项目文件文控信息管理办法a版.docx
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项目文件文控信息管理办法a版
中化弘润滨海-青州输油管道工程
项目文控信息管理办法
1总则
1.1概述
项目中所发生的各种通信往来文件是整个项目从始至终不可缺少的纽带，在项目运行过程中起到管理和控制作用，也是整个项目的原始依据。
为保证项目中信息传递的及时、准确和对文件审批、执行状态的准确掌握，应着重对信息处理过程进行控制。
在项目开始前，针对项目的特点，研究建立一套切实可行、行之有效的管理系统，真正把纸面上的程序一步一步落实到位，实现对项目信息和文件要求达到快速反映、准确到位的控制目的。
1.2定义
•项目：
中化弘润滨海-青州输油管道工程。
•建设单位：
山东滨海弘润管道物流股份有限公司。
•现场项目组：
建设单位的派出机构，负责项目现场管理工作。
•政府质量监督部门：
是国家授权对工程项目建设进行质量监督评定的权威性机构。
•监理单位：
受建设单位委托，承担本工程施工监理任务的单位。
•勘察设计承包商：
由建设单位委托，实施本工程勘察、测量、设计及现场服务的承包商。
•施工承包商：
与建设单位签订施工承包合同，负责完成合同工程施工任务的单位。
•材料、设备供应商：
与建设单位签订供货合同，负责完成合同货物供货任务的单位。
•检测承包商：
与建设单位签订检测服务合同，负责完成合同范围内检测任务的单位。
1.3范围
本管理办法适用于中化弘润滨海-青州输油管道工程
本管理办法规定了监理单位、施工承包商、材料设备供应商、检测承包商等项目参建各方之间项目文件的通信方式、文件编码规则、管理与控制程序。
2项目文件管理控制
2.1项目文件编码规则
文件编码系统是由项目代码、发文单位（部门）代码、文件类别代码、发文时间代码、流水号等五段代码组成。
在文件系统中，用几个字母或数字标识一个被管理对象，这个字母或数字就叫做代码。
代码具有唯一性。
由代码组成的码值叫做编码，文件编码亦具有唯一性。
文件编码规则详见附录1《项目文件编码规则》。
2.2项目各方职责
2.3.1项目各参建单位具有签字权限的负责人负责发出和接收文件的批准、签发和批阅。
2.3.2各参建单位部门负责人负责本部门发出文件的审核。
2.3.3具体经办人负责本部门发出文件的起草。
2.3.4文控管理人员负责根据附件1《项目文件编码规则》对编码进行统一管理，并进行收发、传递控制和存档。
2.3项目文件的处理
2.3.1通信管理及编码分配
2.3.1.1全部通信文件的编码由文控管理人员统一分配并保留在相应的通信登记文件中，全部文件管理登记的记录文件必须单独建立相应的数据库进行管理，要求达到文件的快速查阅功能。
文件要由文控管理人员在数据库存档时按照文件的最终版的时间进行排序并分类管理。
文件系统应建立纸介质（硬拷贝）和电子版（软拷贝）两套存档系统。
2.3.1.2各参建单位应建立通信联络系统，以保证各方之间相互通信联系的通畅。
项目各方文件来往应按照《项目文件编码规则》将文件进行编码分配，文件编码不得重复。
2.3.2文件的控制
项目各方之间的文件传递应除按照《项目文件编码规则》将文件进行编码分配外，还应在文件上由项目具有签字权的负责人签发，同时加盖有效印章后才能进行传递，并视为有效性。
2.3.3文件的接收与发出
2.3.3.1各参建单位在文件传递过程中，当接收到文件后，首先由本单位的文控管理人员签字确认文件已收到并回复发文单位，以保证信息的及时性，此后由文控管理人员进行登记（分硬拷贝和软拷贝登记），以便文件查找快捷。
在分类登记时应标明接受到的文件编号、日期、来文单位及主题，并标注是否需回复。
文件内部传送应按照本单位制定呈批程序进行，由文控管理人员将本负责人批示进行传送，最终使文件闭合。
2.3.3.2文件发出前由文控管理人员按照《项目文件编码规则》相关要求编码，文件应套用本项目制定的统一文件格式，并对文件页面和文字、字号等按照本管理办法进行设定。
经本单位项目相关负责人批准签发后发出，并将发出的文件分类登记（分硬拷贝和软拷贝登记），以便文件查找快捷。
2.3.3.3建设单位启用项目“受控接收”和“受控分发”专用章，向各设计、监理、施工等单位发出的文件上必须加盖“受控分发”章方为有效文件。
2.3.4文件的状态控制
文控管理人员应在每周规定的时间对文件收发状态数据库记录进行检查，及时对文件闭合情况作好记录，使工程信息能够处在最佳状态，保证往来文件的完整性和可追溯性。
