文件筐处理.docx
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文件筐处理
姓名日期（编号）
企业常规管理工作文件筐作业
—DNB公司模拟案例
今天是2005年的最后一个星期一。
恭喜您将有机会在以下的一个半小时中担任DNB公司的执行副总裁，由于公司总裁正在国外考察。
您将代理他全权处理公司的管理事务。
DNB公司是一家从事电机、变速器等工业产品开发、生产、销售的民营企业。
公司创立于1998年，到今天已发展成具有8家分公司、拥有员工3940人的现代化集团企业。
到去年底，公司总资产14亿6千万元，净资产7亿9千万元，销售额10亿8千万元，利润1亿1千万元。
其产品行销全国，并已打入国际市场。
现在是下午1点半，您来到您的专用办公室。
秘书已将今天需要处理的文件汇总在一起，放在您的办公桌上。
您必须在一个半小时内处理好所有文件中的问题。
因为三点钟在会议室还有一个重要会议由您主持。
很抱歉，由于电话线路维修，您在处理文件过程中，没有办法与外界通话，所有的处理意见都需要您以批示、答复或备忘的形式写出来。
请您先浏览各项文件，判断文件的重要性，然后开始批复，请将处理意见写在相应的文件下面，面，并简要记下这样处理的原因。
最后，交给秘书负责传达。
记住：
您现在是代行总裁职权，公司同仁称为“秦副总”。
可以开始工作了，祝您顺利！
附：
2005年12月日历
星期日
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
1
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文件一：
关于总公司进行招聘的请示
秦副总：
总公司一年来事务性工作太多，需要招聘十名专职秘书才可缓解各部门的工作压力。
目前我们的做法是招聘临时工，但临时工流动性太强，工作无法保证。
如果能够招聘十名专职秘书,有以下几个好处：
1.保证各部门工作的顺利进行。
2.节省雇用临时工的开支。
3.由于工作压力的减缓，可以起到激励作用。
另外，如果决定招聘十名秘书，您是否参加面试？
人力资源部经理叶季
12月20日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件二：
关于新产品演示会的报告
秦副总：
研究开发部研制开发了一种变速微型电机。
我们定于12月28日在公司总部二楼开一个新产品演示会，希望您务必参加。
届时，美国国家专利局的官员和世界银行项目部的主任都到场。
请及时回复，便于我们做出安排。
开会时间：
12月28日上午9:
00─10:
00
研究开发部经理王利民
12月21日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件三：
关于调整市场调查计划的报告
秦副总：
目前市场上对KS系列微型电机的需求确有不断增大的趋势，但价格竞争亦很激烈。
我们就对该类产品进行市场调研的问题向FAMS等几家市场调查公司进行询价。
得到的结果是：
市场调查公司的报价较过去同类项目均高出两至三成，且无压价余地。
据了解其主要原因是目前这些公司的业务量已近饱和。
如继续执行此项目，需要增加预算4万余元。
鉴于公司KS类产品目前的生产负荷基本已满，本财政年度（截止到2006年2月底）的市场研究预算又很紧张，可否等到下一财政年度再行考虑立项调研之事？
市场部孙海
12月21日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件四：
秦副总：
我们销售部上周五收到M&C公司的一份传真，内容转摘如下：
“做为X公司的长期客户，我公司急需增加KS-3微型电机定货200台，须与明年一季度的320台订单同时交货。
恳请全力支持，万分感谢。
望速回复！
”。
从信中可以看出客户需要非常迫切。
要满足需求必须动员公司相关部门全面协作，且生产成本很可能接近公司的产品定价。
如何处理，请批示。
销售部经理：
齐大卫
12月25日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件五：
关于参加年终总结会的通知
秦副总：
兹定于周三上午9:
30，在总公司会议室召开分公司总经理以上干部年终总结会。
请您准时参加，并准备发言。
请列出您发言的大致范围提纲。
总经理办公室
12月18日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件六：
关于赴国外进行市场考察的请示
秦副总：
我部副经理赵×，前几天提出报告,要求到日本、新加坡考察市场。
虽然我们对开发海外市场很感兴趣，但采取这种办是否一定有效？
对此您的意见如何？
是否批准赵×的要求？
请指示。
市场部经理：
孙海
2005年12月21日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件七：
员工事故保险费问题
秦副总：
我们接到一封保险公司的来信，来信说，以前我们为员工投的“意外事故保险从明年起增加保险费20％，原因不详。
但我就此事与人力资源部、财务部和安全部接触时，他们却不知此事。
如何处理，请批示。
