永安黑玉煤矿公文处理办法.docx
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永安黑玉煤矿公文处理办法
公文处理管理办法
第一章总则
第一条为使我矿的公文管理工作规范化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我矿实际，特制定本管理办法。
第二条我矿公文是传达贯彻落实上级指示精神、请示答复问题、指导、布置和商洽工作、下达各项决议决定的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 行政综合服务办是我矿公文处理的管理部门，负责我矿所有上级来文（电报）、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。
行政综合服务办配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。
第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。
第二章 公文种类
第七条 适用于我矿的公文种类主要有：
决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。
（一）版头由发文机关全称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。
（二）发文字号由发文机关代号、发文年度（使用六角括号）和发文顺序组成，标明于版头下方居中或左下方。
1、我矿上行文件编号：
永黑办〔****〕**号（括号内为年份全称，括号后为文件编号，均用阿拉伯数字，以下同）。
2、根据文件涉及业务性质和主办单位，我矿使用以下代号将文件予以分类管理：
综合类业务——办生产管理业务——生
安全生产管理业务——安机电管理业务——机电
经营管理业务——经综治业务——保卫
党务和思想政治工作业务——党工会业务——工
团委业务——团
发文标识为：
永黑*〔****〕**号，第一个“*”代表文件业务性质，如永黑安〔2009〕1号，表明该文件涉及安全生产管理方面的业务。
3、联合行文一般只标明主办机关发文字号。
（三）签发人上行文要在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
不带签发人的，发文字号标明于版头的正中间。
（四）标题由发文机关名称（带有发文版头的可省略）、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。
标题中除法律法规名称和转发文件的标题加书名号外，一般不用标点符号。
批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。
（五）主送机关公文的主要受理机关。
主送机关的名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格打印。
安阳永安投资有限公司简称：
永安公司
（六）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关的下方。
正文中结构层次序数的标示方法如下：
第一层次为“一、二、三……”；第二层次为“
（一）、
（二）、（三）……”；第三层次为“1、2、3、……”；第四层次为“
（1）、
（2）、（3）……”。
（七）附件公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称（如：
附件：
1、******），附件后不加标点。
转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件，正文之后不需标注附件。
（八）发文机关署名应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。
1、上报公文和其它对外行文，不署名，只盖发文印章。
2、联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（九）成文日期一般是会议通过或者负责人签发日期为准，位于正文最后一页的右下方（右空4字）。
（十）印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关印章，公文落款和加盖印章必须一致。
印章上不压正文，下压成文日期，即印章中心线压在成文时间上。
（十一）主题词按上级机关的要求标注主题词，先标类别词，再标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，主题词一般不超过5个。
（十二）印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
（十三）公文从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第九条公文开头格式。
我矿向永安公司行文抬头格式为：
永安公司；向下行文抬头为：
矿属各科室、各单位；矿属各支部。
第四章 收文办理
第十条 收文是指我矿收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。
收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办分送、传阅、承办、催办、收集、答复、归档和销毁等程序。
收文办理流程：
促办理
行办催
承办单位办理
销毁
归档
公文收集
传阅公文
按领导批示
矿长批示意见
写拟办意见
行办主任填
填写公文处理卡行办登记
签收
发文机关
我矿所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写黑玉煤矿的封件、普通件，统一由行政综合服务办文秘人员启封、登记、分发，统一处理。
（一）签收文秘人员签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。
急件要注意签收具体时间，具体到日、时。
对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。
（二）登记登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。
登记用笔墨应符合存档要求，登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。
登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。
传真电文原则上应先复印，而后进行处理。
（三）拟办文秘人员将文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件用回形针别在一起交行政综合服务办主任填写拟办意见。
上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、出国考察等文件，由矿长阅示；同一个文件中包含两个以上领导主管的业务时，由矿长阅示；矿长出差在外，可以在不影响工作为原则，根据实际情况提出拟办意见。
（四）批办文秘人员依据拟办意见将文件呈送领导人阅示，领导人在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。
（五）传阅文秘人员依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门，传阅主要做到以下几点：
1、分清轻重缓急：
如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。
2、掌握传阅范围：
严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。
3、文不横传：
文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。
4、认真检查处理：
文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。
（1）检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；
（2）检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；
（3）检查传阅件有无缺损，附件是否完整；
（4）检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；
（5）检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。
公文办理时限：
“加急件”随到随办；“急件”一天内办理完毕或按来文要求的时限办理完毕；一般需办复的公文，应在三天内或最迟不超过五天内办复。
对需要研究或其它原因不能及时办复的公文，也要及时以书面或口头向来文单位说明情况。
（六）承办各单位（阅办人）按照指示阅办文件，各单位（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。
承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。
（七）催办送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政综合服务办要负责催办。
对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
（八）收集文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。
如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。
文秘人员在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。
收集存档的文件，文秘人员按上级来文、下级请示内容分类存放。
（九）归档办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。
