得心应手办公室主任必备资料42.docx

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得心应手办公室主任必备资料42

第二节财务岗位工作规范

一、会计凭证处理程序

（一）凡是以证明会计事项发生及其经过的文书单据均为原始凭证，其类别见

本制度会计凭证的有关规定。

原始凭证经法令规定须具备某种条件者，应依其规定。

（二）原始凭证应先详细审核，如有下列情况者，当视为不合法：

1.法令明定为不当的支出的。

2.书据数字计算错误的。

3.收支数字与规定及事实经过不符的。

4.与本公司有关规定不合的。

（三）原始凭证的审核：

1.支出凭证的审核

（1）支付款项应取得受款人的统一发票与原则，但金额在500元以下的以受款

人的收据即可。

（2）对于从外公司购进物品或支付费用的原始凭证，应盖有该外公司的印章，

并记明下列各项：

①该公司或商号名称、地址；

②货品名称、规格及数量或费用性质；

③单价及总价；

④交易日期；

⑤本公司的抬头及地址。

前项原始凭证，若为收据，并须填明该公司的统一编号，贴足印花。

（3）对于个人支付费用的原始凭证，应记明下列各项：

①该受款人的姓名、住址、身份证统一编号，必要时应检送身份证复印件；

②支付款项事由；

③实收金额；

④收到日期；

⑤本公司的抬头及地址。

前项原始凭证如为收据，应贴足印花，并依法代扣税捐。

（4）对于其他机构支出的原始凭证，应记明下列各项，并视法令规定贴足印

花。

①受款机构名称、地址；

②支付款项事由；

③实收金额；

④收到日期；

⑤本公司的抬头、地址。

（5）对于本公司内部支出的原始凭证，应依本公司有关规定办理。

（6）购进材料的原始凭证，应附材料验收单。

（收料单及请购单）

（7）购进物料及其他消耗品的原始凭证，均应附物料验收单。

（收料单及请购

单）

（8）购进固定资产的原始凭证，应附“固定资产验收单”及请购单。

（9）刊登广告费及印刷费发票或收据均应附样本或样张。

（10）员工出差旅费应依照本公司“员工出差旅费报销办法”支给，并填具

“出差旅费报告表”检有关单据报销。

（11）支出凭证单据上的实付金额应用大写数字书写，不得涂改或挖补。

（12）非英文的凭证单据应由经办人将其内容摘要译成中文，一并附送。

（13）各部门的费用开支应受部门费用预算的限制者，依各该预算的规定办理。

（14）各项支出凭证应由经办部门主管及经办人签章，会计人员审核及会计主

管核准始为有效。

2.收入凭证的审核：

（1）各项收入无论属于营业收入或营业外收入均应取得证明收入的凭证。

（2）房屋的销售应以本公司有关规定价格为其审核的依据。

（3）凡属出售资产的收入，应以合同、契约或开标议价的记录，或其他有关书

据为其审核的依据。

交换资产所得的利益收入，应依交换合同、契约或其他有关的书据为其审核的

依据。

（4）各项成品销售及其他资产出售，所开的统一发票，应记明下列事项：

①销售（或出售）日期；

②客户名称及地址；

③销售成品或其他资产名称、数量；

④单据及总价；

⑤本公司名称、地址及印章；

⑥其他事项。

（5）收入凭证有下列情况之一者，当视为不合者。

①收入计算及条件与规定不合者；

②收入与事实经过不符者；

③书据数字计算错误者；

④形式未具或手续不全者；

⑤其他与法令规定不合者。

3.不生效力或不合法的原始凭证不得为编制记账凭证或登账的根据。

4.记账凭证的编制，除整理结算、结账等事项，确无原始凭证者外，应根据

原始凭证处理。

5.应具备原始凭证而事实上无原始凭证或原始凭证无法取得的会计事项，应

由经办人员签报，经其各级主管的核转及主办会计的会签，呈本部经理的批准，始

得据此编制记账凭证，事后取得原始凭证时并应检附。

6.记账凭证内所记载的会计事项及金额，应悉与原始凭证内所表示者相符。

