外贸英语函电中文版.docx

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外贸英语函电中文版

PBL课程报告

外贸英语函电写作原则及其运用

“正确原则”在外贸英语函电中的应用

学院经济与贸易学院

专业国际经济与贸易

年级班别2011级（5）班

组号第1组

组员姓名吴佩金何枫阳陈俊宇梁振宇曾之林

指导教师易露霞

2013年6月

外贸英语函电写作原则及其运用

摘要

外贸函电是对外贸易活动中重要的沟通交往方式之一。

熟练掌握运用撰写函电的语言特点及其写作原则，为之后的贸易活动创建良好的公司形象，提供良好的沟通环境，提高学生英文水平，并充分运用于各项贸易实务环节当中。

本文通过对各项外贸英语函电的写作原则的梳理及通过收集各项原则的运用实例，使我们对外贸英语函电的写作有更深刻得体会。

关键词：

外贸英语函电、写作原则、运用

Abstract

BusinessEnglishCorrespondenceisanimportantwayofcommunicationskillsinforeigntradeactivities.Skilledinusingthelanguagefeaturesandwritingprinciplesofwritingbusinesscorrespondence,fortradeactivitiestocreateagoodcorporateimage,toprovidegoodcommunicationenvironment,improvethestudents'Englishlevel,andfullyapplyallthelinksintradepractice.BycardingtheBusinessEnglishcorrespondencewritingprincipleofcombingandcollectingtheprinciplesapplyinstance,thisarticleletushavemoreprofoundexperienceonBusinessEnglishcorrespondencewriting.

Keywords：

foreignbusinesscorrespondence,WritingPrinciples,Utilize

1绪论

1.1外贸英语函电的写作背景及意义：

随着经济全球化进程的进一步加快和我国对外贸易的不断扩大,我国的对外贸易活动日益频繁。

作为国际贸易的重要沟通手段,外贸英语函电在对外贸易中的地位越来越重要。

外贸英语函电指在国际贸易交往中应用的信函、传真和电子邮件,是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段。

它反映了买卖双方所处的不同的文化、社会背景,代表了双方各自的利益。

外贸英语函电的撰写看似简单,实则不易。

它不同于私人信函,具有更为正式的格式特点和要求,且有英式和美式的差别。

外贸英语函电的质量好坏直接影响到收信人对写信人的第一印象,甚至影响到生意是否成功。

伴随着竞争激烈的涉外商务活动，外贸函电也日渐呈现出新的写作特点。

首先，它具有明显的法律特征。

在全民经济时代，法律法规是管理人们贸易行为的重要工具。

尤其在步入国贸易全球化，透明化的今天，健全的法规便成为人们在经济行为过程中自我保护的基本工具。

作为外贸经济活动中不可缺少的工具，外贸函电可以及时有效的记录双方在贸易中的行为，并且具有明显的法律特征及突出的法律效力。

如果在贸易过程中出现纠纷，理赔等现象，商务信函便可成为彼此联系的重要证据。

因此，信函的内容是必须遵从中国的相关法律法规，并且必须符合贸易合作方国家的相关经贸制度。

在函电术语方面，合作双方都要遵循统一的国际法律法规和惯例，即其内容与形式必须获得国际的认可。

其次，外贸函电受文化因素影响。

外贸函电核心目的是与国际贸易合作方进行有效的业务交流与沟通，因此身处跨国文化背景的环境中，能够实现无碍沟通，并产生某种经济共鸣，达成合作共识，便可视为一封成功的商务信函。

由于不同国家的政治，经济环境及传统习俗的差异，各类人群的经济观，消费观，商业经营习惯，甚至风俗习惯有很大的不同，如果不充分考虑对方文化因素，就有可能困难于了解对方真实态度与合作愿望。

所以，外贸函电不仅仅是专业的外语翻译工作，并且还要求函电撰写人员掌握熟练地交际技巧，尤其是在面对跨国文化贸易时的交际能力。

再次，商务信函越来越要求文体的正规性。

商务信函关系到进出口业务，在撰写的过程中要考虑到不同国家海关，运输，银行，法律更相关专业的惯例，撰写内容格式都要遵行双方要求，因此在文体上要求正式文体或者专业文体，其类型主要有请求函，询问函，联系函，告知函和商洽函等。

随着科技的进步，外贸函电的传递方式也趋于多样化，邮寄，快递，电报等。

最为广泛应用的即电子邮件及互联网上的在线及时沟通。

1.2PBL的理解与实践体会

尽管人们对于PBL的定义及对PBL的理解有所不同，意见并未统一，但考察各种各样的定义可以发现，其涵义中的有些方面似乎得到了公认，即：

PBL强调把学习设置到复杂的、有意义的问题情境中，通过学习者合作解决真实性的问题，学习隐含于问题背后的科学知识，加深对知识的理解和应用，培养解决问题的技能，形成自主学习的能力[2]。

