金力系统门店财务人员操作手册doc.docx

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金力系统门店财务人员操作手册doc

门店财务人员系统操作手册

◆基本概念

1.可卖数，保管数，三级帐

查询商品数量时会以这三个数来表示，而这三个数针对不同的部门查看，分别代表不同的含义。

1＞可卖数：

它针对销售部门查看，它代表此商品正常可销售的数量。

收银台收款点击确认，此商品的可卖数就会相应减少。

定义商品时，会定义商品是否允许负卖（厂家带货安装的商品应设置成负卖）。

一件商品定义为不允许负卖，而且此商品未做预售单的情况下，当这个商品的可卖数为0时，将不能再进行销售，也就是系统里收银台无法收款。

2＞保管数：

它针对仓库人员查看，它代表商品在本仓库的实物数量。

仓库人员在系统里进行收发货处理后，保管数就会相应改变。

3＞三级账：

它针对财务人员查看，它代表财务库存中商品的数量。

每天营业结束以后在系统里会做一个日处理工作，当天的商品销售数量才记入三级账。

商品入库，退厂财务审核后立即记入三级账。

2.库区

因为不同属性的商品的采购，销售，结算都有很大差别，所以系统里的仓库根据商品属性的不同设置成不同的库区，商品入库时根据相应属性入指定的库区。

库区代码与名称如下：

1000：

正常品　　1001：

残次品　　1004：

特价机　　

1005：

样机　　　1006：

赠品　　　1007：

包销机

3.提货方式

提货方式有四种：

顾客自提，门店送货，集中配送，带货安装

提货方式的不同销售的流程也不相同。

4.业务相关单据

　　优惠单：

设定某些商品在一定的时间期限和一定的数量范围内，在指定的部门，能以低于零售限价的价格进行销售。

预售单：

人工设定某些商品允许销售的数量。

作用是能以超过商品可卖数的数量进行预先销售销售，或限制一定数量的销售。

最长有效期为三天。

价格政策：

设定某些商品低于供价的销售政策，再指定某个业务人员拥有这个权限，他就能以这个政策上的价格进行销售。

一个业务员只能赋于一个价格政策。

进价变价单：

调整已入库的商品的供价。

转仓单：

仓库间商品的调拨。

◇业务流程

1、采购总流程：

（1）正常品

合同――＞价格文件――＞订货――＞入库

　　　　以上每一步骤都必须依次完成，商品方能入库。

（2）特价机

同

（1），还需与供应商签定特价机协议，销售时业务需制作优惠单才能以特价销售。

（3）包销机

同

（1），还需与供应商签定包销机协议。

（4）样机

　　样机有两种，一种是自购样机，流程同正常品采购相同，入样机库区。

另一种是0元样机，也就是供应商提供的样机，不能销售，进行暂存商品入库。

（5）赠品

　　赠品是0元，不能销售，进行赠品入库。

◆卖场财务人员系统操作手册

（一）、操作流程及注意事项

1、销售总流程

一．不同提货方式的销售流程

1＞顾客自提：

营业员

手工开具一联销售专用票，顾客拿到收银台交款

收银员

收款后，打出四联发票，顾客取走提货联和发票联到仓库提货

库管

收回提货联，根据提货联上的提单号进行发货

2＞门店送货：

营业员

手工开具两联销售专用票，由顾客全部交到收银台

收银员

收款后，打印出四联发票，在第一联销售专用票上填上提单号，顾客取走提货联和发票联回去等待送货上门

门店录入干事

定时从收银台取走第一联销售专用票，进行客户建档

门店服务台

查出客户档案，进行送货派工，打印出派车单交给指定的司机送货

送货司机

凭派车单的提货联到仓库提货，送到顾客家里，收回发票提货联，顾客在派车单的回执联上签名

客服部

如需安装，查出客户档案，进行安装派工，打印出安装单交给指定的安装队上门安装

安装队

上门安装

　3＞集中配送：

营业员

手工开具两联销售专用票，由顾客全部交到收银台

收银员

收款后，打印出四联发票，在第一联销售专用票上填上提单号，顾客取走提货联和发票联回去等待送货上门

门店录入干事

定时从收银台取走第一联销售专用票，进行客户建档

配送调度

查出客户档案，进行送货派工，打印出派车单交给指定的司机送货

送货司机

凭派车单的提货联到仓库提货，送到顾客家里，收回发票提货联，顾客在派车单的回执联上签名

客服部

如需安装，查出客户档案，进行安装派工，打印出安装单交给指定的安装队上门安装

安装队

上门安装

4＞带货安装：

营业员

手工开具两联销售专用票，由顾客全部交到收银台

收银员

