公文管理办法.docx

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公文管理办法

公文管理办法（试行）

文件编号：

版本号：

发布日期:

二○○九年七月日实施日期：

二○○九年七月日

文件会签履历页

编制/修订原因说明：

为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本办法。

文件名称

公文管理办法（试行）

文件编号

文件适用对象

股份公司各职能部门，股份公司所属各单位等效采用或转化采用。

制修订流程

总裁办公室制修订→相关职能部门会签→副总裁会签、审核→总裁审批→下发

原章节号

现章节号

修订（内容）说明

修订人/时间

全部

全部

新制文件：

《公文管理办法》（试行）

本部门/单位审核意见：

相关部门/单位会审意见：

体系文件管理职能审核意见：

审批意见：

公文管理办法（试行）

1、目的

1.1为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本标准。

1.2使员工能够通过可靠的方式和途径获得有效的文件和记录。

2、适用范围

2.1本办法适应于股份公司所有行政公文文件的管理。

2.2股份公司所属各子公司可等效采用本管理办法,也可在保持与本办法原则性要求一致的前提下，结合自身管理需要进行修订或补充完善。

3、定义

3.1文件归口管理部门：

指负责公司层面公文、程序文件管理、编号与内容审查、文件发放与归档管理的部门，一般由各单位综合管理部门或总裁（总经理）办公室负责文件归口管理。

3.2公文文件：

指用于企业内部行政性、临时性管理事项的文件的总称，主要包括通知、通报、决定、公告、请示、报告等类型，主要侧重于事务性、临时性、任务性事务的行政管理。

具体包括：

（1）外来公文：

指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发股份有限公司及其下属子公司、经营单位的公文；

（2）请示、报告：

指向主管领导、主管部门、上级公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以股份有限公司名义向股份公司以外单位的请示、报告和股份公司下属各职能部门、子公司等向股份公司领导或主管部门的请示、报告；

（3）内部公文：

指在股份公司及下属子公司内部使用的公文，包括股份公司下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。

4、职责

4.1总裁办公室为股份公司公文的归口管理部门，负责接收和处理各种外来文件以及各子公司对股份公司领导的请示、报告等文件，负责审核处理以股份公司名义上报、下发的公文文件，并对股份公司所属各子公司的公文管理工作负有检查、指导和监督职责。

4.2各子公司、经营单位的综合管理部门负责本公司、经营单位的上报、下发的公文管理，各子公司、经营单位应指定专职或兼职人员担任本单位公文管理员，负责接收、处理股份公司下发或本单位下发的公文文件，负责相关信息的传递、处理和跟进落实。

4.3股份公司、子公司各职能部门应指定专人兼职负责本部门的公文管理，或根据公文管理要求与文件收发流程管理需要设置信息接口人，负责本部门或本公司的对内、对外文件收发工作，建立文件收、发登记记录，根据文件处理时限跟踪文件处理进度，根据公文管理要求实施文件密级和急度管理，负责部门内部文件审核、编号、归档管理等工作。

5、工作流程

5.1公文文种及使用要求

公文按文种划分，可分为：

通知、通告、通报、决定、请示、申请、报告、纪要、工作联络函等。

5.1.1通知：

对股份公司及子公司内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”文种；

5.1.2通告：

对股份公司及子公司需要向公司内部、外部告知关于所属部门或单位发生的重要事项，用“通告”文种；

5.1.3通报：

上级部门向下级部门或特定对象传达重要情况，用“通报”文种；

5.1.4决定：

对公司内部的重要事项做出规定或对重大行动做出安排，用“决定”文种；

5.1.5请示：

下级部门事前向直接上级部门或领导请求指示、批准时，用“请示”文种；

5.1.6报告：

下级部门事前中、事后向直接上级部门或领导汇报工作进度或待决事项，用“报告”文种；

5.1.7纪要：

经营检讨会、总结计划会等重大会议的内容纲要、决议事项或工作指示等，用“会议纪要”文种；

5.1.8工作联络函：

对同级单位或部门、外单位进行工作沟通联络，需要接收单位或部门回复反馈的工作事项，用“工作联络函”文种。

5.2公文的发文资格、效力

5.2.1发文资格

股份公司、各子公司或经营单位为具备发文资格的主体，其他职能部门、模块、项目组等根据业务需要，可向公文归口管理部门提出发文申请，经审批后可作为发文主体。

未经公司或公文归口管理部门许可，其他部门或模块不得擅自对外发布公文。

5.2.2发文效力

公文经相关审批流程批准发布后，即对该文件的接收对象具有普遍约束力，所属任何部门或岗位必须严格执行，非公文直接接收对象应对公文所要求的执行事项向公文接收与执行部门提供支持与配合，接受文件归口管理部门的稽核、监督。