我们从中可以看出，问题、学生、教师是基于问题的学习的三大基本要素：

问题是课程的组织核心，它们往往没有简单、固定、惟一的正确答案，但能激起学生探索、寻求解决方法的欲望，激发学生的思维；学生是致力于解决问题的主体，他们识别问题的症结，寻找解决问题的方法,并努力探求、理解问题的现实意义，构建并重构自己的知识，成为自主的学习者；教师是学生解决问题时的工作伙伴、指导者，他们要努力创造出一种支持开放性探究学习的环境，给与学生适时适量的指导。

这三个要素统一在PBL的问题情境及进行的过程之中。

对PBL的回顾，不是为了仅仅就其模式与实践中的问题作以介绍。

PBL与其说是一种学习与教学方法，不如说是一种教学策略，是一种具有哲学意义的教学理念与教学价值观，是“知行合一”理念在实践中的具体应用。

随着我们国家的经济与社会的不断发展，教育改革势在必行，素质教育的呼声越来越高。

研究者认为提高素质教育的关键是转变教育思想和教育观念，无论是教育理论还是教育实践领域，都应该从关注“如何教”转到关注“如何学”，传统的以教师为主体的教育理念已经严重束缚了教学质量的提高。

教育者的任务不在于传授了多少知识给学习者，而在于教会学习者如何学。

大教育家陶行知说过：

在教学过程中，先生的责任不在教，而在教学生学，教育者的任务是“授人以渔”而非“授人以鱼”。

“因为先生不能一生一世跟着学生，热心的先生固然想将他的所有传给学生，然而世界上新理无穷，先生安能把天地间奥妙为学生一齐传授？

从这种意义上讲，如何定义PBL以及其在实践展示的具体模式已经并不重要，重要的是有没有把以学习者为中心的理念引入到教育与教学改革中，赋予学习者更大的个人发展与创新空间。

2外贸函电的写作原则

外贸英语函电的写作原则在要求上各有各的划分，众说纷纭。

但万变不离其宗，总的来说包括以下几类常见的原则划分。

这些原则虽然划分标准不一样，但是其根本原则是一样的。

就是要让对方在读了你的信函时，能准确清楚明白你的意思，并且很乐意与你达成商务协议，使生意成功。

就算不成功，也要给对方留下好的印象，为长期合作打好基础。

以下是几种主要的原则划分：

2.14C原则

1、简洁（concise）。

在贸易界，时间就是效益。

外贸函电应当高度简洁，长话短说，尽量避免重复和罗嗦。

2、清楚（clear）。

外贸书信应意思清楚明了，避免歧义和晦涩，否则会造成误解，给双方带来不必要的麻烦。

3、完整（complete）。

外贸函电应做到意思完整，避免因提供的信息不完整而造成误解，影响交际效果。

4、准确（correct）。

外贸函电牵涉到买卖双方的权利、义务和利害关系，因此必须表达准确，以避免不必要的纠纷。

2.2“7C”原则

“7C”原则是外贸函电写作的基本原则。

“7C”是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母“C”开头的单词

完整（complete）

正确（correctness）

清楚（clearness）

简洁（conciseness）

具体（concreteness）

礼貌（courtesy）

体谅（consideration）

2.3合作原则

质量准则（maximofquallty）:

保证发出信息是真实的（a不发出虚假信息;b不发出缺乏足够证据的信息）

数量准则（maximofquan-tity）:

发出信息量应当适度（a话语应包含交流所需的必要信息;b话语信息必要的量）

关联准则（maximofrelation）:

信息与交流内容有关联性

方式准则（maximofmalmer）:

选择受话者能够最易理解的方式设计编排信息（a避免含糊其辞;b避免歧义;c简短精炼;d条理、有序）

2.4礼貌原则

1.得体准则（TactMaxim）Minimizecosttoother））使他人受损最小Maximizebenefittoother））使他人受益最大

2.慷慨准则（GenerosityMaxim）Minimizebenefittoself）））使自己受益最小Maximizecosttoself））使自己受损最大

3.赞誉准则（ApprobationMaxim）Minimizedispraiseofother））尽量少贬损他人Maximizepraiseofother））尽量多赞誉他人

4.谦逊准则（ModestyMaxim）Minimizepraiseofself））尽量少赞誉自己Maximizedispraiseofself）））尽力夸大对自身的贬损

5.一致准则（AgreementMaxim）Minimizedisagreementbetweenselfandother）尽量减少与他人的分歧（Maximizeagreementbetweenselfandother）尽量增加与他人的一致

