六安市立医院文档规范.docx

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六安市立医院文档规范

六安市立医院

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室

管

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档

规

范

六安市立医院二甲办

二〇一三年四月一日

关于科室管理文件记录要求的通知

为规范我院科室管理文件记录，统一记录格式，二甲办公室制定了《临床科室管理文档规范》。

请各科室严格按照要求完善本科室各种管理文件的记录，现对科室各种记录的格式作出如下规定：

1、科室所有文件必须按照医院制定的统一格式进行记录。

2、科室自己制定的记录及表格，标题必须是“六安市立医院**科**表（记录本、登记本）”。

标题字体为“仿宋GB_2312”，字号为“小二号”，加粗。

3、记录内容字体为“仿宋GB_2312”，字号为“三号”，段落间距为单倍行距，上下页边距为2.54cm，左右页边距为3.17cm。

4、如果同一个记录出现多页时，必须插入页码，页码格式为“-页码-”，居中。

5、盛装文件的文件盒统一用中号文件盒，盒内文件夹统一使用小号活页夹或抽杆夹。

6、当同一文档超过一个文件盒盛装时，文件盒标签需标明序号。

文件盒外壳的小长方形标签必须注明盒内盛装的文件夹明细，字体用“楷体GB_2312”。

７、文中如有小标题可用“仿宋GB_2312）”，字号为三号，加粗。

层次第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

段落开头均空2个字符。

８、文件或材料如有附件，在正文下空l行左空2个字符用“仿宋GB_2312）”标识“附件”，字号为三号，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号，附件应与文件或材料正文一起装订，附件的序号和名称前后标识应一致。

９、成文时间及印章：

成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

如需加盖印章的文件或材料，不署单位名称。

10、科室须按范本制定各文件夹的封面及文件资料目录，封面字体用“楷体GB_2312”，字号见附页模板。

11、纸张统一使用A4纸打印。

12、其他科室参照《临床科室管理文档规范》及本要求的规定，结合本专业特点，制定适合本科室管理的文档规范。

13、本规定由二甲办公室解释和补充，各科室在文档管理过程中如有疑问或发现问题时，请及时与二甲办公室联系，以便于在创建二级甲等医院的过程中持续改进我们的工作。

附：

临床科室管理文档规范细则

二〇一三年四月一日

临床科室管理文档规范细则

1号文件盒：

科室概况

①科室介绍（应包括科室床位数、医护人员结构及科室工作开展情况）；

②科室中长期发展规划。

③科室每年工作计划；年度工作总结（以上材料按年份进行归档）。

④每年医院与科室签订的业务目标管理责任书。

⑤科室制定的奖惩制度。

2号文件盒：

技术档案及相关复印件

本科室所有卫生技术人员的执业资格证书、职称证书、特种专业技术岗位上岗证、具有毒麻处方权的医师名单；担任各类专业学术委员会职务的聘任证书复印件。

3号文件盒：

交接班记录本交接班记录须有交、接班医师（本院注册医师）签字。

内容包括床位、姓名、性别、年龄、主要诊断及值班期间病人的病情变化，诊治处理过程，交班时情况，需要接班者继续处理事宜等。

记录按危重病人、新入院病人、其他病人顺序记录，填写内容不能漏项，不能写“无特殊交班”。

4号文件盒：

疑难病例讨论记录本对诊断不明确或疗效不佳的病人进行疑难病例讨论，内容包括讨论日期、主持人、参加人员姓名及专业技术职务、具体讨论意见（发言顺序）及主持人小结意见等。

