通用机打发票操作说明1.docx

通用机打发票操作说明1.docx

《通用机打发票操作说明1.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《通用机打发票操作说明1.docx（42页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

通用机打发票操作说明1

纳税人普通发票管理系统使用说明书

纳税人普通发票管理系统使用说明

（V3.2.0922）

一、系统介绍

普通发票管理系统是提供给纳税人使用的单机单企业版普通发票管理系统，本系统提供了广东省国家税务局统一印制的通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票等发票的开具打印功能，以及普通发票数据（含通用手工发票、定额普通发票等发票）的录入、导入和导出，发票数据查询统计等功能。

系统运行环境：

windows98或以上。

二、系统的操作流程

下面介绍本系统各种普通发票数据采集和导出的操作流程，具体的操作方法参考后面的各模块的操作说明。

1、使用本系统开具发票操作流程

使用本系统可开具广东省国税通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票。

基本操作流程如下：

1）在“操作员设置”模块设置操作员和权限。

2）在“纳税人资料设置”模块录入纳税人基本资料。

3）从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录。

4）可进入“开票常用资料设置”模块的“客户资料维护”、“商品资料维护”、“设置常用开票备注”、“出口商品发票设置”等模块中录入顾客、商品、备注信息以及出口商品发票里常用的一些开票信息；可进入“打印格式调整”模块进行发票的打印格式的调整（此步骤非必需，可根据实际情况录入代码和进行格式调整）

5）进入“电脑普通发票开票处理”-〉“通用机打发票（平推式）开票打印”、“通用机打发票（卷式）开票打印”、“电脑普通发票开票处理-〉出口商品发票开票打印”、“电脑普通发票开票处理-〉收购发票开票打印”模块进行开票和打印。

6）进入发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。

2、使用本系统采集和导出普通发票数据操作流程

1）在“操作员设置”模块设置操作员和权限。

2）“纳税人资料设置”模块输入纳税人基本资料。

3）进行普通发票数据的采集。

发票数据的采集可分为下面几种方式：

●采用在本系统中录入发票数据的方式进行采集，此采集方式适用任何一种普通发票数据（包括手写普通发票、定额普通发票）的采集，采集步骤如下：

A、从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录。

B、进入“发票数据录入”模块进行发票数据的“一次录入”和“二次录入”（如果是定额发票，在一次录入和二次录入模块，系统会自动填入开票金额和开票日期）。

C、进入“两次录入对碰”模块，进行两次录入对碰，修改对碰不符的录入错误的数据。

●采用导入数据的方式采集普通发票数据。

此采集方式使用于使用其他系统开具或录入普通发票数据，以及使用“总局机动车销售统一开票软件”的企业。

采集步骤如下：

A、进入“发票数据导入”模块，导入从其他系统中导出来的发票数据文件（具体文件格式见附录说明）或导入从“总局机动车销售统一开票软件”导出的发票数据备份文件。

B、保存导入的发票数据

4）进入“发票数据导出”模块，点击“未导出清单”，选择要导出的发票数据后，点击“导出”按钮进行导出。

三、程序的安装

1）双击setup.exe进入安装界面

2）一直点击下一步，直至完成安装

[注]：

程序的默认安装路径为：

C:

\ProgramFiles\普通发票管理系统。

升级程序补丁的时候，请选回程序的安装路径。

四、开始使用发票管理程序

1、程序的启动

双击桌面的“普通发票管理系统”图标（图4-1）启动程序。

（图4-1）

或者选择“开始-〉程序-〉普通发票管理系统-〉普通发票管理系统”启动程序。

或者直接进入安装目录，双击nsrptfp.exe文件启动程序。

2、第一次登陆系统

使用用户名sa，密码123456登陆。

3、操作员设置（操作员即用户）

1）进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“操作员设置”进入操作员管理界面，如图4-2所示。

（图4-2）

2）操作员管理界面如图4-3所示：

（图4-3）

3）修改用户信息：

用鼠标选中需要修改的用户，点击“编辑”按钮，进入操作员设置界面（如图4-4所示）。

在此界面可修改用户的姓名和权限。

权限的设置只需在需要拥有的权限前打勾即可。

修改好后按“保存”按钮进行保存。

保存成功后，按“返回”按钮返回操作员管理界面。

（图4-4）

4）新增用户：

在操作员管理界面（图3-3）点击“新增”按钮，进入操作员设置界面（图4-5），输入用户名、姓名、密码（需输入两次），选择相应的权限后按“保存”按钮进行保存。

按“返回”按钮返回操作员管理界面。

（图4-5）

5）删除用户：

在操作员管理界面（图4-3），选中需要删除的用户后点击“删除”按钮进行删除。

6）退出操作员管理界面：

在操作员管理界面（图4-3）点击“退出”按钮

[注]：

sa用户不能删除,但可以修改sa用户的密码。

4、纳税人资料设置

1）进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“纳税人资料设置”进入纳税人信息修改界面，如图4-6所示。

