费用报销管理制度.docx
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费用报销管理制度
费用报销管理制度
第一部分总则
第一条制定目的：
为明确管理费用及运营费用的申请、批准、审核、报销职责，规范报销流程，特制定本制度。
第二条适用范围：
公司所有部门及全体员工。
第二部分相关部门管理职责：
第三条财务管理部：
负责费用管理办法的制定，费用使用的监督管理和审查。
第四条财务管理办公室：
负责费用报销的审查、费用报销、费用开支的分析、控制及管理。
第五条各部门：
负责本部门费用开支的管理及标准的控制，部门负责人负责本部门费用报销的审核。
第六条公司领导：
第一节财务总监负责对各部门费用开支的管理和标准的控制，负责各部门员工费用报销的审核。
第二节总经理负责各部门各项费用报销的最终审批。
第三部分费用报销的一般流程及规定
第一条费用报销流程图：
第二条费用报销的一般规定：
第一节报销人必须取得相应的合法票据。
第二节填写报销单应注意:
根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由，一项支出一张报销单据不得混报。
第三节若总经理外出不在，由董事长审批后报销。
第四节若遇特殊情况需电话请示总经理或董事长，得到许可后，财务可先行报销其费用，但事后须完善相关报销手续。
第四部分差旅费报销
第一条出差申请：
第一节员工因公出差需填写“出差申请单”，详细注明出差事由、行程安排、费用预算以及是否借支款项。
第二节填好“出差申请单”由相应权限领导审批后交后勤管理办公室登记备档方可出差。
第三节若遇紧急事务，因领导临时派遣出差，可先行出差，事后补填“出差申请单”由相应权限领导补签字审批，并交财务管理办公室登记备档。
第二条出差核准权限
第一节员工1天以内（含1天）的出差，由其部门负责人核准。
第二节员工超过1天的出差，由总经理批准。
第三节经理以上管理人员出差由总经理批准。
第二条出差借支款项：
第一节员工出差需预支差旅费的，可以办理借款手续。
第二节“借款单”与“出差申请单”一并由财务管理办公室主管审核，由总经理签字后，方可办理借款。
第三节前款未清，不得再借。
第四条差旅费报销标准
第一节短途（能当天返回公司的）出差费用报销标准：
⑴凡乘坐公司车辆出差的一律不报销交通费，乘坐公交车、中巴车的费用凭票据实报销，特殊情况，并经部门主管核准的需乘坐出租车的须经部门主管在出租车票后签注同意，由总经理审批后报销。
⑵短途不报出差补助费，原则上也不报销出差餐费。
⑶长途（不能当天返回公司）出差费用报销标准：
①住宿费标准：
地区
人员
特区、直辖市
省会城市
省辖市
县级市及以下
董事长、副董事长、总经理
800/天
600/天
400/天
300/天
执行总经理、财务总监
500/天
300/天
250/天
200/天
销售总监、策划总监
400/天
250/天
200/天
200/天
经理
300/天
250/天
150/天
150/天
其余人员
250/天
200/天
150/天
100/天
②出差补助费标准：
1）原则上不报餐费。
2）县级市县范围内每天补助50元。
3）地市级城市每天补助60元。
4）省会城市每天补助70元。
5）凡报销餐费的不再报销补助，餐费按20元/餐/人的标准报销。
③外埠交通费标准：
1）总经理以上职务人员（含总经理）每天100元。
2）公司执行总经理及总监级职务人员每天70元。
3）其余工作人员每天50元。
④乘坐交通工具标准：
工具/人员
飞机
火车
轮船
长途汽车
出租车
总经理（含以上职务人员）
一等舱
软卧、软座
一等舱
实报
标准内报销
执行总经理、总监
普通舱
软卧、软座
二等舱
实报
标准内报销
经理、主管
需预申请
硬卧、硬座
三等舱
实报
标准内报销
其余人员
——
硬卧、硬座
三等舱
实报
标准内报销
第五条差旅费报销办法：
第一节住宿费报销办法：
⑴出差人员的住宿费实行限额内凭票报销，按实际住宿天数计算报销。
⑵报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
⑶出差人员由接待单位免费接待或住亲友家，一律不予报销住宿费。
⑷住宿标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报销，总监以上职务人员出差可单独住宿。
第二节出差天数的计算办法：
以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：
00以后出发（或12：
00以前到达）以半天计，12：
00以前出发（或12：
00以后到达）以一天计。
第三节外埠交通费报销办法：
⑴外埠交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
⑵对于使用公司车辆或享受公司汽车补贴的出差人员，取消外埠交通费报销。
⑶出差时由接待单位免费提供交通工具将不予报销外埠交通费。
第六条补充规定
第一节因工作需要随行人员与领导一同出差，经领导批准，可享受领导同等标准。
第二节经公司同意外出学习取得文凭、职称的人员和函授学员外出参加面授或考试的，只报往返路费及住宿费，不报补助费。