内容包括床位、姓名、性别、年龄、主要诊断及值班期间病人的病情变化，诊治处理过程，交班时情况，需要接班者继续处理事宜等。

记录按危重病人、新入院病人、其他病人顺序记录，填写内容不能漏项。

5号文件盒：

死亡讨论记录本凡死亡病例，应在患者死亡后一周内进行死亡病例讨论。

讨论内容包括讨论日期、主持人、参加人员姓名及专业技术职务、具体讨论意见及主持人小结意见等，主持人小结中必须有经验教训的记录。

内容包括床位、姓名、性别、年龄、主要诊断及值班期间病人的病情变化，诊治处理过程，交班时情况，需要接班者继续处理事宜等。

记录按危重病人、新入院病人、其他病人顺序记录，填写内容不能漏项。

6号文件盒：

术前病例讨论记录本

应有：

①六安市立医院医院《术前术后讨论制度》

②术前术后讨论记录（记录要求见《医疗核心制度》）

③择期手术登记

7号文件盒：

危急值登记本

应有：

1六安市立医院医院《危急值和重要检查报告相关规定》、《危急值报告制度》

2危急值报告制度管理小组

3危急值报告登记本

4职能部门的监管记录

5科室的持续改进记录

包括培训记录、签名、课件、流程；

查登记本和病历

8号文件盒：

临床路径病例记录本

（1）目录

（2）上级下发的相关文件

（3）临床路径小组成员及分工表

（4）科室实施的临床路径病种及临床路径文本

（5）进入临床路径患者的知情同意相关制度与程序

（6）变异和退出原因分析记录本

（7）临床路径定期评估记录本

（8）临床路径患者的入组率和入组完成率

（9）临床路径检测指标汇总表

（10）职能部门的监管记录

（11）科室的持续改进记录

培训、签名、课件

1.有临床路径管理委员会和临床路径指导评价小组及科室临床路径实施小组并履行相应的职责。

2.按照卫生部《外科10个病种县医院版临床路径》要求，有临床路径实施的相关制度与程序明示。

3.将临床路径与单病种质量管理工作纳入规范临床诊疗行为、成为质量管理的重要内容。

4.指定部门负责上述工作。

（C）

明确医疗、护理、医技、药学等相关科室职责与分工，有多部门间和科室间的协调机制。

（B）

有事实与记录证实“临床路径与单病种质量管理工作”是由院长或业务副院长主持下实施的。

（A）

1.至少按照卫生部《外科10个病种县医院版临床路径》要求，作为参照路径，各医院结合实际情况进行临床路径病种的选择，应实行不少于5个病种的临床路径管理。

（1）第一诊断为腹股沟疝。

（2）第一诊断为急性阑尾炎（单纯性、化脓性、坏疽性及穿孔性）行阑尾切除术。

（3）第一诊断为下肢静脉曲张行手术治疗。

（4）第一诊断为胆总管结石行胆总管切开取石术+T管引流术。

（5）第一诊断为良性前列腺增生行经尿道前列腺电切术（TURP）术。

（6）第一诊断为肾结石行经皮肾镜碎石术（PCNL）。

（7）第一诊断为股骨干骨折行股骨干骨折内固定术。

（8）第一诊断为腰椎间盘突出症行椎间盘切除术。

（9）第一诊断为凹陷性颅骨骨折行开颅颅骨骨折撬起复位术，碎骨片清除术或骨折复位固定术。

（10）第一诊断为高血压脑出血行开颅血肿清除术。

2.有对入径患者履行知情同意的相关制度与程序。

3.对相关的科室人员实施“临床路径与单病种质量管理”教育、培训与考核，包括患者的知情同意。

（C）

按照卫生部《外科10个病种县医院版临床路径》要求，作为参照路径，各医院结合实际情况进行临床路径病种的选择，应实行不少于7个病种的临床路径管理。

（B）

单病种覆盖病种应包含本细则第七章第三节所列的五个单病种。

（A）

4.抽查相关人员知晓本岗位相关临床路径工作流程

9号文件盒：

不良事件上报登记本

（1）目录

（一）有主动报告医疗安全（不良）事件与隐患缺陷的制度与可执行的工作流程，并让医务人员充分知晓。

（二）有激励措施，鼓励医务人员通过《医疗安全（不良）事件报告系统》开展网上报告工作。

（三）对重大不安全事件要有根本原因分析，将安全信息与医院实际情况相结合，从医院管理体系、运行机制与规章制度上进行有针对性的持续改进。

（2）上级下发的相关文件

（3）不良事件上报管理小组成员及分工表

（4）不良事件上报登记本

（5）职能部门的监管记录

（6）科室的持续改进记录

培训、签名、课件

10号文件盒：

质控与质控小组活动记录

文件夹1：

各科室医疗质量管理方案/各科室医疗质量管理小组、科室质控小组成员名单（包括医疗质控小组、病案质控小组、医疗安全小组、院感管理小组、药事管理小组、输血管理小组、科室抢救小组）及其职责、各管理小组人员分工。

