财政局信息管理办公自动化系统设计.docx
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财政局信息管理办公自动化系统设计
财政局信息管理办公自动化系统设计
张达正攀枝花学院电气信息工程学院，攀枝花617000
文摘本文通过对政府财政管理系统的分析，提出现代政府财政管理办公自动化系统（OfficeAutomationSystem简称OAS）建设的必要性，同时通过对各个基本系统的功能的分析，提出一套可行的系统设计方案，并根据当前计算机技术的发展，结合政府财政管理的办公特点进行了系统设计，着重分析了公文管理的工作流程。
最后提出了办公自动化系统实施的方案及应该注意的问题。
关键词管理；办公自动化系统；网络；设计；实施
组建财政局内部网的背景
信息化正对人类社会发展产生越来越巨大而深远的影响,网络正逐步深入到社会生活的各个方面。
政府部门承担着社会经济管理职能,政府部门信息化是社会信息化的重要基础。
实施"政府上网工程"旨在推动各级政府部门为社会服务的公众信息资源汇集和应用上网,实现信息资源共享,这对于全面推进国民经济信息化具有重要意义。
目前,随着我国金桥信息网业务的顺利开展,国家经贸委、广电部、水利部、交通部、林业部等政府部门都已上网,同时省级政府部门也将先后在网上建立自己的网站提供信息,1999年被称为我国的政府上网年。
随着电子商务的发展,更加需要电子政府的出现,实现网上交互式信息交流和电子命令的传递。
财政信息管理办公自动化系统内部网建成后，将发挥以下作用
政府上网的一个重要作用就是在网上实现办公。
以往人们到政府部门办事,往往要跑到该地区的各管辖部门的所在地区,如果涉及到各个不同部门,要盖不同的章,更是费时费力。
除了有一些手续必须有实物证明外,可以建立一个文件资料电子化中心,把各种证明和文件电子化。
同时,交税、项目审批等与政府有关的各项工作都可以在网上完成。
而在财政局内部,各部门之间也可以通过Intranet相互联系,各级领导也可以在网上对所管部门作出指示,指导各部门机构的工作,并能及时地进行意见反馈,节省了工作时间,提高了工作效率。
与INTERNET相连后可实现电子政府的强大管理应用功能
（1）监督电子化
电子政府可以在网上公开政府部门的名称、职能、组织结构、办事章程、各项文件等,以便公众迅速了解政府机构的组成、职能和办事章程、各项政策法规,增加办事的透明度,同时设立友好的访问界面、丰富的站点,接受民众的意见,自觉接受公众的监督。
（2）电子招标
指通过Internet向全国各企业公开招标来购买商品的方式,由政府在Internet网上公开其所需购买产品的有关信息,欢迎各个企业前来投标。
同时,可以对感兴趣的企业网站发出E-mail,邀请其前来投标,并说明前来申请的截止时间。
有意投标的企业需要取得的价格、规格等数据和产品性能、优势等文字说明,报送到政府招标的专门网页上。
由政府有关人员对其招标项目进行审核,初步作出筛选。
（3）资料电子化
网络的一大特点就是能开放、充分地提供各种信息,政府服务部门和科研教育部门的各种资料、档案、数据库的上网使政府的服务更加完善,更好地为社会服务。
财政局内部网设计主导
（1）“度身定制”
对用户的需求进行了定量分析。
站在用户的立场上为用户“度身定制”出这个网络方案。
（2）“采先进成熟技术及产品”
当今世界新技术产品层出不穷，组建内部网络应从高技术高起点出发，并留出扩容余量及广域网接口，尽量避免重复建设及投资。
（3）“精打细算”
选用产品应具有最佳性价比，不论是在Intel全线产品中，还是与其它品牌相比较。
1用户需求分析
1.1财政局信息管理办公自动化系统内部网
1.1.1财政局信息管理办公自动化系统内部网应提供如下功能
