第九章工作分析时间中的问题与对策.docx
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第九章工作分析时间中的问题与对策
第九章工作分析实践中的问题与对策
本章重点
1.掌握工作分析实践中常见问题的具体表现
2.掌握工作分析实践中常见问题的解决方法
3.了解现阶段工作分析的缺陷并探讨有关对策
案例
A公司高层的决定
A公司是一家从事软件开发与生产的股份有限公司。
A公司高层坚信，科学的管理能带来巨大的效益和收益，因此他们非常重视采用现代管理技术和手段。
公司专门找人对此进行了细致的分析和调研因此，在2009年10月公司进行了大规模的工作分析，并根据工作分析的结果，编制了各岗位的工作说明书，规定了各个岗位的编制，制定了各个岗位的薪酬水平。
在初期，这些变革确实给企业带来了高效率高收益，但是后来的发展却事与愿违。
从2010年7月开始，各部门经理就不断抱怨职务说明书不符合其部门现在的主要职责和任务，人员编制禁锢了其部门与公司的发展，薪酬水平也不能体现各岗位的实际工作，公司员工的士气大大下降等。
A公司现在正处于一种尴尬的境地。
公司专门找人对此进行了细致的分析和调研，得出的结论是，随着生擦汗你技术的飞速发展，产品生命周期逐渐缩短（大约为12个月）。
有了职位说明书后，降低了人力资源的所使用弹性。
当今软件开发所要求的产品知识更新速度极快，相应的，任职人员的任职条件也会随之变化，刚刚通过工作分析所得到的职务说明书基本上不起什么作用。
所以该公司高岑领导决定不再进行工作分析，也不再使用工作说明书和任何工作分析的结果。
讨论题
1.工作分析在当今社会所面临的困难有哪些？
如何解决？
2.A公司高层作出不再进行工作分析，不再使用职务说明书和任何工作分析的结果的决定是否有道理？
为什么？
分析：
1.
（1）问题
动态环境的问题，现代组织处于经济知识化、信息化的外部环境和组织结构弹性化、制度体系创新化的内部环境之中，他所面临的不是一成不变的。
在这种瞬息万变对内外部的环境中，工作分析也面临着巨大的冲击。
随着生产技术的的飞速发展，产品生命周期逐渐缩短。
有了职务说明书后，降低了公司人力资源的使用弹性。
当今软件开发所要求的产品知识更新速度极快，相应的，任职人员的资格条件也会随之变化。
（2）解决办法
一是：
年度工作分析法即每年一次实施的工作分析。
二是：
适时工作分析即让部门主管随时上交本部门工作中的变化情况，并随时进行工作分析。
2.
（1）没有道理。
（2）工作分析是通过系统全面的情报收集手段，提供相关工作的全面信息以便组织进行改善管理效率。
它是人力资源管工作的基础，其分析质量对其他人力资源模块具有举足轻重的影响。
在瞬息万变的工作环境中，一个适当的工作分析体系是至关重要的。
新的工作不断产生旧的工作需要重新设计参考一份几年前的工作分析可能得到不够确切的数据资料。
但重要的是，工作分析可以帮助组织察觉环境正在发生变化的事实。
同时工作分析对于员工和劳动关系也很重要。
本案例中，由于动态环境的问题，通过工作分析得到得的职务说明书基本上不起什么作用，公司高层领导决定不再使用工作说明书和任何工作分析的结果的这种做法是不对的。
企业领导应该针对面临的问题，采用正确的方法解决。
第一节员工恐惧问题及其对策
一、员工恐惧的概念及其表现形式
员工恐惧是指由于员工害怕工作分析会对其已熟悉的工作要求带来变化或者会引起自身利益的损失，而对工作分析小组成员及其调查采取不合格甚至敌视的态度。
一般而言，在工作分析过程中，员工如果有以下表现，就可以认为员工存在恐惧。
1.员工对工作分析调查者怀有冷淡、抵触情绪
