人事副档管理规定V1.0.doc

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温州城市广场《人事副档管理规定》

人事副档管理规定V1.0

人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。

人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部要经常通过相关部门，收集全公司员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩等方面的文件材料，充实档案内容。

为进一步规范员工个人副档的管理，为公司提供开展工作的基础依据，特制定本制度。

一、管理制度：

1、人力资源部应为每位员工个人建立副档，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。

2、员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。

3、档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论副档内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布副档内容。

4、人事副档的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立副档交接台帐（附件7.1）。

5、人事副档必须由人力资源部派专人负责保管。

二、案卷内容：

1、卷内目录：

《国美员工人事副档明细》（详见附件）。

2、招聘资料：

包括面试评审表、应聘登记表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其他经历及资历证明等资料复印件。

3、入职资料：

包括《员工登记表》、一寸免冠照片4张（其中一张粘贴在《员工登记表》相应位置上）；《查询函》或离职证明或个人声明、担保证明文件（需要提供此证明的相关岗位）、背景调查（经理级及以上人员）、经员工本人签字确认的《员工手册确认书》、《录用通知书》、《岗位薪资确认书》和保险通知函，健康检查材料。

各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。

4、在职资料：

员工本人签字确认后的劳动合同文本；员工转正、结束代理期审批表及相关材料。

5、调职调薪资料：

工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批表，批复等材料。

6、职务任命文件：

审批、考核及通知文件。

7、异动文件：

申请文件（公司或个人）、异动审批、异动交接单。

8、考核、评定工作中形成的有关材料。

9、奖惩材料。

10、离职资料：

辞退材料、辞职审批、离职审计、离职或离任工作交接清单等材料等。

11、其他应归档的资料。

三、员工副档归档时间

1、对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部应在员工入职之日起7个工作日内，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。

2、其它归档的资料，由人力资源部相关人员在该事项完成后的5个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事副档。

以发文形式生成的资料，应在发文日期后的10工作日内存入人事副档。

3、对于异动员工，在员工异动交接手续完成之日起，由人力资源部在15个工作日内，视情况将所形成的文件存入人事副档。

4、对于离职人员应做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件存入人事副档。

四、归档材料的要求

1、归档材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确。

2、对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的副档，发现所缺材料，及时登记、补充。

3、人事副档材料的载体和字迹要求。

4、纸张要求：

应使用A4复印纸。

宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其粘贴在A4纸上；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。

5、字迹要求：

文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

6、人事副档组卷首页以《温州城市广场人事副档明细》为目录，应如实填写，标识副档号码后归档。

7、人事副档案卷编号规则，大写拼音字母（不超过三位）+三位数字（如Z001、LZ001、ZJ001等）。

8、员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化），应在15日内上报人力资源部，以便人力资源部调整花名册和副档台帐记录。

五、人事副档的借阅

1、经理级（含）、总监以上级别人员，确因工作需要，可提出副档借阅申请，但须填写《借阅副档联络函》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经人力资源部授权领导审核批准后，在人力资源部门登记《人事副档借阅台帐》，档案管理人员方可办理借阅手续。

2、人力资源部依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。

3、借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。

4、借阅注意事项。

借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持副档的整洁

5、借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。

6、未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事副档材料。

如确需要，必须经人力资源部授权领导批准后，由人力资源部人员进行相关内容的摘抄、复制，摘抄、复制的材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。

国美员工人事副档明细

建表人：

建表日期

姓名

副档号：

序

内容

入档

备注

序

内容

入档

备注

一

员工登记表及照片

应聘登记表

二

面试审批表（评估）

三

个人简历

十一

　异动材料

学历证

身份证

技术等级证明

其它证件复印件

四　

入职资料

十二

考评材料

录用通知书

岗位与工资确认单

保险通知单　

员工手册确认

五　

体检

六

外调函

十三　

奖惩材料

①离职证明②个人声明

背景调查

担保函

七　

个人其他说明材料

八

转正审批及通知

结束代理期审批及通知

九

劳动合同文本

十四　

　工资定级

十五

其他

十　

历任职务的任职文件　

借阅副档联络函

人力资源部:

现因__________工作需要，特申请借阅__________副档原件（或：

复印件），借阅时间为年月日至年月日。

特此申请，请给予办理，谢谢！

申请人：

授权领导签字：

温州城市广场管理有限公司

××（部门）

××××年××月××日

=

=

人事副档借阅台帐

序号

借阅日期

借阅人姓名

借阅人部门

借阅内容

借阅人签字确认

归还日期

签字确认

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