办公室秘书岗位说明书.docx
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办公室秘书岗位说明书
岗位说明书完善思路建议:
1、要求部门部各岗位职能之和为部门分工之全部,不能有遗漏,以防出现有事没人做的情形。
若有部门目标责任状,可直接参照分解职能;同时要求各岗位职责能全面反应职责容;职责能全面反应工作容。
2、一般要求各岗位之间职能不能出现交叉现象,以防出现责任推诿现象。
例外如,领导和下属同样对某项职能都参与,要分清“指导,监督”和“执行”、“具体负责”之间区别。
若有出现两岗位一同完成某项职能的情况,要具体分清“第一责任人”,“协助人”。
3、岗位的各职责、工作容表述同样遵循“不交叉、不遗漏”原则。
4、领导岗位的职责排序要求部门管理职能为先,职责部要求制度制定职能为先。
同样地,两个层次都要求注意逻辑顺序。
5、要求用词简洁、规。
办公室主任岗位说明书
岗位名称
主 任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
薪酬类型
直接下级
副主任、秘书、档案管理员、车队
工资等级
直管人数
11
岗位分析日期
本职工作概述:
负责办公室全面工作,负责外、上下协调及全局性重要文书的起草、审核工作,负责基建维修等工作,完成领导临时交办的临时任务
职责与工作任务:
(请按重要性高低依次填写)
职责一
职责表述:
文秘工作 占所有工作的比重:
10%
工作容
1、本单位重要公文处理
2、组织起草综合性的文件和市局(公司)领导的重要讲话稿,审核综合性的材料、文件,编写年度工作计划和总结
3、本单位其他部门重要文字材料修改
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、区局(公司) 2、市委(政府) 3、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
经常
有时□偶尔□
考核指标
1、起草的公文是否符合国家法律法规及行业的有关规定
2、公文及其他文字材料收发、印制的及时性、准确性
工作难点
全局性文字材料的撰写
工作禁忌
1、对重要文件、材料、信息审核有误
2、公文处理流程混乱
职责二
职责表述:
筹备、组织各种类型会议及大型活动 占所有工作的比重:
5%
工作容
1、督促发出会议或活动的通知
2、组织制定会议议程或活动开展计划
3、准备重要会议相关文件资料
4、组织落实会场布置及安排会务、后勤工作
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导 2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
考核指标
1、相关文件资料的准备情况
2、会议组织有序性
工作难点
全局性文件资料的撰写及其他准备工作
工作禁忌
工作责任心不强,思维逻辑不严密,文笔不通
职责三
职责表述:
负责本单位对外宣传、信访等工作占所有工作的比重:
5%
工作容
1、协助市局(公司)领导接待来信来访,并督促相关人员办理
2、回答人大代表、政协委员提案、议案
3、督促对外宣传联络
4、组织定期编写《年鉴》、《地方志》及其它宣传资料
5、督促做好政务信息的组织和交流工作
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、相关单位3、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
经常
有时□偶尔□
考核指标
1、来信来访者的满意程度,督办事项的时效性
2、回答提案、议案是否符合国家的法律法规,回答及时性、准确性
3、宣传稿件、资料的准确性、宣传效果
工作难点
宣传导向的影响力
工作禁忌
1、不深入基层
2、缺乏重要性、主动性、创造性
职责四
职责表述:
部门管理 占所有工作的比重:
30%
工作容
1、制订、修订部门的工作程序和工作制度,并监控实施
2、指导和协调下属员工的工作
3、按要求评价下属员工的工作业绩
4、控制部门预算,降低部门管理费用
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
领导
发生频率
经常
有时□偶尔□
考核指标
1、部制度的完整性和实施情况
2、下属员工对绩效考核的满意度
3、部门费用控制情况
工作难点