2.员工所提供的信息资料存在明显的出入与故意歪曲
二、员工恐惧的原因
任何现象的产生都有其历史和现实的原因。
员工恐惧的原因主要表现在以下几个方面。
1.工作分析的减员降薪功能是员工恐惧产生的根本原因
2.测量工作负荷和强度是员工恐惧产生的现实原因
三、员工恐惧对工作分析的影响
员工恐惧对工作分析会产生较大的影响，具体表现在一下三个方面。
1.对工作分析实施过程的影响
2.对工作分析结果可靠性的影响
3.对工作分析结果应用的影响
四、员工恐惧的解决方法
对于员工恐惧问题的解决，可以考虑以下几种对策。
1.让员工了解工作分析目的，参与工作分析活动
2.对员工要适当承诺，消除有关顾虑
3.工作分析活动结束后，应给员工一定的信息反馈
第二节动态环境问题及其对策
一、动态环境的概念
动态环境是指由于社会经济因素的发展变化，引起企业内外部环境的变化，从而引发企业组织结构、工作构成、人员结构的不断变动。
除员工恐惧外，工作分析过程中经常遇到的正是由于企业处于动态环境之中而对工作分析造成的影响。
二、动态环境的影响及其原因分析
1.外部环境变化对工作分析实践的影响
2.企业生命周期的变化对工作分析实践的影响
3.员工能力和需求层次的提高对工作分析实践的影响
此外，工作设计、管理人员的发展等也会对工作分析造成一定影响。
三、动态环境问题的解决办法
（一）两种解决发办法
对于动态环境的问题，我们认为可以有以下两种解决办法：
一是年度工作分析；二是适时工作分析。
1.年度工作分析实施的具体步骤
（1）在一个工作分析间隔期内，各部门主管准确、详细地记录本部门内工作的变化情况；
（2）在工作分析实施月或周中，各部门主管对一年内工作变动情况进行汇总，并征询本部门员工的意见；
（3）工作分析实施之前，人力资源管理部门发文给各部门主管，要求其在一定时间期限内，递交本部门工作变化情况汇总表，并在等待期内制定工作分析的初步计划；
（4）人力资源管理部门对各部门的工作变化情况表进行整理和汇总，并据此制定工作分析的详细计划，包括具体实施步骤、工作分析小组成员的配置等；
（5）具体实施年度工作分析；
（6）编写工作分析结果――职务说明书和工作规范；
（7）反馈工作分析结果。
2.适时工作分析就具体步骤
（1）部门主管发现本部门工作有所变化或者有必要进行改变，立即以书面形式递交人力资源管理部门；
（2）人力资源管理部门常设组织――工作分析小组根据该部门主管的要求，实施工作分析；
（3）编写职务说明书；
（4）反馈工作分析结果。
（二）两种办法的缺陷及改进意见
尽管年度工作分析和适时工作分析在一定程度上可以解决工作分析过程中的动态问题，但是也存在一些缺陷。
首先，年度工作分析使一些亟须变革的岗位只有等到下一次工作分析开始时才能得到解决，这样不仅影响了岗位员工的实际工作过程，也相应地产生了绩效与工资鼓励等不相配的现象。
其次，因为年度工作分析要求每年对所有的工作都进行一次全面分析，但在实践中，公司内只有少数工作需要改革。
所以实施年度工作分析会导致实施成本提高，而且会造成许多无效的工作。
再次，其存在的最大问题就是部门管理者可能并没有注意到工作的变化，或者并不认为这些变化已达到应对其进行工作分析的程度。
这样就会引起该岗位上员工的不满，从而影响其工作积极性，甚至影响员工对公司的满意度和忠诚度。
最后，适时工作分析的成本较高。
对上述问题的解决办法是综合交叉使用年度工作分析和适时工作分析这两种方法。
第三节工作分析实践中的其他问题
一、工作分析的主题问题
（一）问题分析
工作分析的主体问题从实践来看，大致存在以下五种做法。
1.由员工自己分析
2.由基层负责人分析
3.由企划部门来做
