事务管理手册文书处理doclaw2.docx
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事务管理手册文书处理doclaw2
事务管理手册
93/8/30引用资料来源：
http:
//www.good.nat.gov.tw/HWSOD/htm/m1.htm
壹、总述
贰、公文制作
参、处理程序
肆、收文处理
伍、文书核拟
陆、发文处理
柒、文书简化
捌、文书保密
玖、文书流程管理
拾、公务登录
拾壹、文书用具及处理标准
文书处理
中华民国七十四年十二月二十四日政院台七十四文字第二三七O六号函修正附件十三
中华民国七十八年九月二十七行政院台七十八秘字第二五一四六号函修正三十四之（六）
中华民国七十八年十二月一行政院台七十八秘字第三O一七七号函修正二十三之
（二）之1
中华民国七十九年十一月二日行政院台七十九秘字第三十七三五号函修正附件十三、十四
中华民国八十二年八月六日行政院台八十二秘字第二八三一号函修正四暨附件二、三、四、七、八、十、十一、十二、十五、十六、十七、十八、二十、二十一、二十二
中华民国八十七年三月二十六日行政院台八十七秘字第一二五九八号函修正文书处理部分
中华民国八十九年八月十六日行政院台八十九秘字第二四四一三号函修正文书处理部分
中华民国九十年二月十三日行政院台九十秘字第OO八八七一号函修正八十一
中华民国九十三年一月八日行政院院台秘字第0930080052-C号函修正文书处分
中华民国九十四年六月二十九日
壹、总述
一、本手册所称文书，系指处理公务或与公务有关，不论其形式或性质如何之一切纪录数据。
凡机关与机关或机关与人民往来之公文书，机关内部通行之文书，以及公文以外之文书而与公务有关者，均包括在内。
二、文书制作应采由左至右之横行格式。
三、特种文书，如司法机关之裁判书、行政机关之诉愿决定书、外交机关之对外文书、侨务机关与海外侨胞、侨团间往来之文书、军事机关部队有关作战及情报所需之特定文书或其它适用特定业务性质之文书，均得依据需要自行规定其文书之格式，并应遵守由左至右之横行格式原则。
四、本手册所称文书处理，系指文书自收文或交办起至发文、归档止之全部流程。
关于文书之简化、流程管理、保密、公务登录、文书用具及处理标准等事项，均依本手册之规定为之。
五、机关公文以电子文件行之者，其交换机制、电子认证及中文码传送原则等，依「文书及档案管理计算机化作业规范」办理。
六、机关公文以电子文件处理者，其信息安全管理措施，应依「行政院及所属各机关信息安全管理要点」及「行政院及所属各机关信息安全管理规范」办理。
各机关如有其它特殊需求，得依需要自行订定相关规范。
七、机关对人民、法人或其它非法人团体之文书以电子文件行之者，除依「机关公文传真作业办法」及「机关公文电子交换作业办法」办理外，得视需要，另订处理原则。
八、文书除稿本外，必要时得视其性质及适用范围，区分为正本、副本、抄本（件）或影印本或译本。
正本及副本，均用规定公文纸缮印，盖用印信或章戳，以电子文件行之者，得不盖用印信或章戳，但应附加电子签章。
抄本及译本，无须加盖机关印信或章戳，其文面应分别标示「抄本（件）」或「译本」。
九、为加速文书处理，各机关依「行政机关分层负责实施要项」之规定及上级机关之指示，将本机关各单位职掌范围内之文书，分别情形，订定分层负责明细表（格式如附件一），经核定后，由各层主管依授权核判。
分层负责明细表未规定之事项，机关首长亦得授权单位主管处理。
十、各机关实施分层负责，视其组织大小及业务繁简，以划分三层为原则，不得少于二层或超过四层。
分层负责明细表之规定，并应根据实际情况检讨修正。
十一、各层决定之案件，其对外行文所用名义，应分别规定。
凡性质以用本机关为宜者，虽可授权第二层或第三层决定，仍以机关名义行文。
