PPT制作流程与规范.docx

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PPT制作流程与规范

PPT制作流程与规范

一、PPT制作流程

1.新建幻灯片

启动PowerPoint2003（其他版本相似）时，系统新建一份空白演示文稿，并新建1张幻灯片。

可以通过下面三种方法，在当前演示文稿中添加新的幻灯片：

方法一：

使用快捷键：

按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。

方法二：

使用回车键：

在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。

方法三：

使用菜单命令：

执行“插入→新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。

2.直接输入文本

演示文稿中需要编辑大量文本，使用直接输入文本的方法。

在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，切换到“大纲”标签下，直接输入文本字符。

每输入完一个内容后，按下“Enter”键，新建一张幻灯片，输入后面的内容。

3.插入文本框

在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时，可以通过文本框来实现。

方法一：

●执行“插入→文本框→水平（垂直）”命令，然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。

●将相应的字符输入到文本框中。

●设置好字体、字号和字符颜色等。

●调整好文本框的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。

方法二：

也可以使用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框，并输入字符。

4．插入图片

在演示文稿中添加图片是一项基本的操作。

●执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。

5．插入声音

为演示文稿配上声音，可以增强演示文稿的播放效果。

●执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。

●定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。

●在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。

注意：

演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。

　　注意：

插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。

6．插入视频

将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。

●执行“插入→影片和声音→文件中的影片”命令，打开“插入影片”对话框。

●定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“确定”按钮。

　　注意：

演示文稿支持avi、wmv、mpg等格式视频文件。

●在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。

●调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。

7．插入Falsh动画

将Falsh动画添加到演示文稿中。

●执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏。

●单击工具栏上的“其他控件”按钮，在随后弹出的下拉列表中选“ShockwaveFlashObject”选项，然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框（此为播放窗口）。

●选中上述播放窗口，按工具栏上的“属性”按钮，打开“属性”对话框，在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash动画文件名及完整路径，然后关闭属性窗口。

　　注意：

将Flash动画文件和演示文稿保存在同一文件夹中，这样只需要输入Flash动画文件名称，而不需要输入路径了。

●调整好播放窗口的大小，将其定位到幻灯片合适位置上，即可播放Flash动画。

8．插入艺术字

Office多个组件中都有艺术字功能，在演示文稿中插入艺术字可以提高演示文稿的放映效果。

　　●执行“插入→图片→艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框。

　　●选中一种样式后，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字”对话框。

　　●输入艺术字字符后，设置好字体、字号等要素，确定返回。

　　●调整好艺术字大小，并将其定位在合适位置上即可。

　　注意：

选中插入的艺术字，在其周围出来黄色的控制柄，拖动控制柄，可以调整艺术字的外形。

9、绘制图形

根据演示文稿的需要，要在其中绘制一些图形，利用其中的“绘图”工具栏，即可。

　　●执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏。

　　●点击工具栏上的“自选图形”按钮，在随后展开的快捷菜单中，选择相应的选项（如“基本形状、太阳形”），然后在幻灯片中拖拉一下，即可绘制出相应的图形。

　　注意：

●如果选择“自选图形、线条”下面的选项，可以绘制出展型图形来。

●如果选中相应的选项（如“矩形”），然后在按住“Shift”键的同时，拖拉鼠标，即可绘制出正的图形（如“正方形”）。

10、插入图表

利用图表，可以更加直观地演示数据的变化情况。

　　●执行“插入图表”命令，进入图表编辑状态。

　　●在数据表中编辑好相应的数据内容，然后在幻灯片空白处单击一下鼠标，即可退出图表编辑状态。

　　●调整好图表的大小，并将其定位在合适位置上即可。

　　注意：

如果发现数据有误，直接双击图表，即可再次进入图表编辑状态，进行修改处理。

11、设置幻灯片版式

在标题幻灯片下面新建的幻灯片，默认情况下给出的是“标题和文本”版式，我们可以根据需要重新设置其版式。

　　●执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。

　　●单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片版式”选项，展开“幻灯片版式”任务窗格。

　　●选择一种版式，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用版式即可。

12、使用设计方案

通常情况下，新建的演示文稿使用的是黑白幻灯片方案，如果需要使用其他方案，一般可以通过应用其内置的设计方案来快速添加。

　　●执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。

　　●单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片设计”选项，展开“幻灯片设计”任务窗格。

　　●选择一种设计方案，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用即可。

13、设置背景颜色

如果对当前的配色方案不满意，可以选择其内置的配色方案来进行调整，并可以修改其背景颜色。

　　●执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。

　　●单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片设计——配色方案”选项，展开“幻灯片设计——配色方案”任务窗格。

　　●选择一种配色方案，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用即可。

　　●如果需要修改其背景颜色可以这样设置：

执行“格式→背景”命令，打开“背景”对话框，设置一种颜色，确定返回即可。

14、修改幻灯片母板

如果希望为每一张幻灯片添加上一项固定的内容，可以通过修改“母板”来实现。

　　●执行“视图母板幻灯片母板”命令，进入“幻灯片母板”编辑状态。

　　●仿照前面插入图片的操作，将图片插入到幻灯片中，调整好大小、定位到合适的位置上，再单击“关闭母板视图”按钮退出“幻灯片母板”编辑状态。

　　●以后添加幻灯片时，该幻灯片上自动添加图片

15、隐藏幻灯片

对于制作好的Powepoint演示文稿，如果希望其中的部分幻灯片在放映的时候不显示出来，我们可以将其隐藏起来。

　　●在“普通视图”界面下，在左侧的窗口中，按住Ctrl键，分别点击需要隐藏的幻灯片，同时选中多张不连续的幻灯片。

　　●右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“隐藏幻灯片”选项即可。

　　注意：

●进行隐藏操作后，相应的幻灯片编辑上有一条删除斜线。

●如果需要取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上述操作即可。

16、设置进入动画

动画是演示文稿的精华，在画中尤其以“进入”动画最为常用。

下面我们以设置“渐变式缩放”的进入动画为例，看看具体的设置过程。

●选中需要设置动画的对象，执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定义动画”任务窗格。

●单击任务窗格中的“添加动画”按钮，在随后弹出的下拉列表中，依次选择“进入→其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框。