4.由人力资源部门来做
5.外包给专家做
（二）对策
面对上述问题，应采取以下步骤进行工作分析：
（1）通过熟人聘请专家，并对专家进行考察与比较，确认其学识、经验与成果，
（2）让专家制定工作分析计划与任务说明书；
（3）让员工填写问卷与编写职务说明书初稿；
（4）让基层主管补充修改；
（5）让企划部和人力资源部审核；
（6）由专家修正审定；
（7）由组织领导审批。
二、工作分析的目的问题
（一）问题分析
工作分析目的不清楚的原因可能有以下几方面。
（1）为工作分析而工作分析，属于“跟风”行为。
（2）工作分析的目的太多太杂，以至于不清楚应该以哪一个为重点。
（3）工作分析的目的只有少数几个组织者知道，大部分分析者不清楚。
（二）对策
针对工作分析目的不清楚这养一个问题，可以采取以下应对措施。
（1）对工作分析的理念和操作流程、技巧等进行彻底的研究。
（2）在进行工作分析前，对组织的结构、活动流程等进行分析，找出问题，然后有针对性地进行工作分析。
（3）工作分析的目的确定以后，应该及时通知所有相关人员，并对来自员工的疑问进行解释。
三、工作分析的方法选择方面存在的问题
（一）问题分析
目前在工作分析方法使用上存在的问题主要有以下几个。
1.工作分析方法使用不当
2.工作分析方法使用过于单一
（二）对策
1.有针对性地使用工作分析方法
2.将多种工作分析方法相结合
3.将传统的工作分析方法与现代电脑技术相结合
4.积极引进国外先进的工作分析方法
四、孤立地进行工作分析
（一）问题分析
现在许多工作分析都是孤立地进行的，根本没有把握战略和工作流程等内容与工作分析结合起来，导致只见树木不见森林，主要表现如下。
1.工作分析忽略了组织战略
2.工作分析未与工作流程相结合
（二）对策
1.将工作分析与组织战略结合起来
2.将工作分析与工作流程结合起来
五、过于关注工作分析结果而不重视工作分析的过程
（一）问题分析
会产生只关注结果、不重视过程的现象，原因有以下几个。
1.认为只有工作分析的结果才能带来价值，在分析过程中浪费时间和精力毫无意义
2.以为工作分析过程太烦琐，难以把握
（二）对策
针对以上问题的分析，可以采取以下几项措施。
1.让大家认识到良好的工作分析过程有利于形成可靠的工作分析结果
2.发掘工作分析过程中可以为人力资源管理带来价值的地方
六、职务说明书的质量问题
如何解决质量问题，解决办法是明确格式要求，同时明确质量标准。
（一）格式要求
一般来说，职务说明书主要包括四个部分。
（1）概况。
（2）概要。
（3）列出本职务的主要职责。
（4）明确任职资格条件
（二）质量标准
一份合格的职务工作说明书必须达到以下标准。
1.准确性
2.完备性
3.普遍性
4.简约型
5.预见性
6.可操作性
七、缺乏对工作分析质量的鉴定
（一）问题分析
从目前工作分析的实践来看，很少有组织对工作分析进行质量鉴定。
这主要有两个原因。
（1）没有对工作分析进行质量鉴定的意识。
（2）工作分析质量鉴定的理论和方法的发展还比较缓慢。
（二）对策
虽然对工作分析质量鉴定存在这么多困难，但是我们仍可以采取一些力所能及的应对措施。
1.树立要对工作分析进行质量鉴定的意识
2.利用现在有的方法和技术对工作分析进行质量鉴定
八、工作分析后续跟进的问题
（一）问题分析
工作分析结束后，并不意味着大功告成，还有许多后续跟进的问题需要处理。
当前许多企业在工作分析后续跟进阶段存在的问题有：
（1）把工作说明书当做目的，没有将工作说明书应用到组织日常人力资源管理活动中。
（2）没有随着工作内容、职责和任职资格的变化修正工作说明书的内容。
（二）对策
针对上面存在的问题，可以采取以下措施。
