合同管理规章.docx
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合同管理规章
大通集团合同管理规章
一、合同授权审批规定
第1章总则
第1条为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。
第2条规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。
第2章适用范围
第3条本制度所称合同指本企业（包括集团本部及集团子公司、附属企业等）与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
第4条本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
第5条本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。
第6条本制度中所称业务经办企业、人是合同谈判、签订及履行的第一责任企业或责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
第3章授权审批职责
第7条合同分类。
1．一般性合同：
标的在万元资金支出（含）或万元资金收入（含）以下或不涉及资金收支的合同。
2．重大合同：
标的超出万元资金支出或万元资金收入的合同。
第8条企业对外签订合同均由业务经办单位负责人或其授权的代理人代表企业行使职权。
第9条总经理职责：
1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本；
2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同；
3．授权业务经办人员代表企业签订合同。
第10条各单位及集团本部各部门负责人职责：
1．负责草拟与本单位、部门业务相关的合同文本；
2．协助法务部拟定本单位、本部门主营业务格式合同；
3．初步审核本单位、本部门经办人与合同对方商定的合同具体条款。
第11条法务部职责。
1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。
2．监督、指导各单位、各部门起草及修订合同文本。
第4章授权审批流程
第12条原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各单位、各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或示范性合同文本。
第13条法务部草拟的格式合同应经总经理审核批准后形成正式书面格式合同，变更程序亦同。
第14条各单位、各部门草拟的各类合同格式文本应经草拟合同单位或部门相关负责人审核、法务部审查、总经理审批，然后形成正式书面，在合同档案管理员处备案，变更程序亦同。
第15条业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属单位、部门负责人初审、法务部审查后正式订立合同，变更程序亦同。
第16条业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属单位、部门负责人初审、各业务协助部门审核、法务部审查、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
第5章附则
第17条本办法由集团法务部制定并负责解释。
第18条本办法报总经理审议批准后生效。
第19条本办法自发布之日起实施。
二、合同会审规定
第1章总则
第1条为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范企业合同制定行为，制定本制度。
第2条本制度适用于企业各类格式合同、各类合同文本的制定，以及对业务经办单位、部门与合同对方拟定的合同的会审。
第3条本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如投资、审计、财务、运营、行政人事等相关部门）会同企业法务部对合同文本进行审核。
第2章合同的会审内容及要点
第4条合同拟定。
1．本企业格式合同由业务主办单位或部门起草，交法务部审核定稿；
2．各单位、部门的一般合同文本由各单位、部门相关负责人起草，交法务部审核；
3．重大及特殊合同由业务经办人起草，分交合同关键条款涉及的其他部门审核后，提交法务部审查，总经理审批定稿；
4．合同拟定者负责合同连同《合同审查意见书》在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章并交档案管理员存档后结束。
5．合同拟定者负责对相关部门的合同交底。
第5条合同会审主体及内容。
1．投资部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查，以及资产动用相关事项的审核；
2．合同业务主办机构负责人主要负责对合同标的物是否符合技术参数、技术指标及合同目的等进行审查；
3．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查；协助法务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等
4．审计部主要负责合同金额及合同内容是否符合企业的经济利益的审核；
5．运营部主要负责对合同标的的可执行性要求进行审核；
6．法务部负责对合同条款的合法性及相关法律性问题的审核。
第6条合同会审要点。
（详见《经济合同风险防范指引》）
1．合法性。
包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等；
2．经济性。
主要指合同内容是否符合企业的经济利益；
3．可行性。
包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否合法有效；担保资产权属是否明确等；
4．严密性。
包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确；
5．对等性。
主要指合同主体双方权利义务是否对等，违约责任是否对等。
第3章合同会审管理规定
第7条参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作，原则上各部门会审合同时间自合同业务主办机构报审到各部门审查时起24小时内给予答复提出审核意见。
第8条会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。
第9条会审中发现合同中确有不妥之处的，应据实书写《合同审查意见表》交由合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。
第10条各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过两个工作日。
第11条会审通过的合同报总经理审批后，同时进行盖章、电子版存档。
第12条电子版合同如果由对方先盖章，合同专用章保管人员在收到对方盖完章的合同后必须与本公司会审过的合同进行比对，审核无误后方可盖章。