第三节驾驶员外出行车途中的罚款一律不准报销。
第七条差旅费报销流程
第一节出差人员返回后3个工作日内到财务报销差旅费用。
第二节出差人员凭审批后的报销凭证并附“出差申请单”，经财务主管审核后，报总经理审批后报销费用，同时交还预支差旅费。
第三节报账后结欠部分金额或一周内不办理报销手续的人员欠款，财务管理办公室从其当月工资中全部扣回。
第五部分通讯费报销
第一条通讯费报销标准：
种类
职务
月标准
董事长、副董事长、总经理
500
执行总经理、财务总监
300
销售总监、策划总监
200
部门经理、主管
100
经批准的部分岗位员工
50
第二条通讯费报销规定：
第一节通讯费报销实行限额管理超支自理原则。
第二节通讯费只能当年使用，凭票据月报销，累计超出当年限额的部份自理，节余归公。
财务部门要严格按公司规定标准报销个人话费，不得以任何方式变相报销。
严禁将个人使用的小灵通挂在单位办公电话上报销通话费。
第三节通讯话费报销标准随个人职务变动调整，免职人员从职务被免除的次月起停止报销。
第三条通讯费报销按第三部分费用的一般报销流程及规定报销。
第六部分招待费报销
第一条招待费开支原则：
第一节招待费开支要严格遵循“厉行节约、合理开支、严格控制、”的原则。
第二节招待费的使用严禁超标（超出预算总额）。
第二条招待费的申报及审批
第一节原则上部门主管以上职务可根据工作需要，报销接待费。
在报销时需确定接待标准，填写“接待费使用申请表”，经总理审批后开支。
第二节特殊情况由当事部门主管向总经理电话请示，得到批准后方可开支，但事后须补办手续，否则财务部门有权拒绝报销。
第三节赠送礼品等，当事部门应在申请时注明物品名称、数量、价格、事由等，经总经理审批，由采购办公室统一购买后交当事部门。
第三条招待费报销标准
第一节总量控制标准：
⑴公司总的业务招待费应控制在营业收入的1.5%以内。
⑵各部门的业务招待费，由公司结合实际经营情况，设定各部门招待费报销标准。
⑶各部门费用分解到月管控，并报财务稽核备案，以便后期费用报销的管控。
⑷各部门严格按照公司下达的指标进行开支，各部门负责人对此负责。
若年末考评超标，将影响其部门绩效考评分数，严重超标将从其部门奖金中扣除超标部分开支。
第二节用餐控制标准：
接待人员级别
用餐标准/人/餐
总经理及以上职务人员
据实报销
总监
100元/人/餐
经理、主管
80元/人/餐
一般工作人员
50元/人/餐
第四条招待费报销流程报销。
第一节用餐后三个工作日报销。
第二节经办人按规定填写报销凭证，并附上“接待费使用申请表”由财务总监审核，财务稽核登记备案后报销。
第七部分公司日常费用报销
第五条日常费用报销一般规定
为了合理控制费用支出,该费用由公司后勤管理办公室统一管理。
第六条日常费用范围：
第一节办公用品费具体包括文案用具、办公耗材、家俱器具、办公机具设备、电子设备等费用开支；
第二节办公日常费用包括水电物管、公司电话费、公司汽车使用费用等开支。
第七条日常费用报销流程
第一节每月末各部门编制下月办公用品申购清单，交后勤管理办公室结合现有用品情况统一采购，后勤管理办公室相关经办人员按费用的一般报销流程实施报销。
第二节特殊情况需自行采购的办公用品，采购前须报后勤管理办公室备案，所购物品由后勤管理办公室验收，并在报销凭证上签字审核后，经办人员按第三部分费用的一般报销流程及规定实施报销。
第三节办公日常费用由后勤管理办公室按第三部分费用的一般报销流程及规定实施报销。
第八部分工薪福利费用报销
第八条工薪福利费用范围：
包括工资、奖金、临时用工工资、社会保险费、住房公积金及各项福利费支出。
第九条工薪福利费报销流程
第一节工资支付流程
⑴每月5日由财务稽核编制销售部上月销售提成表，经销售经理审核，交财务部备档。
⑵财务部编制职工月度奖金或年终奖金分配表；
⑶财务部根据奖金表及销售提成表编制标准格式的工资表；
⑷财务部由专人每月将标准格式工资表交总经理签字审批。
⑸每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资。
第二节临时用工工资，由人事管理办公室编制临时用工工资表，按费用的一般报销流程实施报销。
第三节社会保险费、住房公积金报销流程
⑴社会保险及住房公积金由人事管理办公室将由公司总经理审批的支付标准交出纳处，出纳负责办理缴款事宜；
⑵每月出纳将已交纳的保险和公积金单据与人事管理办公室核对，若有差异应及时查明原因并按实际情况于次月进行修正。
第四节其他福利费用报销
由人事管理办公室按总经理审批后的支付标准，按第三部分费用的一般报销流程及规定实施报销。
第九部分税费报销
第一条税费包括的范围：
是指每月营业税及每季度所得税。
第二条报销流程：
第一节会计依据财务报表所列数据，填制纳税申报表，交财务总监复核由总经理审批。
第二节出纳凭审核后的申报表到税务机关申报，依据税票所列金额采取银行转账方式办理税金交缴纳。
第十部分附则
第一条本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长签字后生效。
第二条本规定从发布之日起执行，若以前有关规定与本规定相抵触的，按本规定执行。
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