投标部管理办法.docx
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投标部管理办法
投标管理办法
一、总则
为了加强各部门的协作配合，保证投标工作的有效性和工作效率，提高中标率，特制订本投标管理办法。
本管理办法适用于亿利沙漠生态修复股份有限公司对外的所有投标活动。
二、机构及职责
1.机构设置
2.市场拓展部职责
3.成本合约部职责
三、资质及证书使用管理办法
一、
二、
4.说明
1.1资质及证书是指：
企业资质证书、营业执照、组织机构代码证、安全生产许可证、税务登记证、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书、质量管理体系认证证书、公司业绩合同、银行授信合同、获奖证书、人员证书等资信证书。
1.2所有资质由人力行政部统一管理，人员证书由成本投标部统一管理，如有需求，需向对应部门登记借用。
5.使用规定
2.1公司有关部门以“亿利首建”名义在参与市场备案、投标等活动需使用公司证书及人员证书时，应由使用人提出书面申请，人力行政部/成本投标部负责人批准后方可借出。
2.2在使用过程中，应遵守公司的证件管理制度的相关规定；任何部门、人员不得涂改、伪造、出售、转让、出卖公司有关资信证书，严禁向中介人或中介单位提供原件和加盖公章的复印件；加盖公章的复印件应注明使用用途及使用期限。
2.3证书借用程序：
使用人按要求填写《证件使用审批单》；使用部门负责人审核无误后签字确认；证书管理部门（人力行政部/成本投标部）负责人签字批准；借出相关证件；使用期满应及时归还证件。
2.4使用人及使用部门负责人对证件的使用情况负责。
四、项目投标策划
阶段
序号
主要内容
时限要求
投标策划
1
项目通过公司决策会后，市场区域经理填写投标项目信息单。
2
成本投标部经理组织投标策划会。
接收到投标项目信息单后3日内
3
市场区域经理参会提供项目实际情况及投标单位情况、项目总经理、成本投标部经理、市场部经理、营销副总裁、总工程师、事业部总裁参与策划。
4
策划会上成立投标工作组，成本投标部经理汇总投标策划意见形成投标策划书。
5
市场区域经理、营销副总裁、总工程师审核签字。
6
公司总裁审批签字。
1.1目的
依据市场拓展部提供的项目信息，制定投标策略，明确和指导各个阶段的投标工作。
1.2会议准备
项目通过公司决策会，基本确定投标时间后，市场区域经理填写《投标项目信息单》（附表1），投标部经理在接收到《投标项目信息单》后需将市场区域经理提供的项目信息发给参会人员并在3日内组织召开投标策划会。
1.3参会人员
项目总经理（如已任命）、市场区域经理、市场大区总经理、副总裁、投标部经理、总工程师、公司总裁。
1.4会议内容
1.4.1成立投标工作组
（1）投标工作组按专业分组：
市场组、商务组、报价组及技术组，投标工作组组长由投标部经理担任，小组成员由指派专业人员担任。
（2）投标工作组人员组成
a组长：
投标部经理；
b市场组：
市场专员、市场区域经理、市场大区总经理；
c商务组：
商务投标专员；
d报价组：
各专业投标专员、各专业投标经理、材料主管、苗木主管、成本主管；
e技术组：
项目总经理、总工程师、技术主管。
（3）投标工作组职责：
a组长：
①负责投标总体策划，组织及协调各小组工作；
②负责落实各控制点工作的完成情况，及时调整和平衡投标时间点；
③负责对商务标、经济标进行把关、审核，并提出指导性意见或建议；
④协助市场拓展部与招标代理对接，负责与招标代理协商招投标事宜；
⑤参与开标；
⑥协助中标项目顺利签约。
B市场组：
①全面负责与业主、设计部门、招标代理、公司相关部门及合作单位的沟通联系，及时反馈相关的信息；
②负责投标期间市场准入；
③组织现场考察；组织参加招标答疑会等；
④负责投标保证金的借用和归还；
⑤负责商务标所需证书、合同原件的借用和归还及其它证明资料的办理；
⑥协调合作单位的投标工作等相关事宜；
⑦负责标书的领取和投送；
⑧组织协调开标事宜，包括人员及车辆的安排等。
c商务组：
①负责资格预审申请文件、商务标标书编制，招标过程中相关文件的汇总和分发；
②参加招标文件答疑；
③资格预审申请文件和投标文件的汇总、排版、装订等；
④协助市场拓展部完成市场准入等相关投标工作。
d报价组：
①负责图纸审核及工程量复核，投标报价;
②工程成本毛利分析，经济标编制；
③参加招标文件的答疑；
④参加现场踏勘；
⑤工程材料、苗木询价。
e技术组：
①负责图纸审核、专项方案及技术标的策划；
②技术标编制、复核、成稿;