第十一条 代表我矿外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政综合服务办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。
未经行政综合服务办接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。
第五章发文办理
第十二条发文办理一般包括：
拟稿、科室核稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档等。
红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、科室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。
第十三条发文处理程序：
科室（承办人）起草初稿——科室负责人审核——有关部门会签（需要会签的）——行政综合服务办核稿——分管矿领导会签——矿长签发——行政综合服务办统一编号、缮印、盖章、分发。
发文办理流程：
归档
行办发放公文
缮印、盖章
行办统一编号、
矿长签发
导汇签
分管矿领
行办核稿
部门汇签
人审核
科室负责
办人拟稿
科室或承
第十四条各科室在签发文件时，一定要在公文签发单附件栏上注明此文件是新文件还是重新修订的文件，如果是重新修订的文件一定要注明发文字号、文件名、原文件是否作废等说明。
第十五条发文办理
（一）拟稿：
拟搞应注意做到以下几点：
1、符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，符合行业、公司和我矿的实际情况。
2、情况真实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅简短。
3、人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应引用发文机关、标题，后引用发文文号，并加圆括号，例如：
“按照《关于规范公文处理工作的通知》（永煤办字〔1998〕第173号）的要求……”
4、公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它必须用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。
5、公文中应使用国家法定计量单位。
在同一公文中，计量单位的表示要一致。
6、用词要准确、规范。
在使用简称时，应先用全称，并在圆括号中注明“以下简称××××”，字体规范。
7、签发公文，应用钢笔、签字笔手写；草拟、修改公文可以批印。
8、拟稿统一用稿纸手写或A4纸打印。
9、起草文件的科室通过永安办公网的公文便签将定稿的电子文档发送到行政综合服务办文秘人员文档中。
（二）核稿：
各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。
在送交领导人签发之前，由行政综合服务办文秘人员对文稿的内容、体式、文字等进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。
审核的主要任务是把好五关：
1、行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。
2、内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否有的放矢、明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。
3、政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。
4、文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。
5、体例格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。
（三）会签：
1、凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。
2、在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。
（四）签发：
签发的一般原则是
1、所有上行公文、下发公文，都必须由矿长签发。
2、已签发的公文，不准随意改动。
3、签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。
签发时用笔墨应符合存档要求。
4、党委、纪委、工会、共青团发文，由党委书记签发，或者委托纪委书记、工会主席签发。
（五）编写登记：
文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号，登记时应首先检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。
对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项或草率行事。
《发文明细表》应包括以下内容：
日期、编号、主送单位、标题、主办单位、主办人、签发人、主题词等。
登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。
（六）缮印：
缮印公文要注意以下问题：
（1）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。
如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。
（2）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。
（3）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。
（七）用印：
严格按照《黑玉煤矿印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。
（八）发文：
发文实行签字取文制度，具体程序是：
1、收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文单位，取文单位在《发文登记表》签字。
2、取文单位接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，取文人应及时将文件交给本单位负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。
3、因公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室文秘人员保存。
4、需要报寄出的公文由行政综合服务办负责办理。
（九）收集：
发文资料收集范围包括：
文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的收集要做到齐全完整、主动及时、宁宽勿窄。
第十六条加盖矿公章的各类上报、下发文字性材料，行政综合服务办必须留存。
第十七条矿属各科室、各单位一般不直接对我矿的上级单位请示或报告工作。
如确实需要时，其文件应经矿审查同意，并经行政综合服务办备案后再行上报。
第十八条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时报送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。
“请示”与“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请示批示或批准的事项。
请求上级机关批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由、并附代拟文稿。
第十九条与不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示批准，或者向不相隶属的来文机关答复请示批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。
六公文管理
第二十条 归档管理按照《黑玉煤矿档案管理办法》执行，个人不得保存应当归档的公文。
第二十一条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第二十二条质量体系文件管理：
（一）行政综合服务办负责每年公布一次最新状况的“有效文件清单”，各单位依据此清单对照本单位正在使用的文件确定是否为有效文件。
（二）各单位要明确质量体系文件管理责任人，使其具有可追溯性、责任落实到的人，建议队长、支部书记或技术员亲自管理此类文件。
（三）作业规程类文件，由区队技术员管理。
在每次新的作业规程审核完毕加盖受控章时，区队技术员到行政综合服务办加盖受控章，识别旧的作业规程是否在用并签字作出标识（如不用作出作废标识）。
第二十三条各科室、各单位文件管理
（一）各单位应妥善保管和使用文件，防止污损、丢失。
文件可以用纸张、软盘、光盘、磁带等形式保管，有备份要求的应作好备份。
（二）各单位要明确文件管理责任人，使其具有可追溯性、责任落实到的人，建议队长或支部书记亲自管理各类文件。
（三）文件使用者和保管人调离时，应做好文件的移交记录工作。
（四）经新发文件明确的或经文件评审会认定的作废文件，由办公室文秘人员在矿受控文件清单上填写作废日期和作废原因。
并及时通知使用单位和使用人，由各单位文件保管人员自行销毁。
（五）作废的文件可允许销毁，销毁时，由文件起草单位作出原文件作废标识，此文件自行作废。
各单位文件管理人员自行销毁。
行政综合服务办文秘人员在受控文件清单上填写文件作废标识，存档备查。
（六）行政综合服务办将定期或不定期检查各单位的文件管理工作，检查内容如下：
1、矿下发各类红头文件是否保管齐全；
2、受控文件是否按照ISO9000认证要求进行管理；
3、为检验矿上的精神是否及时传达下去，不发生棚架现象；各单位必须有职工学习文件的签字记录；
4、在检查各单位的文件管理，发现文件管理不合格的单位将在早调度会进行通报并限期整改；
第七章 附则
第二十四条 本办法如有与上级有关规定不相符的，以上级有关规定为准。
第二十五条 本办法解释权归安阳永安黑玉煤矿有限公司。
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