进销存系统.docx

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进销存系统

天地青进销存使用手册

第一章天地青进销存简介

第一节运行环境

一、操作系统

1、操作系统

〔1〕效劳器端：

Windows2000或更高版本。

〔2〕客户端：

Windows9X/Me/2000或更高版本。

2、网络配置:

正确安装网卡及其驱动程序，并保证网络畅通。

3、显示环境:

建议屏幕分遍率在1024×768下，颜色模式在增强色或真彩色下。

二、系统特性

1、数据库稳定平安

  天地青系列软件分两种数据库版本,单机版试用paradox数据库，性能稳定、数据交换速度快、数据平安；网络版是采用微软公司的MSSQLServer2000作后台数据库，性能更稳定、数据交换速度更快、数据更平安。

  天地青系列软件支持单机、网络。

  天地青SQL数据库版本的系列软件支持单机、网络。

2、完全的网络化操作

  各个站点的数据保存即时通过网络传递到效劳器，相关人员可以随时看到更新的数据，极大的提高了信息传递的速度，使得企业的管理效率得到根本上的提高。

3、导航式的界面

  所想即所见，所见即所想，业务流程一目了然，这就是导航式操作的优点。

众多功能的巧妙安排，缩短了数据传输的流程；业务数据的错综复杂表达在系统内部，您的操作依然那么简单，省时又省心。

全能的报表分析、查询、统计；所有的报表和根本资料均可导入EXCEL中进行分析加工，以满足用户的更高的要求。

4、数据导入导出功能

  天商系列软件的根本数据和大局部统计数据，可以导入导出,可以导入导出到类EXCEL文件，利用EXCEL文件的统计，过滤，查找，计算功能来分析报表，也可以使用平时的excel根本数据的报表来导入到数据库中，这样可以节省大量的数据输入时间。

三、功能简介

1、根本数据

组成进销存的最根本数据，负责系统日常操作所需要的根本数据，包括：

本单位资料、部门资料、地区资料、仓库资料、商品类别、商品资料、供给商资料、客户资料、员工资料、商品组合、数据选择、收付款方式、积分折扣表、客户积分额初始化等14个模块，，这些信息一次输入后可永久使用

  详细介绍请参看根本数据章节

2、进仓管理

  负责日常进货进仓业务操作，包括：

进货采购单、进货采购单据查询、进仓单、进仓单据查询、领料单、领料单据查询、退料单、退料单据查询、借出/归还单、借出/归还单据查询、

报废单、报废单据查询、转仓单、转仓单据查询、进仓付款单、进仓付款单据查询、转仓单、转仓单据查询、进仓付款单、进仓付款单据查询、进仓退货退款单、进仓退货退款单据查询、

进仓单据查询23个主要模块组成。

  详细介绍请参看进仓管理章节。

3、销售管理

  负责日常销售业务操作，包括：

销售单、销售单据查询、销售收款单、销售收款单据查询、销售退货退款单、、销售退货退款单据查询、销售单价查询、客户积分额表等8个主要模块组成。

  详细介绍请参看销售管理章节。

3、仓库管理

  负责日常库存业务操作，包括：

仓库盘点表、盘点单据查询、仓库明细表、仓库数量表、仓库金额表、库存告警表等6个主要模块组成。

  详细介绍请参看仓库管理章节。

4、统计管理

  负责日常进仓、销售、毛利，收付款情况等的统计，包括：

未收款金额、未付款金额、进仓年统计、进仓月统计、进仓日年统计、销售年统计、销售月统计、销售日统计、供货明细、销售明细、毛利分析、客户请款明细等12个主要模块组成。