第4章附则
第13条本制度由企业法务部制定并负责解释。
第14条本制度经总经理批准后自实施。
三、合同专用章管理规定
第1章总则
第1条为加强对公司合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本制度。
第2条本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。
第2章合同专用章的使用
第3条合同专用章由企业行政部统一刻制，并指定专人保管。
第4条企业因业务发展需要对外签订合同由公司总经理或其授权的人签章，同时加盖合同专用章。
第5条合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经行政人事部核准，不得在其他文件上使用。
第6条印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，填写《合同专用章使用登记表》，以下合同不得提供合同专用章：
1．未经编号的合同或空白纸张。
2．缺少审核及报签的合同。
3．传真件且合同条款中未注明传真件有效的合同。
第7条原则上，合同专用章不得携带外出使用。
确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总经理批准，并到行政部办理借用手续，填写《合同专用章借用登记表》。
携带印章外出使用必须及时归还，填写归还时间。
第3章合同专用章的保管
第8条合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。
第9条合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交行政人事部予以封存或销毁。
第10条合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。
第11条废止的合同专用章保存三年。
第12条对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。
第4章附则
第16条本制度由法务部制定并负责解释。
第17条本制度自起实施。
四、合同违约及纠纷处理规定
第1章总则
第1条为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给企业带来的损失，保障本企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及企业相关规定，制定本制度。
第2条本制度适用于企业所有合同违约及纠纷情况的处理。
第2章合同违约处理
第3条合同履行中，,经办人或合同履行监督人应按下列规定执行：
1、合同生效后，发现合同对质量、价款或者报酬、履行地点等重点内容没有约定或者约定不明的，应及时与对方当事人签订补充协议。
2、合同生效后，发现我公司对订立的合同有重大误解，或合同显失公平，或对方当事人以欺诈、胁迫手段或者乘人之危签订合同的，应当在知道后一年内行使撤销权。
3、合同约定对方当事人应先履行而未履行的义务，我公司有权拒绝其履行要求；合同约定双方应同时履行，对方未履行而要求我公司履行的，我公司有权拒绝其履行要求；合同约定我公司应先履行的，但有确切证据证明对方：
A、经营状况严重恶化的；B、转移财产、抽逃资金、逃避债务的；C、丧失商业信誉或者有可能丧失履行能力的，我公司可中止履行合同，并及时书面通知对方。
第4条在合同履行期间，对方迟延履行主要债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的，经我公司书面催告后在合理期限内仍未履行，我公司应按合同约定书面通知对方解除合同，并可追究对方的违约责任。
合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告上级主管领导处理。
第5条针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理：
1．要求合同对方继续履行合同。
继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本企业享有的法定权利。
不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本企业就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。
2．要求合同对方支付违约金。
合同对方违约的，本企业可按照合同约定要求违约对方支付违约金。
3．要求定金担保。
合同对方违约，本企业可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。
违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。
4．要求赔偿损失。
合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本企业造成损失的，本企业有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法务部与合同对方协商确定。
第6条企业自身违约的，业务经办机构或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务。
第3章合同纠纷处理
第7条合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导，报送法务部备案或咨询法务部意见。
第8条经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。
第9条合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
第10条企业法务部会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，填写《公司合同纠纷处理登记表》报总经理批准后实施；需要诉讼外聘律师的由法务部填写《选聘律师审批表》及《聘请律师审批表》报法律总监批准。
第11条纠纷处理过程中，企业任何部门或个人XX，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。
第12条纠纷处理结束后，由法务部负责此次纠纷案件的法务人员书写《案件登记表》及《合同纠纷处理情况报告书》报送主管领导备案，交由档案管理人员归档保存。
第4章附则
第13条本制度由法务部负责制定，经总经理审核批准后实施。
第14条本制度解释权归法务部。
五、合同管理规定
第一条为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
第二条合同文本审核完毕，凭法务部出具的合同审核意见到合同专用章管理部门加盖合同章方能生效。
各部门审核意见表连同合同正本，由合同业务经办人一同提交到档案管理处归档。
第三条对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。