原始凭证的金额，其不以分位为止者，应将分位以下的小数四舍五入记入记账凭

证。

7.记账凭证有下列情况者，视为不合法的凭证，应予更正：

（1）记账凭证根据不合法的原始凭证编制的。

（2）未依规定程序编制的。

（3）记载内容与原始凭证不符的。

（4）会计法规定应行记载的事项未经记明的。

（5）依照规定，应经各级人员签章，而未经其签名盖章的。

但各单位主管，已在原始凭证上签章的，记账凭证上不得签章的。

（6）有记载书写计算错误，而未经遵照规定更正的。

（7）其他与法令、公司规章不合的。

8.凡由一科目转入其他一科目时，其借贷双方会计科目虽属相同，而会计事

项的内容并不相同，或总分类账科目虽属相同，而明细分类账科目并不相同者，均

应编制记账凭证转正。

但属成本计算科目另有规定处理方法者，不在此限。

9.现金、证券、票据及财物的增减、保管、转移，应随时根据合法的原始凭

证，编制记账凭证，但有关生产成本己随时根据合法原始凭证，直接记入明细分类

账者，得按期分类汇总编制记账凭证。

二、会计簿记处理程序

（一）会计簿记除本章另有规定者外，均应根据记账凭证登记。

（二）根据记账凭证记入会计簿记时，除总分类账应先汇编“每日余额试算

表”，然后根据该表过入外，其明细分类账应根据记账凭证记入。

销货簿，应收票

据明细账及材料账得根据原始凭证直接记入。

（三）记账时其账簿内所记载的会计科目、金额及其他事项，应悉与记账凭证

内所载者相同。

（四）每日余额试算表的编制及各种账簿的登记，均应以每日为准。

（五）账簿有下列情况者，视为不合法的账簿，应予更正，如不更正，不得据

以编制会计报告：

1.每日试算表及账簿的登记，未据规定的记账凭证或原始凭证者。

2.过入总分类账未据规定的日计试算表者。

3.每日试算表及账簿的内容与记账凭证或原始凭证不符，或总分类账的内容

与每日试算表不符者。

4.记载缮写计算等错误，不依规定更正者。

5.其他与法令不合者。

（六）总分类账及明细账，原则上均应按日结算借贷的余额，如事实上无此必

要时，得斟酌实际情况改为每周为准，但每月终了时必须办理结总一次，计算各账

户“本月合计”及“截止本月累计”，以利月报的编制。

（七）本公司有下列情况之一时，应办理结账：

1.会计年度终了时。

2.公司改组合并时。

3.公司解散时。

（八）结账前应为下列各项的整理分录：

1.所有预收、预付、应收、应付各科目及其他权责已发生而尚未入账各事项

的整理分录。

2.折旧坏账及其他应属于本结账期内的费用整理记录。

3.材料、成品等实际存量与账面存量不符的整理记录。

4.其他应列为本结账期内的损益及截至本结账期止已发生的债权债务而未入

账各事的整理分录。

（九）年终结账时，各账目经整理后，其借贷方余额应依下列规定处理：

1.收入、支出各科目的余额应结转“本期损益”科目，为损益的计算。

2.资产负债及净值各科目余额，应转入下年度各该科目。

收支各科目的结转应作成分录，资产负债及净值各科目的结转直接在账簿上处

理。

（十）账簿及重要备查簿内记载错误而当时发现者，应由原记账人员划双红线

注销更正，并于更正处盖章证明，不得挖补、擦刮或用药水涂改。

如错误于事后发

觉，而其错误不影响结数者，应由查核人员将情况呈明主办会计加以更正。

若其错

误影响结数或相对账户的余额者，应另制传票加以更正。

数字书写错误，无论写错一位或数位，均应将该错误数额全部用双红线划去，

另行书写正确数字，并由记账人员盖章证明。

（十一）账簿及重要备查簿内有空白页时，应将空白页划斜红线注销，如有误

空一行或两行，应将误空的行划红线注销，划线注销的账页空行均应由记账人员盖

章证明。

（十二）各种账簿的首页，应列启用单，标明公司名称或各厂名称、年度、账

簿名称、册次页数、启用日期，并由负责人及主办会计盖章。

各种账簿的末页，应

列经管人员一览表，填明记账人员的姓名、职别、经管日期。

凡经管账簿人员遇有