公文发放时由发文部门使用《文件发放登记表》（附件3）进行发放签收登记。

5.3文件格式

5.3.1正式公文包括但不限于以下文种：

——公司重要人事任免决定、组织架构设置决定、重大事件的处理决定；

——对公司内部各种重要事项所做出的规定、管理要求等；

——对公司内部发布的需要周知或共同执行的事项通知、通报等；

——各单位需要的效力作用于全单位的其他公文。

5.3.2非正式公文指除正式公文规定以外的其它文件，主要指与公司经营管理结合不是很紧密，发送范围比较小，日常性、临时性事务公告等，如会议通知、事项通报、会议纪要、工作联络函等。

5.4公文管理要求

完整规范的公文格式包括文件头、正文、文尾三部分。

公文格式模板详见附件1。

5.4.1公文文件头、编号

——股份公司名义发文用“股份有限公司文件”，文件编号为“【年度】+当年度文件顺序号（三位阿拉伯数字）”，公文落款为股份公司全称、签发人及签发日期；

——股份公司职能部门名义发文用科技股份有限公司文件“，文件编号为“部门简称+【年度】+当年度文件顺序号（三位阿拉伯数字）”，如总裁办发文编号为“【2009】001号”，公文落款为股份公司全称、部门全称、签发人及签发日期；

——子公司名义发文用“子公司全称+文件”，如长地万方公司发文，用“北京长地万方科技有限公司文件”，文件编号为“子公司简称+【年度】+当年度文件顺序号（三位阿拉伯数字）”，如长地万方001号文编号为“长地【2009】001号”，公文落款为子公司全称、签发人、签发日期；

——子公司职能部门名义发文用“子公司全称+文件”，文件编号为“子公司简称+部门简称+【年度】+当年度文件顺序号（三位阿拉伯数字）”，如长地综合管理部001号文编号为“长地综【2009】001号”，公文落款为子公司全称、部门全称、签发人、签发日期。

5.4.2公文密级及急度

5.4.2.1密级：

公司文件按保密程度分为绝密、机密、普通三级，绝密、机密文件应在文件首页左上角处标明“绝密”或“机密”字样，普通密级文件可省略标识。

——绝密：

指文件内容涉及公司重大经营机密，一旦泄露将对公司利益产生重大影响的文件，绝密文件一般只发给指定范围的公司总裁、副总裁、总经理、副总经理及相应单位负责人等阅知；

——机密：

指文件内容涉及公司经营机密，不宜对外公开的文件，机密文件一般只发给指定范围的部长级或经理级以上管理人员等阅知；

——普通：

指文件内容可以对外公开的文件，如一般性事务通知、公告、决定、宣传资料、会议通知等，可以通过适当途径发给所有员工阅知。

5.4.2.2急度：

公司文件按办理流转时间要求的急缓程度不同分为特急、紧急、普通三级，特急、紧急文件应在文件首页左上角处标明“特急”或“紧急”字样，普通急度文件可省略标识。

——特急：

指需要在收文后或发文后半个工作日内处理完毕的文件；

——紧急：

指需要在收文后或发文后一个工作日内（次日）处理完毕的文件；

——普通：

指按正常文件处理流程时限处理的文件，一般应在收文后或发文后三个工作日内处理完毕。

5.4.3公文称谓

公文称谓包括主送对象称谓与文件尾呈、报、抄、送称谓。

主送对象称谓一般为：

——股份公司下发的文件主送对象为“各单位、部门”；

——各子公司或职能部门发布的文件主送对象为“各部门”；

文件尾表述一般为：

——对上级领导或本单位领导用“呈报”；

——对与此公文无直接关系但需要知会的同级单位或上级单位用“抄送”；

——对同级部门或下属单位、部门用“发至”；

——对此公文的编制、存档单位、部门用“存档”。

存档或印发份数以需要以书面纸质形式印发的份数为计算依据。

正式公文在文件落款单位或部门下方，应署文件落款对应的公司总裁、总经理或部门负责人姓名，署名方式可以书面签署，也可以电子签署。

5.5公文的审批、签发流程

5.5.1公文的审批流程

5.5.1.1以股份公司名义制定签发的文件，拟稿部门应填制《股份公司公文审批表》（附件2表1），按公文审批流程提交部门领导审核后，由股份公司公文归口管理部门进行格式审查并给予文件编号，提交股份公司行政副总裁审核、股份公司总裁或其授权代理人签发。