  详细介绍请参看统计管理章节。

5、资金管理

  负责除进货销售以外的其他资金的管理，比方办公用品等，包括：

其他收入输入、其他收入查询、其他支出输入、其他支出查询等4个主要模块组成。

  详细介绍请参看资金管理章节。

5、数据维护

  负责系统日常操作所需要的数据及权限的维护，包括：

清空数据库、数据备份、数据恢复、数据校验及升级、设置所有密码、密码修改、操作员授权、权限设置、系统维护工具、系统维护日志等10个模块。

  详细介绍请参看数据维护章节。

四、网络版软件的配置

1、说明：

我们提供的软件即支持单机又支持网络使用，即对同一软件来说网络版和单机版是同一软件。

我们的网络版软件效劳器端只要是Win98、WinMe、Win2000、WinNt、WinXp以及更高版本的Windows都适合。

  *建议网络版效劳器端使用Win2000Server或更高版本。

2、网络版软件配置步骤：

1.用户在客户把软件狗插到usb口（正式版有软件狗）

2.用户在客户端安装程序

    3.用户在效劳器安装sql2000个人版数据库安装sql2000时，sa的密码设置为空，，（sql2000个人版安装演示）〔sql2000安装演示过程请点击红色字体的（sql2000个人版安装演示）链接〕

4.在效劳器端运行<效劳器安装程序>

5.

注：

查看ip地址的步骤是在效劳器上开始-〉运行-〉cmd->ipconfig，其中的ipaddress就是效劳器的ip地址，ip地址也可以写成效劳器名

6.运行安装目录下面的?

驱动程序?

和?

setup?

注：

查看ip地址的步骤是在效劳器上开始-〉运行-〉cmd->ipconfig，其中的ipaddress就是效劳器的ip地址

setup安装步骤如下：

（含单机版和网络版）

如果重新安装的话：

先卸载程序，再删除c:

\programfiles\database目录和c:

\programfiles\ultrainfo目录，再按以下步骤安装：

考前须知：

1.工作站端软件可以安装在工作站硬盘，也可以安装在效劳器硬盘，建议不要安装到效劳器里

2.建议每天使用软件中的数据备份功能进行数据备份，一旦电脑发生故障，可以重新安装软件并从备份文件恢复数据。

3.效劳器端可以安装在专用效劳器中，也可以安装在存储数据的电脑中。

4.天地青软件网络版可以运行与WINDOWS95、WINDOWS98、WINDOWS2000、WINDOWNT、WINDOWSWE、WINDOWSXP等各种WINDOWS环境下。

                           5.请不要使用flashget来下载软件，否那么，解压后，软件可能运行不正常。

sql2000安装说明：

SQLSERVER2000的安装：

  1 SQLSERVER2000各版本的运行环境：

企业版:

操作系统要求、NTServer4.0企业版、Windows2000Server、Windows2000AdvancedServer和Windows2000DataCenterServer。

（所有版本均需要安装以上版本浏览器）

标准版:

操作系统要求、Windows2000Server、MicrosoftWindowsNTServer企业版、Windows2000AdvancedServer和Windows2000DataCenterServer。

个人版:

操作系统要求WindowsMe、Windows98、、Windows2000Professional、、Windows2000Server和所有更高级的Windows操作系统。

