人事考勤系统操作使用说明书.docx

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人事考勤系统操作使用说明书

ForHR7.0

人事考勤管理系统

使用操作说明书

深圳市全易通科技有限公司

第一章系统安装……………………………………………………………………………..5

一、系统概述……………………………………………………………………………………………5

二、安装MicrosoftSQLServer数据库……………………………………………………………….5

三、安装人力资源系统…………………………………………………………………………………11

第二章人事管理……………………………………………………………………………...15

一、部门设置……………………………………………………………………………………………15

二、人事设置……………………………………………………………………………………………15

三、人事资料_待批准…………………………………………………………………………………..16

四、人事资料导入………………………………………………………………………………………16

五、人事档案……………………………………………………………………………………………17

六、IC卡号自动读取…………………………………………………………………………………...20

七、人事变动/离职登记……………………………………………………………………………….…21

八、离职人员……………………………………………………………………………………………21

九、合同管理……………………………………………………………………………………………22

一十、人事查询/证卡输出…………………………………………………………………………………22

一十一、奖罚登记………………………………………………………………………………………….24

一十二、押金管理…………………………………………………………………………………………24

一十三、查询报表…………………………………………………………………………………………24

一十四、分析报表…………………………………………………………………………………………25

一十五、其他模块…………………………………………………………………………………………25

第三章考勤管理……………………………………………………………………………...26

一、考勤设置……………………………………………………………………………………………..26

1、出勤制度设置…………………………………………………………………………………..26

2、出勤班别设置…………………………………………………………………………………..29

3、出勤班别分配…………………………………………………………………………………..31

4、节假日设置……………………………………………………………………………………..32

5、享有节假日人员………………………………………………………………………………..33

6、特殊出勤规则…………………………………………………………………………………..33

7、非考勤人员设置………………………………………………………………………………..34

8、只刷卡一次人员设置……………………………………………………………………………34

9、按刷卡计时人员设置……………………………………………………………………………34

二、请假登记……………………………………………………………………………………………..34

三、加班申请登记………………………………………………………………………………………35

四、人员出勤排班………………………………………………………………………………………40

五、特殊出勤登记………………………………………………………………………………………40

六、手工补卡……………………………………………………………………………………………..42

七、IC卡换卡…………………………………………………………………………………………….43

八、数据采集……………………………………………………………………………………………..43

九、原始刷卡数据………………………………………………………………………………………44

一十、打卡数据分析………………………………………………………………………………………44

一十一、出勤日报表………………………………………………………………………………………45

一十二、出勤月报表………………………………………………………………………………………49

一十三、查询报表…………………………………………………………………………………………49

一十四、考勤机管理…………………………………………………………………………………….….50

1、考勤机设置……………………………………………………………………………………..50

2、调整日期时间…………………………………………………………………………………..50

3、卡片注册………………………………………………………………………………………..50

4、卡片注销………………………………………………………………………………………..51

5、考勤机连线图…………………………………………………………………………………..51

第一章系统安装

一、全易通考勤系统概述

●系统为客户/服务器结构，支持局域网中多用户使用，用户的数量不受限制；

●系统分为Client（客户端）和Server（服务端），可以单机安装使用。

多用户使用时，在装有SQLServer的计算机上安装服务端，客户端安装在各个使用终端；

●系统使用的数据库为MicrosoftSQLServer7.0，或更高版本；

●安装考勤软件和SQLServer数据库时，不分先后；

●系统支持简体和繁体的操作系统；

●安装时，请用Windows的系统管理员登录后再安装；

●系统支持多种考勤机，在主界面的菜单“系统\系统设置”中，可以选择考勤机类型

建议：

计算机的内存应该尽量大，以增加数据处理的速度，建议512M以上。

二、安装MicrosoftSQLServer数据库

系统需要MicrosoftSQLServer7.0（或更高版本）数据库，可以安装在服务器上，也可以安装在网络中的任何一台计算机上。

安装数据库的计算机必须开启，其他的计算机才可以使用考勤系统，如果是多用户使用，建议将SQLServer安装在服务器上，方便使用，同时提高安全性。

下面为SQLServer2000的安装说明，请运行SQLServer光盘中的AutoRun.exe文件来安装SQLServer。

1、MicrosoftSQLServer2000的安装说明

SQLServer2000有标准版和个人版之分，标准版只能安装在服务器上，以下为个人版的安装说明，标准版的安装类似。

SQLSERVER2000（以安装personalediton为例）

a、将光盘放进光驱中,电脑自动运行sqlserver2000的安装程序

b、出现安装界面，选择SQLserver2000组件

c、再选择“安装数据库服务器”