（1）连接财政办公大楼内所有PC
（2）通过权限设定用户浏览Internet，同时接收、查询浏览国内外的资讯和电子邮件
（3）提供丰富的网络服务，实现广泛的软件，硬件资源共享，包括：
提供基本的Internet网络服务功能：
如电子邮件、文件传输、远程登录、新闻组讨论、电子公告牌、域名服务等
（4）实现财政系统各个管理机构的办公自动化，应具备内容
①系统管理
a主页游览：
通过浏览市局主页，获取大量的信息，并由此进入各功能模块
b重新登录：
当需要改变操作员时，可以重新登录
c数据备份：
数据进行硬盘物理备份，以防数据丢失
d登录设置：
系统管理员可按级别改变操作员的权限和密码
e数据传输：
通过电话拨号等方式在各站点与服务器之间进行数据传输
②决策查询
a决策命令：
局领导通过网络可选择地向各科室、各县、区发布决策命令
b材料批阅：
局领导批阅各科室、各县、区汇报的材料、文件
c数据统计：
当输入日期区域后，计算机即可按照规定的方法计算出这个时
d定期的财政收支等数据；当输入某个站（点）后，自动显示该站（点）的数据情况和汇总数据（报表）
e排序查询：
按照不同方式自动计算和统计各站（点）的先后排序
f人事档案：
查阅和统计人事档案、职工个人资料和信息，如工资、电话等
g费用核算：
对局内部各科室的费用进行核算，查询、统计和分析，并掌握每个业务科室的开支情况
h自由论坛：
阅读网络上的自由论坛内容，以充分地了解和掌握干部职工的思想感情动态
i内部电子邮件：
在内部网络上向所有职工中的任何人发送或接收他人寄出的电子邮件
③事务管理
a阅读决策命令：
阅读区财政厅及市委市政府、本局领导的决策命令
b部门报告：
领导、业务科室阅读、处理日常工作报告情况
c文件收发：
对单位的文件收发进行分类、统计、查询以及对执行情况进行跟踪管理
d文档编辑：
自动将文档定义文件名，只需要输入文档的主题词和内容，即可进行文档的分类、统计和编辑
e人事管理：
对单位的人事进行调动、档案和统计资料进行查询管理
f资产管理：
对单位的固定资产和物品进行分类、统计，并打印出清单，供领导参阅
g电话管理：
对本局来电和去电的内容和执行情况进行监督、查询和统计
④财务管理
a财务报表：
（外挂模块）
b费用核算：
按三级费用核算办法，计算、分类和统计、分科目统计、分明细统计，并自动生成统计报
c固定资产管理：
对本局的固定资产进行登记、分类、查询、统计，并输出各类固定资产报表
d全局共享软件库服务，避免重复投资，发挥最大效益
e提供CAI教学和科研的便利条件
f经广域网接口，提供国内外计算机系统的互连，为国际间的信息交流和科研合作，为全局快速获得最新教学成果及技术合作等创造良好的信息通路
1.1.2财政局信息管理办公自动化系统对服务主机器系统的主要要求
（1）主机系统应采用国际上较新的主流技术，并具有良好的向后扩展能力
（2）主机系统应具有高的可靠性，能长时间连续工作，并有容错措施
（3）支持通用大型数据库，如SQL、Oracle等
（4）具有广泛的软件支持，软件兼容性好，并支持多种传输协议
（5）能与Internet互联，可提供互联网的应用，如WWW浏览服务、FTP文件传输服务、E-mail电子邮件服务、NEWS新闻组讨论等服务
（6）支持SNMP网络管理协议，具有良好的可管理性和可维护性
1.1.3财政局信息管理办公自动化系设计方案应满足如下要求
（1）网络方案应采用成熟的技术，并尽可能采用先进的技术
（2）采用国际统一标准
（3）方案应合理分配带宽，使用户不受网上“塞车”的影响
（4）应充分考虑未来可能的应用，如桌面将承受大型应用软件和多媒体传输需求的压力
（5）该网络方案要具有高扩展性。
能为用户未来数目的扩展具有调整、扩充的手段和方法