各小组要有计划、活动内容及签名

文件夹2：

质控小组工作记录本主要包括科室质控小组对本科室核心制度落实、病历、合理用药、输血等方面的检查工作记录；

文件夹3：

科室每月1次质控会议记录：

包括医疗质量、安全、病案质量、院感、输血、护理、药剂等方面，内容有每月自查、医院反馈、科室奖惩记录、科室整改情况、对科室自身工作下一步要求；

科室每月业务工作开展统计指标记录

接受质量管理相关技能培训（C），有事实说明，应用质量管理技能开展质量管理与改进活动的临床科室大于40%（B）,有事实说明，应用质量管理技能开展质量管理与改进活动的临床、医技科室大于60%（A）。

1.由科主任、护士长与具备资质的人员组成质量与安全管理小组负责本科室医疗质量和安全管理。

2.有质量与安全管理小组工作职责、工作计划和工作记录。

3.有适用的各项规章制度、岗位职责和相关技术规范、操作规程、诊疗规范。

4.进行质量与安全管理培训与教育。

（C）

1.质量与安全管理小组履行职责，定期自查、评估、分析、整改。

2.职能部门履行监管职责，定期进行评价、分析和反馈。

（B）

有完整的质量管理资料体现持续改进成效。

（A）

《病历书写基本规范》，对住院病历质量实施监控与评价。

1.有病历书写基本规范与住院病历质量监控管理规定。

2.将病历书写基本规范作为医师岗前培训的基本内容之一，医师知晓率100%。

3.病历书写为临床医师“三基”训练主要内容之一。

4.将病历质量评价结果用于临床医师技能考核，并有反馈。

5.有院科两级病历质控人员，定期开展质控活动，有记录。

（C）

1.有住院病历质量监控与评价的信息化系统。

2.职能部门履行监管职责，有评价、分析、反馈及整改措施。

（B）

甲级病历率≥90%，无丙级病历。

（A）

文件夹4：

科会记录本记录时间、地点、主持人、参会人员、会议内容等（如传达上级有关文件、院里的有关决议、政治学习内容等）。

11号文件盒：

业务学习及培训登记本

业务学习记录本（每月至少两次,每一次学习培训必须有培训时间、地点、内容、主讲人、内容、参加人签字。

12号文件盒：

危重病例抢救登记与上报记录

1科室登记本

2职能部门的监管记录

3科室的持续改进记录

13号文件盒：

必备技术指标

按照《二级综合医院等级评审标准（试行）》关于技术项目的要求，进行本科室开展技术项目的统计，要附目录。

每个开展项目须后附病种病案首页（5例）的复印件。

并要求手术记录和出院小结。

14号文件盒：

三基培训与考核三基培训及考核记录（每半年至少一次）。

15号文件盒：

各种预案（消防、值班替代等）

突发应急预案及处理程序：

1六安市立医院医院《突发事件应急预案》、《医疗风险预警方案》、《处理医疗纠纷预案》、《非医疗因素事故防范预案》、《非医疗因素事故病员伤情认定制度》、《医患沟通制度》、《事先告知制度》。