●选中“渐变式缩放”动画选项，确定返回即可。

注意：

如果需要设置一些常见的进入动画，可以在“进入”菜单下面直接选择。

17、设置动画播放方式

如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画，需要确定其播放方式（是“自动播放”还是“手动播放”）。

下面，我们将第二个动画设置在上一个动画之后自动播放。

展开“自定义动画”任务窗格，双击第二个动画方案，单击“开始”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“之后”选项即可。

注意：

在“自定义动画”任务窗格中，还可以快速设置动画播放“速度”等选项。

18、设置退出动画

既然有进入动画，对应就有退出动画——即动画放映结束后对象如何退出。

●选中相应的对象，展开“自定义动画”任务窗格。

●单击“添加动画”按钮，在随后弹出的下拉列表中，依次选择“退出→消失”选项，即可为对象设置“消失”的退出动画。

●双击设置的动画方案，打开“消失”对话框，切换到“计时”标签下，把“开始”选项设置为“之后”，并设置一个“延迟”时间（如2秒），确定返回，让“退出”动画在“进入”动画之后2秒自动播放。

19、调整动画顺序

在Powerpoint演示文稿中设置动画后，如果发现播放的顺序不理想，可以将第三个动画方案调整到第二个顺序播放。

选中需要调整的对象，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选择“自定义动画”选项，展开“自定义动画”任务窗格，选中第三个动画方案，按住鼠标左键，将其拖拉到第二个动画方案止方，松开鼠标即可。

注意：

此处，利用右键菜单快速展开“自定义动画”任务窗格。

20、设置背景音乐

为Powerpoint演示文稿设置背景音乐，增强演示效果。

●仿照前面的操作，选择一首合适的音乐文件，将其插入到第一张幻灯片中。

●展开“自定义动画”任务窗格。

●选中声音播放方案（其实就是一种动画方案），双击打开“播放声音”对话框。

●在“效果”标签下，选中“在XX幻灯片之后”选项，并输入一个数值（此处假定演示文稿共有28张幻灯片，我们就输入数值28），确定返回就行了。

注意：

这样的设置，相当于让声音播放动画在28张幻灯片之后停止，替代背景音乐的效果。

21、设置动作按钮

在PPT演示文稿中经常要用到链接功能，可以用“动作按钮”功能来实现。

通过建立一个“课堂练习”按钮，链接到第十七张幻灯片上。

●执行“幻灯片放映动画按钮自定义”命令。

●在幻灯片中拖拉出一个按钮来，此时系统自动弹出“动作设置”对话框。

●选中“超链接到”选项，然后单击其右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片”选项，打开“超链接到幻灯片”对话框，选中第十七张幻灯片，确定返回。

●右击按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“添加文本”选项，并输入文本（如“课堂练习”）。

⑤设置好文本的字号、字体等，调整好按钮大小，并将其定位在合适的位置上即可。

22、设置超级链接 

在Powerpoint演示文稿的放映过程中，希望从某张幻灯片中快速切换到另外一张不连续的幻灯片中，可以通过“超级链接”来实现。

　　以“超级链接”到第10张幻灯片为例，具体的设置过程为：

　　●在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接”按钮，并添加相关的提示文本。

　　●选中相应的按钮，执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。

　　●在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中第10张幻灯片，确定返回即可。

　　注意：

仿照上面的操作，可以超链接到其他文档、程序、网页上。

22、设置幻灯片切换效果

为了增强Powerpoint幻灯片的放映效果，可以为每张幻灯片设置切换方式，以丰富其过渡效果。

●选中需要设置切换方式的幻灯片。

●执行“幻灯片放映→幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”任务窗格。

●选择一种切换方式（如“横向棋盘式”），并根据需要设置好“速度”、“声音”、“换片方式”等选项，完成设置。

注意：

如果需要将此切换方式应用于整个演示文稿，只要在上述任务窗格中，单击“应用于所有幻灯片”按钮。

23、设置幻灯片放映方式

PPT演示文稿制作完成后，有的需要由教师播放，有的需要让学生配合自行播放，可以通过设置幻灯片放映方式进行控制。

●执行“幻灯片放映→设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框。

●选择一种“放映类型”（如“观众自行浏览”），确定“放映幻灯片”范围（如第3至第8张），设置好“放映选项”（如“自动放映，按ESC键终止”。

●再根据需要设置好其它选项，确定退即可。

24、自定义播放方式

PPT演示文稿，如果需要有选择地放映，可以使用“自定义放映”方式。

●执行“幻灯片放映→自定义放映”命令，打开“自定义放映”对话框。

●单击其中的“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框。

●输入一个放映方案名称（如“高级”），然后在Ctrlt键的协助下，选项需要放映的幻灯片，按下“添加”按钮，再“确定”返回。

●放映某种方案时，再次打开“自定义放映”对话框，选择一种放映方案，按下“放映”按钮。