职务更调时，须将各项账簿由原经管人员与接管人员于上述账簿“经管人员一览

表”内说明交接年月日并盖章证明。

（十三）各种账簿账页的编号，除订本式应按账页顺序编号外，活页式的账簿，

应按各账户所用的账页顺序编号，年度终了时应予装订成册。

总分类账及明细分类

账应各在账簿前加一目录。

（十四）各种账簿除已经用尽者外，在决算期前不得更换新账簿，其可长期持

续记载者，在决算期后，可不用更换。

（十五）各种账簿在使用前应检查页数编号，并贴足印花税票，其主要账簿应

送当地税务机关验印。

三、预算方案编制规范

（一）营业计划说明书

本方案是贸易部与内销部在预算年度中营业计划的书面报告，内容包括：

市场

的展望、新产品的开发、旧产品的淘汰、新客户的开发或旧客户的淘汰、广告或其

他销售推广政策、售价政策、授信及账款回收政策、业务人员的增减异动、销售费

用的限制、本年度营业方面所可能遭遇的困难及其克服对策等的说明。

（二）客户分类销售计划

由贸易部及内销部根据市场情况、客户往来情况预计各客户的销售量，以拟订

的售价予以编制。

（外销方面如无法依客户分类预估时，则依销售地区别预测）

（三）产品类别销售计划

本计划是以产品类别为主，分内外销，由内外销收入预计表汇总编制而成。

（四）生产计划说明书

由分厂就产量及产能运用计划、质量计划、新产品或新技术（包括新配合）的

研究开发计划、机械修护计划、机械淘汰更新及扩建计划、人员合理化计划、成本

控制计划、本年度生产上所可能遭遇的困难及其克服对策等加以说明。

（五）标准产能设定

按各生产部门正常编制下，主要生产设备的设计产能及生产效率所设定的标准

产能，作为生产管理中心编制产销配合计划方案的参考，并作为考核实际生产效率

的依据。

（六）标准用料设定

各生产部门产成品每单位主要原料的标准耗用量，作为生产管理中心编制生产

计划及供应部编制采购计划的参考，并作为考核原料耗用的依据。

（七）标准人工费用设定

各部门在标准产能下，配置的人员编制及用人费用标准。

依性质分为直接人工

及间接人工两项，待生产计划确定后，作为编制人工费用预算及考核人工效率的依

据。

（八）标准制造费用设定

各部门在标准产能下，耗用的电力、重油、机物料、维修费用等费用标准，分

为变动费用及费用固定两项。

作为生产计划确定后编制制造费用预算表及考核费用

支出的依据。

（九）服务部门费用分摊设定

按费用性质，依服务部门提供服务的比重，分配服务部门费用给生产部门的设

定标准。

（十）产销配合计划

本计划是本公司预算年度产销活动的基本计划，由总经理室及生产管理中心根

据营业部门及生产部门提供的资料，综合市场环境、生产状况、产成品存货水准及

成本利润等因素，加以协调而编制，提经公司预算委员会讨论的年度产销计划。

（十一）生产计划

生产管理中心依据经核定实施的产销配合计划所列各项产品生产数量，而排定

的各中间及最后生产部门产品的计划生产数量，作为预算年度追踪考核各生产部门

生产进度完成率的依据。

（十二）主要材料耗用量预算

本预算由生产部门依据生产计划及标准用料定额汇总编制而成。

（十三）采购材料计划说明书

由供应部就库存政策、采购政策、付款计划等加以说明。

（十四）主要材料采购预算

本预算由供应部依据主要材料耗用量预算表斟酌材料的合理库存、经济采购量

及材料价格趋势等予以汇编，作为编制主要材料耗用成本的依据。

（十五）固定资产扩建改良及专案费用预算

供应部根据营业计划说明书、生产计划说明书产销配合计划表年度资本支出及

专案支出预算与完工进度方案及公司预算委员会决议事项所编制的。

（十六）工资汇总

分厂依据生产计划表，标准人工费用设定表，标准制造费用设定表、固定资产

扩建改良及专案费用预算表所编制的人工及制造费用年度预算金额。

（十七）生产成本预算表

本表是会计部依据生产计划、主要材料耗用量预算、主要材料采购预算、工缴

汇总所编制的各产品直接材料、直接人工及制造费用的总成本及单位成本预算表。

