员进行综合考核，实施优胜劣汰动态管理；

⑤根据公司业务发展需要，制订、实施营销团队（片区）建设计划；

考核权、处罚权、建议权、指挥权、

资源调配权、审核权、检查权、

监控权（供参考）

客户培训管理

对客户使用奶粉、母婴用品、食品等进行讲解，培训，确保用户熟练使用公司产品

资源调配权（供参考）

三、其他公司非组成部门机构（建议）：

营运工作联合小组（办事机构）：

充分发扬民主、收集信息、群策群力、公司营运工作协调的职能，行使对店面品质管理二级监察职责；

信息系统管理请与外部合作方进行紧密合作；

四、2018～2020年部门人员编制（建议）：

◆总部：

综合办公室：

1人；部门负责人：

经理级（主任/经理/部长）/主管；综合考量，酌情而定

市场拓展部1人（可兼）；部门负责人：

经理/主管；综合考量，酌情而定

营运管理部1～4人（可兼）部门负责人：

总监/经理/区域经理/主管；综合考量，酌情而定

财务核算部1～2人；部门负责人：

经理/主管；综合考量，酌情而定

仓储物流部1～2人（可兼）；部门负责人：

经理/主管；综合考量，酌情而定

商品物资部1～2人（可兼）；部门负责人：

经理/主管；综合考量，酌情而定

◆直营店：

旗舰店（含部分大店）4～5人；常规店2～3人；店长（常态）/管理者代表（管代）/店助；综合考量（德才）

五、公司主要负责人管理分工：

总经理严负责分管：

市场拓展部、营运管理部、财务核算部；

副总经理刘心岚分管：

综合办公室、商品物资部、仓储物流部；

六、公司部门负责人职位说明：

综合办公室人员岗位职责矩阵图

行政办公/人力资源/总务

岗位

综合办公室经理/（主管）直接上级：

副总

职员（略）

职员（略）

职员（略）

职员（略）

工作

内容

主要工作：

概述：

全面负责综合办公室各项工作，负责公司行政办公、总务与人力资源管理工作。

◆负责完善修订公司管理制度并对公司各项管理提出改进建议；

◆负责公司人员招募工作；

◆负责拟定公司培训计划并组织实施；

◆负责员工职业规划管理；

◆负责公司薪酬管理事务；

◆落实和改进公司绩效管理；

◆完善人事报表管理并为公司领导提供人事管理方面决策依据；

◆指导店面人事管理工作并对公司人事制度执行情况进行督导；

◆落实提升公司文化建设；

◆负责执行公司奖惩管理；

◆负责公司行政后勤工作；

◆负责公司计划管理工作；

◆负责公司会务管理；

◆上级领导交办其他工作。

辅助工作：

参与公司营运督导工作。

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

签名：

签名：

签名：

签名：

签名：

拟定：

审批：

财务核算部人员岗位职责矩阵图

财务管理/会计核算

岗位

财务核算部经理（主管）直接上级：

总经理

职员（略）

职员（略）

职员（略）

职员（略）

工作

内容

主要工作：

概述：

全面负责财务核算部各项工作，负责公司财务管理、会计核算工作。

◆协助公司完善修订公司财务管理制度并对其管理提出改进建议；

◆负责公司资金使用与预决算工作；

◆对公司财务费用进行控制并进行有效监督；

◆负责公司成本管理与核算并对其进行有效控制；

◆公司税务筹划；

◆负责会计核算管理；

◆员工工资进行审核；

◆负责公司帐款管理；

◆负责会计凭证管理；

◆公司现金管理；

◆专项印章或资质管理；

◆代表公司维护相关外部关系；

◆上级领导交办其他工作。

辅助工作：

参与公司营运督导工作。

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

签名：

签名：

签名：

签名：

签名：

拟定：

审批：

商品物资部人员岗位职责矩阵图

商品管理/物资采购

岗位

商品物资部经理（主管）直接上级：

副总

职员（略）

职员（略）

职员（略）

职员（略）

工作

内容

主要工作：

概述：

全面负责商品物资部各项工作，负责公司商品与采购管理工作。

◆协助公司完善修订公司商品与采购类管理制度并对其管理提出改进建议；

◆负责落实公司物资采购工作；

◆负责对供应商进行管理；

◆对采购质量进行管理；

◆对采购成本进行有效控制；