2《紧急情况下人员替代方案》

3科室根据医院《突发事件应急预案》制定的本科室相关预案，包括传染病、火灾、停电、停水、地震、治安事件、医疗设施故障等方面。

培训、签名、课件

16号文件盒：

主要病种的急救流程

17号文件盒：

本科室诊疗规范

①存档中华医学会编著的诊疗指南（人民卫生出版社出版）；

②文件夹：

根据该指南及本科室具体情况制定本专科前五类常见疾病的诊疗规范。

培训、签名、课件

18号文件盒：

本科室工作量报表

1、科室各类医疗统计报表（2012年科室年度报表），

2、前五位病种管理记录本（2012年至目前的内容，按年度统计）。

19号文件盒：

文件汇编

文件夹1：

医院转发的上级部门文件。

文件夹2：

医院所发各种院字头文件。

文件夹3：

各职能科室所发文件。

20号文件盒：

本科室规章制度

（1）医疗管理规章制度{医务处统一发给各科}

（2）医务处下发的“2010年病历书写规范、2009年卫生部关于加强抗菌药物管理38号文件”、发的“抗菌药物临床合理应用”手册

（3）质控记录本：

含病历质量评分标准、抗菌药物检查、处方检查等考核标准

（4）2012年每月至目前质量检查反馈给科室的检查结果

（5）科室质控本

（6）2012年至目前质控信息

培训、签名、课件

21号文件盒：

科研资料

文件夹1：

六安市立医院医院《科学技术研究计划管理办法》、《关于申报科技成果奖的规定》以及本科室人员近三年开展科研课题的资料及获奖情况。

文件夹2：

本科室人员发表的论文复印件，并按年度做好分册目录。

22号文件盒：

教学资料

①六安市立医院医院《教学制度汇编》。

②对到本科室参加住院医师规范化培训、实习医师轮转及进修生进修的人员名单进行登记。

实习带教本，要求记录实习生带教老师姓名、职称，实习期间带教计划。

如每周实习工作安排、转科考试（核）等，带教计划可采用表格式。

本科实习结束后应及时给予考评。

③本科室受医院或其他机构指派，进行理论教学授课的资料。

23号文件盒：

排班表

24号文件盒：

会诊登记本

包括请进来、派出去的会诊。

重点记录请进来的会诊，记录时间、患者姓名、性别、年龄，住院号、拟请某科或某院医师的姓名、职称，然后将会诊结论详细记录。

派出去的会诊，记录派出时间、某科或某院、医师姓名、职称。

25号文件盒：

梯队建设计划及继续教育等

科室梯队建设计划、青年医师培训计划、科室人员继续教育工作的登记表（含科室人员外出学习进修、参加学术会议的登记）及个人进修、参会总结。

26号文件盒：

药物及输血不良反应登记本

文件夹1：

药物不良反应管理

①六安市立医院医院《药品不良反应报告监察制度》。

②药物不良反应登记本：

药物不良反应及时登记并填表上报，内容包括患者姓名、性别、年龄、病案号、发生时间、诊断、用药情况（内容包括用药时间、名称、规格、剂量用量、用法、不良反应表现），同时记录处理办法及转归，及时上报药剂科。

③抗生素的管理记录本

（1）科室抗菌药物临床应用管理小组名单及职责

（2）科室抗菌药物临床应用管理制度

（3）科室抗菌药物临床应用管理培训记录

（4）科室抗菌药物临床应用管理小组活动记录

（5）科室抗菌药物使用合理性分析记录（2011年起）

A、使用量排名前三位的抗菌药物品种

B、每月住院患者抗菌药物使用率

C、抗菌药物使用强度

D、接受抗菌药物治疗住院患者微生物检验样本送检率

E、Ⅰ类切口手术和介入治疗抗菌药物预防使用率

F、门诊使用抗菌药物处方比例

G、每季度抗生素的耐药品种排位

（6）处方和医嘱点评制度执行表

④基本药物的管理记录本：

使用品种、使用率、存在问题、改进措施

⑤毒、麻、精、放、危险药物的管理制度及使用情况

⑥高危药品、医疗用毒性药品、易制毒药品的管理制度及使用记录

文件夹2：

输血不良反应管理

①六安市立医院医院《临床用血审核制度》、《预防控制输血感染方案》

②输血不良反应登记本：

输血不良反应及时登记并填表上报，内容包括患者姓名、性别、年龄、病案号、发生时间、诊断、输血情况（包括输血的时间、名称、规格、剂量用量、用法、不良反应表现），同时记录处理办法及转归，及时上报输血科。

培训、签名、课件、职能部门监管记录及科室持续改进措施。

27号文件盒：

医疗技术管理、手术管理

文件夹1：

①六安市立医院医院《新技术准入、审批制度》、《新技术新项目监督管理制度》、《新技术新项目开展安全保障方案》、《新技术新项目损害处置预案》。

②科室各新技术新项目的申报材料、安全保障方案、新技术项目开展前评估资料、医疗技术损害处置预案、知情同意书、以及职能科室追踪管理评价的反馈资料，科室每半年必须对新开展的技术项目进行总结，直到该技术项目转为常规开展技术为止。