（我公司员工的保险期到年底结止。
）
总经理办公室
2005年12月17日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件八：
关于协调矛盾的报告
秦副总：
最近公司有一起比较严重的人员纠纷，不知如何处理，想听听您的意见。
市场部的许多员工私下反映，最近刚刚调入该部门的经理，因为多种原因与原来就在职的副经理发生了一些矛盾。
虽然二人之间的冲突未公开化，但已开始影响部门内的人员情绪和工作。
如何处理，请指示。
总公司监察部
2005年12月1日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件九：
关于举办零售商产品订货会的请示
秦副总：
在我公司去年的销售额中，有85%是依靠代理商获得的。
销售渠道的单一对我公司的市场工作是不利的。
为了提升我公司产品的市场占有率，获得更大的利润空间，我认为应当直接向零售商供货。
就此问题，我们与华东地区12座大城市的34家规模较大的百货商场进行了接洽。
他们一致反映，如果价格优于我们的代理商，他们将直接从我公司进货。
我们计划在近期举办一次较大规模的产品订货会，邀请这些商场的采购人员参加。
妥否，请批示！
市场部经理孙海
12月24日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件十：
关于质量控制的问题
秦副总：
在检查工作记录时，我们发现一个问题：
原来在质量控制方面做得很好的二分厂最近几周明显退步了，废品似乎大部分出自包装车间（该车间工人中30%是临时工），同时我们发现二分厂的工人积极性不高。
我们认为应当尽快找到一个解决问题的办法，希望您给予指示。
质量控制小组
12月19日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件十一：
关于申请辞职的报告
秦副总：
公关部经理方石向王总提出申请辞职，并提出务必在年底前给予答复。
现王总不在，将报告转呈给您，请您定夺。
总经理办公室
12月20日
辞职报告
王总经理：
近来我感到很累很累，想换个工作环境，恳请您支持。
衷心感谢您对我的厚爱。
如无不妥，望您在年底前通知人力资源部，协助办理有关辞职手续。
方石
12月10日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件十二：
关于国外代表团参观问题的报告
秦副总：
接市政府外事办来电，荷兰鹿特丹市工商代表团于本月底来本市进行友好访问，市政府打算安排代表团于29日来本厂进行参观访问，并希望厂方负责人出面陪同考察和座谈。
如何答复，请指示。
外事办公室李翔
2005年12月22日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
文件十三：
关于年终奖金分配问题的报告
秦副总：
经董事会批准，由于今年公司的的业绩比上一年有显著增长，决定拿出100万元作为年终奖金。
根据您的指示，我们于20日会同有关部门召开了关于奖金分配原则和方案的协调会，但在会上没有达成一致意见，只好提交给您来作出原则决定。
不同部门负责人对对这笔奖金的分配的主要想法如下：
1.销售部门认为本部门为今年的业绩做出了最直接也最大的贡献。
销售代表为每一单业务都付出了艰苦的劳动和不懈的努力，平均的出差时间比上一年增加了20个工作日。
故而销售部门的员工应当拿到最高的奖金。
2.市场部门认为公司今年的业绩与本部门出色的市场分析预测能力和营销企划有极大的关系。
今年，市场部策划了一次前所未有的大规模产品展示会，不仅获得了大量的订单，而且在行业内树立了公司“技术领先、品质卓越、服务一流”的良好形象。
故而市场部门的员工的平均奖金应当显著高于全公司平均水平。
3.生产部门认为在今年订单激增，而人员和设备的增加相对滞后的情况下，生产部门全面保证了按时、按量、保质地完成生产任务，从未因生产问题而影响交货时间。
由于质量控制得力，产品不合格率比上一年降低了30%。
这是生产部门员工用辛勤的工作换来的，平均每人每月只休息了3天。
故而生产部门员工平均奖金应当显著高于全公司平均水平。
4.研发部门认为今年的销售业绩中，有47.3%靠今年新研制出的产品获得。
这部分销售额的毛利润率高达76%。
研发部门在很短的时间内开发出3种新产品，并分别在试制成功36天、24天、22天后实现了规模生产。
这样的效率保证了公司资金的高速周转。
故而研发部门员工应当拿到最高的奖金。
5.职能部门认为在行政保卫部、计划财务部和人力资源部人员不变，业务量显著增加的情况下，公司运转正常，日常工作没有受到影响。
这与职能部门员工的努力是密不可分的。
故而职能部门员工平均奖金应当不低于全公司平均奖金。
请您给予指示：
五类部门人均奖金额由高到低的顺序应该是什么样的？
哪些部门的平均奖金应高于全公司平均奖金；哪些部门的平均奖金与全公司平均奖金持平；哪些部门的平均奖金应低于全公司平均奖金。
分配这笔奖金应当遵循什么原则？
人力资源部经理叶季
2005年12月21日
（处理意见）
签名
日期
（原因）
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