2.3.5文件的传送方式
项目各方间的文件可以通过当面递交或传真方式传送，如重大、重要函件需要邮政寄送正式原件的则需通过邮政快件方式传送。
2.3.6文件的传送确认要求
项目各方在文件传递过程中，在收到文件时应马上给予签字确认并将确认单回复发文方，文件签字确认回复不得超出收文后的2小时。
2.3.7电话会谈
项目参建各方在通过使用电话会谈时应有“电话记录”，是指重要性、决策性的谈话，但其中所有决定和信息传送应以书面文件为准。
2.3.8电子邮件
2.3.8.1项目参建各方之间的信息需要快速沟通、传递的信息可通过电子邮件的形式进行传送，但其中所有决定和信息传送应以正式书面文件确认为准。
2.3.8.2项目参建各方应为本项目设立专用电子信箱，专门用于本项目文件的传递。
2.3.8.3收到电子邮件后，收文单位应马上按照约定的格式进行确认回复（证明邮件收到的确认回复，不得使用自动回复）。
2.3.8.4有保密要求的文件，不允许通过电子邮件发送。
2.3.8.5电子邮件文件，在通常情况下应以签字盖章的PDF文件格式发送。
2.3.9会议纪要
2.3.9.1会议纪要用于证明信息和确定议项。
会议纪要应记录会议中的讨论议项及做出的决定、参加人员和时间。
每一份会议纪要需分送到出席会议的参建各方，供各方执行会议中所确定的工作和了解项目工作安排。
2.3.9.2会议纪要由会议组织单位负责起草，经与会各方审查签字确认后，在次日通过文控管理人员发出。
2.3.9.3会议纪要原件及会议签到表由会议组织单位存档备查。
2.4文件的更改和废弃
2.4.1对项目文件的任何修改均应由原审批部门审批。
任何修改或偏差均应以文字形式提交。
2.4.2当文件下发后又作变更时，各单位修改人员应持有负责人签字的文件更改通知书（其中应注明更改根据、更改内容、更改时间和更改人姓名）连同原文件一起提交文控管理人员。
文控管理人员负责向原文件领取部门下发附有更改通知书的更改后文件，其分发程序与原文件分发程序相同。
2.4.3项目文件按程序进行更版的，应注明版次。
新版文件发行的同时应对旧版文件回收和销毁，对保留的已作废的文件应进行适当的标识和管理。
文件换版或作废时，文控管理人员应按发文范围收回旧（废）版文件，换发新版文件。
分发新版文件程序与分发原版文件程序相同。
2.4.4对无效文件，文控管理人员负责发布销毁通知。
销毁时要填写销毁记录，并需两名监销者在场。
如果这些无效文件需要保存下来，以备将来修改或作为历史资料收集，则需在这些无效文件上注明“作废”字样，并单独保存，以防误用,已作废文件的编码不再另行起用。
2.5项目文件的复制与借阅
2.5.1需要复制项目程序文件时，应填写《项目文件复制经办单》，由负责人签字批准方可复制。
2.5.2本项目的纸介质（硬拷贝）文件为保存的唯一不外借文件，特殊情况借阅时，应填写《文件借阅登记表》，由负责人签字批准方可借阅。
2.6项目文件的保管与存档
2.6.1项目实施期间，与项目有关的全部硬拷贝文件和电子版文件办理完毕后，原件均应保存在文控管理人员处，至少一份纸质原件，其电子版软拷贝分别存入CD-ROM和移动硬盘上，按照文件编码分类保管，并严格做好保密工作。
2.6.2根据有关档案规定，各参建单位负责的全部硬拷贝文件和电子版文件，按照归档要求整理存档。
2.6.3各参建单位文控管理人员负责各类文件的立卷归档，任何部门和个人不得私自保存应归档的文件资料。
3项目文件排版要求
按业主归档文件要求执行
4附则
4.1本管理办法解释权归山东联合能源管道输送有限公司。
4.2根据工程具体情况，如须进行修改，必须上报山东联合能源管道输送有限公司批准后方能执行。
5附录
附录1《项目文件编码规则》
附录2《信函格式》
附录3《传真格式》
附录4《备忘录格式》
附录5《会议纪要格式》
附录6《会议签到表》
附录7《文件借阅登记表》
附录8《项目文件复制经办单》
附录9《收文登记表》
附录10《发文登记表》
附录1项目文件编码规则
1.适用范围
本编码规则适用于本项目各参建单位之间的与本项目建设有关的来往文件及资料。
不适用于建设单位公文、招标文件、合同文件以及建设单位下发的程序文件等已有专门编码规则的文件。
2.文件编码组成
项目文件编码由：
项目代码、发文单位（部门）代码、文件类别代码、发文时间代码、流水号五部分按顺序组成。
XX
XXXX
XXXX
XXXXXX
XX
项目代码
发文单位/部门代码
文件类别代码
发文时间代码
流水号
3.代码含义
（1）项目代码