案件如根据法令对来文照例准驳，或根据前案照例催办、催覆或其它适合以单位名义行文者，可由第二层或第三层径行决定，并得以该单位名义行文。
十二、依分层负责之规定处理文书，如遇临时特别案件，必须为紧急之处理时，次一层主管得依其职掌，先行处理，再补陈核判。
十三、第二层、第三层直接处理之案件，必要时得叙明「来（受）文机关」、「案由」及「处理情形」、「发文日期字号」等，定期列表陈报首长核阅。
下级机关被授权处理之案件，亦得比照此项方式办理。
贰、公文制作
十四、公文程序之类别说明如下：
（一）公文分为「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其它公文」六种：
１、令：
公布法律、发布法规命令及人事命令时使用。
２、呈：
对总统有所呈请或报告时使用。
３、咨：
总统与国民大会、立法院公文往复时使用。
４、函：
各机关处理公务有下列情形之一时使用：
（１）上级机关对所属下级机关有所指示、交办、批复时。
（２）下级机关对上级机关有所请求或报告时。
（３）同级机关或不相隶属机关间行文时。
（４）民众与机关间之申请及答复时。
５、公告：
各机关就主管业务，向公众或特定之对象宣布周知时使用。
其方式得张贴于机关之公布栏、电子公布栏，或利用报刊等大众传播工具广为宣布。
如需他机关处理者，得另行检送。
６、其它公文：
其它因办理公务需要之文书，例如：
（１）书函：
甲、于公务未决阶段需要磋商、征询意见或通报时使用。
乙、代替过去之便函、备忘录、简便行文表，其适用范围较函为广泛，举凡答复简单案情，寄送普通文件、书刊，或为一般联系、查询等事项行文时均可使用，其性质不如函之正式性。
（２）开会通知单：
召集会议时使用（格式如附件二）。
（３）公务电话纪录：
凡公务上联系、洽询、通知等可以电话简单正确说明之事项，经通话后，发话人如认有必要，可将通话纪录作成两份并经发话人签章，以一份送达受话人签收，双方附卷，以供查考（格式如附件三）。
（４）手令或手谕：
机关长官对所属有所指示或交办时使用。
（５）签：
承办人员就职掌事项，或具幕僚性质之机关首长对上级机关有所陈述、请示、请求、建议时使用。
（６）报告：
公务用报告如调查报告、研究报告、评估报告等；或机关所属人员就个人事务有所陈请时使用。
（７）笺函或便笺：
以个人或单位名义于洽商或回复公务时使用（笺函作法举例见附录五）。
（８）聘书：
聘用人员时使用。
（９）证明书：
对人、事、物之证明时使用。
（１０）证书或执照：
对个人或团体依法令规定取得特定资格时使用。
（１１）契约书：
当事人双方意思表示一致，成立契约关系时使用。
（１２）提案：
对会议提出报告或讨论事项时使用。
（１３）纪录：
记录会议经过、决议或结论时使用。
（１４）节略：
对上级人员略述事情之大要，亦称纲要。
起首用「敬陈者」，末署「职称、姓名」。
（１５）说帖：
详述机关掌理业务办理情形，请相关机关或部门予以支持时使用。
（１６）定型化窗体。
（二）上述各类公文属发文通报周知性质者，以登载机关电子公布栏为原则；另公务上不须正式行文之会商、联系、洽询、通知、传阅、表报、数据搜集等，得以发送电子邮递方式处理。
十五、公文结构及作法说明如下：
（一）公布法律、发布法规命令及人事命令：
１、公布法律、发布法规命令：
（１）令文可不分段，叙述时动词一律在前，例如：
甲、订定「○○○施行细则」。
乙、修正「○○○办法」第○条条文。
丙、废止「○○○办法」。
（２）多种法律之制定或废止，同时公布时，可并入同一令文处理；法规命令之发布，亦同。
（３）公、发布应以刊登政府公报或新闻纸方式为之，并得于机关电子公布栏公布；必要时，并以公文分行各机关。
２、人事命令：
（１）人事命令：
任免、迁调、奖惩。
（２）人事命令格式由人事主管机关订定，并应遵守由左至右之横行格式原则。