第四条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第五条合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。
第六条合同文本原则上我方应持单份，至少应持一份，合同文本及复印件由财务部、法务部、具体业务部门等各部门分存，其中原件由档案管理处封存。
第七条非合同书面往来文件也视作书面合同，统一予以编号。
第八条合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行，
第九条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
第十条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法务部。
第十一条财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
1.应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非合同书面往来文件的；
2.收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
第十二条付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。
第十三条在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经有财务审批权的领导签字同意后，再转财务审核付款。
第十四条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对合同的有关文本、技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
第十五条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法务部门等相关职能部门负责人审核通过方可。
第十六条我方变更或解除合同或双方的协议的通知应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
第十七条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在一天内向公司总经理汇报并通知法务部。
第十八条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由档案室保管。
第十九条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本规定的管理范围。
第二十条合同变更后，合同编号不予改变。
第二十一条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
第二十二条业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由法务部据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。
第二十三条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同审核单等）按合同编号整理，由法务部确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
第二十四条公司定期对合同管理工作进行考核。
第二十五条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。
第二十六条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
第二十七条本办法适用于大通集团本部和各部门。
第二十八条本办法解释权归公司法务部。
第二十九条本办法自下发之日起生效实施。
经济合同风险防范指引
适合对象：
对外签订合同、审核合同、批准合同的岗位
第一步：
审核合同的格式
（1）合同是否为我公司法务部审批过的对外统一文本格式。
（2）重大合同且不采用公司统一文本格式的合同需经法务部确定其合法性。
↓
第二步：
审核合同的内容
（1）合同是否包括了以下内容:
当事人的名称或当事人姓名、证件号、住所及联系方式；
合同签约地；
标的、数量；
质量、质量标准、异议期、质保期；
价款或者报酬；
收付款方式；
履行期限、地点和方式；
违约责任；
解决争议的方法；
（2）采用传真形式签订合同的，是否注明了“传真件有效”字样
↓
第三步：
审核合同的主体
（1）合同对方为企业的，是否核实了营业执照、组织机构代码证、税务登记证原件，证件是否有效。
（2）合同对方为公民的,是否核实了身份证原件，证件是否有效。
（3）是否保留了证件复印件
↓
第四步：
审核合同的价格条款
（1）合同的价格是否包含税金，合同价格不包含税金必须清晰说明
（2）合同收付款除合同订明价款以外，是否包括其他款项，如包括其他款项应送财务部门审核
（3）按照工程量计算价款的合同是否明确了工程量的范围、审核方式或者提供工程量清单作为合同附件
↓
第五步：
审核合同的结算时间条款
（1）合同是否明确了收付款的方式
（2）分期收款的合同是否有明确的付款期和每次付款金额或者百分比
（3）按进度付款的合同是否明确了确定进度的方法
（4）如果以上内容不明确，该合同需送财务部门审核
↓
第六步：
审核合同的发票条款
（1）合同是否明确了合同收款方有按税务规定提供发票的义务
（2）合同是否明确了取得或给予发票的方式
（3）合同是否明确了先付款后取发票还是先取发票后付款
↓
第七步：
审核合同的税务责任条款
（1）合同是否明确：
由于对方提供的票据不符合规定给本公司造成的损失，由对方承担赔偿责任，没有该条款的合同需经特别批准
（2）同一合同是否包括了销售和服务两项服务
（3）同一合同是否包括了适用不同税率的服务
（4）同一合同是否包括了非现金结算支付的方式
（5）合同中是否明确了合同对方收款行账户名称及帐号
（6）存在以上条款的合同或者对以上内容不清楚的合同经财务部门审核
↓
第八步：
审核合同的违约条款
（1）违约责任是否采用了违约金的责任形式；
（2）合同中是否明确了违约金的计算方式；
（3）违约金的计算与银行长期贷款利率相比如何
合同审批流程图
业务主办机构
合同业务涉及机构、部门
总经理
4
法务部
23
合同专用章管理部门
档案管理处
65
1
注释：
1.由业务主办机构草拟合同同时分报合同业务涉及机构、部门审核
2.业务主办机构在第一程序后将合同文本及各部门审核意见一同报公司法务部审核
3.一般性合同文本由法务部审核通过后交由业务主办机构执行
4.重大、特殊合同文本由法务部报送总经理批准后交由业务主办机构执行
5.业务主办机构在合同审核合格后，凭法务部合同审核意见书，到合同专用章管理部
门盖章；
6.业务主办机构在合同签订完毕，将已签合同原件及合同审核所有原件，交由档案管
理处建档保存。
业务主办机构留存合同复印件执行合同业务。
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