d、选择安装“本地计算机”

e、选择"创建新的SQLSERVER实例，或安装客户端工具”

f、安装类型选择“服务器和客户端工具”

g、选择“典型安装”

h、出现如下界面时，一定要选择，”对每个服务使用同一帐户，自动启动SQLServer服务”及“使用本地系统帐户”

I、出现如下界面时，一定要选择“混合模式（Windows身份验证和SQLServer身份验证）”密码根据需要选择”，建议用空密码。

接下来就可以安装了。

安装结束后，请重新启动计算。

2、MicrosoftSQLServer服务启动

SQLServer的服务必须要启动，考勤系统才可以使用，下图为SQLServer安装后的相关说明。

“当启动OS时自动启动服务”选项应该要选择，安装后为自动选中该项。

从“开始\程序\MicrosoftSQLServer\服务管理器（或ServiceManager）”，可启动SQLServer服务。

三、安装人事考勤系统

系统分为Client（客户端）和Server（服务端）的安装，Server安装在装有SQLServer的计算中，Client安装需要使用系统的计算机上。

如果是单机使用，则SQLServer、Server和Client都需要安装在该计算机上，安装不分先后顺序。

1、安装Server端

执行光盘中HR_Setup.exe，出现如下：

2、安装Client端

选择安装选项中的Client，可安装客户端，默认按下一步操作即可。

说明：

如果Windows系统重新安装，则考勤系统要重新安装，方可使用。

3、系统初始化

系统服务端要初始化后，客户端才可使用。

在初始化前，确保SQLServer的服务已经启动。

执行“开始菜单\程序\人力资源管理系统7.0\系统初始化”就可以进行初始化的操作

（繁体系统为HumanResourceSystem7.0\ServerSetup）。

出现如下：

登录后出现如下：

服务器名称：

SQLServer的服务器名称，图中的仅为事例。

用户名称：

固定为sa

用户密码：

为sa的密码

数据库名称：

要产生的数据库名称，请用字母开头，不要有空格和中文

输入SQLServer的sa用户的密码和数据库的名称，按“执行”即可。

产生A/B帐数据库：

（1）产生A帐数据库：

不选择“Option”，产生的就是A帐的数据库

（2）产生B帐数据库：

选择“Option”，产生的就是B帐的数据库

B帐数据库主要是为验厂时使用，不需要的话，可以不产生。

如果要的话，要先产生A帐数据库，再产生B帐数据库。

如果只需要使用B帐，则不需要产生A帐数据库，输入数据库名称后，选择“Option”，就可产生B帐的数据库。

说明：

（1）运行中如果有提示Model数据库被锁定等情形，请退出重新进入（或重新启动计算机，然后再运行）

（2）运行中如果出现“ActiveXCan’tCreateObject”的提示，请执安装路径下MDAC_TYP.EXE文件，重新启动计算机后再进行初始化。

4、登录系统

系统初始化完成后，客户端只需要就进行简单的设置，就可以登录到考勤系统中。

执行“开始菜单\程序\人力资源管理系统7.0\人力资源系统”就可以进行相应的操作，

繁体系统为“HumanResourceSystem7.0\HRSystem”，也即Windows桌面的“人力资源系统，繁体系统为“HRSystem”。

第一次登录会出现“连接服务器设置”（如果没有进行初始化的，在此也可以进行初始化），如

图（右为如何查看SQLServer的服务器名称）：

服务器名称：

即装有SQLServer的计算机的名称，最好输入IP地址

用户名称：

sa

用户密码：

sa的密码

说明：

服务器名称不能是中文，如是中文，请输入该计算机的IP地址。

确定后会要求输入公司名称，然后就会出现系统登录框，如下图：

用户名称：

默认为system，是系统的超级用户，拥有最大权限

登录密码：

system的默认密码为空