纳税人信息修改界面如图4-7所示，部分资料为出口商品统一发票中使用的资料。

（图4-6）

（图4-7）

2）直接在图4-7的界面输入纳税人的各项信息后按“存盘”按钮进行存盘。

按“返回”按钮返回系统主界面。

注意，一定要确认输入如的信息正确无误。

纳税人编码指12位码，如010*********。

3）[注意]如果已经录入有发票信息，则进入此纳税人信息修改模块时会有“已录入有发票数据，不能修改纳税人编码和税务登记号！

”的提示（图4-8），此时如要修改纳税人编码，则必须先进入“系统设置-〉数据库管理-〉初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。

详见“初始化数据”模块的说明。

纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。

（图4-8）

5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）

进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“修改密码”进入修改密码界面（图4-9）。

输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。

（图4-9）

6、小提示

●通常使用Tab键或Enter键可以移动光标

●由于sa用户权限较大，所以建议第一次使用sa用户登录后修改密码

●纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。

五、购进发票录入

当从税务机关购买发票后，要首先到购进发票录入模块录入发票购买信息。

1.操作说明

4）点击菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。

如图5-1所示：

（图5-1）

5）点击“新增”按钮后在上面的列表中进行购进发票的录入。

录入完一项后，按回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。

购买日期默认为数据录入的当天，可修改。

发票名称和份数这两项不需录入，系统会自动填入。

录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。

提示保存成功后，系统会清空上面的录入表格。

在新增的录入过程中，可以用“删除”按钮删除刚刚新增加的行。

[注]：

录入时发票号码起号必须为一本发票的第一张，发票号码止号必须为一本发票的最后一张。

（发票号码起止号码之间可以有连续的几本发票，并且发票号码起止的位数必须一致，否则不能保存。

）（省通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票、印有企业名称普通发票（自印发票）和定额发票无此限制）

6）如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查找”按钮。

点击“查找”按钮，弹出的窗口如图5-2所示：

（图5-2）

A）如需按日期范围查找发票，请在“日期范围”前面的框上打勾；如需按发票代码查找，请在“发票代码”前面的框上打勾（可两者都选）。

B）输入查找条件后，点击“检索”按钮。

系统将会检索出符合条件的购买发票数据。

如需查询全部购买发票记录，请点击“全部”按钮。

C）在查找之后，如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除”按钮，最后再按“保存”按钮，保存此次的删除操作。

（如果不按“保存”按钮，数据将没有真正被删除）。

注意，如果要删除的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被删除（会有提示告诉不能删除）。

D）在查找之后，如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改的记录，然后点击“修改”按钮，修改购买发票记录的窗口如图5-3所示：

（图5-3）

E）直接在要修改的地方修改数据，修改之后按“保存”按钮即可。

注意，如果要修改的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被修改（会有提示告诉不能修改）。

2.小提示

●新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。

●不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录后再按保存按钮。

六、电脑普通发票开票处理

电脑普通发票开票模块的菜单如图6-1所示。

（图6-1）

该模块包括如下几个功能：

“通用机打发票（平推式）开票打印”、“通用机打发票（卷式）开票打印”、“出口商品发票开票打印”、“省收购统一发票”、“作废”、“开具红字票”、“通用机打发票（平推式）打印格式调整”、“通用机打发票（卷式）打印格式调整”、“出口商品发票打印格式调整”、“收购发票打印格式调整”。