（十八）销货成本预算表

会计部根据产销计划及生产成本预算，加以汇编而成。

（十九）营业收入预算

会计部根据产销计划及预估的其他收入，加以汇编而成。

（二十）推销管理财务费用预算表

会计部参酌前年度实际开支，并依据年度营业管理计划所编制的推销管理财务

费用年度预算。

（二十一）损益预算表

会计部依据销货成本预算、营业收入预算、销售、管理、财务等费用使用预算

编制的年度损益预算表。

（二十二）资金来源运用表

会计部根据年度产销库存计划、资本支出计划及债务偿还计划等资料编制而

成。

（二十三）管理计划说明书

由公司总务部及人事科就组织编制合理化计划、人员增减异动计划、人力发展

训练计划、管理规章办法的推行计划等加以说明，以供总经理室编写经营计划及会

计部编制管理费用预算的参考。

（二十四）经营计划说明书

由总经理室就前述有关资料，就营业生产、仓库管理等计划加以综合及摘要的

说明。

四、费用开支核定办法

第一章总则

第一条制定目的

为便于掌握开支，根据有关规定，结合本公司实际情况，特制定本开支核定办

法。

第二条适用范围

本核定办法适用差旅费、交通费、加班费、通讯费、业务招待费、培训费等经

常性费用支出。

第三条权责部门

1.财务部负责本核定办法制定、修改、废止的起草工作。

2.总经理负责本核定办法制定、修改、废止的核准。

第二章费用开支标准

第四条差旅费

1.公司员工出差乘坐车、船、飞机和住宿、伙食、市内交通费，按本公司规

定的相关标准执行。

各部门主管应严格控制外出人员并考虑完成任务的期限，确定

出差日期。

因公出差人员自行解决住宿问题的，则按标准的40%计发给个人；如

不足标准住宿的，按节省额的50%计发给个人；如超标准住宿的，超支部分一律

自理。

2.乘坐火车符合规定而不买卧铺票的，节省下的卧铺票费，发给个人。

3.工作人员趁出差或调动工作之便，事先经部门主管批准就近回家探亲，其

绕道车船费，扣除出差直线单程车船费（按出差人应享受的标准），多开支的部分

由个人自理。

如少于直线单程车船费时，应凭车船票价按实报销，不发给绕道及在

家期间的出差伙食补助费、住宿和交通费。

4.出差人员在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补助费，不发交通费和

住宿费。

住院超过1个月的停发伙食补助费。

5.公司工作人员参加在外地召开的各类会议，除有会议主办单位出具食宿费

自理的证明，可回公司按出差标准领取伙食费补助，食宿费凭住宿发票按公司规定

标准执行外，其余情况一概不予领发伙食费。

6.员工赴外地学习培训超过30天以上的部分，按职位标准的50%发给。

第五条市内交通费用标准

1.市内公务交通费

（1）非乘公司车辆者，凭乘坐的车票，列明去向，由部门主管审核，总经理签

字后予以报销。

（2）由公司配置自行车者，每月按20元标准将修理费包干到人，每辆车从购

买之日起包干5年。

5年内丢失、损坏费用一律自理，也不另发交通费及报销市内

车票，由此影响工作，责任自负。

（3）公司提供车辆办事的，一律不得报销交通费。

2.员工上下班交通费

（1）员工居住地点距上班地点2公里以上，无公司交通车接送上下班，公司又

无配给自行车（或摩托车）的，可凭公交公司月票发票报销。

（2）符合

（1）条条件而用私人交通工具上下班者，每月按公交公司月票金额

补贴。

（3）上述两类补助各部门在员工报到上班后，即将申请报告送总务部审批备

案，每月终了后7天内，由各部门造册申报，总务部按备案记录结合考勤审批发

放。

（4）对于不享受交通补助的职工，经常因公骑私人自行车外出的，经部门主管

批准，发给每月20元的自行车修理费。

第六条加班、值班和误餐费的规定

1.加班费

（1）按《劳动法》规定发放。

（2）员工加班要从严控制，事前报部门主管批准。