文件夹2：

①六安市立医院医院《手术分级管理制度》、《缩短择期手术前平均住院日的措施》；按照《手术分级管理制度》，对本科室各级医师能开展的手术项目进行规定；

②《非计划再次手术管理和控制制度》，科室对非计划再次手术的监测、原因分析及管理记录。

1.有“非计划再次手术”相关管理制度与流程。

2.将控制“非计划再次手术”作为对手术科室质量评价的重要指标。

3.把“非计划再次手术”指标作为对手术医师资格评价、再授权的重要依据。

4.对临床手术科室医师与护士培训。

（C）

职能部门对“非计划再次手术”有监测、原因分析、反馈、整改。

（B）

有效控制非计划再次手术，持续改进有成效。

（A）

文件夹3：

《重大手术报告审批制度》，科室开展重大手术时报医务科及相关领导的审批资料。

文件夹4：

《医疗技术准入管理记录》

①目录

②上级下发的相关文件

③二类以上技术准入申请书及批准文件

④科室的一、二、三类技术目录

⑤职能部门的监管记录

⑥科室的持续改进记录

文件夹5：

《科室各级医师医疗授权档案》

1）目录

2）上级下发的相关文件

3）各级医师医疗授权表

4）各级医师处方授权表

5）各级医师手术授权表

6）各级医师操作授权表

7）一类医疗技术授权档案

8）各级医师的能力评价及医疗、处方、手术、操作再授权表

9）院内授权管理登记（POCT授权名单）

10）职能部门的监管记录

11）科室的持续改进记录

28号文件盒：

医院感染与传染病管理

①院感相关资料：

六安市立医院医院《消毒隔离制度》、《医院感染易感人群高危因素监测感染预防措施》、《医院感染暴发流行控制措施》。

②院感登记本（内容包括患者姓名、性别、年龄、病案号、病原菌、发现时间、依据、报卡人）。

文件夹2：

传染病管理

①传染病相关资料（《传染病防治法》、六安市立医院医院《院内传染病疫情报告制度》、《传染病管理制度》、近年来暴发流行的各类传染病诊疗规范）；

②传染病登记本（内容包括患者姓名、性别、年龄、病案号、传染病病种、发现时间、依据、报卡人）。

培训、签名、课件、职能部门监管记录及科室持续改进措施。

29号文件盒：

医疗安全

文件夹1

①医疗纠纷登记本（内容包括患者姓名、性别、年龄、病案号、引起纠纷或投诉的原因、处理方案及结果）；

②医疗安全管理委员会每季度给科室的反馈。

4差错事故登记本

要求记录差错事故发生的时间、地点、对象、原因、责任人、处理情况及应吸取的教训和今后的对策。

文件夹2

医务人员职业安全

①《保护医务人员职业安全制度》、《职业暴露处理程序》。

②六安市立医院医院《职业暴露登记表》。

1.根据年度质量与安全管理目标，制定教育培训计划。

2.开展院科两级的质量与安全教育和培训，有记录（C）。

定期开展形式多样的全员质量与安全教育和培训,培训效果明显。

（B）

经过培训，全员牢固树立质量和安全意识，管理人员能运用PDCA方法持续改进质量管理工作，员工能够主动参与。

（A）

30号文件盒：

政策法规学习

文件夹1：

国家法律法规摘要、医院制定的规章制度及岗位职责；

文件夹2：

政策法规学习记录：

记录学习时间、地点、主讲人、内容、参加人签字，每月至少两次。

培训、签名、课件

31号文件盒：

设备管理

文件夹1：

①仪器设备（包括办公设备）档案。

②仪器设备维修登记本（内容包括维修时间、记录）。

文件夹2：

存档各次POCT检验项目的比对记录（检验科反馈）。

32号文件盒：

医院服务

文件夹1：

①六安市立医院医院《医院服务承诺》、《医院向社会的服务承诺》、《医务人员医德考评制度》、《关于行业不正之风的处罚条例》。

②医德医风登记本（内容包括科室收到患者感谢信、锦旗及拒收红包记录以及科室人员受各级部门及医院表彰记录）。

文件夹2：

医德医风学习记录本：

医院要求学习的医德医风文件学习记录。

文件夹3：

健康宣教，科室每季度一期宣传栏图片及文字资料存档。

职能科室监管记录

33号文件盒：

住院超过30天患者科室讨论记录

1.对住院时间超过30天的患者进行管理与评价有明确管理规定。

2.科室将住院时间超过30天的患者，作大查房重点，有评价分析记录。

3.有职能部门监管。

（C）

职能部门履行监管职责，有定期监管检查，并有分析、反馈和改进措施。

（B）

根据对超过30天住院患者的分析持续改进住院管理质量。

（A）

34号文件盒：

质控月报

以上各文件盒内科、外科、功能科、医技科室及特别科室可能略有增减。

督查内容：

1）目录

2）上级下发的相关文件

3）各种制度

4）各种记录及登记本

5）培训记录

6）签名或签到

7）职能部门的监管记录

8）科室的持续改进记录