收款后，打印出四联发票，在第一联销售专用票上填上提单号，顾客取走提货联和发票联回去等待送货上门

门店录入干事

定时从收银台取走第一联销售专用票，进行客户建档

客服部

查出客户档案，进行送货派工，打印出派车单传真给厂家

厂家

厂家直接在商品送到顾客家里，收回发票提货联，凭提货联到财务部结算

二．退货流程

1＞提单冲红

收银员

直接根据原小票号进行提单冲红制单，退回原金额

2＞退货冲红

门店经理

根据原提单号制退货冲红单

门店录入干事

如需上门拉货，根据退货冲红单号建负数量的客户档案

配送调度（门店服务台）

查出负档案，进行退货派工，打印出退货派车单交给指定的司机上门拉货

司机

司机上门拉回商品，在指定的仓库入库

库管

根据退货冲红单提单号收货

门店财务室

退款

3＞选批次退货冲红

门店经理

根据原发票制选批次退货冲红单

门店录入干事

如需上门拉货，根据退货冲红单号建负数量的客户档案

配送调度（门店服务台）

查出负档案，进行退货派工，打印出退货派车单交给指定的司机上门拉货

司机

司机上门拉回商品，在指定的仓库入库

库管

根据选批次退货冲红单提单号收货

门店财务室

退款

三．换货流程

1＞不同型号换货

先退货再重新进行销售

2＞同型号换货

门店经理

同意换货

门店录入干事

建换货客户档案（数量为一正一负）

配送调度（门店服务台）

查询出客户档案，进行换货派工，打印出换货派车单交给指定的司机

配送经理（门店经理）

制转仓单（由发货方制单，一共三联，司机联，发货联，收货联）交给司机

司机

凭转仓单发货联到发货仓库提货，送到顾客家中，提回旧商品到收货仓库入库

2、收款员收款流程

（1）、收款员根据营业员开据的销售专用票输入营业员代码、商品代码，注意商品的库区要与销售小票上的提货库区一致。

（2）、收款后，在系统中输入相应的收款方式，找零后打印发票,发票一共四联，存根联，发票联，提货联，记账联。

注意如果录入的收款方式与顾客的交款方式不同，款员将核对不上台帐。

（3）、如果提货方式为门店送货，集中配送或带货安装，收款员将电脑销售小票号（提单号），手写在第一联销售专用票上，第二联销售专用票（复写联）款员留底对帐。

（4）、收款员盖章后将机打发票的发票联和提货联交给顾客。

对于标注提单号的第一联销售专用票交给门店录入干事。

3、收款员收款时注意事项

（1）、顾客使用优惠券购物时，款员在单价处按销售票的金额输入，在收款方式中输入的面值要与顾客交劵的面值一致。

避免晚上交款对不上帐。

（2）、注意券购商品只能买一种商品。

避免两种商品不能退劵的情况发生。

（3）、款员打票时要注意选择商品的库区一定要与营业员开据的销售专用票上显示的提货库区保持一致。

无库存的商品禁止销售。

避免提不了货的情况发生。

（4）、开据的销售专用票上有赠品时，款员打票时一定要注意输入赠品。

避免发放赠品时调不出单据，发不了赠品的情况发生。

（5）、集中配送的商品必须输入顾客名称。

避免录入顾客信息与所购商品不一致的情况发生。

（6）、款员收款方式一定要与顾客交款方式一致，否则将影响款员的台帐、顾客退换货、并且银行帐也将核对不上。

4、销售专用票的单据流转

（1）、营业员开两联销售专用票（复写一联）交款员，如为卖场自提的情况，营业员只需开一联不需复写，交款员留存。

（2）、款员根据销售专用票内容输入系统，打印四联发票收款。

（3）、款员根据四联发票的提货联上的提单号，在第一联销售专用票上填写清楚提单号码，并加盖“现金收讫”章，第二联销售专用票（复写联）款员留底对帐。

销售发票的“记帐联”和“存根联”统一交财务留存。

（4）、卖场干事定时到款台收取第一联销售专用票，根据票上的提单号录入顾客信息（除卖场自提外）。

（二）、零售管理介绍

1、界面介绍：

A窗口管理B收银台C优惠券发放D收发货E综合查询O其他

—〈表0〉

B收银台：

1收款台2退货冲红-制单3选批冲红-制单

4收付款5定金退还6收款员领取备用金

7审核收款员备用金8录入收款员缴款单9审核收款员缴款单

10录入部门缴款单11审核部门缴款单12打印零售提货单

13打印其他票据

—〈表1〉

2、收银台：

操作窗口：

零售管理——B收银台——收银台

操作流程:

1输入营业员号

2输入发票号（自动累计）

3输入商品码选仓库和库区

—<表3>

4输入顾客姓名（根据公司需要）

5输入赠品码（自动显示相应的赠品）并选择赠品发货的卖场/配送

—<表4>

当光标在备注栏时按回车键选择收款方式

6选择收款方式:

当收款方式是应收时

-1-应收：

（赊款购物）输入顾客所欠金额，并输入担保人（经理）代码

—<表6>

-2-定金：

（预收款）输入顾客已交的金额，并输入单据号（参见表18）

-3-优惠券：

输入优惠券金额，并输入优惠券面值。

—<表8>

操作帮助：

ECS关闭窗口F1作废F2打印切换F3打印发票

F4查询本日F5提单冲红F6退货冲红F7换发票

F8VIP卡F9计算器F10帮助F11折扣扣率F12折扣金额ALT+F1发票名称ALT+F2收付款

—<表9>

-1-F2打印切换：

如单据不需要打印时按F2

-2-F3打印发票：

输入需要打印的销售小票号。

-4-F4查询本日日报：

只限本台，本操作员的当日日报。

—<表11>

-5-F5提单冲红：

在顾客没有提货的情况下用F5可直接退。

-6-F6退货冲红：

顾客已提货，须退货时先到经理（干事）处做退货冲红-制单记录，（见表15），库房凭退货冲红-制单号收货，再到款台退款。

-7-F7换发票：

提货后如有残次需退顾客现金，输入原小票号，在单价处输入新单价后，将差额找给顾客即可。

3、退货冲红-制单：

所产生的小票号作为退货，及款台退款之用。

原小票号后+01

操作窗口：

零售管理——B收银台——2退货冲红—制单

4、选批次退货冲红-制单：

无单据号退货，上新系统以前的销售在系统中退货时使用。

操作窗口：

零售管理——B收银台——选批次退货冲红—制单

5、收付款：

还赊款，定金。

操作窗口：

零售管理——B收银台—4收付款

-1-办理还赊款；输入原提单号，现金（+），应收（—）

-2-办理定金：

不同收款方式（+）分别录入，定金（—）

6、定金退还：

　现金（—），定金（+）

操作窗口：

零售管理——B收银台——5定金退还

7、收款员领用备用金：

操作窗口：

零售管理——B收银台——7审核收款员备用金

8、录入收款员缴款单：

按不同款项分别填写，备用金填写在备用金栏内。

操作窗口：

零售管理——B收银台——8录入收款员缴款单

9、打印其他票据：

换发票用，例如：

更改所购商品的名称、顾客姓名等。

操作窗口：

零售管理——B收银台——打印其他票据

（三）、卖场货币资金管理

1、卖场财务对收款员货币资金的管理：

收款员从领取备用金到上缴备用金、上缴当日收款金额全部在系统里控制实现，电脑自动生成《收款员资金收支对照表》。

操作窗口：

零售管理——E综合查询——15收款金额对照表

收款员资金收支对照表

收款员名称

应收金额

总实收金额

总差额

备用金-应收

备用金-实收

备用金-差额

现金-应收

现金-实收

现金-差额

……

合计

备注：

“优惠券-应收”按优惠券面值计算包括不找零金额。

如果款员当日出现欠款（无论何种收款方式产生的欠款）都应当日赔偿现金，如不能赔偿的应写欠条（注明何种收款方式产生的欠款）交与卖场财务。

等到款员实际赔偿时再补录欠款日的款台缴款单，补齐差额。

2、卖场财务对本卖场货币资金的管理：

操作窗口：

零售管理——B收银台——10录入部门缴款单

卖场财务每日按上缴银行（分部财务）的进帐单（收据）录入卖场缴款单，系统自动生成分卖场《资金日报表》。

每日卖场财务将进帐单（收据）和定金单、优惠券交给分部。

操作窗口：

零售管理——E综合查询——17部门资金日报表

或——18部门资金报表

------卖场现金日报表日期：

项目