6.同情准则（SympathyMaxim）Minimizeantipathybetweenselfandother）））尽量减少对他人的反感Maximizesympathybetweenselfandother）尽量增加对他人的同情。

3各项原则在外贸函电中的运用

3.1合作原则在外贸函电中的体现

3.1.1数量准则

数量准则的要求是：

（1）使自己所说的话达到（交谈的现实目的）所要求的详尽程度。

（2）不能使自己的话比要求得更详尽。

数量准则规定了我们说话时所提供的信息量不应过多也不应过少。

前面我们提到，外贸书信应做到意思完整，否则就有可能因为提供的信息不完整而造成收信者不能完全领会写信者的意思，从而不能达到预期的写信目的，或是要费一番周折方能完全了解写信人的意思，浪费了宝贵的时间。

试比较下面两封信的开头：

（1）Weareinreceiptofyourletterandappreciateyourintention.

（2）WeareinreceiptofyourletterdatedJan,9thregardingourwalnutmeatandappreciateyourintentiontopromotethesalesofourproducts.

外贸业务中的双方一般都业务繁忙，不可能清楚地记得自己每一封给其它公司的信的具体内容。

因此当收信人看到例句1时会想：

我的哪一封信？

我的信的主要内容是什么？

我在信中表达了什么意愿？

说不定就会因为没有时间去查实而将信搁置一边。

而例句2则让人一目了然，完整的信息帮助对方回想起自己的上一封信的主要内容，让对方能够继续将信迅速读完，节省对方的时间。

以上的例子说明了外贸函电中必须提供交际所必需的足够信息。

但是同时外贸函电的另一大特点是简洁，这又恰好符合了数量准则的第二个要求。

试比较下面两段文字：

（1）WeacknowledgewiththanksreceiptofyourletterofMarch11inquiringaboutthepossibilityofsellingyourmen'sshirt,TiantanBrandinourmarket.

（2）WehavereceivedyourletterofMarch11andwewanttoexpressoursinceregratitudetoyouforyourletter.Inyourletter,youinquiredwhetheritispossibletosellyourmen'sshirt,TiantanBrandinourmarket.*

以上两段话基本含意差不多，都包含了三层意思：

一是我们已收到你方3月11日来信。

二是我们感谢你方来信。

三是在来信中，你方询问了在我市场销售你方天坛牌男式衬衫的可能性。

但相比较而言，例句2则显得过于罗嗦，而例句1巧妙地合三为一，简洁明了，在繁忙的商业界，只有这样的信才能帮助贸易双方高效地处理业务，满足外贸活动的需要。

罗嗦拖沓的语言除了浪费对方的时间以外，还容易给对方留下做事拖泥带水的印象，从而丧失进行交易的兴趣。

3.1.2质量准则

质量原则要求:

1）不要说自己认为不真实的话；2）不要说自己缺乏足够证据的话。

外贸函电的最终目的是达成跨国界的商品买卖或者服务交易。

其内容可能涉及商品数量、质量、价格、付款方式、装运、保险乃至国家的对外政策等重要内容，牵涉到买卖双方的权利、义务和利害关系，因此外贸函电的内容必须真实可靠，表达准确，否则小则会影响自己公司的信誉，大则会导致交易的失败。

如在关于投诉、索赔等内容的外贸函电中，应真实地表述自己所遭受的损失，并提供有力证据，夸大事实只会弄巧成拙，反而不利于问题的解决。

如：

WehavejustreceivedtheSurveyReportfromtheShanghaiCommodityInspectionBureauevidencingtheshortweightof1800lbs.Athoroughexaminationshowedthatthebrokenbagswereduetoimproperpacking,forwhichthesuppliersshouldbeDefinitelyresponsible.

OnthebasisoftheSCIB'sSurveyReport,weherebyregisterourclaimwithyouasfollows:

上例中作者在提出索赔时以可靠的权威商检部门的检验报告为依据提供了准确真实的短重数量，这样的索赔一定会更容易被对方接受，得到对方的及时的妥善处理。

3.1.3关联准则

关联准则规定了“说话要切题，不说和话题无关的话。

”外贸函电不同于日常信件，可以拉家常，谈天气，它要求语体简洁、正式，不说与信件主题无关的话，不浪费对方

的宝贵时间。

如下面这封对对方的还盘的回信：

Dearsir,

Wehavecarefullystudiedyourletterof17thOctober.Asourtwofirmshavedonebusinesswitheachotherforsomanyyears,weshouldliketograntyourrequesttolowerthepricesofourunderwear.Buttherearedifficulties.Ourcostofrawmaterialshasrisensharplyinthepastfourmonthsandtoreduce

pricesby15%youmentioncouldnotbedonewithoutconsiderablyloweringourstandardsofquality.Thisissomethingwearenotpreparedtodo.Insteadof15%reductiononunderwear,wesuggestareductionof8%onalllinesonorderforUS$3,000ormore.