本单位费用管理
工作禁忌
1、对部缺乏严格管理
2、流程不畅
职责五
职责表述:
组织协调 占所有工作的比重:
25%
工作容
1、根据市局(公司)领导的指示,布置、处理机关的日常工作,督办各部门相关工作的落实情况,并及时向领导汇报
2、组织相关部门有针对性地组织调查研究,为领导决策提供及时、准确的第一手资料
3、协调对外关系
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门 3、相关单位
发生频率
经常
有时□偶尔□ 经常
有时□偶尔□
经常
有时□偶尔□
考核指标
1、机关工作的正常运转
2、办公行政指令传递的准确性和及时性
3、对突发性和应急性工作的果断处理
工作难点
协调、沟通各方的工作关系
工作禁忌
对全局工作开展情况不熟悉、不了解、心中无数
职责六
职责表述:
日常工作 占所有工作的比重:
5%
工作容
1、督促文印管理
2、督促工作
3、组织本单位档案管理
4、督促印章管理
5、督促按要求办理工商登记、年检
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□ 经常
有时□偶尔□
考核指标
各项工作的正常运转
工作难点
史志的撰写
工作禁忌
印章管理疏忽大意
职责七
职责表述:
后勤工作 占所有工作的比重:
5%
工作容
1、督促日常的接待工作
2、督促本单位的车辆管理工作
3、督促各种办公用品的采购
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门 3、相关单位
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
经常
有时□偶尔□
考核指标
1、接待对象的满意度
2、费用开支合理
3、不造成浪费
工作难点
全国性会议的接待
工作禁忌
考虑问题不周全,细节问题处理不好
职责八
职责表述:
基建维修工作 占所有工作的比重:
5%
工作容
负责本单位各项基建维修工程
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门(含基层单位) 3、相关单位
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
经常
有时□偶尔□
考核指标
1、基建维修按相关规定完善手续
2、质量合格
3、费用合理
工作难点
小项维修中材料的质量及施工质量
工作禁忌
对维修中的材料质量、价格中无数
职责九
职责表述:
主管负责人交办的临时工作 占所有工作的比重:
10%
职权
1、业务方面
完全按批示执行□建议
参与决策□全权决策□
2、财务(部门资金调用)方面
无□建议□分配调动权□初次审批权
审批权□
3、对下属的考核与奖惩
建议□参与决策权
全权决策权□
4、对下属的任免
建议□参与决策□决策
审批□
5、对下属的工作安排
建议□参与决策□决策
审批□
6、对领导决策的影响
建议
参与决策□决策□审批□
任职资格
教育水平
本科或本科以上
专业
中文、行政管理或相关专业
技能职称
熟练使用各种办公设施及软件,基本的网络知识,不一定的英语能力
经验
机关相关岗位工作3年以上经验
所需培训
相关专业知识及管理技能培训
综合素质
1、熟悉烟草行业的政策法规及本企业的相关管理制度
2、具有良好的职业道德和较强的责任感和使命感
3、写作能力及阅读能力强,擅长人际和公关协调
4、对突发事件能够进行及时反应和处理
职业发展:
纪检组长
其他
使用工具设备
电脑、网络、、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等
工作环境
一般办公环境
出差情况
频繁□经常□偶尔
从不□
所需记录文档
党组会、办公会、中层干部会、职工会议记录;重大活动概况;宣传资料等。
加班情况
需要经常加班
备注:
办公室副主任岗位说明
岗位名称
副主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
薪酬类型
直接下级
员工餐厅管理员、车队队长
工资等级
直管人数
岗位分析日期
本职工作概述:
协助主任工作,负责接待工作、车辆管理,办公用品采购审核等工作,完成主任交办的临时工作
职责一
职责表述:
接待工作 占所有工作的比重:
30%
工作容
1、接待行业外客人
2、负责大型活动员工就餐
3、督促员工餐厅日常工作
承担责任