（二）函：
１、行政机关之一般公文以「函」为主，制作要领如下：
（１）文字叙述应尽量使用明白晓畅，词意清晰之文字，以达到公文程序条例第八条所规定「简、浅、明、确」之要求。
（２）文句应正确使用标点符号。
（３）文内避免层层套叙来文，祇摘述要点。
（４）应绝对避免使用艰深费解、无意义或模棱两可之词句。
（５）应采用语气肯定、用词坚定、互相尊重之语词。
（６）函的结构，采用「主旨」、「说明」、「办法」三段式，案情简单可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割为二段、三段；「说明」、「办法」两段段名，均可因事、因案加以活用。
２、分段要领：
（１）「主旨」：
为全文精要，以说明行文目的与期望，应力求具体扼要。
（２）「说明」：
当案情必须就事实、来源或理由，作较详细之叙述，无法于「主旨」内容纳时，用本段说明。
本段段名，可因公文内容改用「经过」、「原因」等名称。
（３）「办法」：
向受文者提出之具体要求无法在「主旨」内简述时，用本段列举。
本段段名，可因公文内容改用「建议」、「请求」、「拟办」、「核示事项」等名称。
（４）各段规格：
甲、每段均标明段名，段名之上不冠数字，段名之下加冒号「：
」。
乙、「主旨」一段不分项，文字紧接段名冒号之下书写。
丙、「说明」「办法」如无项次，文字紧接段名冒号之下书写；如分项条列，应另列缩格书写。
丁、「说明」、「办法」中，其分项条列内容过于繁杂、或含有表格型态时，应编列为附件。
３、行政规则以函检发，多种规则同时检发，可并入同一函内处理；其方式以公文分行或登载政府公报或机关电子公布栏。
但应发布之行政规则，依本点
（一）１、所定法规命令之发布程序办理。
（三）公告：
１、公告一律使用通俗、简浅易懂之文字制作，绝对避免使用艰深费解之词汇。
２、公告文字必须加注标点符号。
３、公告内容应简明扼要，非必要者如各机关来文日期、文号及会商研议过程等，不必在公告内层层套用叙述。
４、公告之结构分为「主旨」、「依据」、「公告事项」（或说明）三段，段名之上不冠数字，分段数应加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉强凑成两段、三段。
５、公告分段要领：
（１）「主旨」应扼要叙述，公告之目的和要求，其文字紧接段名冒号之下书写。
（２）「依据」应将公告事件之原由叙明，引据有关法规及条文名称或机关来函，非必要不叙来文日期、字号。
有两项以上「依据」者，每项应冠数字，并分项条列，另行低格书写。
（３）「公告事项」（或说明）应将公告内容分项条列，冠以数字，另行低格书写。
使层次分明，清晰醒目。
公告内容仅就「主旨」补充说明事实经过或理由者，改用「说明」为段名。
公告如另有附件、附表、简章、简则等文件时，仅注明参阅「某某文件」，公告事项内不必重复叙述。
６、公告登载时，得用较大字体简明标示公告之目的，不署机关首长职称、姓名。
７、一般工程招标或标购物品等公告，得用定型化格式处理，免用三段式。
８、公告除登载于机关电子公布栏者外，张贴于机关公布栏时，必须盖用机关印信，于公告两字右侧空白位置盖印，以免字迹模糊不清。
（四）其它公文：
１、书函之结构及文字用语比照「函」之规定。
２、定型化窗体之格式由各机关自行订定，并应遵守由左至右之横行格式原则。
（五）制作公文，应遵守以下全角、半角字形标准之规定：
１、分项标号：
应另列缩格以全角书写为一、二、三、……，
（一）、
（二）、（三）……，１、２、３、……，（１）、（２）、（３）（格式如附件四）。
２、内文：
（１）中文字体及并同于中文中使用之标点符号应以全角为之。
（２）阿拉伯数字、外文字母以及并同于外文中使用之标点符号应以半角为之。
十六、公文用语规定如下：