（6）该网络应是面向连接的，能够实现虚拟网（VLAN）连接考虑对用户现有网络的平滑过度，使现有陈旧设备尽量保持较好的利用价值
1.1.4财政局信息管理办公自动化系统内部网对网络设备的要求
（1）高性能；所有网络设备都应足够的吞吐量
（2）高可靠性和高可用性；应考虑多种容错技术
（3）可管理性；所有网络设备均可用适当的网管软件进行监控、管理和设置
采用国际统一的标准
1.1.5系统集成所共同遵循的设计原则
（1）选择先进的开发工具与大型数据库
（2）采用分布式的结构，以便于开发和维护
（3）采用集群解决方案，以保证连续工作
（4）为保证网络速度而采用高的带宽
（5）追求最高的性能价格比
1.1.6信息办公自动化管理系统设计目标
（1）采用Client/Server（客户/服务）工作模式：
①财政的信息化过程是一个逐步发展的过程，而充分C/S模式适应这类要求
②能充分利用机器资源，合理分布任务
（2）选择先进的开发工具与大型数据库
选用既能实现当前要求、又能拓展将来发展需要的系统方案。
前台开发工具选用功delphi、powerbuilder等c/s版的数据库开发软件，后台数据库选用mssqlserver,网络操作系统选型为NT4.0，保证数据的一致性、完整性、安全性。
（3）采用Internet上的标准协议--TCP/IP协议，提供财政系统内部及面向全球的WWW服务、FTP服务、NEWS服务、电子邮件服务，实现与国际互联网的完全接轨。
（4）同时它还应具有支持通用大型数据库的功能，支持多种协议，具有良好的软件支持
最后，本系统应在全面分析各项工作要求的前提下进行开发，对其他工作（如可视服务，其他业务管理等等）留有数据接口，采用模块化结构设计，容易升级。
2公文处理系统设计
2.1公文处理系统
2.2.1公文处理系统要达到以下要求
（1）可以保留在办文过程中的修改文档内容的痕迹,包括增加、删改的内容，以及修改人的姓名、修改时间等。
（2）可以实现电子签名，也可以与计算机笔输入设备相连，实现手写体签名，同时可以加盖电子图章，并且签名和图章均不可拷贝、假冒，保证安全性。
（3）采用OLE技术，在OA系统内无须切换，直接使用WORD编辑软件进行字处理工作，符合通常的办公习惯。
（4）支持广播式的公文流转处理，即同一公文可同时送交多人处理，并自动将多人的处理结果合并，及时显示。
（5）可委托他人代为处理公文，在办理个人外出时，有外出提示，并将公文自动送交被委托人或暂缓办理。
（6）实现办文过程全程监控，具有自动催办、统计功能。
（7）有完善的权限控制，提供了高效的安全机制，只有具有相应权限的人员才能对文档进行相应的操作。
（8）对领导的批示可以跟踪查办，反映批示处理情况。
（9）内嵌图像系统，可将各种纸质文件，包括文字、图像，经过影像系统的处理后，加入公文文档。
（10）维护方便，公文的关键字的改变、公文流程的改变只需修改相应的参数，不用修改程序、编程。
（11）可根据需要方便地增加、删除信息或公文的种类，无须编程。
（12）查阅公文时，除了可以看到公文的内容外，还应可看到公文的报批时间、分类、来源单位、批复意见（已批复公文）等。
2.2公文处理系统包括以下几个子系统
（1）局长公文处理子系统
（2）局办公主任公文处理子系统
（3）文书公文处理子系统
（4）部门领导公文处理子系统
（5）部门办公主任公文处理子系统
（6）处级单位公文处理子系统
（7）秘书公文处理子系统
2.2.1局长公文处理子系统的功能
（1）待阅批公文查询/阅批/打印功能
对待阅批公文可进行按报批时间、分类、来源单位、主题等多种方式检索查阅，批复意见和打印文件内容。
（2）旧公文查询/打印功能
对已有公文可进行按报批时间、批复时间、分类、来源单位、主题等多种方式检索查阅或打印文件内容。
