电子邮箱安全管理规定.docx

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规章制度管理文件

页数

4

版本号

1.00

电子邮箱管理规定

生效日期

2015-04-01

编号

批准：

审核：

编写：

1.目的

为规范集团邮箱管理，明确邮箱申请资格（包括申请、审批、撤销）、邮箱命名规则、邮箱功能格式设定、邮件书写格式及日常使用邮件规则等，确保公司邮箱系统稳定和正常运行。

2.适用范围

集团使用的邮箱系统，包括专有的邮箱管理设备及其软件，其对外专用标识为“@***.com”

3.定义

本规定内所涉及的名称对照说明如下：

mail—邮件；email—电子邮件；mailbox

—电子邮箱；mailsystem—邮件系统；foxmail—收发邮件软件。

4.职责

4.1信息部：

负责邮箱系统正常运行及数据安全，邮箱功能设定：

邮件用户操作培训；邮箱帐户的新增、撤销等作业；监督、检查邮件系统与用户的日常使用；

4.2各部门主管：

负责监督所属员工遵守本规定；

4.3邮箱同时附加有个人数据或相关主机帐户等信息与服务，所附加的信息与服务由信息部视实际情况变更或调整，并予以公布，使用单位与个人须依照执行。

5.规定

5.1邮箱申请资格

5.1.1本公司员工因工作需要，可使用“帐号申请表”提出申请，经所属部门主管、信息部主管核准后，开立一个电子邮箱；

5.1.2应严格控制部门邮箱帐户的申请，申请部门必须是有对外业务联系需要的；申请部门应指定专人负责申请与日常管理，并明确邮箱使用范围；

5.1.3邮箱是公司业务对外联络的工具，为避免临时人员使用公司邮箱进行与公司无关的行为，禁止申请和使用邮箱。

5.2邮箱命名规则

5.2.1个人申请邮箱命名原则为名.姓@***.com,其中：

“名”可以使用汉语拼音或英文名；“姓”为汉语拼音；

5.2.2当出现重名时，需按申请的时间顺序在“名.姓”之后，用两位数标识区分（如：

san.zhang01@***.com）,或取英文名区别；

5.2.3部门申请邮箱帐户时，应以部门英文名命名，如部门英文名有缩写的，可采用缩写方式命名。

5.3邮箱使用范围及安全维护

5.3.1禁止使用邮箱处理与公司无关的事务。

在日常工作中应严格遵守国家法律、法规、条例及公司规定，不得从事非法、有损国家、公司利益及声誉的行为，严禁发送国家机密、公司机密及法律法规等禁止传播的个人隐私，严禁散播危害国家与社会公共安全的言论与信息，严禁传送色情和不利社会安定团结的信息；

5.3.3邮箱密码为不少于六位的字母与数字组合体，为确保应用安全，使用人需每六个月修改一次，密码须有一定的复杂性，禁止将密码设置为邮箱帐号。

邮箱不得提供给他人使用；

5.3.4不得盗用他人邮箱；

5.3.5公司邮箱禁止发送后缀名为“.EXE”等可能危害计算机网络安全的文件，不能打开后缀名为“.EXE”等疑是病毒的文件；

5.3.6为保证邮件系统的正常运行，应避免使用邮件传送超过2M大小的附件（应以FTP方式传输）；

5.3.7随时清理资料夹清单下“发件箱”，“草稿箱”及“废件箱”内的邮件。

本邮箱系统所提供的硬盘空间，仅供暂时储存数据使用，其数据应自行下载至个人文件夹中储存。

不得以任何方式影响邮件系统的正常运行；

5.3.8违反上述规定者，在帮助纠正无效情况下，可责令下网、取消其邮箱使用权。

5.4邮箱格式与功能设置

5.4.1邮件格式设定：

为避免在“回复/转发”邮件时，邮件的字型、字体大小、字体颜色、段落符号、编号等属性丢失而造成格式混乱、阅读困难，设置邮件格式（信纸）“新建/回复/转发”选项，统一设置为“HTML”格式，信纸模版由信息部统一更新；

5.4.2用户发送邮件时，可选择个性化的信纸，落款可选用公司统一“邮件落款格式”；

5.4.3信息部负责建立统一的地址簿并共享给各用户，便于检索使用；

5.4.4为避免邮件用户对邮件“收件栏”上姓名混淆，地址簿中姓名建立规则：

公司.部门[姓名]，如“深一.信息部[张三]”。

5.5邮件撰写的格式要求

5.5.1版面编排一律置左对齐；

5.5.2每行文字应自动断行，禁止使用[ENTER键]断行；

5.5.3删除内文中所有的空白行或跳行的设定；

5.5.4同一段落之细分小段（项次）应以“1.2.3”表示；

5.5.5同一段落之第二细分小段（项次）应以“●”表示；

5.5.6同一段落之第三细分小段（项次）应以“＿”表示。

5.6邮箱变更、撤销及地址簿更新

5.6.1邮箱用户离职、调动时，信息部应根据离职/调动人员的申请单，及时进行邮箱注销或邮箱属性修改；

5.6.2部门主管应每月检查、核对所辖部门人员的邮箱状况，如有与实际情况不符情形，应立即通知信息部更改邮箱属性、或禁用无效帐户；

5.6.3人事部配合信息部定期核对、检查公司在册邮箱的人员状态，如有与实际情况不符情形，应通知信息部更改邮箱属性、或禁用无效帐户；

5.6.4信息部每季度将地址簿更新一次给所有用户。

5.7其他要求

5.7.1邮件公为简单便捷的工作沟通工具，禁止在邮件上作议题的讨论、纠纷的争议及是非辩论；

5.7.2邮件使用时慎选[发送]及[抄送]的对象，以免制造不必要的垃圾邮件。

回复邮件时避免使用“全部回复”功能，以免将邮件[发送]或[抄送]给非相关人员，避免抄送超过两级；

5.7.3邮件遵循“抄送”两级（含）以内规定，使直属上司了解个人工作状况，必要时给出建议、指导并及时纠正；

5.7.4公司交办事项应及时反馈，若无法完成应反馈收悉，并告知预计完成时间；

5.7.5每封邮件主题栏不能空缺，主题应表明邮件内容，便于阅读者迅速了解邮件的诉求及重点；

5.7.6人员出差/病假/事假/休假等离开公司时，须在办理相关手续后，发邮件通告直属上司，并抄送给相关人员（业务密切来往人员），及指定职务代理人。

6.更改

本管理规定由信息部负责起草、修改，经总经理审批后发布。

7.支持文件

无。

8.其他事项

本管理规定自2015年04月01日起生效。

9.存档地点

档案室。

10.分发

各职能部门，各制造厂。

11.附件

4