财务人员常用的Excel表格使用技巧.docx
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财务人员常用的Excel表格使用技巧
财务人员常用的Excel表格使用技巧
i、分数的输入
如果直接输入“1/5，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：
先输入“0,然后输入空格，再输入分数“1/5”。
2、序列“001”的输入
如果直接输入“001,系统会自动判断001为数据1，解决办法是：
首先输入“’（西文单引号），然后输入“001”。
3、日期的输入
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5，再敲回车就行了。
如果要输入当前日期，按
一下“Ctrl+;”键。
4、填充条纹
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。
先在一单元格
内填入“*或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击格式”菜单，选中单元格”命令，在弹出的单元格格式”菜单中，选择对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择填充”，单击确定”按钮（如图1）。
图1
单元格轉式
5、多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单
击窗口左下角的Sheet1、Sheet2……来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着
在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工
作表之中。
输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多
个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它
工作表内。
6、不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。
在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现
了这一数据。
7、在单元格中显示公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：
用鼠标左键单击工具”菜单，选取选项”命令，出现选项”对话
框，单击视图”选项卡，接着设置窗口选项”栏下的公式”项有效，单击确定”按钮（如图2）。
这时每个单元格中的分工就显示出来了。
如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置
窗口选项”栏下的公式”项失效即可。
8、利用Ctrl+*选取文本
如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl
+*键可选定整个表格。
Ctrl+*选定的区域为：
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有
数据单元格的最大区域。
这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠
标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。
9、快速清除单元格的内容
如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，
然后按Delete键的方法了。
要彻底清除单元格，可用以下方法：
选定想要清除的单元格或
单元格范围；单击编辑”菜单中清除”项中的全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。
10、单元格内容的合并
根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用剪切”
和粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。
解决办法是：
在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在
D1中输入“=B1&C1,D1列的内容就是B、C两列的和了。
选中D1单元格，用鼠标指
向单兀格右下角的小方块■，当光标变成"+"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。
这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的
结果复制一下，再用列的数据。
选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。
这时再删掉
B、C、D
下面是一个“&实际应用的例子。
用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。
存放数据格式为“xy”的形式，首先在Excel中输入坐
标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：
=A1&","&B1,此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
合并不冋单兀格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是
将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“-CONCATENATE（B1,C1）”比如，假
设在某一河流生态调查工作表中，B2包含物种”B3包含河鱒鱼”B7包含总数45,
那么：
输入“-CONCATENATE（"本次河流生态调查结果：
”，B2,"",B3,"为”，B7,
"条/公里。
"）”计算结果为：
本次河流生态调查结果：
河鱒鱼物种为45条/公里。
图3
图4
C2
▼=
1二磁丁监2
C2
=
A
C
..B
C
1
X
Y
1
姓名
物理威绩
靱
2
「2
7.99
3,7-59
2
魏宏明
78
艮格
3
12
25.S8
12,25.88
3
赵秀秀
56
不及格
4
22
32,S5
22P32.S5
4
白小康
78
及格
15
32
37.52
32,3752
5
张子非
64
及格
&
42
41.13
42,4113
6
34
不及格
T
F52
44.10
52n44.1
7
潘庆雷
82
及格
8
46・C6
6146.66
8
邓锐
92
及格
9
r72
48.91
72,48.91
9
康建平
?
5
及格
'10
I82
50.94
32（5OM
10
李元错
旳
及格
11
「92
52.79
92,5279
11
李岩松
不及格
12
102
54.49
102,54.^
12
于晓萌
不虞格
13
112
56.08
112,56.0^
13
徐亮
及格
14
122
57.56
122,5756
14
刘超
不及格
1B
132
58.96
132,58
15
抄天明
不及構
11、条件显示
我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。
一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为不及格”输入60以上的分数时，显示
为及格"。
这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。
假设成绩在A2单元格中，判断
结果在A3单元格中。
那么在A3单元格中输入公式：
=if（A2<60，不及格”及格”
同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。
例如，如果输入：
=if（A2<60，不及格”if（A2<=90，及格”优秀"））就
把成绩分成了三个等级。
如果输入=if（A2<60,差”，if（A2<=70,中”，if（A2<90,良”，优”）））
就把成绩分为了四个等级。
再比如，公式：
=if（SUM（A1:
A5>0,SUM（A1:
A5）,0）此式就利用了嵌套
函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0,那么就返回0。
还有一点要提醒你注意：
以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
12、自定义格式
Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，
如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。
Excel的自定义格式使用下面的通用模型：
正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这
个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：
大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。
我们还可以
通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
（1）使用颜色要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括
住的颜色名或颜色编号。
Excel识别的颜色名为：
［黑色］、［红色］、［白色］、［蓝色］、［绿色］、［青色］和［洋红］。
Excel也识别按［颜色X］指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色（如图5）。
图5
单荒格格式
数字］対齐丨字棒I型框I图薬丨慄护I
锻©:
H_声捌
1Z
类型©;
逵色匸［辽色］;I堇色］;［绿色］
yyyy^n»_dh：
rnn:
semm：
ss.O
【h］；mia；立
”正數：
鹦【好色數
生硯自运艾的数字格式.