昨日余额

本日收取

本日上缴

本日余额

现金

支票

信用卡

定金单

应收单

优惠券

会员券

短缺款

合计

卖场财务每日盘点资金后与《现金日报表》中的本日余额相核对。

4、卖场日常货币资金管理要点归纳一览表

业务环节

操作流程

制单/审核责任划分

款员领取备用金

1、零售管理－B收银台—收款员领取备用金

2、零售管理－B收银台—审核收款员备用金

由出纳制单、款员审核

款员上缴款

1、零售管理－B收银台—录入收款员缴款单

2、零售管理－B收银台—审核收款员缴款单

由款员制单、出纳审核

卖场上缴分部款

1、零售管理－B收银台—录入部门缴款单

2、零售管理－B收银台—审核部门缴款单

由出纳制单、部门会计审核

（四）、卖场主要业务事项及常见问题解答

不同销售方式的操作举例

1、顾客交定金、退定金。

举例1：

顾客交1万元定金。

操作模块：

零售管理－B收银台—收付款

操作流程：

（1）、财务人员根据营业员开的销售小票，先点击增加后，输入营业员号码；

（2）、输入现金（支票、信用卡）“10000”；

（3）、在定金输入“－10000”回车（注意要输入负数），再用鼠标点击－10000方格里的

后，输入顾客名称（必填项）、证件号、联系电话、客户地址，点击确认；

（4）、其他事项在备注中输入后点击确认；

（5）、后按打印（一联），收款后在打印出的收款单上加盖财务收讫章后交给顾客，财务人员留存营业员开的销售小票。

举例2：

顾客拿1000元收款单要求退款（全额退款）

操作模块：

零售管理－B收银台—定金退还

操作流程：

（1）财务人员根据顾客的收款单，先点击增加后，输入定金单号后回车；

（2）核

（3）对退款金额是否正确；

（4）如有其他事项在备注中输入后点击确认。

说明：

系统只提供全额退定金，不能有余额。

举例3：

顾客拿1000元收款单要退400元，留600元。

（部分退款）

操作步骤：

先全额退定金1000元，再在收付款中收定金600元。

说明：

系统“收付款”模块只能收纯订金，不能指定商品。

2、顾客赊款购物

举例1：

顾客买A商品2100元，交现金100元，赊款2000元。

操作模块：

零售管理——B收银台——收银台

操作要点：

（1）、财务人员根据赊款单和现金在收款窗口现金处输入100，应收处输入2000，在根据赊款单上经理的签名输入担保人员代码。

（2）、财务人员打印发票后将小票号手写在赊款购物单上，以便赊款归还时好相应输入原单号。

（3）、财务人员保留财务联，收据联盖章交给顾客，司机联送货时交给司机。

举例2：

顾客归还A商品的赊款2000元

操作模块：

零售管理——B收银台—4收付款

（1）、财务人员根据司机从顾客手中收回的赊款单收据联先点击增加后，输入营业员号码；

（2）、输入现金（支票）“2000”；

（3）、在应收处输入“－2000”回车（注意要输入负数），再用鼠标点击－2000方格里的

后，输入人员代码和原小票号（是赊款打发票时的销售小票号），再点击确认；

（4）如有其他事项在备注中输入后点击确认；

（5）最后按打印（一联），将打印的应收款冲回单交给司机，作为财务收司机款的依据。

财务留存顾客联作为盘点货币资金的依据。

举例3：

顾客赊款2700元，现司机带回现金2000元，定金700元。

操作要点：

1、在收付款中现金处输入2700，应收处输入－2700；

2、在定金退还中再退定金700元。

