word排版技巧.docx

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word排版技巧

1制表位

1.1制表位

制表位是指调整输入一个tab键的属性。

选择”格式”->制表位，可以弹出此功能。

或者右键-》”段落”-》制表位

一次Tab键，Word将在文档中插入一个制表符，其间隔为0.74厘米。

制表位的类型包括：

左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等，这些制表位的使用方法大致相同，这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用方法和效果，更详细的说明请参阅Word的帮助文档。

论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号，编号用小括号括起来放在右边行末。

首先输入公式和编号，公式的版式选择“嵌入式”，编号用小括号括起来。

然后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上角的制表位图标，切换到居中制表位，用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下，这样就放置了一个居中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。

再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。

设置好制表位后，把光标放在公式的前面，按一下Tab键，这样就在公式的前面插入了一个制表符，此时公式以居中制表位为中心居中对齐，再把光标移到公式和左括号之间，再按Tab键插入一个制表符，编号就跑到行末了。

用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中间，编号推到行末。

还有一个好处，若公式或编号的长度发生变化时，Word会自动调节以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末，不会因为公式或编号变长而换行。

更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式，所有的公式段落应用此样式，即简单又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。

手工设置制表位，你能保证每次居中制表位的位置都一样吗？

！

1.2前导符。

前导符是填充制表符所产生的空位的符号，一般有实线、虚线、点划线等，在目录中经常见到（就是标题和页码之间的圆点）。

制作目录时，敲入标题和页码后，在行末设置一个右对齐制表位。

点击“格式︱制表位”，制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。

选择右对齐制表位，前导符选择圆点（Word默认无前导符），确定后在标题和页码之间插入一个制表符，可以看到页码跑到行末了，而且页码和标题之间用圆点进行了填充。

当页码或标题长度变化时，Word会自动增加或删除圆点。

这里用目录做例子只是想说明前导符的使用方法，其实制作目录还有更好的方法，下文详述。

注：

1）       按一次Tab键插入的是一个制表符，因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白间隔。

不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落，或文档的制表符默认设置变化时，版面就会混乱。

2）       有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头，这实际上是Word的制表符格式标记，格式标记还有段落标记（拐弯的箭头）、空格（灰色圆点）等。

这些格式标记在打印文档时是不会打印出来的，格式标记是否显示以及显示哪些可以在“工具|选项”的“视图”选项卡里进行设置。

2目录的制作

目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。

首先介绍Word的一个概念：

大纲级别。

Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。

Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，…，“标题9”，分别对应大纲级别的1－9。

我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。

下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式，关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。

目录的制作分三步进行。

1）       修改标题样式的格式。

通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。

在菜单栏上点“格式︱样式”，列表下拉框中选“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。

可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。

2）       在各个章节的标题段落应用相应的格式。

章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”，第三层次标题使用“标题3”。

使用样式来设置标题的格式还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。

假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改“标题1”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。

关于如何应用样式和自动更新样式，请参考Word帮助。

3）       提取目录。

按论文格式要求，目录放在正文的前面。

在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。

新起一段落，菜单栏选“插入︱索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。

若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。

此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。

注：

²       目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的（如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录）。

在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。

3参考文献的编号和引用

参考文献的标注本不是一件麻烦的事情，但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情，产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。

手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情，我们的目的是让Word自动维护这些编号。

很幸运，它可以做到，方法跟图表公式的作法相似。

光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”，弹出的对话框中选择“尾注”，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”，确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。

参考文献标注要求用中括号把编号括起来，至今我也没找到让Word自动加中括号的方法，需要手动添加中括号。

在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献时需要制作尾注，再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献，插入即可。

不要以为已经搞定了，我们离成功还差一步。

论文格式要求参考文献在正文之后，参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢，而Word的尾注要么在文档的结尾，要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求。

解决的方法似乎有点笨拙。

首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要它，因为它的格式不对），然后选中所有尾注文本（参考文献说明文本），点“插入︱书签”，命名为“参考文献文本”，添加到书签中。