1、通用机打发票（平推式）开票打印

通用机打发票开票打印模块的界面如图6-2所示

（图6-2）

通用机打发票开票打印模块的使用操作步骤

a、录入发票代码，按回车（Enter）键。

如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。

如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

（系统会自动记住上一次录入的发票代码，在打开此界面时系统会自动录入发票代码，确认无误可直接按回车键）。

这里亦可通过鼠标点击下拉按钮来选择发票代码。

b、发票代码系统会自动根据购进发票记录的数据自动填入（取相应发票代码中号码未开具的最小的发票号码），确认发票号码后按回车（Enter）键。

（如用鼠标操作，则点击“确定”按钮）

c、根据实际开票内容选择相应的行业分类。

系统默认为商业，系统亦会自动记住上一次选择的行业分类，在打开此界面时系统会自动选择为上一次选择的行业分类。

d、在“顾客名称”处输入顾客的名称，在“及地址”处输入地址，亦可点击“选择顾客”按钮来选择顾客后自动填入顾客名称和地址。

（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，顾客资料的录入在“客户代码维护”模块。

详见下面“客户代码维护”的说明。

e、确定鼠标光标在地址的输入框内，按回车（Enter）键。

（如用鼠标操作，则在发票明细中点击“增加行”按钮）

f、在中间的发票详细项目列表中会增加一行。

g、选择或输入“品名规格”。

（通过“选择顾客”按钮来选择填入可降低手工输入的麻烦，通过选择来输入商品名称，商品的单价、单位亦会自动填入。

商品资料的录入在“商品代码维护”模块。

详见下面“商品代码维护”的说明。

）

h、输入商品单位，按回车（Enter）键。

i、输入商品数量，按回车（Enter）键。

j、输入商品单价，按回车（Enter）键。

k、此时会新增一行（省通用机打发票为最多10行明细，电脑版商品销售发票为最多6行明细），如需继续录入商品信息，重复f至i的步骤；如不需再录入，转至步骤k。

如需删除某行录入的明细数据，选中该行数据，然后点击“删除行”按钮。

l、录入发票备注（可不录入），上面一行是用来选择常用发票备注的（常用发票备注的录入详见“设置常用开票备注”的说明），亦可不通过上面一行的选择来填入，直接在下面的大框中录入发票备注。

m、开票人和收款人默认是登陆系统的操作员姓名，可以更改。

n、按保存按钮进行保存。

o、保存成功后，按打印按钮进行发票的打印。

如果发现打印的格式位置不对，请通过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。

（详见“打印格式调整”说明）如果想先保存，不立即打印，可通过“查询统计和数据导出-〉查询”模块查询出该发票的详细信息后再打印。

（详见“查询统计和数据导出-）查询”说明）

[注]

1、省通用机打发票根据不同票种有不同的限额，千位票及以下只限制开票的上限，不限制开票下限；万位及以上票同时限制开票的上、下限。

规则举例：

万位票最大开出金额为99999.99，最小开出金额为10000.00。

超出开票限额将不能保存。

2、打印前会有提示信息核对即将打印的发票代码号码与纸质票是否相符。

（图6-3）

（图6-3）

打印完毕会有“打印是否成功”的提示，如果成功，则选是，如果打印出错，则选择否（图6-4）。

选了否之后，继续会有提示，此时可选择重打、作废、取消（图6-5）。

（图6-4）

（图6-5）

输入保存打印完一张后，如需录入另一发票代码的发票，点击“清空”按钮将清空所有录入的信息；如需继续录入该发票代码地发票，则可点击“下一张”按钮则不清空发票代码，顾客信息，发票号码自动递增，开始下一张发票的录入打印。

小提示

●第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。

●客户（顾客）信息、商品名称（规格）、发票备注都是可以直接录入的。

如果不希望维护客户信息、商品信息、发票备注信息，可采用直接录入的方式。

其中商品名称还可采用直接录入（或用条码扫描仪读入）商品编号的方式，录入商品名称后直接按回车，系统会根据商品代码维护表中的商品信息自动将商品编号转换为相应的商品名称

●发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。

2、通用机打发票（卷式）开票打印

通用机打发票（卷式）开票打印模块的使用操作步骤

请参照“通用机打发票（平推式）的开票打印使用操作步骤”。

●第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。

●最多可添加12条明细数据

●卷式发票的限位为10万位，即不能开超过或等于100万的发票。

界面如图6-6所示：

图6-6

3、出口商品发票开票打印

出口商品发票开票模块的使用操作步骤

请参照“通用机打发票的开票打印使用操作步骤”，操作界面如图6-7所示。

小提示

●第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。

●购货单位、贸易方式、收汇方式、发运港、转运港、目的港、运输工具、币别代码、备注、品名规格等资料可直接手工录入，亦可通过下拉方式选择，这些资料可在“常用开票资料设置”模块里进行设置，请参见“常用开票资料设置”模块操作说明。