加班只限于工程抢修，节假

日值班和完成其他紧急生产任务等，但月累计不得超过36小时。

（3）员工加班后，可以补休而不领加班费，但须办理补休的登记手续。

（4）员工出差期间，如遇法定节假日和超时工作不计加班费。

2.值班费

值班时间超过每周40个小时的，超过部分按加班处理，发放加班工资。

第七条通讯费用

1.享受公购话机范围及标准

（1）公购指由公司购买话机，公司负担一定限额的话费。

（2）自购指员工个人购买话机，公司负担一定限额的话费。

（3）经公司最高主管批准可享受公购移动电话的员工如下：

①公司最高主管如总经理、副总经理。

②部门主管。

③行政及财务业务外联人员。

④董事会特批的人员。

以上各级人员须为公司正式任命、人事备档的人员。

（4）移动电话话费按职别及工作性质限额，核定公司承担话费的标准。

2.享受通讯费用范围及标准

（1）移动电话费用。

（2）IP电话费用。

第八条业务招待费

1.外地客户因业务工作来公司所在地参观考察需宴请的，应本着从简节约的

原则，由公司安排一次宴请，其他时间按工作餐接待。

2.外地客户来工厂基地参观、游览，需要用餐的，按工作餐标准接待。

3.对重要客人赠送礼品、红包，应事先提交书面报告，按总经理批示的标准

执行。

未经批准，任何人不得擅自赠送礼品、红包。

4.接待客人视重要程度，合理合宜安排娱乐活动。

第九条员工培训费用

1.员工参加专业技术职称考试前培训所缴纳的资料费、培训费一律自理。

2.员工参加各种技术职称、业务等级的考试，其报名费、考务费及其他费用

一律自理。

3.员工因公司工作需要，参加由上级主管部门，如财税、海关、外汇、劳动

局、社保公司等单位硬性规定的短期业务培训，其费用需要公司予报销的，参加培

训人员必须书面申请并附上级主管部门通知，报总经理（或其授权人）批准后才能

报销。

4.凡公司组织的业务技术培训班，人力资源部门要事先做好培训费用预算报

批工作。

会计要严格按照总经理（或总经理授权人）预算予以报销。

任何部门和个

人都不得超越预算自行报销培训费用、住宿费用、伙食费用。

5.员工经过批准参加主管部门硬性规定的培训班，其参加学习的时间按在岗

处理。

培训后考试不合格者，培训费不予报销。

自行参加各种职称考试培训、业务

等级培训的学习时间按事假处理。

6.员工参加专业技术职称考试的时间，按在岗处理，不扣其工资。

五、现金收付业务操作规范

为了保证现金收付工作准确、及时，防止出现混乱和差错，避免款项损失和责

任不清。

必须遵循以下工作规范，并掌握其中的操作要领及方法。

（一）做好上班前的准备工作

出纳员上班正式工作前要做好各项准备工作。

办公用工具、计算工具、各种单

证、业务用章等都必须准备齐全，在工作中要做到“三定”，即操作定型、工具定

位、凭证传递定线。

上班时要坚守岗位，精力集中，严格遵守规章制度，要做到：

上班时不做与工

作无关的事，不看小说及杂志，不收听音乐；办理业务时不聊天，业务忙时，思想

冷静沉着，业务闲时及临近下班前，也不可疏忽大意，受外界影响，要提高警惕，

防止发生差错。

（二）先看清凭证，审核无误后再着手收付现金

在办理收付款业务时，先要查看其原始凭证的抬头名称、制证单位、业务项

目，以审核这笔款项是否合法，是否符合现金管理规定和财务制度，以及凭证本身

是否合法、有效，凭证内容、金额是否填写齐全、清楚，手续是否完备等。

审单完

毕，确认无误后，再把要交来的现金接过手点数，或者把应付给的现金拿出来点

数。

（三）无论是收款还是付款，出纳员都应按照“先点大数，后点小数；先点主

币，后点辅币；先点大额票币，后点小额票币”的顺序清点现金，并要坚持逐张清

点，用·算盘计数。

在清点现金的过程中，要看清票面，并按规定剔出残缺、污损

的人民币。

而且要注意是否有各种伪造、变造的人民币。

（四）对已经处理完毕的现金收支凭证，要立即在收支凭证上加盖“现金收讫”