确定—］职消I
（2）添加描述文本要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：
"文
本内容"@;要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：
@"文本内容"。
@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：
＞（大于）、＞=
（大于等于）、＜（小于）、＜=（小于等于）、=（等于）、＜＞（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“＞”或“＞=”号来表示。
由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。
如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
下面给出一个例子：
选中一列，然后单击格式”菜单中的单元格”命令，在弹出的对话
框中选择数字”选项卡，在分类”列表中选择自定义”，然后在类型”文本框中输入“"数:
"（$#,##0.00）;"负数:
"（$#,##0.00）;"零";"文本:
"@”，单击确定”按钮，完成格式
设置。
这时如果我们输入“12”,就会在单元格中显示正数：
（$12.00）”，如果输入-0.3”，
就会在单元格中显示负数：
（$0.30）”，如果输入“0”就会在单元格中显示零”，如果
输入文本“thisisabook”就会在单元格中显示文本：
thisisabook”。
如果改变自定义格式的内容，“红色］"正数:
"（$#,##0.00）;［蓝色］"负数:
"（$#,##0.00）;［黄色］"零";"文本:
"@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。
如果输入
“［Blue］;［Red］;［Yellow］;［Green］，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色
（如图6）。
图6
•>1\Sheet1./Sheets
再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50,000的帐目，
负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式：
“蓝
色］［＞50000］$#,##0.00_）;［红色］［＜0］（$#,##0.00）;$#,##0.00_）”使用条件运
算符也可以作为缩放数值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产
品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为
千克、吨，这时可以定义下面的格式：
“[>999999]#,##0,,_m"吨"”;[>999]##,_k_m"
千克";#_k"克"”可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。
另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式"；##;0"
只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；”则隐藏所有的输入值。
自定义格式
只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。
灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
13、绘制函数图象
做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！
如果想快速准确地绘制一条函数
曲线，可以借助EXCEL的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。
你一定会问，是不是很难学呀？
其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。
以绘制y=|lg（6+xA3）|的曲线为例，其方法如下：
在某张空白的工作表中，先输
入函数的自变量：
在A列的A1格输入"X="，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输
入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项
变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块■',当光标变成"
+"后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。
输入函数式：
在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+xA3）|；
在B2格输入“=ABS（LOG10（6+人2人3））”，B2格内马上得出了计算的结果。
这时，
再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的当光标变成”+"时按住光标沿B列拖动
到适当的位置即完成函数值的计算。
图了
无埶据豈平潸线散点阁
扭下不放可直看示例址
€卜~
下一步＞!
完咸
绘制曲线：
点击工具栏上的图表向导”按钮，选择“X,Y散点图”（如图7），然后在出
现的“X,Y散点图”类型中选择无数据点平滑线散点图”；此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要的函数曲线，单击下一步”按钮，选中数据产生在列”项，给出数据区
域，这时曲线就在我们面前了（如图8）。
图S
需要注意：
如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。
如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。
如果用得到，
你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如xA2=xA7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及计算方面的事，找
EXCEL来帮忙，它一定会给你一个满意的答案。
14、自定义函数
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。
假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更
方便？
下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们
在VisualBasic模块中创建一个函数。
在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系
数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。
首先打开工具”菜单，单击宏”命令中的“VisualBasic编辑器”，进入
VisualBasic编辑环境，在工程—VBAobject"栏中的当前表上单击鼠标右键，选择插
入”模块”在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下：
Functionrrr（tatol,rr）Ifrr="
上班"Thenrrr=0.6*tatolElselfrr="力口班"Thenrrr=0.5*tatolElselfrr="
休息日"Thenrrr=0.9*tatolEndIfEndFunction（如图9）。
>jBicr«E4ftV±eqh1Baei«-巳定义函数-[E^l
嚨立件电〕编揖⑧视囲①插入Q格式⑥调试迎运行®XflQ
functioRrrr（tatol,rr?