1.对工作说明书的使用进行培训
2.对现有工作说明书进行反馈和修正
3.对工作分析过程进行反思
九、组织高层领导者对工作分析的支持不够
（一）问题分析
就目前来说，组织高层领导层领到对工作分析的重视和支持不够主要有以下几个原因。
1.认为工作分析是人力资源管理中的操作性活动，因而不重要
2.在工作分析过程中缺乏与领到的沟通
（二）对策
（1）再次强调工作分析在整个组织管理中的作用，使领导人意识到这个问题的重要性。
（2）在工作分析的前期、工作分析的过程中和工作分析结果的使用中，都要始终保持与领导的联系和沟通，以获得领到的支持。
（3）让高层领导参与到工作分析过程中。
十、岗位员工过少的问题
（一）岗位员工过少的界定及其表现
岗位员工设置过少对工作分析造成的影响主要表现在以下几个方面。
1.对工作分析过程的影响
2.对工作分析结果的影响
（二）解决方案
具体地说，对工作分析小组成员进行培训的内容主要有以下几方面。
1.转变思维定式方面的培训
2.工作分析方法的培训
十一、工作分析契约的问题
（一）工作分析中的契约界定及其表现
工作分析中存在的契约问题如下。
1.主管人员经常会碰到的问题
2.下属员工会遇到的问题
（二）解决方案
解决契约问题的方法是，工作分析小组成员在编写工作说明书或者工作规范时，要注意周全性、完备性。
具体来说，编写时要遵循以下几条原则。
1.完善性原则
2.弹性化原则
课后题
一 填空题
1.在工作分析的具体实践过程中常会被一些问题困扰，如（员工对工作分析的恐惧），（动态环境中工作分析的局限性），（工作分析的契约），从而影响工作分析的效果。
2.员工恐惧时指（由于员工害怕工作分析会对其已熟悉的工作要求带来变化或者引起自身利益的损失，而对工作分析小组成员及其调查采取不合作甚至敌视的态度），通常表现为（员工对工作分析调查者怀有冷淡,抵触情绪），（员工所提供的信息资料存在明显的出入与故意歪曲）。
3.动态环境是指由于社会经济因素的发展变化，引起企业（内部）环境的变化，从而引发（企业组织结构），（工作构成），（人员结构）的不断变化。
4.对于动态环境问题，通常有两种解决办法，即（年度工作分析），（适时工作分析）。
5.对于工作分析主体存在的问题，通常采取（专家）主导，（员工）参与，（部门）配合，（领导）扶持相结合的方式解决。
6.目前工作分析的方法选择上存在的问题主要有两个，即（工作分析方法使用不恰当）,（工作分析方法使用过于单一）、
二 单项选择
1.下列关于员工恐惧对工作分析的影响不正确的是（A）
A 员工恐惧影响工作分析计划的制定
B 员工恐惧影响工作分析的实施过程
C 员工恐惧影响工作分析结果的可靠性
D 员工恐惧影响工作分析的结果运用
2.向下列关于适时工作分析的缺陷的说法正确的是（B）
A 实施周期太长
B 实施成本过高，而且会造成工作无计划
C 涉及面太广，对没有变革的工作惊醒分析，造成许多无效的工作
D 产生绩效与工资福利不匹配现象
3.关于工作分析的目的说法正确的是（D）
A 没有特定的目的，为工作分析而工作分析
B 以5~6个目标为主，其他目标为辅
C 工作分析的目的只有少数组织者知道，对其他人保密
D 工作分析的目的应与员工积极沟通以获得大家的积极参与
4.关于工作分析与组织经营体系的关系，下列说法错误的是（A）
A 工作分析本身一个系统，不应受到组织经营体系的干扰
B 工作分析应与组织目标结合起来
C 工作分析应与组织战略结合起来
D 工作分析应与工作流程结合起来
5.下列关于工作分析后续跟进中应采取的措施，错误的说法（A）
A 立刻要求员工严格的，不折不扣的按照工作说明书执行工作
B 对工作说明书的使用进行培训