◆负责店面商品价格管理；

◆对商品价格执行情况进行监管；

◆完善公司商品类目信息管理；

◆负责采购合同管理。

◆上级领导交办其他工作。

辅助工作：

参与公司营运督导工作。

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

签名：

签名：

签名：

签名：

签名：

拟定：

审批：

仓储物流部人员岗位职责矩阵图

仓储管理/商品配送

岗位

仓储物流部经理（主管）直接上级：

副总

职员（略）

职员（略）

职员（略）

职员（略）

工作

内容

主要工作：

概述：

全面负责仓储物流部各项工作，负责公司仓储管理与配送管理工作。

◆协助公司完善修订公司仓储物流方面管理制度并对其管理提出改进建议；

◆负责物品入库、出库、储存进行管理，组织部门人员进行落实；

◆对仓储和物流成本进行有效控制并提出可行性建议；

◆依据公司管理规定对积压商品和废品进行管理

◆负责落实对公司采购的物品进行市调与监管

◆配合营运部门负责安排店面所需物品配送；

◆对配送线路优化管理

◆对部门内部人员管理与辅导。

◆上级领导交办其他工作。

辅助工作：

参与公司营运督导工作。

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

签名：

签名：

签名：

签名：

签名：

拟定：

审批：

市场拓展部人员岗位职责矩阵图

市场开发/工程管理

岗位

市场开发部经理（主管）直接上级：

总经理

职员（略）

职员（略）

职员（略）

职员（略）

工作

内容

主要工作：

概述：

全面负责市场拓展部各项工作，负责公司市场拓展与工程管理工作。

◆协助公司完善修订本部门管理制度并对其管理提出改进建议；

◆负责母婴行业市场调查与研究工作；

◆负责市场拓展（选店/址）开发管理工作；

◆负责市场签约管理工作；

◆负责市场相关者维护；

◆负责新店面筹备管理；

◆负责店面装修项目施工管理。

◆组织人员对门店设施、部分商品进行维护；

◆上级领导交办其他工作。

辅助工作：

参与公司营运督导工作。

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

签名：

签名：

签名：

签名：

签名：

拟定：

审批：

营运管理部人员岗位职责矩阵图

店面管理/策划/客户/督导/团队

岗位

营运管理部经理（主管）直接上级：

总经理

职员（略）

职员（略）

职员（略）

职员（略）

工作

内容

主要工作：

概述：

全面负责营运管理部各项工作，负责公司店面整体销售、客户管理、销售团队管理和督导工作。

◆协助公司完善修订公司店面营运管理制度并对营运管理提出改进建议；

◆负责拟定公司营运（店面）年度计划；

◆负责制定店面月度销售计划目标；

◆负责所属店面销售管理；

◆拟定店面促销策划工作；

◆负责店面营运督导工作并组织实施；

◆负责公司客户管理；

◆负责营销团队管理与打造；

◆组织部门对客户进行培训；

◆上级领导交办其他工作。

辅助工作：

◆参与公司营运督导工作；

◆参与公司其他工作（待定）。

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

依据分工由部门负责人安排

签名：

签名：

签名：

签名：

签名：

拟定：

审批：

七、店面常规职位说明（修订）：

连锁店人员岗位职责矩阵图（修订）

店面管理/店员作业

岗位

店长/管代（店助）直接上级：

区域经理/营运负责人

店职员（员工）直接上级：

店长

职员（略）

工作

内容

主要工作：

概述：

负责所属店面日常管理工作，完成公司下达的销售指标，对所属店面业绩负责，接受区域经理或营运管理部领导和管理。

◆严格执行公司的各项规章制度，监督检查员工的执行情况；

◆制作店面的月销售计划和月工作总结，统计好经营状况及时上交给上级领导；

◆掌握每位员工的工作状态，做好沟通工作；

◆了解竞争对手和分析市场的形势，及时发现日常经营中存在的问题，拿出合理的解决方案并向上级领导汇报；

◆做好店面每个月员工的排班和考勤统计；

◆及时处理营业中发生的事情，如有处理不了的要立即向上级汇报；