这样就把所有的参考文献文本做成了书签。

在正文后新建一页，标题为“参考文献”，并设置好格式。

光标移到标题下，选“插入︱交叉引用”，“引用类型”为“书签”，点“参考文献文本”后插入，这样就把参考文献文本复制了一份。

选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行自动编号。

到这里，我们离完美还差一点点。

打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这几页是我们不需要的。

当然，可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。

这里有另外一种方法，如果你想多学一点东西，请接着往下看。

选中所有的尾注文本，点“格式︱字体”，改为“隐藏文字”，切换到普通视图，选择“视图︱脚注”，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”，将默认的横线删除。

同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。

删除页眉和页脚（包括分隔线），选择“视图︱页眉和页脚”，首先删除文字，然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“边框”，在“页面边框”选项卡，边框设置为“无”，应用范围为“本节”；“边框”选项卡的边框设置为“无”，应用范围为“段落”。

切换到“页脚”，删除页码。

选择“工具︱选项”，在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字（Word默认）。

好了，试着打印一下尾注所在的页，是不是白纸？

！

4页眉页脚的制作

首先介绍一个概念：

节。

这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。

节是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。

如果没有插入分节符，Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。

若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。

论文里同一章的页面采用章标题作为页眉，不同章的页面页眉不同，这可以通过每一章作为一个节，每节独立设置页眉页脚的方法来实现。

首先介绍页眉的制作方法。

在各个章节的文字都排好后，设置第一章的页眉（若连页眉都不知怎么加，请参考Word帮助）。

然后跳到第一章的末尾，菜单栏上选“插入︱分隔符”，分节符类型选“下一页”，不要选“连续”（除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页），若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。

这样就在光标所在的地方插入了一个分节符，分节符下面的文字属于另外一节了。

光标移到第二章，这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的，鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏，工具栏上有一个“同前”按钮（图像按钮，不是文字），这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同，我们需要的是各章的页眉互相独立，因此把这个按钮调整为“弹起”状态，然后修改页眉为第二章的标题，完成后关闭工具栏。

如法炮制制作其余各章的页眉。

页脚的制作方法相对比较简单。

论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始进行编号，但是，在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的，页码从正文第一章开始编号。

首先，确认正文的第一章和目录不属于同一节。

然后，光标移到第一章，点击“视图︱页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏，切换到页脚，确保“同前”按钮处于弹起状态，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页码从第一章开始编号。

注：

²       页眉段落默认使用内置样式“页眉”，页脚使用“页脚”样式，页码使用内置字符样式“页码”。

如页眉页脚的字体字号不符合要求，修改这些样式并自动更新即可，不用手动修改各章的页眉页脚。

²       论文里页眉使用章标题，可以采用章标题做成书签，然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致。

5其他技巧

5.1分页符（Ctrl+Enter）

顾名思义，分页符是用来分页的，分页符后的文字将另起一页。

论文中各章的标题要求新起一页，放在新页的第一行，这时就可以使用分页符。

在前一章的最后放置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一页上。

肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页！

这样做的缺点是显而易见的。

若前一章的版面发生了变化，比如删掉了一行，这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾；若增加一行，则后一章标题前又多了一个空行。

快抛弃这种费力不讨好的作法吧！

5.2换行符（Shift+Enter）向下箭头

这里又涉及Word的一个概念：

段落。

段落是独立的信息单位，具有自身的格式特征，如对齐方式、间距和样式。

每个段落的结尾处都有段落标记（一个灰色的拐弯箭头）。

敲Enter键有两个作用，一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结束；二是另起一行。

换行符和敲Enter键不同，它只有第二个作用，没有第一个，即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落，共享相同的段落格式。

5.3双击图标

以一个例子作为说明。

你可能需要在论文里画一个简单的流程图，你先插入了需要的文本框并加入了相应的文字，排好位置，这时你需要用箭头把这些文本框连起来，你用鼠标在绘图工具栏上点了一下箭头图标，然后画了一个箭头，再点一下图标，又画一个箭头，第三次点图标，画了第三个箭头，…有点麻烦是不是？