2  SQLSERVER2000的安装：

SQL2000分为三个版本：

企业版、标准版和个人版。

这三个版本的安装根本相似没有太大的区别，下面以SQL2000企业版为例，安装步骤如下：

第一步：

把SQL2000的安装盘放到光驱以后，系统会自动运行一个安装程序，如果光盘没有启动安装程序，可以手工运行autorun.exe文件执行安装程序。

第二步：

在安装程序的第一个界面中有：

“安装SQL2000Server组件〞、“安装SQL2000Server的先决条件〞、“浏览安装/升级帮助〞、“阅读发布说明和访问我们的web站点〞。

选择“安装SQL2000Server组件〞的选项。

以“

第三步：

进入下一个安装选项，其中有“安装数据库效劳器〞、“安装AnalysisService〞、“安装Englishquery〞三个选项，选择“安装数据库效劳器〞选项。

第四步：

进入下一个安装界面，在选择下一步以后会出现一个把效劳安装到哪个计算机的一个设置界面，可以使用缺省选项本地计算机，然后点下一步。

第五步：

进入到安装选项界面，使用缺省选项“创立新的SQLServer实例〞，或安装“客户端工具〞，然后点下一步。

第六步：

输入公司名称和使用者名称以后会进入到一个安装定义的界面，使用缺省选项“效劳器和客户端工具〞，选择下一步。

第七步：

进入到安装类型选择界面，使用缺省选项“典型安装〞。

然后选择下一步。

第八步：

进入到效劳器账户配置界面，账户的选择和配置是一个非常重要的步骤，因为它直接决定了SQLServer的启动账号和访问账号。

在这里还是使用缺省的系统设置。

缺省的系统设置中账号模式使用的是：

对每个效劳器使用同一个账号，自动启动SQLServer效劳。

在选择效劳账户时，可以选择使用本地账户，也可以选择使用域用户账户，为了方便配置，请用户均选择“使用〞本地系统账户，然后进行下一步操作。

第九步：

进入身份验证模式界面，在选择身份模式时，为方便配置，建议用户均采用“混合模式〞。

下面录入的SA密码,密码设置为空，即不设置密码

六、试用版软件与正式版软件的区别

1、试用版软件在功能上与正式版软件相同，没有任何功能上的限制。

2、试用版软件在使用时间上有限制，不可以无限期的试用。

3、试用版软件只能录入不超过1500个货品资料；只能录入不超过400张单据资料。

正式版软件没有这两项限制。

4、只有用户付款购置后，公司才会给正式版软件；正式版软件包括软件加密狗、用户手册、正版软件光盘、用户资料回执卡。

5、在试用版中的用户数据在正式版中可继续使用，没有任何影响。

第二章天地青进销存使用步骤

第一节天地青进销存使用步骤

一、登录系统

  假设为安装后第一次使用软件，选择登录的用户名称。

操作员选择超级用户密码都默认为空。

界面如下：

二、建立根本资料

  先清空数据库，清空数据库的模块在系统维护-〉清空数据库。

  下面是建立根本资料的顺序：

本单位资料、部门资料、地区资料、仓库资料、商品类别、商品资料、供给商资料、客户资料、员工资料、商品组合、数据选择、收付款方式、积分折扣表、客户积分额初始化

  *关于以上根本数据的建立方法、具体用途及为什么要以上面的顺序来建立资料的原因请查看根本资料的相关章节。

三、进行期初系统的期初结转

  因为在使用本系统前，企业已经存在仓库中已经存在大量存货，这些信息都需要通过系统提供的对应的期初结转模块来初始化到系统中去，这样才能保证企业业务数据的连续性、准确性。

  仓库初始库存使用进仓单来建立，盘点后，日期选择以前的某一天，供货单位选择本单位，再把商品和数量输入就可以拉

  *关于这进仓单的详细功能和操作请参看相关章节。

五、完成以上步骤后，就可以正常使用系统了。

第三章根本资料

第一节本单位资料

一、业务介绍

本模块是用来记录公司的根本资料。

包括本单位名称，，，地址，电子邮箱，网址，开户银行，开户帐号和纳税号，打印局部很多工程是从本单位资料里转过去的，比方销售单的，本单位名称等。

   下列图为本单位资料界面：

第二节部门资料

一．业务介绍

本模块是本单位的部门的根本资料。

包括部门，主要用于单据，比方进仓单，销售单等的部门项的选择。

   下列图为部门资料界面：

注：

部门不能重复，按确定键存盘

第三节地区资料

一．业务介绍

此模块定义地区信息资料，主要用于客户、供给商的地区资料信息的定义。

客户供给商信息要使用的地区资料必须在此定义。

下列图为地区资料界面：

注：

地区不能重复，按确定键存盘

导出数据：

把数据库里的数据到处到csv文件，csv文件是一个类似excel的文件，可以使用excel来读写，注意

用excel来读写时，提示选择的时候，都选择确定或是，点击到处数据后出现如下界面

填写上文件名后，存盘就可以拉，要翻开导出的文件，用excel翻开，导出的文件就可以拉

数据导入:

点击导入按键后出现上面的界面,选择你要导入的文件后,按保存就可以拉,

注意:

导入文件的时候,要导入的csv文件必须是关闭的,会去除原来的数据,只保存你倒进去的数据,导入的文件的格式必须按照导出资料的格式,特别是表头,按照表头的内容填好再成批导入,

使用导入导出的优点:

为导出导入可以成批输入数据,不必要一条一条输入,省掉输入的汉字输入和中英文转换等,可以借用单位的一些根本的excel文档资料,本单位的人事资料,商品资料,客户资料等,节省大量的输入时间,但导入导出

使用导入导出的缺点:

没有了输入时候的程序的必要的控制,比方说选择性别的时候,运行程序只能选择男或女,但数据导入的话,就不能控制这一项只能选择男或女,你可以随便输入,这样不利于数据的完整性,所以,一般是输入一批数据后,熟悉各项要选择的内容后,在做好要导入的数据,用程序一次一批导进去

所有的有导入导出的功能的模块都遵循同用样的规那么和使用方法.

第四节仓库资料

一、业务介绍

   本模块是用来记录您公司的仓库名称和位置，您可以运用本模块的功能，设一个多元化的仓库组，对您的货品进行科学的管理。

   仓库资料在系统中应用非常广泛，在单据中使用的仓库资料，必须先在此模块中添加，然后才能使用。

二、操作

1、仓库资料的操作和客户资料的操作根本相同，具体操作请参看客户资料章节。

下列图为仓库资料的编辑界面：

3、编辑仓库资料时的考前须知：

   仓库名称必须录入,不可以重复。

第四节商品类别

一、业务介绍

本模块是用来记录公司货品类别的根本资料。

您可以根据公司货品的具体情况，明确地把所有的货品进行分类，方便您以后对货品进行管理。

货品类别资料包含该货品类别的名称，及对该类货品与其他货品的附属关系的定义。

操作

   下列图为货品类别界面：

一、   下列图为界面：

注意:

1、当货品类别已经在货品资料中使用，该节点就不能再删除了。

2、建议在定义货品资料前先定义好货品类别资料。

3、代码和商品类别不能重复,

4、代码和商品类别不能相同,必须唯一,

第六节商品资料

一、业务介绍

   本模块用来记录您公司货品的品名、规格、种类、价格信息等有关资料,方便您对以后所发生的销售、采购、库存业务的使用。

二、操作

   货品资料的浏览和编辑界面如下列图：

1、为方便用户快速查找货品资料，特别提供了左边的货品类别分类查找；下边的货品编号、助记码模糊查找。

2、单击浏览界面下方的使用状态选择停用按钮，可以显示被停用了的货品资料。

3、单击新增、修改按钮可以进入货品资料的编辑界面。

2、界面如下

三、考前须知

1、商品代码、商品名称、商品类别、计量单位,商品型号这五个信息必须输入,商品代码必须唯一,商品名称+商品类别+商品规格必须唯一，建议商品代码长度一致，以便于以后的模糊查找。

2、参考进价在采购入库时将作为默认进货价格；参考售价在现款销售和销售出库时将作为默认销售价格。

建议用户定义这些信息。

销售折扣在销售和销售出库时将作为默认销售折扣,进货税率是采购入库时将作为默认进货税率

3、进价、售价调价日期可以帮助记录货品价风格整的时间，有利于货品的价格管理。

4、库存上限、下限是指该货品的最高和最低的容许库存量。

正确定义这些信息后，在库存报警数据中可以查看超过库存上限和下限的货品。

这样比拟有利用库存管理。

建议定义这些信息。

5.商品代码、商品名称、商品类别、计量单位,商品型号,条形码这几项一旦输入不能修改,其他的可以修改,如果输入错误,只能新增一个

6、在连续输入大量货品资料时可以使用复制资料功能，特别是相同类别的货品资料，这个功能对提高输入效率更有效。

当编辑完货品资料时，选中复制资料选择框，并单击保存新增按钮，品名、单位、类别、型号、规格等信息就会自动复制到新增的记录中。

7、可以使用数据导出数据导入的方法来大批量输入商品资料,数据导出数据导入的使用方法详情请看地区资料相关局部,但不同的是导进的数据,没有清空原来的数据,而且代码重复的数据不能倒进去

