办公用品管理制度.docx
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办公用品管理制度
办公用品管理制度
一、总则
为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使行政工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。
二、办公用品管理范围
办公用品分为固定资产和一般办公用品两类。
（一）固定资产
固定资产为单价2000元以上、使用年限一年以上的公司所属资产。
包括：
1、房屋建筑。
如：
商场等。
2、机械设备、运输工具。
如：
叉车、汽车等。
3、办公设备。
如：
电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机、摄像机等。
4、办公家具。
如：
各种办公桌椅、文件柜、抽屉柜、保险柜、沙发、茶几等。
（二）一般办公用品
1、耐用类办公用品。
如：
文件盒、文件架、文件夹、插线板、订书器、卷尺、剪刀、计算器、U盘、维修工具等。
2、易耗类办公用品。
如：
笔芯、铅笔、笔记本、胶水、文件袋、订书钉、长尾夹、回形针、大头针、电池、记号笔、白板笔等。
3、生活类办公用品。
如：
饮用水、卫生纸、垃圾袋、纸杯、洗手液、清洁用具等。
4、特批类办公用品。
如：
财务账本、凭证、彩色墨盒、特殊打印纸等。
三、办公用品计划
（一）财务部根据各部门每月办公用品实际消耗情况按月制定各部门办公用品费用预算。
（二）人力资源部每月按照财务部制定的办公用品费用预算及各部门每月办公用品实际申领所产生的支出费用，对各部门进行绩效考核。
（具体考核办法参照人力资源部相关管理规定）
（三）固定资产类办公用品每月折旧不计入各部门每月办公用品支出费用。
（四）一般办公用品按每月实际申领情况进行考核。
（五）特批类办公用品仅包括在特定使用部门每月考核范围内。
四、办公用品采购
（一）固定资产类办公用品采购计划
固定资产类办公用品采购一般指办公设备与办公家具采购。
应由所需部门负责人向办公室提出采购计划，办公室统一报总经理审批，通过后由办公室负责统一采购。
（二）一般办公用品采购计划
1、各部门根据本部门办公用品使用情况，于每月25日前提报下月计划，填写《办公用品申购单》（附表一），经部门经理签字确认后提交办公室。
办公室文员将各部门申购计划单汇总后，财务部提出相关审核意见，经总经理审核通过后进行申购。
2、办公室文员核对办公用品申购单与办公用品台账库存后，制定《办公用品申购计划表》（附表二）。
办公室主任确认后，提报总经理审批签字，由办公室专人进行采购。
3、各部门特批的办公用品报总经理审批后可按要求自行采购。
4、急需的办公用品由所需部门负责人提出申请，填写《急需办公用品申购单》（附表三）。
经办公室确认，总经理签字同意后购置。
五、办公用品入库
（一）办公用品采购到位后，有办公室负责核对品牌、规格、数量等信息。
核对无误后确认验收。
（二）办公室安排专人负责管理记录办公用品出入库台账（附表四、附表五），并按月认真仔细做好记录工作，确保每一批办公用品进出有章可循、有据可查。
（三）固定资产类办公用品（主要指办公设备、办公家具）需设立分类台账，认真填写《固定资产台账》（附表六），并根据种类、规格、数量等方面对办公用品进行编号，准确录入台账。
（四）特批类办公用品由使用部门负责人负责验收，验收无误后办公室需进行登记方可发放使用。
六、办公用品管理
办公用品采购均有办公室统一负责管理。
办公室需安排专人负责时常调查各办公用品供应商及市场价格，确保质量与性价比。
（一）固定资产类办公用品管理
1、办公室负责办公设备、办公家具的领用、保管和维修。
2、公司购入的办公设备、办公家具需进行详细记录并编号，准确设置台账。
3、对于损坏的办公设备及办公家具需报办公室由办公室统一安排维修。
4、固定资产类办公用品应在每年12月28日前进行盘点，盘点工作由办公室牵头，财务部协助，务必做到账物一致，如不一致应查明原因，调整台账，并认真填写《固定资产盘点表》（附表七）
（二）一般办公用品管理
1、办公室需根据《办公用品申购计划表》于次月月初完成采购并发放。
2、办公室负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作。
3、各部门负责人负责本部门办公用品的领用及保管，各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。
4、办公室需每月做好办公用品出入库台账。
5、办公室需每年12月30日前做好办公用品出入库总台账。
七、办公用品管理流程