本工程项目代码为：
序号
项目名称
项目代码
1
中化弘润滨海-青州输油管道工程
BQ
（2）发文单位/部门代码
发文单位/部门代码以4为阿拉伯数字组成，详见下表。
代码
发文单位/部门
备注
1001
业主站场基建项目组
1002
业主站场工艺项目组
1003
业主站场电气组
1004
业主站场仪表组
1005
业主站场设备组
2001
业主线路项目组
、、、
3001
朗威监理
4001
中建三局
5001
管道局三公司
6001
防腐单位1
6002
防腐单位2、、、、、
确定
7001
检测单位1
7002
检测单位2、、、、
8001
青岛双瑞
注：
未明确和随工程陆续开展所涉及的单位（部门），由监理单位文控人员统一分配单位代码。
（3）文件类别代码
文件类别代码以4个英文字母组成，不足4位的以$补齐，详见下表。
文件类别
编码
使用方
文件类别
编码
使用方
信函（传真）
XINH
各方通用
开工报审表
KGBS
承包商
备忘录
BWL$
各方通用
施工组织设计（方案）报审表
SZBS
承包商
工程联系单
LXD$
各方专用
分包单位资格报审表
FBBS
承包商
工程变更单
GCBG
各方通用
工程报验申请表
GCBY
承包商
会议纪要
HYJY
组织单位
工程月进度支付凭证
ZFPZ
承包商
监理通知单
JLTZ
监理单位
监理通知回复单
TZHF
承包商
工程暂停令
ZTL$
监理单位
工程临时延期申请表
LSYQ
承包商
工程临时延期审批表
LYSP
监理单位
费用索赔申请表
SPSQ
承包商
工程最终延期审批表
ZYSP
监理单位
进场材料（设备）报验表
CLSB
承包商
开工令
KGL$
监理单位
工程竣工报验单
JGBY
承包商
费用索赔审批表
SPSP
监理单位
进度计划报审表
JHBS
承包商
专题报告
ZTBG
监理单位
工程签证报审表
GCQZ
承包商
监理规划
JLGH
监理单位
工程量计量报审表
GCJL
承包商
监理细则
JLXZ
监理单位
无损探伤申报表
TSSB
承包商
监理周报
JLZB
监理单位
无损探伤复探申报表
FTSB
承包商
监理月报
JLYB
监理单位
其他报审表
BAOS
承包商
监理总结报告
JLZJ
监理单位
控制点查验通知单
KZDC
承包商
注：
未明确的文件类别代码，相关单位可向监理单位文控提出使用申请，建设单位文控审核同意后方可使用，新编码表及时下发到各参建单位。
（4）发文时间代码
发文时间代码以6位阿拉伯数字组成，代表文件发出的时间（年月日）。
如2016年7月8发出的文件，其发文时间代码为“160708”。
（5）流水号
流水号以2位阿拉伯数字组成，每个项目文件在发文单位/部门代码、文件类别代码和发文时间代码均相同的情况下，以流水号作为唯一性标志，从01按顺序编号。
4.编码分隔符
编码规定中的各部分之间用“-”分隔。
附件2：
信函格式
单位名称
发往：
编号：
收件人：
发件人：
抄送：
批准人：
传真：
页数：
共页
主题：
☐急件
☐请审阅
☐请回复
☐请执行
☐请收存
内容：
第1页，共1页
地址：
邮编：
电话：
传真：
附件3：
传真格式
单位名称
传真
发往：
编号：
收件人：
发件人：
抄送：
批准人：
传真：
页数：
共页
主题：
☐急件
☐请审阅
☐请回复
☐请执行
☐请收存
传真内容：
（四号宋体字，1.5倍行距）
第1页，共1页
地址：
邮编：
电话：
传真：
附件4：
备忘录格式
工程备忘录（参考）
收件人:
编号：
发件人:
日期:
主题：
正文：
（四号宋体字，1.5倍行距）
附件5：
会议纪要格式
会议纪要（参考）
（编号）签发：
会议主题：
会议时间：
会议地点：
参加人员：
会议主持：
会议内容：
（正文四号宋体字,1.5倍行距）
附件6：
会议签到表
会议签到表（参考）
会议地点:
会议日期：
会议主题:
参会单位
姓名
职务/职称
联系电话
附件7：
文件借阅登记表
文件借阅登记表（参考）
序号
文件名称
文件编号
借阅人签字
借阅时间
借阅期限
续借否
归还时间
备注
附件8：
文件复制经办单
项目文件复制经办单（参考）
序号
文件名称
复印部门
复印部门负责人签字
保管部门负责人签字
备注
附件9：
收文登记表
收文登记表（参考）
序号
文件编号
文件名称
发文单位
主题词
收件人
收文时间
闭合
情况
备注
附件10：
发文登记表
发文登记表（参考）
序号
文件编号
文件名称
主题词
发往单位
接收人
接收时间
闭合
情况
备注
升级会员 