③协助报价组报价（技术标编制过程中，及时向报价组进行技术方案交底）；
④参加现场踏勘；
⑤参加招标文件答疑。
1.4.2投标策划内容
（1）资金策划：
投标保证金、履约保证金缴纳方案策划；
（2）商务标策划：
如何满足招标商务条件、投标主体策划、竞争对手分析、市场准入策划、资格预审文件策划、投标拟派项目管理主要成员策划等内容；
（3）经济标策划：
报价优势分析、不平衡报价策略、报价方案策划；
（4）技术标策划：
工程技术优势分析、施工组织设计、专项方案及施工重点难点方案策划；
（5）任务及时间节点策划：
对后续投标工作进行任务分配，责任到人，明确时间节点要求；
（6）如设计施工一体化项目，投标部经理及总工程师需在设计阶段介入，对技术、工法、材料等进行策划以提高综合效益；
（7）市场拓展策划：
分析业主意图，提供准确信息，对市场运作进行策划。
（8）投标部经理依据会议决策，编制《投标策划书》（附表2），报送副总裁，公司总裁审批。
投标项目信息单
项目编号：
编制人：
日期：
___年___月___日
项目名称
项目地点
工程规模
承包方式
建设单位
联系人及联系方式
招标代理单位
联系人及联系方式
监理单位
联系人及联系方式
设计单位
联系人及联系方式
工程投资概算或投资意向
项目其他要求
（质量标准或其他特殊要求）
资金情况
资金来源
到位情况
付款条件
建设单位资信状况：
（公司性质、企业法人代表、银行资信、以往开发项目信息、社会信誉和合作记录等）
投标条件
合同价款方式：
□固定单价□固定总价（必须有图纸电子版）□可调价格
招标范围：
工期：
从___年___月___日至___年___月___日共_______天
招标文件：
□纸质版□电子版
工程量清单：
□纸质版□电子版
图纸：
□纸质版□电子版
拦标价：
□无□有元
预计投标日期_____年_____月____日
竞争对手详细情况：
市场大区总经理：
日期：
___年___月___日
投标部经理：
日期：
___年___月___日
副总裁：
日期：
___年___月___日
投标策划书
项目编号：
日期：
___年___月___日
项目名称
投标项目工程概况
工程主要内容
投标工作组人员安排
组长
市场组
商务组
报价组
技术组
投标策划内容
（1）资金策划：
（2）商务标策划：
（3）经济标策划：
（4）技术标策划：
（5）任务及时间节点策划：
（6）设计策划：
下一步工作安排
组长
市场组
商务组
报价组
技术组
签字栏
投标部经理：
市场大区总经理：
副总裁：
总工程师:
公司总裁：
6.投标报名、资格预审管理
阶段
序号
主要内容
时限要求
投标报名、资格预审流程
1
市场区域经理与甲方、招标代理对接，讨论相关事宜。
2
投标部经理与甲方、招标代理对接。
3
市场区域经理办理相关准入、报名手续，购买资格预审文件。
4
投标经理组织编制资格预审申请文件，填写所需资料清单。
5
市场区域经理向相关的证件保管人员登记借用申请文件中需要的材料。
6
商务组成员编制资格预审申请文件。
7
招投标经理审核签字。
8
投标部经理审批签字。
9
商务组成员将申请文件装订、密封、盖章。
10
市场区域经理将申请文件送达指定地点。
11
市场区域经理获取合格通知单，购买招标文件和图纸。
12
投标经理接到招标文件和图纸后告知相关部门。
2.1目的
为了规范公司的投标管理工作，为中标做好前期准备。
2.2市场准入
2.2.1市场拓展区域经理与当地相关部门沟通市场准入事宜，了解所需资料及办理流程，并遵循当地规定办理市场准入。
2.2.2如需办理分公司或子公司，需提请公司董事会审批，获董事会批准后方能办理。
2.2.3项目所在地要求办理准入保证金的，由市场拓展区域经理负责办理，借用和归还应遵循财务制度。
2.3投标报名、资格预审
2.3.1投标部经理需配合市场拓展区域经理与甲方、招标代理沟通资格预审、招标细节等事宜。
2.3.2市场拓展区域经理购买资格预审文件并转交给投标部经理。
2.3.3投标部经理接收到资格预审文件之后，组织商务组成员编制资格预审申请文件。
2.3.4投标部经理按资格预审要求列出相关证件清单交予市场拓展区域经理，由市场拓展区域经理向相关证件保管部门登记借用申请文件中需要的材料。
2.3.5资格预审申请文件基本组成内容：
（1）法定代表人授权委托书；
（2）企业证明文件（企业营业执照和资质证书；组织机构代码证；环境管理体系认证证书；职业健康安全管理体系认证证书；质量管理体系认证证书等）；
（3）企业简介；
（4）财务状况（附审计财务报告和银行资信证明）；