在用户名称或者密码中按回车，即可进入系统，按ESC可取消登录。

说明：

（1）如果出现“ActiveXCan’tCreateObject”的提示，请执行安装路径下的MDAC_TYP.EXE文件，重新启动计算机后再登录。

（2）如果出现无法与SQLServer服务器连接的情况，请检查“开始菜单\程序\人力资源管理系统7.0_客户端\连接服务器”的参数设置。

如果设置正确，而不能连接，可能是服务器Windows系统的访问权限的设置不正确。

不能连接服务器时，如果该计算机与服务器不在同一个域内，则可该计算机上安装SQLServer，同时需要将通信协议统一改为TCP/IP，在SQLServer下的“客户端网络实用工具或ClientNetworkUtility”中更改，SQLServer服务器上的“服务端网络实用工具”也要更改。

第二章人事管理

全易通人事考勤管理系统中，最需要掌握的是新员工的入职和员工的离职，其他的都是附属的模块。

基本模块是部门设置、人事档案和人事变动/离职三个。

一、部门设置

在设置部门前，要先定义好各级部门编码的长度，按“编码”可以设置各级部门编号的长度，设置后，不要在更改。

定义好编号长度后，就可以设置部门。

如下图：

如果要在某部门下增加子部门，则选中该部门，再按“新增”，最多可以有五级子部门。

如一级部门编号为01，则其子部门编号为0101、0102等，前2位必须为01。

增加后部门编号不可以修改。

代码：

表示该部门人员的员工编号的开始字符，例如行政部的员工编号代码为“AA”，则该部门的员工编号类似如：

AA0001、AA0002等，代码“AA”后的编号长度的以“人事设置\员工编号”中的“编号长度”为准（当在“人事设置\员工编号”中，需要选择“自动增加”，并设置编号长度），如不需要则“代码”可以不用。

二、人事设置

预先定义好职务、职称、文化程度、员工类型，以及员工编号的编码方式，定义后在“人事档案”中就可以选择，而不用输入。

对于职务，可以从txt文件中导入，文件中每行是一个职务；也可以将职务导出到txt文件中。

员工编号：

如果选择了自动增加，则在“人事档案”中新增人员时，员工编号会自动出现，编号的长度为此处设置的编号长度。

如果在“部门设置\代码”中定义了部门中人员编号的前缀，则员工编号会自动加上前缀。

例如部门种员工编号代码为“A”，员工编号的长度为5，则员工编号类似如A00001、A00002等。

三、人事档案（待批准）

如果录入的新员工资料，还不能作为正式的员工，则可以在“人事档案（待批准）”中输入，经过批准后，才能成为正式员工，成为正式员工后，在“人事档案”中才能显示。

此模块可以不用。

四、人事资料导入

系统可以将员工资料从Excel导入到系统中，建立好部门后，就可以进行导入员工资料的操作，导入界面如下图（若员工编号在系统的人事资料中已经存在，则不能导入）：

在员工资料的Excel文件中，必须要有“部门名称”这个栏位，通过Execel文件中的部门名称和系统设置好的部门名称进行比较，就可以知道该人员所属的部门。

如果需要导入出生日期、到职日期等，则日期一定要符合“yyyy-mm-dd”这样的格式，否则不能导入。

另外需要注意的是：

上图中要“导入的项目”中的个数，必须要和左边“可以导入的项目”中打勾的个数要相同，且项目要互相对应。

导入时，注意“sheet名称”要与Excel文件中的相同。

导入后，在“人事档案”中就可以显示所有的人员。

可以导入在职人员（在“人事档案”中查看），也可以导入离职人员（在“离职人员”中查看）。

如果导入的资料有错误，则需要在“人事资料”中逐个删除后，才可以再次导入。

导入时，如果选择“单独项”，则只能导入某个项目，导入单独项前，需要有人员资料存在，例如导入人事档案时，没有将身份证导入，则在导入人事资料后，可以再将身份证好导入，可以按员工编号或者姓名导入（姓名重复的不能导入），此时Excel中的第一列必须是员工编号或者姓名，第二列必须是身份证号。