8、在业务中已经使用的货品资料将不能再被删除。

9.条形码输入可以手工输入,也可以把光标放到条形码输入框用扫描仪对准商品的条形码来读出条形码

10.可以在模糊查找，在查找框里输入要查找的词，模糊查找的字段是商品代码，商品名称，规格型号，模糊查找出来的商品可以编辑，存盘，操作方法和规那么跟考前须知1-9相同。

第七节供给商资料

一、业务介绍

   您的公司只要有采购业务发生，就需要对供给商的情况进行全面的了解、统计。

为此我们向您提供了一个供给商档案的存储模块

二、操作讲解

1、供给商资料的操作和供给商资料的操作根本相同，具体操作请参看客户资料章节。

下列图为供给商资料的编辑界面：

2、编辑供给商资料时的考前须知：

  ①供给商编号不可以重复，不可以有字符或小数出现，必须输入，而且唯一，建议供给商代码的长度一致，以便于以后的模糊查找。

  ②供给商名称必须录入。

  ③简称由用户定义，是有供给商名称每个字的拼音首字母组成。

利用它可以方便查找供给商资料。

 ④所属地区必须录入，将来可以利用片区分类来查找供给商资料；这也就是因为片区资料必须在供给商资料前录入的原因。

 ⑤当供给商资料在日常业务中使用后，该供给商资料就不能再删除了。

建议输入一条记录,单位为本单位,这样可以利于进仓单里录入初始库存,初始库存的供给商因该选用本单位

⑥可以使用数据导出数据导入的方法来大批量输入商品资料,数据导出数据导入的使用方法详情请看地区资料相关局部,但不同的是导进的数据,没有清空原来的数据,而且代码重复的数据不能倒进去

⑦可以在模糊查找，在查找框里输入要查找的词，模糊查找的字段是代码，全称，联系人，，模糊查找出来的商品可以编辑，存盘，操作方法和规那么跟考前须知1-9相同。

⑧按钮上一记录、下一记录可以浏览客户资料的记录。

按钮保存退出是保存新增或编辑后的数据并退出编辑界面；按钮保存新增是保存新增或编辑后的数据并又新增一条记录；按钮取消退出不保存任何操作直接退出编辑状态。

⑨发邮件按钮可以通过outlook直接发邮件到供给商的电子邮箱，上网址按钮可以直接翻开供给商得网址。

第八节客户资料

一、业务介绍

您的公司只要有销售业务发生，就需要对客户的情况进行全面的了解、统计。

为此我们向您提供了一个客户档案的存储模块。

   客户资料将在销售管理模块中频繁使用，在此一次录入后，就可以永久使用。

以后有新的客户出现，也必须先在此模块中录入，然后才能在销售入库、现款销售等销售管理的单据中使用。

您可以通过主菜单或系统导航进入客户资料的浏览界面：

三、详细操作及编辑客户资料时的考前须知：

1、客户编号不可以重复，且必须为整数，不可以有字符或小数出现，必须输入，而且唯一，建议供给商代码的长度一致，以便于以后的模糊查找。

2、客户名称必须录入。

3、助记码由系统自动生产，是有客户名称每个字的拼音首字母组成。

利用它可以方便查找客户资料。

4、所属地区必须录入，将来可以利用片区分类来查找客户资料；这也就是因为片区资料必须在客户资料前录入的原因。

5、当客户资料在日常业务中使用后，该客户资料就不能再删除了。

为增加查找的速度。

建议输入一条记录,单位为本单位,这样可以利于进仓单里录入初始库存,初始库存的供给商因该选用本单位

6可以使用数据导出数据导入的方法来大批量输入商品资料,数据导出数据导入的使用方法详情请看地区资料相关局部,但不同的是导进的数据,没有清空原来的数据,而且代码重复的数据不能倒进去