5.5.1.2以股份公司部门名义制定签发的文件，拟搞部门应填制《股份公司部门公文审批表》（附件2表2），按公文审批流程提交部门审核后，由股份公司公文归口管理部门进行格式审查并给予文件编号，提交文件签发部门分管副总裁（或部门负责人）或其授权代理人签发。

设有公文管理岗位的部门，可以由部门公文管理岗位负责进行公文审查与部门公文编号、公文发放管理工作。

5.5.1.3以子公司名义制定签发的文件，需要由股份公司相关业务部门或股份公司领导给予会签、批示的，由拟稿部门填制《子公司公文审批表》（附件2表3），由子公司公文归口管理部门进行格式审查并给予文件编号，经子公司总经理审核后，提报至股份公司总裁办公室。

需要由股份公司相关业务部门进行会签的，由股份公司总裁办公室提交相关业务部门会签后，提交股份公司行政副总裁审核、股份公司总裁或其授权代理人审批签发。

不涉及股份公司审批会签事项的子公司内部公文审批，由子公司公文归口管理部门负责参照本管理办法进行管理，不需提交股份公司审核。

5.5.2股份公司公文签发流程

5.5.3股份公司职能部门公文签发流程

5.5.4下属子公司公文签发流程

5.6非正式公文管理要求

5.6.1请示与报告

5.6.3.1请示格式模板见附件7，报告格式模板见附件8。

5.6.3.2请示与报告应严格区分，请示应一文一事，所请求指示事项应表述清晰明了，内容简明扼要，数据真实准确。

请示文件应由提出请示部门负责人审核后逐级提报，无特殊情况不得越级、多头报送。

对所请示内容涉及多个部门的请示，应提交相应部门注明会签意见后，再报主管领导审核提报。

5.6.3.3报告由提出部门根据工作要求或领导指示要求进行编制。

报告文件应由作出报告部门负责人审核后逐级提报。

5.6.3.4职能部门向公司领导请示或报告工作时，请示、报告对象称谓可用“公司领导”；子公司向股份公司请示或报告工作时，请示、报告对象称谓为对应负责该方面工作的直属主管部门，如“股份公司财务部”、“股份公司人力资源部”等，如需要呈报股份公司上级领导，可在请示、报告文件尾“呈”栏目内列明，由股份公司主管部门负责审核后向相应领导呈报。

5.6.3.5向跨级部门或跨级领导请示、报告工作时，应以下属单位或部门的名义，并经其直属部门负责人、直属主管部门负责人审核会签后才能上报。

一般情况下不允许跨级别上报，如属领导有特别指示要求的，可直接报送相应领导。

5.6.2工作联络函

5.6.2.1工作联络函格式模板见附件6。

5.6.2.2工作联络函由发出工作请求的部门拟制。

工作联络函应有明确的问题描述、处理要求，跨部门联络函应经部门负责人审核后，提交部门信息员按文件收发流程进行发送、签收登记并跟踪回复情况。

5.6.2.3接收工作联络函部门应在收到联络函后三个工作日内或根据联络函发出部门要求的回复时间内予以书面回复，回复内容应有明确的工作安排与合理期限，如暂时无法解决的，也必须反馈原因，经部门负责人审核后回复至发出部门。

5.6.2.4工作联络函发送和回复可以以纸质方式，也可以电子邮件、电子流程等方式进行，以电子邮件、电子流程方式进行的，工作联络函发出方和回收方必须保留发送和回复的记录，以备稽查。

5.6.2.5对于联络函发出后在规定期限内被要求回复部门未做出合理回复的，或回复部门未按联络函承诺事项及期限合理完成的，发函部门可将联络函提报至回复部门上级主管部门要求解决，或提报至公司公文归口管理部门进行监督、稽核。

5.6.3会议通知与会议纪要

5.6.1.1会议通知格式模板见附件4，会议纪要格式模板见附件5。

5.6.1.2会议通知由会议召集人拟制，涉及跨部门的重要会议，应经请示部门负责人审批同意后，方可进行发布。

5.6.1.3会议通知拟稿人应根据会议需要提前联系确定会议室、会议需用投影仪、展示设备等可用状况，并向后勤服务管理部门联系报备确定相关会议资源。

5.6.1.4涉及跨部门的重要会议，如经营分析会、工作协调会等，会议组织部门应提前两个工作日发布会议通知。

举行会议时，会议组织部门应指定会议纪录人员对会议重要内容、会议纪律及出勤情况进行记录。

5.6.1.5重要会议的会议纪要应于会议结束后两个工作日内整理完成，由会议纪录人员提交会议主持人审核，必要时由出席会议人员会签后，提交部门信息员按指定范围下发并进行签收记录。