要是可以连续画该多好！

事实上可以做到！

用鼠标在箭头图标上双击，然后在需要的地方画箭头，看到了吗？

当画完一个箭头时，图标依然保持为嵌入状态，表示可以连续作图。

当所有箭头都画完后，再在嵌入的图标上点一下，嵌入的图标弹起，Word又回到了文字输入状态。

不只箭头图标具有这样的功能，其他许多图标都可以如此。

格式刷就是一个。

当需要把一段特殊的文字格式多次应用时，双击格式刷，连续刷需要的文字，很方便。

5.4居中和右对齐

你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗？

太土了吧！

用格式工具栏上的居中按钮吧。

右对齐按钮会从行末开始排列文字。

6页面设置快速进行调整

 要对Word进行页面调整，通常大家采用的方法是选择“文件→页面设置”选项的方法进行，如果要进行“页面设置”，只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。

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6.1Word中巧选文本内容

在Word文件中进行编辑操作时，经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理，快捷的方法进行选定在Word 中要选中文件内容时，有一些快捷的操作方法，掌握好它们可以大大提高你的工作效率。

下面为大家介绍这几种用得较多的方法：

（1）字或词的选取：

将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键即可选定。

（2）任意连续的文字选取：

将指针移到要选取的文字首或末，再按住鼠标左键不放往后或往前拖动，直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。

如果采用键盘上“Shift”键配合鼠标左键进行选择，可这样进行：

将光标移到要选取的文字首（或末），再按住“Shift”键不放，然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连续的文字。

（3）一行文字的选取：

将指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可；

（4）一段文字的选取：

将指针移到该段第一行的行首，同样在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可。

（5）整个文件内容的选取：

把指针移到该文件中任一行首（在指针变成向右的箭头时），快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容（也可利用组合键“Ctrl+A”快速选定）。

另外在平时使用中，还有几个特别的快捷键可以加快选取：

Shift+Home：

使光标处选至该行开头处。

Shift+End：

从光标处选至该行结尾处。

Ctrl+Shift+Home：

从光标处选至文件开头处。

Ctrl+Shift+End：

从光标处选至文件结尾处。

Shift+移动光标：

逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。

Shift+Alt+鼠标左键单击：

可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。

小提示：

在选取时还可利用“F8”键来进行快速选取。

具体操作方法是：

先按“F8”键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色），然后按“F8”键便可选择光标位置后的一个字符，若再按一次“F8”键则可选择光标所在位置的整行字符，再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章。

如果结合其他键还可实现更多功能，如，与方向键配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用，则可更方便地进行选取，如按下“Home”键或“End”键，则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。

如果按住“Ctrl”键再按下这两个键，则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。

如果按“PageUp”键或“PageDown”键，则是按上、下页选择文本。

在使用完并要取消扩展模式时，只需按一下“Esc”键即可。

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6.2Word中合并文件

在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外，如果要合并另一个文件

（1）打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

（2）选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。

通过这两步操作后，这两篇文件就会合并在一起，同时若要合并多个文件，则可按此方法依次进行。

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6.3字号快速调整

在Word中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放大一磅，而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率，快速完成字号调整利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“Ctrl+[”组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小一磅；而利用“Ctrl+]”组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大一磅。

另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键“Ctrl+Shift+>”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+<”快速缩小文字。

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6.4快速对齐段落

在Word中要设置段落对齐，通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行，更方便快速的方法可以利用组合键来快速完成，常用的设置方式组合键如下：

Ctrl+E：

段落居中。

Ctrl+L：

左对齐。

Ctrl+R：

右对齐。

Ctrl+J：

两端对齐。

Ctrl+M：

左侧段落缩进。

Ctrl+Shift+M：

取消左侧段落缩进。

Ctrl+T：

创建悬挂缩进效果。

Ctrl+Shift+T：

减小悬挂缩进量。

Ctrl+Q：

删除段落格式。

Ctrl+Shift+D：

分散对齐。

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6.5移动光标快速定位

在Word中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑的位置，而若采用拖动滚动条的方式非常不便，快捷的方法可以利用一种组合键进行快速定位。