7以在模糊查找，在查找框里输入要查找的词，模糊查找的字段是代码，全称，联系人，，模糊查找出来的商品可以编辑，存盘，操作方法和规那么跟考前须知1-9相同。

8、按钮上一记录、下一记录可以浏览客户资料的记录。

按钮保存退出是保存新增或编辑后的数据并退出编辑界面；按钮保存新增是保存新增或编辑后的数据并又新增一条记录；按钮取消退出不保存任何操作直接退出编辑状态。

9、发邮件按钮可以通过outlook直接发邮件到客户的电子邮箱，上网址按钮可以直接翻开客户的网址。

第九节员工资料

一、业务接受

   此模块定义的是企业的一般员工，员工资料将在仓库管理的生产领料生产退料模块中使用。

标识领料、退料人。

差不多所有的模块都用到此信息。

界面如下：

二、操作

  请参看客户资料。

第四章单据操作例如及考前须知

第一节单据编辑例如

   下面以进仓单为例，讲述一下编辑一张新单据的过程：

   1、翻开进仓单模块。

可以通过菜单进仓管理－进仓单或从导航图进仓管理－进仓单。

   2、单据新增按钮，使单据进入到新增编辑状态。

   3、选择往来单位－供给商，选择进货仓库，选择业务员；这些信息需要预先在根本资料模块中定义，否那么无法进行后续操作。

   4、单据表格货品编码列，右边的小按钮，在货品资料选择窗体中选择需要的货品资料。

   5、选择货品资料完毕后，可以对货品的数量、价格进行必要的修改。

   6、输入备注信息、自编单号；这些都是可选信息，可以不输入。

   7、单据保存按钮，保存对单据的编辑，使单据退回到浏览状态。

   8、检查无误后，可以单据记账按钮，对本单据进行记账操作。

进行记账操作时，将使对应的货品资料的分仓库存增加，供给商的应付款增加。

   9、到此，一张新的单据就编辑完毕，其他单据的操作和采购入库单的操作根本相同，可参照此步骤进行。

翻开进仓单项选择择了供给商资料，部门，采购人，进仓仓库等后，界面如下：

10、输入商品的方法有两种

第一种：

双击商品代码或商品名称下面的空格，得到以下的界面：

选择商品界面里出现全部商品，你可以用商品类别来选你要的商品类别，也可以在查找栏里输入关键字来模糊查找,

商品第一个打勾表示选中了这商品，可以一次选择多个商品，如上图就选中了XT-N02M和XT-N03M的商品，按确定就得到如下界面：

单价80元从该商品在商品资料中的初始进货价转过来的，折扣从商品资料的进仓折扣转过来的，税率从商品资料的进仓税率转过来的可以修改，同样数量，折扣和税率也可以修改，修改后界面如下：

这里自动计算出折扣前金额和折扣后金额等，经检查输入正确后，就可以存盘了，一旦存盘此单就不能修改了，如果要删除需要到数据维护管理-〉系统维护工具里面删除

详细请看维护管理-〉系统维护工具

如何用条形码输入商品：

把商品点击要选择商品的位置点击一下，再把鼠标点击?

条形码扫描?

的空格里，用扫描仪扫描商品的条形码，该商品资料就自动出现在你要输入的商品的位置里，

11．以下是各个按键的功能和使用对方法

1）进仓日期：

选择进仓日期后，会出现当日的第一张单，

2）右边的按键：

第一张单：

当日的第一张单据

上一张单：

当日的本单的上一张单据

下一张单：

当日的本单的下一张单据

最后一张单：

当日的本单的最后一张单据

增加一张单：

增加当日的一张单据

删除本单：

删除本单据

查找单据：

转向进仓查找模块

进仓付款：

转向进仓付款模块

3）下面的按钮：

存盘：

本单据存盘，一旦存盘此单就不能修改了，如果