独立负责
主要负责□协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门3、相关业务单位
发生频率
经常
有时□偶尔□经常□有时
偶尔□
经常
有时□偶尔□
考核指标
接待工作正常运转,客人、员工满意度高
工作难点
大方得体又节约费用
工作禁忌
不了解客人民族习惯、不注意小节
职责二
职责表述:
车辆管理工作 占所有工作的比重:
30%
主要工作
1、提供车辆采购、拍卖方案
2、调配本单位车辆使用
3、督促本单位车辆维修、维护审核及耗油费用等管理工作
4、督促本单位车辆办理各种证件、年审等工作
5、制定、修订车辆管理制度
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、相关单位2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□经常□有时
偶尔□
考核指标
车辆使用的正常运转和最大效率
工作难点
车辆交通安全,油料控制
工作禁忌
工作粗心,责任心不强,对车辆专业知识欠缺
职责三
职责表述:
办公用品采购 占所有工作的比重:
20%
工作容
1、收集并制定本单位所有办公用品(含日常及大宗)采购计划
2、比价比质选择供货方
3、对零星采购办公用品进行审核
承担责任
独立负责
主要负责□协助支持□
工作联系
关联单位
1、各商家2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
考核指标
提供办公用品的及时性和准确性,效率高
工作难点
廉价、实用
工作禁忌
工作粗心,责任心不强
职责四
完成领导及办公室主任交办的临时任务占所有工作的比重:
20%
职权
1、业务方面
完全按批示执行□建议
参与决策□全权决策□
2、财务(部门资金调用)方面
无□建议□分配调动权□初次审批权
审批权□
3、对下属的考核与奖惩
建议
参与决策权□全权决策权□
4、对下属的任免
建议□参与决策
决策□审批□
5、对下属的工作安排
建议□参与决策
决策□审批□
6、对领导决策的影响
建议
参与决策□决策□审批□
任职资格
教育水平
专科或专科以上
专业
行政管理或其他相关专业
技能职称
熟悉各民族习惯和车辆相关知识
经验
1年以上相关工作经验
所需培训
接待礼仪、公关,车辆驾驶及故障判断技能
综合素质
1、熟悉烟草行业的政策法规及本企业的相关管理制度
2、具有良好的职业道德、较强的责任感和使命感
3、熟悉公关、车辆相关知识
职业发展:
办公室主任
其他
使用工具设备
电脑、网络、等
工作环境
一般办公环境
出差情况
频繁□经常□偶尔
从不□
所需记录文档
接待情况、车辆管理情况、办公用品采购情况等。
加班情况
需要经常加班
备注
办公室秘书岗位说明书
岗位名称
秘 书
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
薪酬类型
直接下级
工资等级
直管人数
岗位分析日期
本职工作概述:
负责本单位一般文件起草及公文处理、公章管理、文印管理、文件传阅、会务、宣传工作及办公用品管理等工作,完成主任临时交办的工作。
职责与工作任务(按重要性高低依次填写)
职责一
职责表述:
公文处理 占所有工作的比重:
40%
工作容
1、起草一般性文件,并交由主任审核
2、负责本单位所有对上、对下文字把关
3、出具一般事务性简函、证明,开具行政介绍信等
4、参加办公会议,视情况编写会议纪要及简报,并交由主任审核
5、上传下达文件,并及时对信息进行汇总和上报
承担责任
独立负责
主要负责□ 协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导 2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□ 经常
有时□偶尔□
考核指标
1、起草的公文符合国家法律法规及行业的有关规定
2、及时、完整、准确地撰写相关材料
工作难点
1、全面准确地撰写全局工作计划,客观的分析存在的问题和处理办法
2、给局领导提供信息
工作禁忌
工作责任心不强,思维逻辑不严密,文笔不通
职责二
职责表述:
宣传报道工作 占所有工作的比重:
20%
职责任务
1、负责宣传党的方针、政策、路线
2、参与规划企业形象宣传和实施,围绕本单位工作重点及职工关注的问题进行宣传