（一）期望及目的用语，得视需要酌用「请」、「希」、「查照」、「鉴核」或「核示」、「备查」、「照办」、「办理见复」、「转行照办」等。
（二）准驳性、建议性、采择性、判断性之公文用语，必须明确肯定。
（三）直接称谓用语：
１、有隶属关系之机关：
上级对下级称「贵」；下级对上级称「钧」；自称「本」。
２、对无隶属关系之机关：
上级称「大」；平行称「贵」；自称「本」。
３、对机关首长间：
上级对下级称「贵」；自称「本」；下级对上级称「钧长」，自称「本」。
４、机关（或首长）对属员称「台端」。
５、机关对人民称「先生」、「女士」或通称「君」、「台端」；对团体称「贵」，自称「本」。
６、行文数机关或单位时，如于文内同时提及，可通称为「贵机关」或「贵单位」。
（四）间接称谓用语：
１、对机关、团体称「全衔」或「简衔」，如一再提及，必要时得称「该」；对职员称「职称」。
２、对个人一律称「先生」「女士」或「君」。
十七、签、稿之撰拟说明如下：
（一）签稿之一般原则：
１、性质：
（１）签为幕僚处理公务表达意见，以供上级了解案情、并作抉择之依据，分为下列两种：
甲、机关内部单位签办案件：
依分层授权规定核决，签末不必叙明陈某某长官字样。
乙、下级机关首长对直属上级机关首长之「签」，文末得用敬陈○○长官字样。
（２）「稿」为公文之草本，依各机关规定程序核判后发出。
２、拟办方式：
（１）先签后稿：
甲、制定、订定、修正、废止法令案件。
乙、有关政策性或重大兴革案件。
丙、牵涉较广，会商未获结论案件。
丁、拟提决策会议讨论案件。
戊、重要人事案件。
己、其它性质重要必须先行签请核定案件。
（２）签稿并陈：
甲、文稿内容须另为说明或对以往处理情形须酌加析述之案件。
乙、依法准驳，但案情特殊须加说明之案件。
丙、须限时办发不及先行请示之案件。
（３）以稿代签为一般案情简单，或例行承转之案件。
３、作业要求：
（１）正确：
文字叙述和重要事项记述，应避免错误和遗漏，内容主题应避免偏差、歪曲。
切忌主观、偏见。
（２）清晰：
文义清楚、肯定。
（３）简明：
用语简练，词句晓畅，分段确实，主题鲜明。
（４）迅速：
自搜集资料，整理分析，至提出结论，应在一定时间内完成。
（５）整洁：
签稿均应保持整洁，字体力求端正。
（６）一致：
机关内部各单位撰拟签稿，文字用语、结构格式应力求一致，同一案情的处理方法不可前后矛盾。
（７）完整：
对于每一案件，应作深入广泛之研究，从各种角度、立场考虑问题，与相关单位协调联系。
所提意见或办法，应力求周详具体、适切可行；并备齐各种必需之文件，构成完整之幕僚作业，以供上级采择。
（二）签之撰拟：
１、款式：
（１）先签后稿：
签应按「主旨」、「说明」、「拟办」三段式办理。
（２）签稿并陈：
视情形使用「签」，如案情简单，可使用便条纸，不分段，以条列式签拟。
（３）一般存参或案情简单之文件，得于原件文中空白处签拟。
２、撰拟要领：
（１）「主旨」：
扼要叙述，概括「签」之整个目的与拟办，不分项，一段完成。
（２）「说明」：
对案情之来源、经过与有关法规或前案，以及处理方法之分析等，作简要之叙述，并视需要分项条列。
（３）「拟办」：
为「签」之重点所在，应针对案情，提出具体处理意见，或解决问题之方案。
意见较多时分项条列。
（４）「签」之各段应截然划分，「说明」一段不提拟办意见，「拟办」一段不重复「说明」。
３、本手册所订「签」之作法举例，下级机关首长对直属上级机关首长行文时应一致采用，至各机关内部单位签办案件得参照自行规定
（三）稿之撰拟：
１、草拟公文按文别应采之结构撰拟。
２、撰拟参考要领：
（１）按行文事项之性质选用公文名称，如「令」、「函」、「书函」、「公告」等。
（２）一案须办数文时，请参考下列原则办理：
甲、设有幕僚长之机关，分由机关首长及幕僚长署名之发文，分稿拟办。
