职业学院印鉴使用管理暂行办法.docx

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职业学院印鉴使用管理暂行办法

职业学院印鉴使用管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为规范学院各类印鉴的管理，根据上级有关规定，特

制定本规定。

第二条 本规定所指印鉴主要有组织机构代码证、事业单位法人登记证、院党委、院行政印章（含学院钢印）、学院党政职能部门印章、系部印章、教辅机构印章、总支及支部印章，团委及团总支印章、学院各种业务专用章、院内各社会团体（各种协会、

学会、联谊会等）印章及学校领导手章等。

第二章 印章申请、刻制和启用

第三条 印章申请 

（一）印章刻制的申请：

因业务需要或组织变更需刻制印章时，由主办部门提交书面申请，连同设立机构的文件交学院办公室。

办公室根据有关文件规定，确定新印章的内容、规格、图样，经办公室主任审核并经院长批准后，由办公室开具介绍信并负责刻制。

（二）印章换发的申请：

印章的印纹磨损需要换发时，由用印单位提交换发申请，写明更换印章的理由，并于文尾拓具印模，标明制发日期，报学院办公室，经办公室主任审核并经院长批准后，由办公室开具介绍信刻制。

用印单位来学院办公室领取新印章时，同时将磨损的旧印章交回学院办公室。

（三）印章补发的申请：

印章损毁或遗失时，监印人员除向学院办公室报告并依法公告作废外，应提出补发印章申请，并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的处理，送学院办公室核定并经院长批准后，由办公室根据有关规定补发。

补发印章的印文字体应有异于原印章，以示区别。

遗失之印寻获时，须即交学院办公室依本规定第二十六条办理。

（四）院内任何单位，不能自行刻制、更换印章。

第四条 印章的核定及制发 

（一）学院组织机构代码证、事业单位法人登记证分别由上级有关部门制发；学院印章（含学院钢印）、学院党委印章分别由山东省交通厅和中共山东省交通厅党组核定制发。

（二）学院党政管理部门、教学教辅机构、党总支及支部、工会、团委及团总支、实训产业、后勤产业的印章，由学院办公室主任根据机构设置的批文审核，学院主要党政领导批准，学院办公室制发。

该类印章为圆形，直径42毫米，中刊五角星或党徽。

（三）各种业务专用章（如财务专用章、支票专用章等）、社团组织（如各种协会、学会、联谊会等）印章，由学院有关职能部门签署意见，学院办公室主任审核，学院领导批准，学院办公室制发。

该类印章为圆形，直径40毫米，中空。

也可根据需要刻成椭圆形或其它形状。

（四）领导手章（即领导人签名章）的刻制，经学院领导同意，由学院办公室主任核准，学院办公室制发。

手章由领导亲笔书写，刻成长方形。

根据工作需要，院领导可刻制中文或英文手章。

 （五）机关处、室负有行政管理职能的下属单位原则上不另制发印章。

因工作需要确需制发印章的，由所在部门提出申请，详细说明印章的名称、用途、式样和规格，经学院办公室主任审核，学院领导批准，学院办公室制发。

该类印章为圆形，直径40毫米，中刊五角星或党徽。

第五条 刻制本规定第四条第二款所列印章，由学院办公室根据单位申请，拟写公函，经潍坊市公安局审批，再凭公安局批件到公安局指定地点刻制。

刻制其它各类印章，由学院办公室根据具体情况决定自办或由用印单位承办。

第六条 印章的启用

（一）启用印章一般应从便于工作衔接上考虑，确定印章的启用时间。

在选择启用时间后，提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，重要印章同时要报上级备案。

（二）院内印章的启用由学院办公室负责。

印章刻制好后，应在学院办公室留存印模，并由办公室印发启用印章通知。

发文之日起新印章开始启用，旧印章同时作废。

 （三）接启用通知后，用章单位负责人到学院办公室办理领取手续，留下印模，签字，同时将应作废的印章交回学院办公室。

取送印章要按取送机密件对待。

（四）业务专用章的启用由各单位领导自行确定。

对外产生效用的印章，如财务专用章、支票专用章等，在启用前应将启用时间、印章样式通知各有关单位。

（五）启用印章前应掌握识别真伪的方法。

学院办公室和受印单位都须把启用印章日期的材料和印模立卷归档并永久保存。

第三章 印章的管理

第七条学院办公室是学院各类印章的综合管理部门，各党政管理部门、教学教辅机构及其他单位的负责人及秘书是各单位印章的管理人员及保管使用人员。

院党委印章、学院钢印由组织人事处负责管理使用；组织机构代码证、事业单位法人登记证、院行政印章、院长名章由院办公室负责管理使用；学院经济专用章由财务审计处负责管理使用；各部门印章由各部门负责管理使用。