说明：

赊款时最好按应收2000，定金700打销售票，这样还赊款时只在收付款中做一张单即可。

3、退货操作流程举例

卖场退货总体流程及注意事项：

（1）退货总体流程由卖场干事根据经理在发票上签署的意见负责制退货冲红单，库房负责收货，卖场财务负责退款。

（2）退款时规定按原顾客交款方式进行退款。

对于原用信用卡交款的顾客可扣收1%的手续费后退还现金。

（3）卖场干事制退货冲红单前，要看发票上显示的原顾客交款方式是否为信用卡，如果是信用卡要询问顾客所要选的退款方式是信用卡还是现金，如为退还现金要按原退款金额加收1%的手续费，按净额在零售模块-收银台-选批退货冲红中制单。

（4）卖场干事按原收款金额扣除要扣收的折旧费、手续费等的净额制退货冲红单，并在备注栏标注扣收明细说明。

（5）制作退货单时，收货的仓库和库区必须与商品实际收货的仓库一致，（如果库区不同应制多张退货单），如果制单错误将收不了货，退不了款，造成死单，并且影响销售收入。

因此，卖场经理（或干事）一定要正确制作退货单。

退货制单最好一张单据单制一笔商品。

（6）能调原销售票号的卖场干事在零售模块-收银台-退货冲红中制单。

不能调出原销售票号（如上系统以前的销售票）的卖场干事在零售模块-收银台-选批次退货冲红中制单。

（7）如果是送新拉残业务，财务在办理赊款买新商品前，一定要查询要退货的单据是否发优惠券，及原交款方式。

如果有优惠券，注意在收回优惠券后才能办理赊款购买新商品。

注意还赊款的方式应为退货商品的原交款方式。

（一）不含优惠券的退货操作举例

举例1：

顾客买A商品在未提货的情况下要求退货。

（状态：

顾客交款而未提货的情况下，可直接退款。

）

操作模块：

零售管理——B收银台——收银台

操作要点：

款员只在收银台窗口按F5输入小票号作“提单冲红”就可。

举例2：

顾客买A商品已经提货的情况下要求退货。

（状态：

顾客交款已提货的情况下。

）

操作模块：

（卖场经理）零售管理——B收银台——退货冲红-制单或选批退货冲红-制单

（库房人员）仓储管理——E商品发货管理——零售提货单

（款员）零售管理——B收银台——收银台

操作要点：

先到卖场经理（干事）处做退货冲红-制单或选批退货冲红-制单，在原发票上手写新的小票号（或打印退货通知单）；库房凭退货单号收货；顾客再到款台退款，款员在收银台窗口按F6输入红小票号后退款。

举例3：

顾客退1200元的A商品，经鉴定后须扣100元折旧费。

（顾客退货须扣费用（如折旧费）的流程）

操作要点：

卖场经理制退货通知单时单价按净额1100元制单，在备注中写明扣折旧100元。

（二）含优惠券的退货操作举例

举例1：

顾客买A商品送100元优惠券，优惠券未使用的情况下顾客要退A商品。

操作要点：

先在优惠券发放窗口将优惠券收回；再进行退货操作。

举例2：

顾客2500元买A商品后送100元优惠券，用优惠券全额买B商品，现顾客要退A商品。

操作要点：

首先询问顾客是否要退B商品，顾客同意退B商品，先退B商品，再在优惠券发放窗口将100元优惠券收回，然后退A商品；如果顾客不退B商品，就从A商品的退款中扣100元现金，视同顾客用现金买B商品，操作步骤1、在收付款中作现金100，优惠券－100，面值选1元的100张，注意此时应找顾客要100元现金或在退A商品时少退100元现金，及退顾客2400元；2、在优惠券发放窗口将100元优惠券收回；3、按正常程序退A商品。