（一）固定资产类办公用品管理流程
（二）一般办公用品管理流程
八、办公用品领用及发放
（一）个人办公用品发放
1、新员工入职按标准配备笔一支，笔记本一个，文件夹一个，由本人签字领取。
2、公司总监级别以上人员领用办公用品，由办公室登记后领用。
3、除以上情况外，其他人员不得领用本月未申购的办公用品。
（二）部门办公用品的领用和发放
由各部门负责人填写《办公用品领用登记表》（附表八）后领取。
1、耐用类办公用品根据部门需要进行配备，原则上不再增补，如重复申领应说明原因或凭已损坏旧物以旧换新，杜绝虚假冒领。
如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。
2、易耗类办公用品各部门按需领用，记号笔、胶水、电池等需以旧换新。
3、会议期间办公物品领用，由会务组填写《会议物品申领表》（附表九），办公室负责做好详细登记记录工作。
会议结束后，将领用物品交办公室清点入库，办理移交手续。
九、办公用品交接与收回
员工因离职或工作岗位变动时，需进行办公用品的交接或回收。
移交人需逐项列出物品清单，由办公室负责清点核对台账，确定办公用品损耗程度，遇有损毁需移交人书面作出说明，视该物品金额大小决定是否追究移交人责任，另行处理。
如有丢失需移交人照价赔偿。
办公室核实物料清单后填写《办公用品交接登记表》（附表十），存档备查。
如回收入库，办公室需仔细点验，并做好登记入库工作。
十、办公用品报废
办公设备、办公家具在使用过程中，失去使用功能，并经专业维修人员鉴定签字后，报总经理批准，可报废。
对于要报废的办公用品，办公室需填写《办公用品报废单》（附表十一），务必登记清楚名称、规格、型号、价格、数量及处理方式等详细信息。
被列入公司固定资产的办公用品，还需履行相应的财务管理制度。
十一、其他
1、公司的办公物品应为办公所用，私用或私自带出公司者，公司将按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除，并给于50元罚款处理。
2、公司的办公用品使用应本着节约的原则，如有浪费现象，一经发现，予以责任者50元罚款处理。
3、员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用造成损坏应照价赔偿，并予以责任者50元罚款处理。
4、办公室应遵章办理各项办公用品管理制度，如有违章办理，一经发现，将视情节轻重给予50-500元罚款处理。
5、为加强办公用品管理制度的贯彻落实，公司实行扣罚连带责任制。
各部门员工违反制度，除罚金处理外，部门负责人追责双倍罚金。
本制度自公布之日起生效实施。
附表一
办公用品申购表
申购部门
申请人
申请时间
项目
数量
单位
规格（型号）
用途说明
部门负责人签字
注：
申购时需填写此表格，并交办公室采购人。
附表二
办公用品申购计划表
公司年月日
序号
项目
规格
申请数量
单位
库存量
申请部门
备注
总经理确认签字
附表三
急需办公用品申购单
申购部门
申购人
申购时间
项目
数量
单位
规格
用途说明
备注
部门负责
人签字
总经理
确认签字
附表四
办公用品入库单
序号
项目
规格
单价
入库数量
单位
入库时间
备注
公司年月日
入库人：
确认人：
附表五
办公用品出库单
公司年月日
序号
项目
规格
数量
单位
备注
1
部
门
名
称
2
3
4
5
部
门
名
称
6
7
8
9
部
门
名
称
10
11
12
13
部
门
名
称
14
15
16
附表六
固定资产台账
单位：
公司类型：
办公家具（或办公设备）
序号
资产名称
资产编号
规格型号
单位
金额（元）
购货时间
存放地点
使用部门
使用人签字
备注
合计
使用部门负责人：
财务部复核：
购买人：
附表七
固定资产盘点表
单位：
公司盘点日期：
年月日
序号
固定资产名称
固定资产编号
规格型号
单位
账面数
原值（元）
实盘数
盘盈
盘亏
存放地点
使用人签字
备注
使用部门负责人：
财务部复核：
盘点人：
附表八
办公用品领用登记表
部门
领用物品
数量
单位
领用时间
领用人签字
（部门名称）
附表九
会议物品申领表
会议主题
会议时间
部门
项目
规格
数量
单位
领取人
归还数量
备注
领取人确认签字
归还人确认签字
附表十
办公用品交接登记表
公司年月日
序号
项目
规格
数量
单位
移交人
接收人
备注
接收人确认签字
附表十一
办公用品报废单
公司年月日
项目
型号
数量
单位
价格
使用人
报废
原因
报废处理
方式
维修人
使用人
确认签字
部门负责
人签字
总经理
确认签字
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