乙、一文之受文者有数机关时，内容大同小异者，同稿并叙，将不同文字列出，并注明某处文字针对某机关；内容小同大异者，用同一稿面分拟，如以电子方式处理者，可用数稿。
（３）「函」之正文，除按规定结构撰拟外，并请注意下列事项：
甲、订有办理或复文期限者，请在「主旨」内叙明。
乙、承转公文、请摘叙来文要点，不宜在「稿」内书：
「照录原文，叙至某处」字样，来文过长仍请尽量摘叙，无法摘叙时，可照规定列为条件。
丙、概括之期望语「请核示」、「请查照」、「请照办」等，列入「主旨」，不在「办法」段内重复；至具体详细要求有所作为时，请列入「办法」段内。
丁、「说明」、「办法」分项条列时，每项表达一意。
戊、文末首长签署、叙稿时，为简化起见，首长职衔之后可仅书「姓」，名字则以「○○」表示。
己、须以副本分行者，请在「副本」项下列明；如要求副本收受者作为时，则请在「说明」段内列明。
庚、如有附件，请在「说明」段内叙述附件名称及份数。
参、处理程序
十八、文书处理程序一般原则如下：
（一）各机关之文书作业，均应按照同一程序集中于文书单位处理。
惟机关之组织单位不在同一处所及以电子文件行之者，不在此限。
（二）公文之机密性、时间性，由各机关依业务性质及实际需要自行区分，以作为公文处理作业之依据。
（三）文书处理，应随到随办、随办随送，不得积压。
（四）各机关得视实际需要，采用收发文同号，但以符合工作简化为原则。
（五）任何文书均须记载年、月、日、时；文书中记载年份，一律以中华民国纪元为准，惟外文或译件，得采用公元纪年。
（六）文书处理过程中之有关人员，均应于文面适当位置盖章或签名，并注明时间（例如十一月八日十六时，得缩记为1108/1600），以明责任。
签名必须清晰，以能辨明为何人所签。
（七）各机关在办公时间外，遇有公文收受，应由值日人员按照值日及值夜规则之规定办理。
（八）机关内部各单位间文书之传递，均应视业务繁简及办公室分布情形，设置送文簿或以电子方式签收为凭；另公文之陈核流程并得以在线签核方式处理。
（九）组织庞大所属单位较多而分散办公之机关，应设立公文交换中心，定时集中交换，以加速公文之传递。
（十）机关公文电子交换收发文处理原则如下：
１、机关公文电子交换，系指将文件数据透过计算机及电信网络，予以传递收受者。
各机关对于适合电子交换之机关公文，于设备、人员能配合时，应以电子交换行之。
机关公文电子交换机制分为三类：
（１）第一类：
属经由第三者（公文电子交换服务中心）集中处理，具有电子认证、收方自动回复、加密（电子数字信封）等功能，并提供交换纪录储存、正副本分送及怠慢处理等加值服务者。
（２）第二类：
属点对点直接电子交换，并具有电子认证、收方自动回复、加密（电子数字信封）等功能者。
（３）第三类：
属发文方登载于电子公布栏，并得辅以电子邮递告之，不另行文者。
加密（电子数字信封）之功能，各机关得视安全控管之需要自行选用。
上述三类机制之选用由各机关视公文性质，自行考虑决定。
２、各机关应由文书单位或单位收发负责办理机关公文电子交换作业。
但依公文性质、行文单位及时效，有适当控管程序者，可指定专人办理。
３、各机关应于机关网站上设置电子公布栏专区，供第三类电子交换机制公文登载之用，便利各界查询、参
考。
４、登载电子公布栏之公文应注明登载期限，超过期限者，应自电子公布栏专区移除。
５、各机关公文电子交换作业收文、发文、登载电子公布栏之相关纪录及文稿，得视需要予以储存。
６、各机关对于其它机关电子公布栏所登载之信息，应视内容性质自行下载使用并为必要之处理。
（十一）机关公文电子交换收发文处理程序如下：
１、公文电子交换收文处理程序：
识别通行、电子认证、收文确认、收文打印、检视处理、分文、编号、登
录、传送等。
２、公文电子交换发文处理程序：
打印全文、缮校、列示清单、识别通行、电子认证、发文传送、发文确认、