C 对工作说明书进行反馈和修正
D 对工作分析过程进行反思
6.针对工作分析契约中存在的问题，工作分析小组在编写工作说明书时应遵循的原则，下列说法错误的是（D）
A 明确性原则 B完善性原则 C弹化性原则 D动态性原则
三 多项选择
1.工作分析导致员工恐惧的原因主要表现为（ABC）
A 工作分析的减员功能
B 工作分析的降薪功能
C 测量工作的负荷的强度
D 了解员工工作的内容
2.解决员工恐惧的主要办法由（BCD）
A 对员工进行心理咨询
B 让员工了解工作分析的目的，参与工作分析活动
C 对员工适当承诺，消除有关顾虑
D 工作分析活动结束后，反馈给员工一定的信息
3.对工作分析时间产生的影响的动态环境包括（ABC）
A 外部环境变化
B 企业生命周期的变化
C 员工能力层次，需求层次的提高
D 工作设计，管理人员的发展
4.从实践来看，工作分析的主体一般包括（ABCD）
A 员工自己
B 基层负责人
C 企划部门
D 人力资源部门
5.对于工作分析的方法选择存在的问题应采取的对策是（ABCD）
A 有针对性地使用工作分析方法
B 将多种工作分析方法相结合
C 将传统工作分析方法与现代电脑技术相结合
D 积极采用国外陷阱的工作分析方法
6。
一份合格的植物说明说必须达到的标准包括（ABCD）
A 准确性 B 完备性 C 简约性 D 可操作性
四 复习与思考
1.试述员工恐惧的产生的原因，具体表现及解决办法。
P226）
答：
原因:
1工作分析的减员匠心功能使员工恐惧产生的根本原因（表现：
员工通常认为工作分析会对他们的就业，工作内容，工作权利责任，薪酬水平等造成威胁，因此对工作分析产生恐惧之情也就在所难免了）
2测量工作负荷和强度是员工恐惧产生的现实原因（表现：
企业发现某些部门工作量不饱满，为了增加员工工作负荷，也经常使用工作分析，企业为确定某项工作时间所需要的工作时间，而不是员工在工作中所实际耗费的时间，常常采用工作分析中的方法分析，确定有空的工作时间标准。
员工由于担心自己的工作将会太辛苦，因而对工作分析产生恐惧之情）
解决办法：
1让员工了解工作分析的目的，参与工作分析活动
2对员工适当承诺，消除有关顾虑
3工作分析活动结束后，应给员工一定的信息反馈
2.试述动态环境所引发的工作分析阻滞的产生原因，具体表现及其解决方法。
（P228）
答：
原因及表现：
1 当今的社会是告诉发展的社会，企业作为社会的基本构成单元，相应地也出去这种高速变化当中。
因此当我们为了让企业管理更科学，更合理而进行工作分析时，企业却往往会因组织环境的变革而产生阻滞变革，导致我们取得的动作分析成果不能适应企业变化了的世界状况，最终只能被束之高阁。
（外部环境变化对工作实践的影响）
2 随着企业生命周期的变化发展，不仅会影响公司中的工作结构，而且会影响这些工作的世界内容，从事该岗位工作的员工的主要职责等。
而这些变化会使工作分析更加复杂，工作分析者必须着眼于公司的未来发展，而不仅仅是对公司现在的工作的实际情况进行分析。
（企业生命周期的变化对工作分析实践的影响）
3员工队伍的素质越来越高，他们追求更多的工作责任，更好的工作环境，更多的信任和尊重，寻找工作满足感，组织归属感等，而且他们的这些需求并不是一成不变的，所有这些都要求企业对现在定的工作予以调整，从而引起进行工作分析的条件需求。
（员工能力和需求层次的提高对工作分析实践的影响）
4工作设计，管理人员的发展等也会对工作分析造成一定的影响。
3.试对工作分析实践中遇到的其他问题进行分析与讨论。
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