公文处理办法.docx

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公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

第二条公文是传达贯彻党和国家方针、政策、法规和行政措施，布置任务、指导工作，请示和答复，指导和洽商工作，报告情况，交流经验和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条公文处理工作，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司商业、工作秘密规定以及其它有关保密规定，确保国家秘密和企业商业、工作秘密安全。

第五条集团公司和直属各单位应有负责公文处理管理工作的部门，加强对本单位公文处理管理工作。

第六条办公室是公文处理的管理部门，主管集团总部的行政公文处理工作，并检查、指导集团公司直属各单位的行政公文处理工作。

公文统一由办公室负责收发、登记、拟办、分办、传递、立卷、归档和销毁。

第二章公文的种类

第七条常用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文；发布规章制度；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）函

适用于不相隶属机关或单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第八条集团总部职能部门向集团领导请示工作采用签报形式。

第三章公文格式

第九条公文一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（二）秘密公文应当分别标明密级（绝密、机密或秘密）和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

（三）紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。

（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）上行文，应当在首页注明签发人、会签人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名、电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前并注明附件顺序和名称。

（九）公文发出应当加盖公章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704一1999）国家标准执行。

第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十二条集团总部各部门、集团公司直属各单位，在本单位（部门）职权范围内可以互相行文，可以对上级有关部门或下一级部门互相行文。

集团总部各部室，在自己的职责范围内，可以对集团公司直属各单位的对口业务部门行文，也可以根据集团公司授权答复直属各单位有关的业务问题。

第十三条同级党、政部门与相应的党群组织可以联合行文。

第十四条向所属单位或者本系统内部的重要行文，应当同时抄送直接上级单位，但不得以此代替请示、报告。

第十五条对上级或下级以不得越级行文为原则，如因紧急、特殊情况必须越级行文，应抄送所越过的单位。

第十六条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

除领导直接交办事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

“报告”不得夹带请示事项。

第十七条除上级单位负责人直接交办的事项外，一般不以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。

第十八条属双重领导的单位上报公文，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

第十九条发文应当根据需要确定主送单位和抄送单位，不得滥发滥抄。

第五章发文办理

第二十条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核（会签）、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第二十一条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和有关规定。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，表述准确，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“

（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十二条拟制公文，对涉及其它部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请集团领导协调或裁定。

第二十三条公文送集团领导签发前，办公室应当进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则、拟制公文及定密的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十四条以本单位名义制发的上行文，由单位主要负责人或授权分管负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由单位主要负责人或分管负责人签发。

第二十五条公文正式印制前，文秘人员应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等；正式公文发出前，主办部门应复核公文是否正确无误；经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章收文办理

第二十六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十七条一般外来文或集团公司直属各单位的请示、报告，办公室文秘部门收文登记后应及时送办公室主任提出拟办意见，送集团领导批示或有关部门办理。

第二十八条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时返回交办的文秘部门并说明理由。

第二十九条公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请集团分管领导决定。

第三十条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十一条送集团领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门按有关规定负责催办。

第七章公文归档

第三十二条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《公司档案管理办法》及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整、系统，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十四条联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）归档，其它部门保存复印件或其它形式的公文副本。

第三十五条本部门负责人兼任其它部门职务，在履行所兼任职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门整理（立卷）、归档。

第三十六条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十七条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料须符合存档要求。

第八章公文管理

第三十八条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条文秘部门应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

第四十条公文的翻印，应执行《公司保守国家秘密工作管理暂行办法》规定。

第四十一条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖发文单位印章。

第四十二条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十三条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第四十四条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十五条机关（单位）合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关（单位）撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十六条密码电报的使用管理，按照有关规定执行。

第九章附则

第四十七条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。