导入“分析码”和“自定义项目”，与导入“单独项”的方式相同，导入后者时，需要输入要导入项目的名称。

五、人事档案

人事档案是人事管理的核心，在此可以新增、修改和删除员工资料。

如下图：

工具栏说明：

搜索栏：

输入工号、姓名或者卡号，会在选择的部门中查询该人员。

删除：

删除人员资料，一旦删除，则该人员的所有资料都将被删除，所以删除时要小心！

变动：

如离职、部门变动等，也可以在“人事变动/离职”中登记；

发卡：

将选择的人员的卡号注册到考勤机中，注册后方可刷卡；

退卡：

将选择的人员的卡号从考勤机中注销，离职或者换卡，需要注销原来的卡；

发卡和退卡也可以在“考勤管理\考勤机管理”中的发卡、退卡中操作。

设置\分析类：

系统预留了9个项目（E1~E9），用户可以自己一定义这9个项目的名称，如下图：

图中，E1、E2、E5都定义了名称，定义后要启用方可有效，同时在“分析码”中可以定义各个项目的内容，如国籍有中国、美国等。

定义后的项目与姓名等具有相同的作用，在新增人事档案时定义的项目就可以显示出来（E5和E9请不要使用，已经被系统占用），如下图中的“分析码”：

设置\自定义项目设置：

可以自己增加项目，增加的项目在人事档案资料中的“自定义项目”中可以显示出来，如下图：

设置\不显示项目：

图中存在的项目，在“人事档案”的列表中将不显示出来，如下图：

增加人员资料时，IC卡卡号应该需要输入，且是唯一的，如果不在新增时输入卡号，则当员工资料输入完成或者导入完成后，在“卡号自动读取”中，登记员工的卡号。

如果使用指纹机或者门禁机，则还需要在“指纹号/门禁卡号”中输入指纹号或者门禁卡号。

如果要改变IC卡卡号，则在改前，需要将所有考勤机中的刷卡数据采集出来！

人员资料如下图：

输入身份证后，出生日期和性别会自动显示，有颜色的项目，一般都要输入。

如果要在人事档案中保留人员的像片，则需要指定像片的文件名称。

像片保存到数据库：

将像片文件保存到数据库中，在列表中像片的显示如下图：

要选择“显示像片”，并且选择某人，其像片才可以显示出来，像片可以作为打印工卡使用。

在人事档案中人员列表的弹出菜单中，可以查询健康证期限和合同期限，也可以更改员工编号。

六、卡号自动读取

在新增员工资料的时候，可以手工输入卡号，也可以在“卡号自动读取”中，用考勤机来自动将卡号匹配到各个员工。

在进入“卡号自动读取”前，按下图设置好发卡机参数（菜单：

系统\系统设置）：

默认的考勤类型为“CY_3312L”（请根据实际使用的考勤机选择）。

在打开考勤机电源时，可以看到考勤机地址，将考勤机连接到计算机后，就可以通过考勤机将IC卡与各个人员对应起来。

进入“卡号自动读取”，可自动匹配卡号，如下图：

第一、查询出人员

第二、如果用考勤机作为读卡器，请选择“用考勤机读卡”

第三、“开始自动读取”