3、深入基层广泛收集好人好事、先进典型等材料,并加以宣传,积极营造积极向上的氛围
4、起草有关宣传报道的管理办法,建立健全本单位宣传网络
5、负责和其他新闻单位的协作
6、定期编写《年鉴》、《地方志》及其它宣传资料
承担责任
独立负责
主要负责□ 协助支持□
关联单位
关联单位
1、领导2、其他部门 3、相关单位
发生频率
经常
有时□偶尔□ 经常
有时□偶尔□
经常
有时□偶尔□
考核指标
宣传任务完成情况
工作难点
宣传导向的影响力
工作禁忌
1、不深入基层
2、缺乏自觉性、主动性、创造性
职责三
职责表述:
筹备、组织一般会议及活动 占所有工作的比重:
15%
工作容
1、组织发出会议或活动的通知
2、制定会议议程或活动开展计划,并交由主任审核
3、准备会议相关文件资料
4、落实会场布置及安排会务、后勤工作
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门
发生频率
经常□有时
偶尔□经常□有时
偶尔□
考核指标
1、相关文件资料的准备情况
2、会议组织及会议保障有序性
工作难点
全局性文件资料的撰写及其他准备工作
工作禁忌
工作责任心不强,思维逻辑不严密,文笔不通、工作漏项
职责四
职责表述:
公章管理 占所有工作的比重:
10%
工作容
1、负责本单位公章使用及登记
2、刻制、保管、销毁公章
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
考核指标
1、及时、准确并不错、不漏使用及登记
2、不丢失、不损毁
工作难点
在部门领导外出时,如何确保公章使用与部门领导签字同意两不误
工作禁忌
1、工作粗心,效率不高
2、不严格遵守公章管理制度
职责五
职责表述:
文印管理 占所有工作的比重:
5%
工作容
1、做好文件、传真的传阅及信件的收发工作
2、做好报刊杂志、信函的收订分发工作
3、负责做好打印机、复印机、传真机等办公机器的定期维护和保养
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导 2、其他部门 3、相关单位
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
经常
有时□偶尔□
考核指标
1、办公文件的规化,正确无误的文件印、收、发
2、打印的速度、质量和整理、装订的美观等
3、报刊杂志的订阅、分发及时、准确
工作难点
文字校对的不错、不漏
工作禁忌
1、工作粗心、效率不高
2、泄露企业秘密
职责六
职责表述:
完成办公室主任交办的临时工作 占所有工作的比重:
10%
任职资格
教育水平
本科或本科以上
专业
中文、行政管理或相关专业
技能职称
熟练使用各种办公设施及软件,基本的网络知识,一定的英语能力和写作能力,具有初级以上专业技术资格
知识经验
熟悉公文和较强的文字处理能力,能熟练使用办公自动化系统,掌握宣传器具的使用方法等
所需培训
相关专业知识及管理技能培训
职业发展:
办公室副主任
综合素质
1、具有良好的职业道德,工作积极主动
2、工作认真细致,做事麻利,工作效率高
3、具有一定的原则性和意识
4、思维敏捷,具有较强的分析能力、独特地观察问题和思考问题的能力,逻辑思维好
其他
使用工具设备
电脑、网络、、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等
工作环境
一般办公环境
出差情况
频繁□经常□偶尔
从不□
所需记录文档
中层干部会、职工会议记录;重大活动概况;宣传资料等。
加班情况
需要经常加班
备注:
员工餐厅管理员岗位说明
岗位名称
员工餐厅管理员
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室副主任
薪酬类型
直接下级
工资等级
直管人数
岗位分析
日期
本职工作概述:
全面负责员工餐厅管理工作,严格执行各规章制度,控制成本,提高就餐质量和员工满意度,优化采购,加强保管,确保食品卫生安全,完成主任交办的临时工作
职责一
职责表述:
部管理 占所有工作的比重:
30%
工作容
1、全面负责食堂伙食管理工作,严格执行食堂管理各项规章制度,负责监督本食堂所有人员执行制度的情况
2、负责食堂职工的政治学习,职业道德教育,思想教育和业务技术培训
3、认真听取食堂管理委员会的意见和要求,认真改进和落实
承担责任
独立负责
主要负责□协助支持□
工作联系
关联单位
1、其他部门2、食堂管理委员会