在需要返回到前次编辑位置时，可直接在键盘上按组合键“Shift+F5”。

同时使用该组合键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。

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6.6快速调整Word行间距

在需要调整Word文件中行间距时，只需先选择需要更改行间距的文字，再同时按下“Ctrl+1”组合键便可将行间距设置为单倍行距，而按下“Ctrl+2”组合键则将行间距设置为双倍行距，按下“Ctrl+5”组合键可将行间距设置为1.5倍行距。

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6.7巧去网址超链接线

当我们在Word文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时，Word会自动产生链接下划线，

这其实是Word自动修改功能引起的麻烦，在想取消超链接的下划线，只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可将下划线取消。

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6.8英文单词换行排

在输入英文或较长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到上行字距明显拉宽，而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了文件的美观，只需对单词或网址加入一个不间断空格，具体操作方法是先选择词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。

Stagadkjslsdfjslkjflsdflkaj 随碟附 sdfsdfsdf 送对方  dsfds 发发生的方式fsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdfsdf 夫

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6.9不同页面的设置

在一些特殊的Word版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式，请问此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外，可以采用下面这种方法进行：

首先在菜单栏单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标移至需更换版式的页面，再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面进行调整后，在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。

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6.10字体设置快速做

在Word中对文字进行编辑时，经常需对文字进行一些修饰，象文字的加粗、倾斜、下划线等，可以完全利用键盘来完成设置。

下面对常用的几种方法分别介绍如下：

6.10.1文字加粗

首先选中要加粗的文字，直接按组合键“Ctrl+B”便可快速完成；而若要对接下来将输入的文字加粗，则可利用命令格式“*加粗文字*”（双引号不用输入，下同）来完成，即先输入一个“*”号，然后再输入文字内容，需加粗的文字输入完后，再输入一个“*”号即可自动让两个“*”号之间的文字加粗。

6.10.2斜体文字

要把文字设置为斜体同样可采用两种方法，对于已输入的内容则可先选中它们，再利用组合键“Ctrl+I”快速完成斜体设置；而未输入的文字，则可利用命令格式“_斜体文字_”来完成。

6.10.3下划线文字

要设置文字下划线，则可先选定要添加下划线的文字，再同时按“Ctrl+U”组合键即可实现。

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6.11如何调整下划线和文字的距离

在编辑Word时给文字添加下划线后，有时觉得下划线与文字的底边之间距离不合适，可以调整文字与下划线之间的间距。

在选择好要添加下划线的文字后，再在菜单栏单击“格式→字体”命令，然后在打开的字体对话框中选择“字符间距”选项卡，再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项，如图1-14所示，并在“磅值”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。

可以改变其中的值，从最下面的自动演示框中可以看到设置效果。

设置好后，单击“确定”按钮关闭“字体”对话框。

回到编辑窗口后，再选择刚才设置字符间距的文字内容，然后用组合键“Ctrl＋U”设置下划线。

这样，下划线和文字底边就没有紧靠在一起了。

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6.12精确进行文本移动

在对Word文件进行编辑时，常需对某行或某段文字位置进行调整，通常采用鼠标拖曳的方式进行移动，但在长文件中进行操作时比较麻烦，可以利用“F2”键来进行精确移动，其具体操作方法是这样的：

先选中要精确移动的文本内容，再在键盘上按“F2”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处？

”的提示。

接下来只需把光标移至目的地，按回车键便可精确完成移动。

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6.13如何自动生成目录

在利用Word编写一些书本时，常希望能自动生成目录，首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏，再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“修改”选项，按提示对字体、段落等设置好后，再在Word菜单栏单击“视图→工具栏→大纲”命令