I£rx=UJK*弘罚
yrr=□.,&*tst&l
Elselfrr="加班“Theurrr=0.5*t^tal
Zlselfrr-"怵息日"Then
YVV二D.g*titol
EndIf
EndPunctiorL
这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr（F2,B2），那么打完折后的金额就
算出来了（如图10）。
15、矩阵计算
Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。
（1）数组和矩阵的定义
矩阵不是一个数，而是一个数组。
在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号
表示，例如{A1:
C3}，以便和普通单元域A1:
C3相区别。
设置时先选定单元域，同时按Shift+Ctrl+Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。
一个单元格就是一个
变量，一片单元域也可以视为一组变量。
为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。
例如A={A1:
C3}、B={E1:
G3}等。
数组名的设置步骤是：
选定数组域，单击插入”菜
单，选择名称”项中的定义”命令，输入数组名，单击确定”按钮即可。
更简单的命名办法
为：
选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。
用插入”-函数”命令打开粘贴函数”对
话框（如图11），选中函数分类栏中的数学与三角函数”在右边栏常用的矩阵函数有：
MDETERM——计算一个矩阵的行列式；MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵；
MMULT――计算两个矩阵的乘积；SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之
和。
图ii
LOCiaimZIEEMMIWERSE
MOD
ODDFIPIHEK
FBODUCTRKDTWTSSAND
WMlJLr（arrtyl,*rray2）
遞画厨数爼矩阵的乘积』苴中Arrayl的疔藪与Arra^的別數相
确定I取消
（2）矩阵的基本计算
数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，
因为这两个数组都是3X3的，输出结果也是3X3个单元格。
计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3X3的单元格区域，然后输入公式。
如果输入“=A+B”或“=A-B”，计算结
果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B'表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A
除数组B。
如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。
矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A+B”和“=AB”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT（A,B）”，
而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT（A,MINVERSE（B））”。
公式输入后，同时按Shift+Ctrl+Enter键得到计算结果。
对于更复杂的矩阵计算，可以
采用分步计算。
16、自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。
如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下
一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。
方法是：
（1）选中要输入英文
的列，单击数据”菜单，选择有效性…命令，在弹出的数据有效性”对话框中，选中输入法模式”选项卡，在模式”框中选择关闭（英文模式）”命令，单击确定”按钮（如图12）。
图i2
（2）选中要输入汉字的列，在有效数据”对话框中，单击“IME莫式”选项卡，在模式框中选择打开”命令，单击确定”按钮。
这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
17、批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行找出，然后删除。
如
果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。
我们可以利用自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。
做法：
先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整
个工作表，用鼠标单击数据”菜单，选择筛选”项中的自动筛选”命令。
这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择空白”直到页面内已看不到数据为止（如图13）。
图］3
在所有数据都被选中的情况下，单击编辑”菜单，选择删除行”命令，然后按确定”按钮。
这时所有的空行都已被删去，再单击数据”菜单，选取筛选”项中的自动筛选”命令,工作表中的数据就全恢复了。
插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。
18、如何避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。
下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
1）错误值：
####
含义：
输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。
或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：
增加列的宽度，使结果能够完全显示。
如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
2）错误值：
#DIV/0!
含义：
试图除以0。
这个错误的产生通常有下面几种情况：
除数为0、在公式中除数使
用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法：
修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
3）错误值：
#VALUE!
含义：
输入引用文本项的数学公式。
如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息#VALUE!
。
解决办法：
这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。
例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在
计算公式=C4+D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值#VALUE!
。
4）错误值：
#REF!
含义：
删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法：
恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
5）错误值：
#N/A
含义：
无信息可用于所要执行的计算。
在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A,
以表明正在等待数据。
任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：
在等待数据的单元格内填充上数据。
6）错误值：
#
升级会员 