（3）超时公文催阅功能
对超时阅批的公文进行催阅提示处理
（4）通知接收处理功能
对通知进行接收，并登记处理结果
（5）邮件处理功能
（6）密码修改功能
2.2.2局办公主任公文处理子系统
（1）公文批阅功能
①对录入后的收文进行签字，指定需阅批的领导和相关单位
②对申请的发文进行审核，修改文件/填写建议/撤销文件并返回原单位和指定需阅批的领导
（3）待阅批公文处理情况查询功能
对待阅批公文处理情况进行实时跟踪
局长待阅批公文处理情况查询
各单位待阅批公文处理情况查询
（4）旧公文查询/打印功能
对已有公文按分类、主题等多种方式检索查阅或打印
（5）超时公文催阅功能
对超时批阅的公文进行催阅处理
（6）通知接收处理功能
对通知进行接收，并登记处理结果
公文分发处理功能
收文阅批单位确认功能
发文接收单位选择功能
（7）其他报告接收单位选择功能
收文阅批领导、单位修改/补充/删除功能
发文接收单位修改/补充/删除功能
其他报告接收单位修改/补充/删除功能
（8）邮件处理功能
（9）公文统计功能
可对已有公文和待阅批的公文进行分类和处理情况等统计。
（10）密码修改功能
（11）系统设置管理
①局长人员设置
②各单位设置
③各单位负责人设置
④主任办人员设置
⑤文书人员设置
⑥文件阅批常用意见设置
⑦通知常用处理意见设置
⑧局长阅批文件时限设置
⑨各单位阅批文件时限设置
⑩办公主任阅批文件时限设置
2.2.3文书公文处理子系统
（1）公文扫描录入功能
①对来文进行扫描录入并登记有关数据
②对特殊发文进行登记有关数据（由秘书科录入）
（2）待阅批公文处理情况监查功能
①办公主任待阅批公文处理情况监查
②局长待阅批公文处理情况监查
③各单位待阅批公文处理情况监查
④各单位接收公文处理情况监查
（3）旧公文查询/打印功能
对已有公文按时间、分类、来源单位、主题等多种方式检索或打印
（4）通知录入发送功能
录入通知并指定接收通知的相关局长和单位
（5）通知接收情况监查功能
对通知的接收情况进行实时监查
（6）撤销通知功能
对需撤销的通知进行处理
（7）公文归档功能
①将处理后的收文归档，打印出收文意见
②将处理后的发文编号归档，打印出发文意见
（8）公文统计功能
可对现有公文和待阅批的公文进行分类和处理情况等统计
（9）密码修改功能
（10）系统设置管理
①来文单位设置
②发往单位设置
2.2.4部门领导公文处理子系统
（1）待阅批公文查询/阅批/打印功能
对待阅批公文可进行按报批时间、分类、来源单位、主题等多种方式检索查阅，批复意见或打印文件内容
①收文处理
②发文处理
③其他报告处理
（2）旧公文查询/打印功能
对已有公文可进行按报批时间、分类、来源单位、主题等多种方式检索查阅或打印文件内容。
（3）超时公文催阅功能
对超时阅批的公文进行催阅提示处理。
（4）通知接收处理功能
对通知进行接收，并登记处理结果。
（5）邮件处理功能
（6）密码修改功能
2.2.5部门办公主任公文处理子系统
（1）公文阅批功能
对申请的发文进行审核，修改文件/填写建议/撤消文件并返回原单位或指派需阅批的领导。
（2）待阅批公文处理情况查询功能
对待阅批公文处理情况进行实时跟踪。
（3）旧公文查询/打印功能
对已有公文进行分类、主题等多种方式检索查阅或打印。
（4）超时公文催阅功能
对超时阅批的公文进行催阅处理。
（5）通知接收处理功能
对通知进行接收，并登记处理结果。
（6）部门内通知发送处理功能
（7）邮件处理功能
（8）密码修改功能
（9）系统设置管理
①部门领导设置
②各单位设置
③各单位负责人设置
④主任办人员设置
⑤秘书人员设置
⑥文件阅批常用意见设置
⑦通知常用处理意见设置
⑧阅批文件时限设置