●销货单位、地址、开户银行、帐号、电话、传真、英文地址可在纳税人资料设置里进行设置。

●录入明细时，可选择通过数量、单价计算销售总额或者是通过数量、销售总额计算单价，请在录入销售单价或销售总额前进行选择。

●发票详细项目列表中如果有空行（即没有录入数据的行），可不用理会，保存的时候，会自动将空行删除。

●币别代码、币别名称以及人民币汇率为必填内容，系统会自动在备注栏里填写人民币汇率和合计金额换算成人民币的金额。

●导出发票数据时，按换算成人民币的合计金额进行导出。

●录入运保费，系统会自动在备注里添加运保费信息。

●最多可添加23条明细数据

图6-7

4、收购发票开票打印

收购发票开票模块的使用操作步骤

请参照“通用机打发票的开票打印使用操作步骤”。

操作界面如图6-8所示。

小提示

●第一次打印前请先在打印格式调整模块测试和调整打印格式。

●最多可添加9条明细数据

●销货人（单位）、销货人身份证地址（销货单位地址）、收款人、收款人身份证号等信息可在“开票常用资料设置”-〉“客户资料维护”模块录入。

开票时选择销货人（单位），系统会自动将相应的销货人身份证地址（销货单位地址）、收款人、收款人身份证号等信息填入开票界面。

●录入明细时，可选择通过数量、单价计算金额或者是通过数量、金额计算单价，请在录入单价或金额前进行选择。

图6-8

5、作废

如果一张电脑票已开出保存或不再使用需作废，请使用该模块。

作废模块的界面如图6-9所示。

（图6-9）

作废模块的使用、操作步骤如下：

a、录入发票代码，按回车（Enter）键。

如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称。

如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

b、输入发票号码，。

按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。

如果在“购进发票录入模块”中没有录入该发票的购买记录，请先在“购进发票录入模块”录入发票的购买记录。

详见“购进发票录入”的说明。

如果该发票已经做过导出，将会有提示告诉该发票已经做过导出，不能作废。

按回车键或点击“确定”按钮后，将会在下面的空白中显示该发票的详细信息。

c、点击作废按钮。

作废的处理方式是：

日期取系统时间（即当天），金额变为0。

d、作废成功后，点击清空按钮可以开始下一张发票的作废。

6、开具红字票

使用该模块通过查询蓝字票开具相应的红字票，界面如图6-10所示

（图6-10）

操作步骤如下：

1、录入蓝字发票的代码、号码，点击查询按钮

2、确认蓝字发票后点击“开具红字票”按钮

3、在弹出的窗口中录入红字票的相关信息（图6-11）

（图6-11）

4、点击“保存红字票”按钮保存红字票信息

5、点击“打印红字票”按钮打印红字票

7、通用机打发票（平推式、卷式）打印格式调整、出口商品发票打印格式调整、收购发票打印格式调整

使用该模块可以对通用机打发票、出口商品发票、收购发票的打印格式进行调整，主要可调整的内容为上下左右的页边距。

调整界面如图6-12所示：

（图6-12）

调整方式：

按图6-12所示，通过调整图中红圈所示的箭头对上下左右的页边距进行调整。

调整过程中可以“打印测试页”进行测试。

调整完成后，点击“保存调整”可以保存调整位置。

如果想恢复成系统默认的打印设定，可点击“恢复系统设定”。

如果想恢复成打开这个窗口时的调整设定，可点击“恢复”按钮。

七、开票常用资料设置

该模块主要用于设置开具通用机打发票、出口商品发票、收购发票时的一些常用资料。

（图7-1）

1、商品代码维护

商品代码主要用于各种发票里的商品明细的录入，包括通用机打发票和旧版商品销售发票明细中的项目、单位和单价，出口商品发票和收购发票明细中的品名规格、单位、单价。

界面如图7-2所示。

（图7-2）

点击“新增”按钮后在上面的列表中进行商品记录的录入。

录入完一项后，按回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。

录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。

删除商品记录。

新增了商品记录，如发现录入错误或不再需要该商品信息，可以先在上面的列表中选中该条记录，然后点击“删除”按钮。

删除之后按“保存”按钮进行保存。

导入商品代码。

点击导入按钮，导入txt文件后保存。

txt文件格式如下：

商品编码名称单位单价

各项内容之间用TAB键隔开（不含标题栏）。

下面是一个导入txt文件示例：

1112323电视机台5400.00

112326电脑台6500.00

小提示：