或“现金付讫”的业务专用章，以免发生现金重复收支，并妥为保管，待登记完

“现金日记账”后分类整理，然后按照凭证的传递程序及时向会计人员传递。

（五）现金存放要“分档定位”

出纳员存放现金时不要混版，即要按人民币的票面额（包括硬币）“分档定位”

存放，也就是说，应把各种不同票面额的人民币平铺分类放置在一个便于操作的固

定的位置上。

每日工作结束时，应将库存现金按票面额从大到小或相反的顺序捆扎

在一起，并存放进保险柜内。

六、库存现金管理制度

（一）单位的库存现金必须存放在专用的保险柜内

保险柜钥匙一般由总会计师或财务处（科）长授权，出纳负责管理使用。

保险

柜的密码要保守秘密，出纳人员工作变动时，应及时更换密码；保险柜的钥匙或密

码丢失或发生故障，要立即报请领导处理，不得随意找人修理或配钥匙；如果发现

保险柜被盗，出纳应保护好现场，迅速报告公安机关，待公安机关勘查现场时，才

能清理财物被盗情况。

（二）库存现金要分类保管

各单位的出纳对库存现金要按票币面额，以及整数（大数）和零数（小数）分

类整理后保管。

纸币要打开铺平，每100张为一把，每10把为一捆，每把、每捆

都要用纱纸条捆扎。

凡是成把、成捆的纸币即为整数（大数），均应放在保险柜里，

随用随取；凡不成把的纸币就是零数（小数），也要按各种票币面额每10张叠好，

整叠用小铁夹子夹好，放在传票箱内或抽屉里，一定要固定存放位置，以便随时取

用方便，避免错乱。

硬币也要按照币面金额，分类整理好存放，每100枚为一卷，

用纸包卷好；每10卷为一把，用纱纸条捆住。

将成卷、成把的整数票币放在保险

柜或抽屉里，随用随取；不成卷的硬币，应分别按币面金额，分类放在特别的卡数

器里。

从银行提取回来的整数纸币和硬币，每把上的纱纸条，每捆上的封签，都要保

持完整。

动用这部分现金时，要先按捆、按把点数，无误后，才能将纸条、封签丢

掉。

（三）库存现金的清查

为了保证账实相符，防止现金发生差错、丢失、贪污等，各单位应经常对库存

现金进行核对清查。

库存现金的清查包括出纳每日的清点核对和清查小组定期或不

定期的清查。

现金清查的基本方法是实地盘点库存现金的实存数，再与现金日记账

的余额进行核对，看是否相符。

清查现金时，应注意以下几个方面：

1.以个人或单位名义借款或取款而没有按手续编制凭证的字条（即白条），不

得充抵现金。

2.代私人存放的现金等，如事先未作声明又无充分证明的，应暂时封存。

3.如发现私设的“小金库”，应视作溢余，另行登记，等候处理。

4.如果是清查小组对现金进行清点，一般都采用突击盘点，不预先通知出纳；

盘点时间最好在一天业务没有开始之时或一天业务结束后，由出纳将截止清查时现

金收付款项全部登记入账，并结出账面余额，这样可以避免干扰正常的业务。

清查时，

出纳应在场提供情况，积极配合，清查后，应由清查人员填制“现金盘点报告表”，列

明现金账存、实存和差异的金额及原因，并及时上报有关负责人。

5.现金清查中，如果发现账实不符，应立即查找原因，及时更正，不得以今

日长款弥补他日短款。

七、企业办理银行结算工作规范

（一）各单位办理结算必须遵守国家法律、法规和银行结算办法的各项规定。

（二）各项经济往来，除了按照国家现金管理的规定可以使用现金以外，都必

须办理转账结算。

（三）在银行开立账户的单位办理转账结算，账户内须有足够的资金保证支付。

（四）各单位办理结算必须使用银行统一规定的票据和结算凭证，并按照规定

正确填写。

（五）银行、单位办理结算应遵守“恪守信用，履约付款，谁的钱进谁的账，

由谁支配，银行不垫款”的结算原则。

（六）银行按照结算办法的规定审查票据和结算凭证。

收付双方发生的经济纠

纷应由其自行处理，或向仲裁机