⑨办公主任阅批文件时限设置
2.2.6各单位公文处理子系统
（1）待阅批公文查询/阅批/打印功能
对待阅批公文可按报批时间、分类、来源单位、主题等多种方式检索查阅，批复意见或打印文件内容。
（2）旧公文查询/打印功能
对权限内的已有公文按时间、分类、主题等多种方式检索查阅或打印。
（3）超时公文催阅功能
对超时阅批的公文进行催阅处理。
（4）通知接收处理功能
对通知进行接收或打印，并登记处理结果。
（5）邮件处理功能
（6）密码修改功能
2.2.7秘书公文处理子系统
（1）发文或报告录入/修改/选择领导/签收功能
（2）待阅批公文处理情况监查功能
对待阅批公文处理情况进行实时监查。
（3）旧公文查询/打印功能
对已有公文按时间、分类、来源单位、主题等多种方式检索或打印。
（4）密码修改功能
（5）系统设置管理
①领导设置
②秘书人员设置
③文件阅批常用意见设置
④通知常用处理意见设置
2.3信息浏览与查询系统
2.3.1信息浏览规划
（1）信息以主页形式提供，用户使用浏览器对相关信息进行浏览与查询。
主页模块分为
①业务信息查询主页
②公文处理主页
③企业信息浏览与查询主页
（2）应提供网管员信箱，对用户的要求和意见能及时给以答复。
（3）提供方便的导航信息，使用户可及时掌握最新的信息。
2.3.2信息浏览项目
（1）新闻信息的浏览与查询
新闻信息存储于数据库中，可提供按主题词的动态查询功能，有关数据库的数据录入、修改、删除的操作界面应统一。
（2）局内考核评比信息的浏览与查询
建立考评表数据库，提供按考评项、日期的查询功能，有关数据库的数据录入、修改、删除的操作界面应统一。
（3）组织机构信息浏览
对局内各部门的组织结构等信息以主页形式进行纪录，以供用户浏览，要便于更新。
（4）工会、职代会信息浏览
对工会、职代会的会议与活动及文化与生活等信息以主页形式进行纪录，以供用户浏览，要便于更新。
（5）建设与发展信息浏览
对年度的大事记、目标与计划等信息以主页形式进行纪录，以供用户浏览，要便于更新。
（6）通知与公告发布
对通知与公告类信息的发布以公告牌形式实现、提供通知与公告可自动添加到公告牌的功能，对过期通知或公告可自动删除，便于维护。
下面是系统的工作流程：
图1收文处理工作流程
图2发文处理工作流程
修改/建议/撤消
申请
修改
同意
图3其他报告处理流程
图4通知处理流程
2．4财政信息管理办公自动化系统主要模块功能介绍
财政信息管理办公自动化系统由公文管理、档案管理、信息采集、督察管理、合同管理、项目管理、会议管理、外事管理、车辆管理、房产管理、日常业务（通讯录，工作历，电子邮件，电子公告）以及领导办公等业务处理模块组成。
公文管理
公文管理包括收文管理和发文管理；收文管理处理收文登记、办理、批阅流转、公文归档等业务，同时为业务人员提供对公文有关信息的多条件检索支持。
文件的登记、送批等过程皆通过本系统，按有关工作流程执行、完成。
发文管理主要处理发文拟稿、核稿、文稿会签、批阅流转和公文流程日志记录等业务。
档案管理
档案管理可以对办公业务中常见的各种文件、档案、合同、会议记录等进行归档保存处理。
管理人员可以应用档案管理模块对文件资料进行归类、立卷、封存等业务处理；同时，
可以对档案进行借约、归还、移卷、著录标引等操作。
档案管理提供丰富的检索功能，方便实际操作。
信息采集
本模块处理来自不同渠道的多向信息，如政策、法律、新闻、竞争对手资料等，对收集来的资料进行分类、编目，提供决策人员、业务人员的办公决策以可靠、快捷的支持；系统保存所有历史资料，并提供多途径检索支持，同时将最新信息提交电子公告板，向全单位发放。
督察管理
督察管理人员根据项目计划，制定督察工作计划，记录每一次督察工作结果，监督重大项目的进展、相关质量、费用发生的情况，并协助对有关工作进行及时的调整。