4、支票购物流程

一、支票购物的操作流程：

1、营业员在给顾客开具销售小票时应问明顾客用何种方式付款，如顾客用支票付款，营业员应提示顾客必须在款项到帐后才能提货。

2、凡顾客持支票购物的，由营业员开具销售小票后首先应到卖场财务室由出纳负责验票工作。

卖场出纳应仔细验证支票的行号、印鉴及票面填写内容等是否齐全，并要求顾客在背面背书框以外填写姓名、身份证号码及联系电话，尽可能同时注明顾客所在单位支票管理部门的联系电话。

然后再由出纳验证支票单位与支票使用人及所留电话是否属实后，由验票出纳及卖场经理在支票背书框以外签字方可办理收款业务。

3、卖场财务人员在系统中录入收款信息时必须录入支票号码，并在打印销售发票上加盖“支票购物”印章。

应注意不同的提货方式下单据流转如下：

（1）、若为卖场自提的商品，应将销售发票的发票联交于顾客带回，提货联留存财务并给顾客开具未提货说明,款到帐后通知顾客带未提货证明到卖场财务拿提货联提货；

（2）、若为卖场送货、集中配送、带货安装的商品，卖场财务人员应将销售发票的提货联和发票联交于顾客带回，顾客信息单全部留存财务等款到帐后将顾客信息单传递给录入干事和营业员用于通知送货。

4、出纳人员应及时做好支票的登记工作，同时保证支票的及时入帐，并通过网银、电话等方式及时与银行落实款项的到帐情况。

5、如发生支票退票，分部银行出纳应及时通知卖场出纳，并将退票及时返还卖场出纳与顾客联系办理换票事宜。

6、支票购物退货时，不能退现金，应向分部申请支票退支票。

二、现金全额押定金的支票购物操作流程：

顾客用支票购物后为了现提货物，按支票金额押等额现金，在卖场财务进行缴款时，卖场财务人员的操作的流程如下：

1、在系统的零售管理-B收银台-收银台窗口下做商品销售处理，但在选择收款方式时应选择支票收款方式，打印一式四联发票后盖收讫章，将提货联和发票联交于顾客提货。

2、在系统的零售管理-B收银台-收付款窗口下输入现金（+）定金（-），在备注处输入支票押金并标明支票购物的电脑销售小票号和支票号，打印定金单后盖收讫章，交于顾客款到帐后，通知顾客持定金单到卖场财务退还定金。

3、支票购物退货时，不能退现金，应向分部申请支票退支票。

5、其他操作流程举例

（一）、卖样机的操作流程

举例1：

卖暂存库里的0元样机。

操作要点：

先在暂存库里办理退库手续，再做订单办理正常商品入库，然后才能销售。

举例2：

卖样机库区带价格的样机

操作要点：

收款员如有样机的权限，可以直接销售。

或者把样机从样机库区转仓到正品库区后再进行销售。

（二）、正常商品没有库存的销售流程

举例1：

顾客要买A商品但此时配送和卖场都没有库存。

操作要点：

由卖场主任与业务部业务联系，问其是否能卖A商品，如果业务同意出售A商品，那么由业务在综合业务―F商品管理－定义商品预售单、审核商品预售单中做A商品的预售单，增加A商品的可卖数，然后再正常销售。

注意：

对于此种情况，财务不能给打定金单，因为1、定金单不能打印发票，不能正确统计所卖商品（负卖）的数量。

2、定金单不能发放优惠券。

3、定金单不能发放赠品。

4、定金单不能输入顾客信息。

（三）、自有商品作为赠品的流程：

举例：

买东芝背投送价值1200元洗衣机一台。

赠品LG洗衣机XQB45-78SF进价1000元，东芝背投43VH8UC售价14000元。

操作要点：

1、业务做优惠单。

LG洗衣机XQB45-78SF售价1000元，。

东芝彩电43VH8UC售价13000元（广