发生频率
经常
有时□偶尔□ 经常
有时□偶尔□
考核指标
1、工作正常运转,客人、员工满意度高
2、伙食费控制在计划
工作难点
员工的饮食爱好、菜谱制订
工作禁忌
不了解部员工的胃口、饮食习惯
职责二
职责表述:
制作菜谱、食品采购及保管占所有工作的比重:
50%
工作容
1、收集就餐人数,并制定主副食食谱,调剂好花色品种和高中低档次,严格把好食品卫生关,保证伙食标准,提高伙食质量
2、制定采购计划,并比质比价按计划采购
3、负责食堂库房中所有食品的保管、计划进货、发放工作,妥善保管,保证供应
4、管理好伙食帐目
承担责任
独立负责
主要负责□协助支持□
工作联系
关联单位
1、其他部门2、各商家
发生频率
经常
有时□偶尔□ 经常
有时□偶尔□
考核指标
客人、员工满意度高、确保安全
工作难点
员工的饮食爱好、菜谱制订、安全鉴别
工作禁忌
不了解就餐人员的饮食爱好,不认真负责
职责三
职责表述:
员工餐厅清洁卫生占所有工作的比重:
10%
工作容
负责食堂所有餐桌、餐凳、墙壁、冷气设施、门窗玻璃、地面水池及饭菜发放窗口的卫生清洁工作
承担责任
独立负责
主要负责□协助支持□
工作联系
关联单位
其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□
考核指标
清扫彻底,洗擦干净,窗明地亮,物见本色,无蛛网,无油垢痰迹,桌凳摆放整齐,苍蝇、老鼠、蟑螂等害虫少见
工作难点
灭蝇、灭鼠及食品卫生安全
工作禁忌
不认真负责
职责二
完成副主任交办的临时工作占所有工作的比重:
10%
职权
1、业务方面
完全按批示执行□建议□参与决策
全权决策□
2、财务(部门资金调用)方面
无□建议□分配调动权□初次审批权
审批权□
3、对下属的考核与奖惩
建议□参与决策权
全权决策权□
4、对下属的任免
建议□参与决策
决策□审批□
5、对下属的工作安排
建议□参与决策□决策
审批□
6、对领导决策的影响
建议
参与决策□决策□审批□
任职资格
教育水平
初中以上
专业
技能职称
熟悉饮食习惯、菜谱等相关知识
经验
1年以上相关工作经验
所需培训
菜谱制订、食品安全卫生、部管理等
综合素质
1、良好的职业道德
2、有较强的总结分析能力
3、熟悉菜谱制订
4、熟悉物资所需及原材料、食品的贮藏方法
职业发展:
办公室副主任
其他
使用工具设备
电脑、网络、等
工作环境
一般办公环境
出差情况
频繁□经常□偶尔
从不□
所需记录文档
员工用餐情况、采购食品、收支明细帐情况等。
加班情况
需要经常加班
备注:
办公室打字员岗位说明
岗位名称
打字员
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
薪酬类型
直接下级
工资等级
直管人数
岗位分析日期
本职工作概述:
负责各类办公文字材料的打印和归档工作,协助完成各报刊杂志的分发工作,完成主任交办的临时工作
职责一
职责表述:
文印工作占所有工作的比重:
40%
工作容
1、负责完成本单位所有签发的各类文件、资料、报表等文件的复印、打印、装订等工作
2、负责本单位所有资料的复印、打印工作
3、负责做好打印、复印设备的周期性维护和保养
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□ 经常
有时□偶尔□
考核指标
1、办公文件的规化,正确无误的文件印、收、发
2、打印的速度、质量和整理、装订资料的整齐美观
工作难点
打印准确、无错漏
工作禁忌
1、工作粗心,效率不高
2、泄露企业秘密
职责二
职责表述:
分发报刊杂志信件占所有工作的比重:
20%
工作容
按计划分发报纸、信函、杂志等
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□ 经常
有时□偶尔□
考核指标
分发及时、无误
工作难点
工作禁忌
工作粗心,效率不高
职责三
职责表述:
办公用品管理占所有工作的比重:
20%
工作容
办公用品的保管、分发、提出采购计划
承担责任
独立负责□主要负责
协助支持□
工作联系
关联单位
1、领导2、其他部门
发生频率
经常
有时□偶尔□经常
有时□偶尔□
考核指标
及时、准确、高效提供办公用品
工作难点
如何集中使用,提高效率,降低成本
工作禁忌
浪费办公用品
职责四
完成主任交办的临时工作占所有工作的比重:
20%
职权
1、业务方面
完全按批示执行□建议□参与决