合同管理
合同管理提供业务、管理人员对建筑、购销、合作等合同相关信息的管理，处理工作中涉及的合同信息、合同履行信息以及合同档案信息等。
处理过程包括合同分类、登记、跟踪、归档等；系统同时提供对合同信息、合同履约信息、合同合作者信息（尤其是信誉状况）的检索，并为业务人员提供所见即所得的合同卡片打印支持。
项目管理
项目管理有关业务人员对单位所有各类重要建设项目的管理，管理内容包括：
项目申请（包括项目计划）、项目推荐、项目审批、项目运作（项目调研，过程控制，费用信息，质量信息等）、项目验收、项目评审等。
通过对有关项目信息的登记，项目管理人员可以获取以下信息
⑴项目审批信息
⑵项目进度信息
⑶项目费用信息
⑷项目验收报告
⑸项目参评信息等
会议管理
会议管理为用户提供会议地点、会议时间、参与人的管理。
由会议召集人、会议审批人、会议调度人主要负责。
会议按会议运作过程，包括会议申请、批复、会议调配（时间、地点）、下达、执行、记要等过程。
会议最初由会议召集人提出申请交由审批人批准，审批人同意后通知调度人，调度人根据实际情况安排会议时间、会议地点，然后通知调度人，调度人接到通知后与会议参加人协调。
会议计划确认后，系统自动向每一位会议参与人发送电子邮件，通知其参与开会的时间、地点、会议名称、会议性质、内容、参与人的角色等。
有关管理人员可以查询并打印年、月、周工作计划，可以查询主要领导的活动安排计划，以便作好会议的调配工作。
外事管理
外事管理系统处理单位的所有涉外事务的相关信息，如人员、活动、经费等。
涉外事务分为两类：
其一为内部人员外派，其二为外国专家来访。
外派管理主要处理为建立外派人员档案，包括外派原因（如访问、考察、学习等）、经费来源、政审批件、护照等信息，跟踪外派人员有关变动信息（何时去、何时归、做过何事、花了多少钱等），尤其是费用信息和阶段成果信息。
外国专家来访管理主要处理来访人员档案，主要活动日志，费用支出，活动内容等。
外事管理过程包括申请（对专家来访，申请包括活动计划、经费计划）、审批、执行、记录等过程；每一主要流程环节皆辅以电子邮件支持，保证外事工作的顺利进行。
车辆管理
车辆管理包括车辆的审购、验收、入库、保养（年检、维修等）、调度、预约、使用、报废等业务处理。
车辆管理的对象是单位公用车辆，车务管理人员通过对每一过程的主要信息登记，可以了解各车辆的状况，以便制定合理的采购计划、调度计划、报损计划、相关的经费计划等。
各部门用户可以通过相关的预约、查询系统了解单位车辆的闲置、使用情况，并根据自己的使用需求和等级限定预约有关车辆。
车辆管理人员可以获取如下经常关心的信息
1车辆在库情况
2车辆调度历史
3车辆维修历史
4车辆报损情况
5车辆使用日志
6车辆司机变动记录等
并可打印相关的报表
房产管理
房产管理将为用户提供一个管理房产信息、房产分配信息、房产配套信息、房产变动情况、住户变动信息的工作环境。
用户可以应用该模块，方便地记录、查找自己工作中所关心的本单位的各种在帐的房产信息，以及相关的配套、住户、维修等信息。
在住房分配方面，系统根据有关标准自动给出分配粗计划，以协助管理人员更好地作好工作。
日常业务（通讯录，工作历，电子邮件，电子公告）日常业务面向每一用户，内容包括通讯录、工作历、电子邮件、电子公告，发文草拟等管理业务和应用。
本模块具有极大的扩展性，用户可以根据业务需求将列车时刻表、航班表等添加进去。
通讯录：
记录与用户业务相关的人员或单位的通讯信息。
工作历：
提供业务人员查询单位每一工作年度的工作日、节假日安排，
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