第八条学院办公室应建立印章刻制登记表，分门别类（如党、政、工、团等）和分时段对所刻制的印章进行登记，拓具印模、样本、依序装订成册，以利管理。

学院各部门亦应建立印章登记本，对本单位印章进行管理。

第九条学院党政领导及各部门负责人应对本单位各类印章的管理使用情况进行监督、检查，学院及各部门印章要明确专人管理、使用（负责印章保管和使用的人员称为监印人员，下同）。

印章平日随用随锁，假日加封，如有遗失或误用，由监印人员负完全责任。

学院办公室不定期对各单位现有的各类印章进行检查、核实。

第十条用印章必须按照规定办理，每次用印要进行登记； 对不合规定、不符合手续的用印，监印人员有权拒绝办理，并向本单位领导或学院办公室报告；对空白稿纸和介绍信等证明一律不得盖印；要严防公章私用、盗用公章。

第十一条盖印时应注意位置恰当，要骑年盖月，字体端正，图形清晰；文件或材料的落款单位，必须与印章一致，否则不能用印；印章应及时清洗，勤添印油，确保印章经久耐用、用印清晰。

第十二条印章不固定换发年限。

各单位监印人员对本单位各类印章每年至少检查一次；印章遗失时须立即向单位领导、学院办公室及安保部门报告，并依法公布作废；部门负责人、监印人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送学院办公室。

第四章 印章的使用

第十三条 印章的使用范围

（一）组织机构代码证、事业单位法人登记证：

用于年检、工商税务登记、银行开户、贷款、网络域名申请、新建二级企业等。

（二）学院正式印章是按照国家规定，由交通厅正式批准、刻制给予学院对内对外使用的，它代表学院的法定名称，体现学院的权力、凭信和职责。

。

学院党委和学院行政印章：

用于以学院党委、学院行政名义上报、下发、平送的文件，报表、布告、通告、公函、聘书、请柬、奖状、合同、协议书、毕业证、结业证、进修证、休学证明、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、计划任务书、职称申报表、工资申报表、专业技术人员任职资格证、招生录取通知书、保送生审批表、学历证明、涉外信件、出国审批表、公派出国人员探亲证明、海关免税申请、控购物资审批表、订货、向外刊登广告、学生假期乘车区间优待凭证等。

（三）部门、单位印章是经学院批准、刻制给各各部门使用的，只能以单位或部门名义在学校授权范围内或学院批准经办业务的权责范围内使用，一般不对外使用，更不能未经学院授权对外签订具有法律效力的合同及其它契约类文书。

对外使用时，不具有独立的法人资格，没有法律效力。

对超出学院授权范围或部门职责擅自使用而产生的不良后果，学院不负法律责任，并要追究当事者个人及其单位领导的责任。

（三） 学院钢印用于学院颁发的各类证件（工作证、学生证、进修证、旁听证、准考证、学员证、离退休证、毕业证、肄业证、结业证、荣誉证、医疗证、任职资格证书等）的照片压印。

钢印仅限于加盖在各种证书的照片上，不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志，不能独立使用。

（四）专用印章是学院及各职能部门为履行自己的某一项专门业务而使用的印章。

印文中除刊有机关或单位的法定名称外，还刊有专门的用途，如“财务专用章”、“证明专用章”等。

专用印章不能代表学院或部门的权力，只代表印章上刊明的使用范围。

学院经济专用章应按有关规定管理使用。

（五）院领导名章（签名章），属于机关或单位的公务章，代表学院领导人的身份，是行使职务的标志，具有权威性。

院长名章：

用于毕业证书、聘书、学历证明和以院长名义发布的各种公文等，用于各类报表、计划任务书、项目申请书、成果申报书、技术职务任职资格审批表、合同书、协议书、法人委托书等。

第十四条 印章的使用程序

用印须由专人负责，不能随意委托他人代为盖印。

 文件或材料需用印时，需履行用印手续，凡批准手续不全的，一律不能用印，违反此规定所造成的一切后果，由监印人负责。

（一）学院印章的使用，必须由用印单位或个人提出申请，报主管院领导审批，或由学院办公室主任在领导授权范围内审批，填写用印登记表，监印人凭学院领导或办公室主任签字，经确认无误，加盖学院印章。