●新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。

●不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录后再按保存按钮。

2、客户代码维护

客户代码主要用于各类发票的客户资料的录入，包括通用机打发票和旧版商品销售发票的顾客名称、地址，出口商品发票的购货单位和地址，收购发票的销货人（单位）和地址。

界面如图7-3所示。

（图7-3）

客户代码的维护与商品代码的维护类似，请参照商品代码维护的说明。

导入txt文件格式如下：

客户编码客户名称客户地址客户电话收款人身份证号

各项内容之间用TAB键隔开（不含标题栏，电话、收款人、身份证号可空）。

下面是一个导入txt文件示例：

0001XXXX公司XXX路

0002XXXX公司XXX路81345255李四441245854565454512

3、设置常用开票备注

设置常用开票备注的界面如图7-4所示：

（图7-4）

设置常用开票备注与商品代码的维护类似，请参照商品代码维护的说明。

4、出口商品发票设置

出口商品发票的开票资料设置包括了港口资料、贸易方式、收汇方式、运输工具等的资料维护

1）、港口资料（图7-5）：

（图7-5）

操作步骤：

A、录入口岸名称，口岸类型

B、点击增加按钮

C、点击保存按钮

2）贸易方式（图7-6）：

（图7-6）

操作步骤：

A、点击新增按钮

B、录入新的贸易方式

C、点击保存按钮

3）收汇方式（图7-7）：

（图7-7）

操作步骤：

A、点击新增按钮

B、录入新的贸易方式

C、点击保存按钮

4）运输工具（图7-8）：

（图7-8）

操作步骤：

A、点击新增按钮

B、录入新的贸易方式

C、点击保存按钮

八、发票数据录入

发票数据录入模块主要功能为录入发票数据（如果已用此系统的开票模块开票的电脑版普通发票则不需在此发票数据录入模块录入数据）。

为提高数据录入的准确性，系统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。

即发票数据需分别在“一次录入”模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入中录错的数据并修改错误数据。

发票数据录入模块的菜单如图8-1所示：

（图8-1）

1、一次录入

一次录入的界面如图8-2所示

（图8-2）

一次录入操作步骤

1）录入发票代码，按回车（Enter）键。

如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称（图8-3）。

如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。

（图8-3）

2）录入发票号码起，回车，录入发票号码止，回车或按旁边的“确定”按钮。

如果提示没有“此发票的购买记录”，则请检查录入的发票。

如果录入的是定额发票，会出现要求录入定额发票开具月份的输入框（如图8-4）

（图8-4）

3）按顺序录入每张发票的金额和日期（定额发票的金额和日期由系统自动生成，不用再录入，定额票的日期系统自动录入发票开具月份的1日为开票日期）。

输入完一项记录后，敲入回车键，光标会自动转到下一项。

4）输入的中途可以按“保存”按钮进行保存，已保存的数据将从录入列表中移走，亦可在所有数据录入完之后按“保存”按钮保存。

[注]系统判断如果发票金额和开票日期为空，则认为是尚未录入，按保存按钮进行保存的时候是不保存发票金额和开票日期为空的记录的

5）录入之后，按“清空”按钮将清空录入列表中的数据。

[注]如果需整本发票作废，请点击“整本作废”按钮，系统会自动在发票金额中填入零，日期中填入当天日期。

然后按保存按钮进行保存

一次录入、二次录入发票数据的修改

类似于一次录入，1）进入一次录入（二次录入）界面，输入发票代码，回车；2）输入发票号码起和发票号码止，按确定；3）如果发票已经一次录入（二次录入），则会在下面的列表中列出发票数据，可以直接在列表中进行修改；4）修改后要按保存按钮保存修改。

[注]对于已由开票系统开出的票，在一次录入和二次录入的窗口中可以列出来，但不能修改保存

小提示

●作废票，金额请输0，如果作废票票面上有日期，则请输入票面上的日期，如作废票票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。

●日期的格式采用了“日/月/年”的方式，是因为考虑到发票的日期日的改动最大，月次之，年的改动最少。

在输入完一行记录之后按回车键，光标自动移到下一行时，日期会默认使用回上一张发票的日期。

2、二次录入

二次录入的界面跟方法步骤与一次录入类似，请参考一次录入的操作方法。

3、两次录入