Wehopeyouwillagreetoourcounter-suggestionandlookforwardtoreceivingregularordersfromyouasinthepast.

整封信句句与主题紧密相连，没有一句多余的不相干的话，这样的信才能节约时间，提高工作效率，适应高度繁忙的贸易界的要求。

3.1.4方式准则

方式原则要求:

（1）避免晦涩的词语；

（2）避免歧义；（3）说话要简要；（4）说话要有条理。

第1、2两点在外贸函电中体现为：

写外贸书信时我们必须准确地表达自己的思想和意图，尽量避免因为语言模糊或歧义造成对方的误解或不解。

如在报盘时，一般都会详细准确地列明所有的交易条件，以防日后不必要的纠纷。

例如：

Inordertostartaconcretetransactionbetweenus,wetakepleasureinmakingyouaspecialoffer,subjecttoourfinalconfirmation,asfollows:

Art.No.81000PrintedShirting

DesignNo.72345-2A

Specifications:

30×36×72×6935/6''×42yds.

Quantity:

18,000yards

Packing:

Inbalesorinwoodencases,atseller'soption.

Price:

RMB…peryardCIFC5%Lagos

Shipment:

tobemadeinthreeequalmonthlyinstallments,BeginningfromJune,2000.

Payment:

Byconfirmed,irrevocableL/Cpayablebydraftatsighttobeopened30daysbeforethetimeofshipment.

这样的一封报盘信，清楚明了，杜绝了造成歧义和误解的可能性，对双方都有好处。

而方式准则中的说话要简洁，有条理的要求则更是商业书信必须遵循的基本原则，在数量准则部分我们已经分析过，在这里不再赘述。

3.2外贸函电写作中的礼貌原则

3.2.1使用情态动词

“could、should、would、might”等情态动词的一般式和过去式相比较,过去式比一般式更能表达说话人（写信人）的礼貌态度,听话人（收信人）更容易体会到写信人对于促成这笔交易的诚心。

a.CanyoupleaseforwardthislettertoanycompaniesinFloridathatmaybeinterestedinrespectingus?

b.CouldyoupleaseforwardthislettertoanycompaniesinFloridathatmightbeinterestedinrespectingus?

显然,b句比a句更容易让听话人（收信人）接受,而乐意为说话人（写信人）尽自己的微薄之力。

3.2.2使用“bepleasedto、begladto、appreciate、lookforwardto”等

说话人（写信人）使用“bepleasedto、begladto、appreciate”等礼貌地表达了自己对听话人（收信人）某一行为的感激之情,还可以利用“lookforwardto”对听话人（收信人）非常委婉地

提出下一步要求。

a.Weareverypleasedto/aregladtoreceiveyourOrderNo.868forour“RedStar”Brandwashingmachine.

b.Wewouldappreciateyourpromptshipmentandhopetoplacefurtherandlargeorderswithyouifourfirsttransactionissatisfactory.

c.Weshallbegladifyouletushavethepolicyandyourcovernotewithinthenextfewdays.

d.Wearelookingforwardtoreceivingyourfurtherorders.

有时表达感激之情和提出下一步要求也不是区分得十分清楚,例如b和c句。

3.2.3时刻牢记“thankyou”

对贸易双方来说,从建立业务关系开始,询盘、发盘、还盘、支付、装运、保险等各环节的每一封业务函电往来,都是基于对对方前一封函电的答复。

中国有句俗话“交易不成仁义在”,因此,要习惯于在信件开头清楚地表达自己的感谢之情。

a.ThankyouforyourparcelofMay13th,enclosingyoursampleswithyourpricelist.

b.ThankyouforyourextensionofyourL/CNo.5757.

c.WethankyouforyourinquiryofSeptember15th,andarepleasedtoencloseourquotationforpillowcases.

3.2.4使用“wesuggest、weareafraid”等语义模糊的词汇

当说话人（写信人）对某一行为进行主观测度时,利用语义模糊的限制语,例如“wesuggest、weareafraid”等,在准确表达意思的同时,可使语气变得婉转,使听话人（收信人）的“损”降到最低限度,从而促使某一行为的成功。

a.Wesuggest,therefore,thatyoulodgeaclaimwiththeinsurancecompany.

b.Weareafraidwecannotacceptthetermofpayment.

a句中使用“wesuggest”既清楚礼貌地表明责任不在自己又说明对听话