（二）各部门党政印章的使用，由用印单位或个人提出申请，经部门负责人审批、签字，填写用印登记表，单位监印人员凭单位领导签字，确认无误，加盖单位印章。

（三）院内各有关单位及部门使用院级印章、中华人民共和国组织机构代码证和事业单位法人登记证，必须履行审批手续，经本单位负责人审核签字后，送学院分管领导审批；使用印鉴要履行登记手续，当事人要填写《用印登记表》，标明用印时间、事由、数量，经办人、批准人均要签字。

（四）以学院名义印发的通知、报告、公函等常规性公文，凭主管领导或部门负责人签发的拟文底稿，即可用印。

（五）凡学院颁发的工作证、毕业证、肄业证、学生证、学历证明、医疗证明、离退休证、招生录取通知书、出国探亲证明等常规性用印凭相关部门负责人签字，方可用印。

（六）毕业证、结业证、进修证、学习成绩单等必须经有关职能部门专人审核签字后，连同学生名册一并送交院办公室审核无误后，方可登记用印，学生名册留存院办公室。

（七）以学校名义签订的各类经济技术合同、合作协议书、科研项目申报表、成果申报、专利申报、统计报表、工资报表、职称申报表、出国审批表、招生广告等，由部门负责人签字，送主管院长签字后，方可用印。

（八）银行总汇单据、海关免税、报关、订货，由职能部门负责人审核签字，送主管院长签字后，方可用印。

（九）涉外信件用印，需经职能部门领导审查签字后方可用印。

（十）使用院长名章，除经用印部门负责人签字外，必须经院长本人同意并签字，方可用印。

（十一）各类证明用印，本人应先到有关职能部门开具证明，经办公室审核后，方可用印。

（十二）其它特殊情况用印，须经办公室主任审查签字后，方可用印。

第十五条使用印章的范围一般应与批准人的职权相适应。

盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第十六条监印人员在用印时要审阅、了解用印内容，不能不看内容就盲目盖印，同时，还要看留存材料是否齐全。

一般使用印章要保存的材料有：

（一）公文、信函须保留有领导人签批的文件、材料； 

（二）协议书、合同书须保留一份文本； 

（三）毕业证书、荣誉证书等要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书样本，要逐一核对证书及名册的人数是否相符，并点清证书数量与名册的人数是否相同； 

（四）若确实没有留存材料的，要详细地填写用印情况登记表。

第十七条每次用印都应当进行登记，登记的项目包括：

用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等事项。

第十八条 监印人员盖章时精力要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别，印章不能盖歪或颠倒。

以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位的印章。

机关正式公文只在落款处盖章。

第十九条 学院所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

使用带存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章，一处盖在公函连接线上，一处盖在机关落款处。

凡在落款处加盖的印章，都要“骑年盖月”。

一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需要开具时，必须经院长签字方可开出，持空白介绍信外出工作回来后必须向学院汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第二十条 监印人员应定期整理留存材料，把用印留存的材料进行编号整理，归档备案，对其中具有考查价值的，要在年终整理立卷时归档保存。

第二十一条 正式印章必须在办公室内使用，不能将印章携带出机关或单位以外使用，印章不能脱离印章管理人员的监督。

各级领导不得私自用章。

第二十二条 监印人对未经本单位负责人判定是否准予用印的文件，不得擅自用印，违反规定者将追究当事人的法律责任。

第五章 印章的停用、销毁

第二十三条 单位印章在单位名称变更、机构撤销和式样变更时应即行停用。

停用印章要发文通知有关单位，并在通知中说明停用原因，标明停用印章的印模和停用时间。

停用的废印不得在原单位长期留存，要及时送交学院办公室处理。

第二十四条 旧印章停用后，已失去原有的法人标志或行政效力，不能作为现行机关、单位职权活动的凭证。

第二十五条 因单位名称变更，或改变隶属关系，使旧印章停用，而新印章又没有刻制出来时，若有一些工作急需使用印章，可以采用代章的办法，即用其它的印章代替应使用的印章，代章的使用手续与正式印章相同。

 凡属“代章”性质的用印，应在文件或材料的落款处注有“代章”二字，并用括号将“代章”二字括起。

第二十六条 学院办公室收回废旧印章后要进行登记销帐。

对于重要单位或具有保存价值的印章要分期妥善保管；对于一般单位或临时性单位，保存价值不大的印章应集中起来，定期销毁；属领导个人的手章，应该退还给本人；一般戳记，可以经单位领导批准予以销毁。

第二十七条 销毁废旧印章，必须报请单位负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。

所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。

第六章 附 则

第二十八条 此前学院及各单位制定的印章管理办法，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

第二十九条 本办法由学院办公室负责解释并落实。

第三十条 落实本办法的责任部门为学院办公室

第三十一条本办法自发布之日起执行。