6、管理要求

6.1公文制定签发

6.1.1拟稿：

拟稿要求符合国家有关法律法规及股份公司有关规章制度，文字简炼，表达清晰，条理清楚，用词规范，文种选择、文件格式、行文方式应符合公文管理规定。

6.1.2审核：

审核内容主要包括：

是否需要行文；行文格式、文种、内容是否符合相关规范；行文内容是否与其他规章制度、法律法规相冲突；行文主张的要求和措施是否明确具体、切实可行等。

6.1.3会签：

由拟稿部门或单位牵头组织，由文件内容所涉及的部门或单位对文件提出会签反馈意见，以供拟搞部门或签发领导参考。

6.1.4签发：

以公司名义下发的公文，必须经公司总裁、总经理签发，或由其授权代理人签发；以部门名义下发的公文，由发文部门负责人签发，备案至公文归口管理部门存档。

公文一经签发即生效，未经签发人同意，任何人不得对公文内容进行增减或修改。

6.2公文的修订

6.2.1在发生以下情况（但不限于）时，公文归口管理部门应组织对原公文制订单位对已签发的公文进行评审，重新确定其适宜性，根据评审结果对不再有效的文件予以作废，对需要修改继续使用的文件组织开展统一修订：

（1）公文实施有效期已过时；

（2）公文要求实施的条件已发生重大变化，或组织架构发生重要调整时；

（3）相关业务流程发生系统性、全局性重大调整时；

（4）企业实施重大变革或转型时；

（5）管理体系评审决定需要进行重大修订时等。

6.2.2除遵照公司规定的年度公文例行修订外，公文归口管理部门可根据公文管理3的现状及修订的实际需要灵活组织公文的清理，以公告或工作联络函方式将需要进行修订或废止的公文清单告知公文编制部门，并要求编制部门限期内完成公文的修订或废止工作。

6.3公文的立卷、归档与销毁

6.3.1各单位应及时将各类公文进行整理归档，保证公文归档齐全、完整，便于追溯、查找和使用，立卷、归档资料应指定专人负责。

6.3.2文件立卷、归档的范围

——外单位、政府部门、行业协会等发来的各类公文文件、政策法规或联络资料；

——股份公司及职能部门制订下发的各类公文文件；

——股份公司重要会议、活动的记录、照片、影像资料等；

——下属子公司上报的各类往来公文及相关资料文件；

——重要的稽核、调查材料；

——其他有价值的重要文电、资料等。

6.3.3公文归档备案的职责

——外来公文、股份公司编号下发的公文由总裁办公室负责立卷归档；

——股份公司召开的重要会议所形成的文件、材料、讲话稿、会议纪要等，由总裁办公室负责立卷归档；

——股份公司各职能部门下发公文、子公司下发公文由发文部门立卷归档，定期将文件清单备案至总裁办公室；

——跨部门召集的重要会议、活动所形成的文件、纪要、评审资料等，由会议、活动组织部门、主办单位负责立卷归档，其他部门存复印件；

——各级领导我出开会带回的会议资料及重要资料，交所在单位管理部门立卷归档。

6.3.4公文的销毁

6.3.4.1可销毁公文的范围：

——重要文件的多余复印件；

——纯事务性或临时性公文；

——无保存价值的一般文件、草稿或讨论稿；

——其他无继续保存价值的文件资料等。

6.3.4.2公文销毁前必须认真清点，登记造册，并由文件保管人将销毁文件清单提前上报至公文归口管理部门审核，由公文归口管理部门指定人员现场监督方可实施销毁。

6.4其他管理要求

本文件自批准签发之日起实施，原2008020号《公文管理办法》同时废止。

自本文件实施之日起，新拟制公文文件应按本文件相关规范要求进行拟制和审批报送，本文件实施日前按原《公文管理办法》要求制定下发的公文在未修改发布前仍然有效，如需修改则应按本管理办法相关规范要求进行修改发布。

7、引用文件

无。

8.相关文件或附件

8.1相关文件:

体系文件管理办法（试行）

8.2相关附件

附件1：

股份公司/子公司正式公文模板

附件2：

股份公司/子公司公文审批表（编号：

附件3：

文件发放登记表（编号：

附件4：

会议通知格式模板（编号：

附件5：

会议纪要格式模板

附件6：

工作联络函格式模板（编号：

附件7：

请示格式模板

附件8：

报告格式模板

附注：

本文件由股份公司总裁办公室负责起草制定,并负责修订、解释。

本文件由股份公司总裁办公室负责体系文件归口管理。

本文件主要起草、修订人