第四、选择某人员，然后刷卡，则该卡号就会自动匹配给该员工，重复操作即可。

说明：

在发卡时，需要注意，应该在每张卡上写上姓名。

某些考勤机不支持自动发卡的操作。

七、人事变动/离职登记

在“人事变动/离职”中登记离职人员。

在“人事变动/离职”的工具栏中的“类型”中，可以定义变动的类型，如自离、开除等，可以定义离职是否计算当月的工资属性，离职类型定义如下图：

上图中左图中的“辞工”，表示要计算离职当月的工资；右图中的“自离”，表示不计算离职当月的工资。

名称是可以自己定义的。

离职登记如下图：

以前月份计算工资：

表示离职月份以前月份的工资是否需要计算（发放），如果不计算，则在工资统计的时候，以前月份的工资也不会计算。

例如12-05日离职，12-15计算11月份的工资，则在计算11月份的工资的时候，是不会统计该人11月份（或者以前月份）的工资的。

在“人事变动/离职”的弹出菜单中，也可以定义是否计算以前月份工资。

批准后取消住宿：

在“宿舍管理”中，如该人员有住宿，则会自动将该做人员退宿处理。

离职登记后，要批准后方生效，批准后在“离职人员”中可以查看所有的离职人员，在离职人员中双击，可以查看人员资料明细。

批准后，离职人员在“人事档案”中不再显示，在批准前，应该先要进行“数据采集”和“退卡”，因为批准后，系统会自动更改该人员的IC卡卡号。

弹出菜单“设置为退卡人员”：

将离职人员选择后，在退卡时可以一次性退卡，不用单个退。

八、离职人员

离职后的人员，在离职人员中可以查看，在人事档案中将不在显示。

一般不要将离职人员删除，如果删除，则所有资料都将被删除。

存档：

存档后，该工号可以再使用，只保留人员的基本资料；

入职：

将离职人员返回到人事档案中，要注意卡号的更正；

黑名单：

可以将该人员加入到黑名单，再入职时，姓名或者身份证相同，就会有提示。

九、合同管理

管理人员的合同，合同内容如下：

在人事档案中，也保存有合同期限，在此增加或者更改后，会直接更改人事档案中的合同期限。

当登录系统时，如果合同到期，可以自动提示，是否提示见主界面的菜单“系统\系统设置\其他设置”。

十、人事查询/证卡输出

可以根据定义的查询条件，查询在职或者离职人员的资料。

选择好条件项和操作符，并输入了该项目的值后，要按“条件与”，将条件加入到条件表中（可以有多个条件），在按“查询”即可查询出满足条件的人员。

例如下图：

系统也可以根据人员资料和像片文件，制作员工的工卡（先要查询出人员），说明如下：

1、证卡资料来源

证卡资料取自人事档案中的人员的相关项目：

员工编号、姓名、部门、职务、到职日期、像片文件等几个项目，如果打印证卡时需要同时打印像片，则需要将人事档案中的“像片文件”项目中选择各个人员对应的像片文件（用数码相机照相之后都会生成一个文件）。

人事档案中的像片文件应该保存到数据库中，以便于其他用户可以浏览到员工的像片。

2、证卡设置

按“证卡设置”就可以设置证卡的格式等。

如下图：

Log文件名：

指包含有公司信息的图片文件；

Log高度：

指Log图片的高度

设置后按[确定]即可保存。

3、证卡打印

在“人事查询/证卡输出”中，查询出相关的人员后，在“证卡打印”中选择“水平打印”或者“垂直打印”后即可显示证卡的效果。

打印前需要安装好打印机，否则不能预览，同时要注意打印的方向是横向还是纵向。

水平打卡格式如下图：

特别说明：

（1）证卡打印时，水平打印每页（A4）可打印10人，垂直打印每页可打印9人。

（2）打印时，如果打印的页数超过1页，则不会显示打印的效果，而是直接打印，只有当打印的证卡是1页纸的时候，才会显示实际的输出效果。

（3）打印档案表：

当打印全部人员时，也不会显示打印效果，而是直接打印。

十一、奖罚登记

登记对员工的奖励和处罚，奖励和处罚的金额可以直接从工资中扣除（见“薪资管理\公式项目设置”），奖罚登记如下图：

附件文件：

指该奖励或者处罚的文件，在奖罚登记的弹出菜单中，可以打开该文件的一个拷贝。

要在主界面的菜单“系统\系统设置\执行文件”中设置好相关文件的执行文件的文件路径，才可以打开文件。

十二、押金管理

管理员工的押金，一笔押金可以分多次退还，押金管理是一个独立模块，与其他模块没有关联。

押金登记如下图：

查询：

可根据余额的情况查询；

退还：

对该笔押金退款；

明细：

查看退还的明细；

十三、查询报表

根据人事档案的资料，对人员的相关数据进行统计查询，包括：

1、工龄查询：

查询人员的工龄年数和月数

2、生日查询：

查询某月份生日