加盖「已电子交换」章戳、检视发送结果、处理失败讯息等。
（十二）机关公文受文对象为人民、法人、或其它非法人团体，其公文电子交换收、发文程序，由发文机关依业务需要与受文对
象相互约定，但应采电子认证方式处理，并得视需要增加其它安全管制措施。
（十三）人民、法人或其它非法人团体于参加政府机关公文电子交换作业时，应符合「机关公文电子交换作业办法」、「文书及
档案管理计算机化作业规范」及相关规定。
（十四）在线签核系指公文以电子方式在安全之网络作业环境下，进行在线传递、签核工作。
文书之陈核采在线签核者，应采用
电子认证、权限控管或其它安全管制措施，以确保电子文件之可认证性。
公文在线签核应注意事项如下：
１、可判别文件签章人。
２、可标示公文时效性。
３、应提供代理人设定之功能。
４、应详实记录各会签意见。
５、应详实记录各陈核流程人员之修改与批注文字。
十九、文书处理流程图示如下：
top
肆、收文处理
二十、签收应注意事项如下：
（一）外收发人员收到公文或函电，除普通邮递信件外，应先将送件人所持之送文簿或清单逐一查对点收，并就原簿、单，注明
收到时间盖戳退还；如无送文簿、单，应填给送件回单。
机关如未设外收发单位者，应指定专人办理。
（二）外收发人员收到之文件应登录于外收文簿，其系急要文件、机密件、电报或附有现金、票据等者，应随收随送总收文人
员，其余普通文件应依性质定时汇送。
文件封套上指定收件人姓名者，应另用送文簿登录，并比照上述文件性质，随时
或按时送达。
（三）来人持同文件须面洽者，应先以电话与承办单位接洽，如有必要再引至承办单位，其所持文件应嘱承办单位补办收文手续。
（四）收件应注意封口是否完整，如有破损或拆阅痕迹，应当面会同送件人于送件簿、单上，注明退还或拒收。
（五）人民持送之申请书件，应先检视是否符合规定，如手续不全应指导其补齐后再行签收。
（六）电子交换收文人员应输入识别码、通行码或其它辨识方法实施身分辨识程序，并于计算机系统确认相符后，实时或定时进行
收文作业，且应立即传送回复讯息，并依一般收文作业程序继续办理。
（七）电子交换收文人员应注意传递交换之前置处理设备是否解开电子文件封包、储存电子文件、确认发文单位，及检查附件与文件
有否疏漏或被窜改。
（八）电子交换文人员于电子收文后须打印收受之公文，同时得由收方之计算机系统标明电子公文；如电子公文超过一页以上时，须
加印页码及骑缝标识。
（九）收文方对发文方告知登载电子公布栏之讯息，应依其讯息撷取相关数据，并为妥适处理。
二十一、拆验应注意事项如下：
（一）总收文人员收到文件拆封后，除无须登录者外，如为机密件或书明亲启字样之文件，应于登录后，送由机关首长指定之机
密件处理人员或收件人收拆；如为普通文件，应即点验来文及附件名称、数量是否相符，如有错误或短缺，除将原封套保
留注明外，应以电话或书面向原发文机关查询。
（二）应检视文内之发文日期与送达日期或封套邮戳日期是否相称，如相隔时日较长时，应在文面注明收到日期。
（三）公文附件如属现金、有价证券、贵重或大宗物品，应先送出纳单位或承办单位点收保管，并于文内附件右侧签章证明。
（四）附件应不与公文分离为原则，由总收文人员装订于文后随文附送；附件较多或不便装订者，应装袋附于文后，并书明○○
号附件字样。
（五）附件未到而公文先到者，应俟附件到齐后再分办；公文如为急要文件，可先送承办单位签办，其附件如逾正常时间未寄到
时，应速洽询。
（六）来文如属诉愿案、诉讼案、人民陈情案或申请案等，且有封套者，其封套应钉附于文后，以备查考；邮寄公文之封套所贴
邮票，不得剪除。
（七）来文如有误投，应退还原发文机关；其有时间性者得代为转送，并通知原发文机关。
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