0708供方选择和评价管理程序.doc
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供方选择与评价管理流程
明确选择方向
获取新供方信息
基本情况调查
查厂
样品
否
合格供方审批
采购部录入ERP
进入合格供方名册
合作协议书
签订协议书
质保协议书
正常供货
供方优化
取消资格
合格供方控制
否
定期考核
列入供方档案
1、目的:
对供方进行评价和选择,以保证供方长期、稳定地提供质优、价格合理的物料或服务的能力。
2、适用范围:
适用于对公司提供生产所需材料或服务的供方的选择与维护工作。
3、定义:
3.1供方:
提供产品的组织和个人。
4、职责:
4.1采购部负责:
4.1.1组织和协调常规产品新供方的选择与评价。
4.1.2建立供方备选信息库、合格供方价格库。
4.2技术部负责新产品开发所需新供方的选择与评价。
4.3品管部负责
4.3.1建立并修订《合格供方名册》,负责《合格供方名册》的ERP录入;负责建立合格供方档案。
4.3.2供方质量保证能力的评价。
4.3.3新增供方的样品检测。
4.3.4质保协议的签定,建立供方质量档案。
4.4财审部负责供方价格的评价及扣款。
4.5总经理负责物资采购协议书的审批。
5、程序
5.1常规产品所需物料新供方的评价和选择
5.1.1采购部根据新供方选择的方向,通过已有的采购渠道、网络、报刊、各种展会等形式,获取新供方的信息。
对供方信息进行收集整理,并建立《供方备选信息库》。
5.1.2采购部每季度必须组织一次供应商公开招标工作,对公司批量生产产品所需物料进行公开招标工作。
采购部经理每年12月份编制第二年度供应商招标工作计划,根据物资分析和需求量确定招标时间和具体实施方案,报总经理批准后发送品管部、技术部和财审部配合监督执行。
5.1.3新增供方基本情况调查:
a)对新开发供方的基本情况进行书面调查,了解供方基本情况:
包括供方基本的生产设备、检测设备、信誉、供方质量体系、产品认证情况。
b)对新供方进行基本情况调查,一般采用传真/邮寄等形式,由新供方填制《供方基本情况调查表》,并附带加盖公章的企业各种证件复印件,采购部根据书面调查的情况,进行后续的评价工作。
5.1.4新供方的评价方法:
根据物资对公司的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素,可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价:
a)样品评价:
采购部供方管理员要求供方提供样品,并出具《样品验证报告》,由采购部经理签字确认后,和样品一起交品管部进行检验。
质检员根据相应检验规范对样品进行检测并在《样品验证报告》上说明检测情况。
对于品管部无检测能力的样品,由品管部委托项目负责人、实验中心,或者公司以外有检测能力的单位对样品进行检测,并填写《样品验证报告》。
《样品验证报告》由品管部经理审核,技术经理批准。
b)供方能力现场评价:
对于重要物资,在有条件的情况下,采购部应组织品管部、技术部等部门的专业人员到供方的生产现场,对其质量管理现状、生产设备、生产能力、检测手段、生产现场管理、人员结构、质量管理体系等情况进行现场评价。
评价结论记录在《供方现场评价报告》中,并由参加人员签字认可。
重要物资包括:
压缩机、电控、水泵、电机、风机、储液器、分离器、四通阀、膨胀阀、电磁阀、各种换热器、铜管等。
物资划分见《部品部件的质量等级划分规定》
c)重要物资、外包过程的新供方选择评价一般使用以上两种方法。
一般物资新供方的选择评价只需使用5.1.4中的a方法。
5.1.5根据新供方选择与评价的情况,采购部填写《合格供方审批表》,说明供方选择的情况,附相关评价资料经采购部经理审核、品管部确认后报总经理最终批准。
完成审批的新供方由品管部加入《合格供方名册》,同时录入ERP系统。
采购部只能在合格供方名册中的供应商进行选择供货,非合格供应商供货,品管部有权拒绝检验和入厂,财审部不予支付货款。
5.1.6对于通过以上评价流程的供方,采购部首先进行小批采购,经品管部检测合格、生产车间试用无问题后,采购部可进行正常采购。
5.1.7已列入《合格供方名册》的供方需增加供货新品种时,若产品工艺、加工条件和原配套产品相近时,可以只进行样品测试5.1.4中的a样品评价法,评价合格的,在该供方的供货范围内增加该产品。
5.2设计开发过程中新产品供方的选择论证:
5.2.1技术部负责编制《设计标准采购资料》。
5.2.2技术部在新产品开发过程中原则上采用《设计标准采购资料》所规定的供方,确实没有的由技术部提出书面申请,报技术经理批准后方可选择新供方。
5.2.3技术部进行的新品供方选择也参照正常产品的选择流程,由技术工程师或者项目负责人主持,进行基本情况调查和样品验证,具体执行5.1.3及5.1.4。
5.2.4根据新供方选择与评价的情况,技术部填写《合格供方审批表》,说明供方选择的情况,附相关评价资料经技术部长审核、品管部确认后交报总经理最终批准。
5.2.5以上新供方选择流程完成后,技术部将有关供方选择的资料移交品管部,包括《基本情况调查表》、《样品验证报告》、《现场评价报告》、《合格供方审批表》等。
品管部体系管理员将该供方加入《合格供方名册》。
技术部移交新产品的新供方时,要求新物资的新供方至少应在3家以上。
5.3采购协议的签订:
5.3.1对已列入《合格供方名册》的供方,采购部经理组织签订合作协议,包括《质量保证协议》和《采购合作协议书》。
5.3.2《采购合作协议》的内容包括质量验收要求、交付方式、结算方式、违约责任以及对供方的产品、程序、过程、设备、人员、质量体系的要求以及相应的《供货技术规格书》等内容。
《质量保证协议》对合格供方所供产品的质量要求、检验规范、质量责任进行规定。
5.3.3《采购合作协议》由采购部部门经理签字确认,由总经理批准。
《质量保证协议》由品管部经理批准。
协议书由双方加盖合同专用章生效。
5.3.4签订生效的《采购合作协议》和《质量保证协议》,正本送交财审部保存,采购部保留复印件。
5.3.5采购部负责建立并保存合格供方档案,其中包括
l《供方基本情况调查表》《样品验证报告》《合格供方审批表》、《供方现场评价报告》、《采购合作协议》、《质量保证协议》等供方选择流程表格。
l供方资质证件及样本:
可包括营业执照、法人登记证、税务登记证、3C认证、ISO认证等相关基本资料的复印件。
5.4合格供方的控制:
5.4.1需要时,采购部提出,组织品管部、采购部、技术部等部门不定期对合格供方进行现场评价,了解其经营管理情况,并提出质量改进要求,以促进公司采购渠道的健康发展和运行。
5.4.2合格供方在供货过程中,出现质量问题时,品管部依据双方签订之《质量保证协议》对供方执行罚款,罚款单一式三份,一份品管部留存,一份交财审部,一份交采购部传真供方确认。
5.4.3采购部根据品管部出具的质量罚款单,或者供方延期交货情况,向供方发出《供货质量异常反馈单》,执行罚款。
《供货质量异常反馈单》须经供方签字盖章认可,一周内无回复的视为默认。
采购部将经对方确认的《供货质量异常反馈单》送交财审部实施罚款。
5.4.4对供方的制裁措施:
对于供货质量连续三批不合格(包括在生产过程中发现的不合格)或连续三批延期到货且服务质量(配合度)不佳的供方,品管部取消其合格供方资格,根据签订协议罚款,或者通知财审部暂时停止支付货款。
采购部应减少订单或暂停采购。
5.4.5重大事故否决制:
合格供方在供货过程中,如果出现以下情况,采购部立即停止采购其产品,并追究其责任。
l重大质量事故一票否决制。
重大质量事故是指供方所供产品存在B级及以上质量缺陷,给我公司造成重大损失的。
l价格明显高于同期市场价。
l配合不好,处理问题态度不积极,对生产和售后服务造成延误,影响客户满意度。
5.4.6采购部根据供方的产品质量、服务、交期和价格周期情况,对合格供方不断进行优化。
5.4.7在合格供方的不断优化过程中,确保每种物资至少有3家供方,以保证公司采购渠道的畅通。
5.4.8根据供方优化选择的结果,品管部每月5号前对《合格供方名册》进行修订,增加新选择的供方,剔除不合格的供方。
5.5合格供方的考核
5.5.1品管部每个季度对合格供方进行评价考核一次,季度评价由品管部主持,技术部、财审部、制造部、销售公司、进出口公司等部门协助。
具体见《合格供方评价作业指导书》。
5.5.2对于暂停采购的供方,如继续供货,必须按5.1.4a+b条款程序重新进行评价。
5.6一次性物资的供方管理
5.6.1对于一次性采购的物资,由需求部门填写《请购单》并书面提出明确的采购要求,经部门经理签字(1000元以上采购需总经理批准)后转采购部。
5.6.2采购部联系适合的供方,并与之签订一次性采购合同,经财审部审核后执行(金额2000元以上的需报总经理批准);并将生效的合同移交财审部,同时组织采购。
5.6.3当同类物资采购一年超过三次,则由采购部按照正常的供方选择和评价进行组织。
六、相关文件:
序号
文件编号
文件名称
备注
1.
《合格供方名册》
2.
《部品部件的质量等级划分规定》
3.
《采购合作协议》
4.
《合格供方评价作业指导书》
5.
《质量保证协议》
七、相关记录表格
序号
记录编号
记录名称
备注(ERP/OA/书面印刷/打印)
1
《供方基本情况调查表》
2
《供方现场评价报告》
3
《样品验证报告》
4
《合格供方审批表》
5
《供货质量异常反馈单》
6
《请购单》
7
《罚款单》