（5）企业人员和机械设备情况；
（6）拟投入本工程的主要管理人员情况（附人员身份证、毕业证、职称证、资格证）；
（7）拟承担该项目的项目经理情况及业绩（附中标通知书、合同、验收报告）；
（8）近年来企业承建的已完工及在建的同类工程业绩表（附中标通知书、合同及竣工验收报告）；
（9）项目拟投入施工机械设备情况；
（10）资格预审文件要求提供的其他资料。
如：
施工单位无拖欠农民工工资证明；目前和过去曾经参与或涉及的诉讼案件；管理人员的劳动合同或劳动保险证明单；企业各种荣誉证书等。
2.3.6商务组成员编制资格预审申请文件并交由投标经理和成本合约部经理审核，填写《资格预审申请文件评审表》（附表1），审核无误后按资格预审文件要求打印装订、盖章并密封。
2.3.7市场拓展区域经理按要求报送资格预审申请文件及资格预审所需证件。
2.4招标文件的购买
2.4.1市场拓展区域经理收到资格预审合格通知后，及时在规定时间内向招标代理单位购买招标文件和图纸，并转交投标经理。
2.4.2投标经理接到招标文件和图纸后，告知工程督查部、市场拓展部等相关部门的负责人，投标经理组织投标预备会。
资格预审申请文件评审表
项目编号：
日期：
年月日
项目名称：
申请文件的组成及格式是否符合资格预审文件要求？
□是□否
有关授权文件是否具备、完整、有效？
□是□否
投标保证金或保函是否具备、有效？
□是□否
企业证照及信誉是否满足要求？
□是□否
财务状况是否满足要求？
□是□否
人员所附证件是否齐全有效、清晰可见，技术和管理人员比例是否满足招标文件要求，证明文件的文字与图片是否保持一致？
□是□否
业绩汇总表与证明材料数据是否一致，证明材料是否清晰可见？
□是□否
评审部门
部门
评审意见
签字
日期
投标经理
成本合约部经理
7.
投标文件编制
阶段
序号
主要内容
时限要求
投标文件编制流程
1
投标部经理组织投标预备会，根据招标文件，分配编制任务。
获得招标文件后1日内
2
工程督查部经理组织编制技术标。
3
投标经理组织经济标，商务标编制。
4
设计研发部提供设计支持（如有）。
5
市场拓展区域经理组织实地踏勘，技术组和报价组相关人员参与实地踏勘及调研。
投标截止日期前15天
6
材料主管、苗木主管询价，并提供采购成本价。
询价单提交后7天内
7
市场拓展区域经理借用商务标中相关文件、材料。
投标截止日期前10天
8
项目总经理参与技术标和经济标的编制。
9
总工程师和工程管理部技术人员编制技术标。
10
技术标编制完成后工程管理部经理组织技术标评审会，并及时向报价组成员进行方案交底。
投标截止日期前10天
11
报价组成员编制投标报价、投标成本及毛利分析，编制经济标。
投标截止日期前7天
12
投标经理组织报价评审。
投标截止日期前6天
13
商务组成员编制商务标，并进行商务标评审。
投标截止日期前7天
14
商务组成员汇总、排版技术标、经济标、商务标。
投标截止日期前4天
15
投标经理组织投标文件评审会。
投标截止日期前3天
16
投标部经理审核并提供最终报价建议。
投标截止日期前2天
17
副总裁审核并提供最终报价建议。
投标截止日期前2天
18
公司总裁审批并确定最终投标价格。
投标截止日期前2天
19
投标经理调整最终投标报价。
投标截止日期前1天
20
商务组成员将投标文件装订密封，加盖封章。
投标截止日期前1天
21
市场拓展区域经理、投标经理、项目总经理参加开标。
22
投标经理将全套电子版投标资料及开标记录投标文件备案。
开标之后3日内
3.1目的
为保证投标工作更加准确、规范、高效，确保投标项目顺利中标。
3.2投标准备
3.2.1投标预备会
（1）会议时间
投标部经理接收到招标文件后，将招标文件电子版发给参会人员，并在1日内组织召开投标预备会。
（2）参会人员
投标部经理、投标工作组成员（市场组、商务组、报价组、技术组）。
会议内容
a由市场组成员介绍项目情况及业主要求；
b投标部经理根据招标文件结合实际情况进行投标任务分工，形成《投标任务分配表》（附表1），参会人员签字确认并报送副总裁、总工程师、公司总裁。
3.2.2投标保证金准备
投标保证金由市场区域经理（市场组）负责与财务人员沟通，按照财务制度申请办理，需在招标文件规定的提交截止日之前完成资金准备。
3.2.3现场踏勘
（1）市场拓展区域经理（市场组）根据《投标任务分配表》时间安排，带领技术组和报价组相关人员对本项目进行实地踏勘；
（2）了解水文地质、土壤水质、周边交通情况、周边居民情况、现场障碍物、临设占地情况、水源电源情况、现场实际情况与招标文件的符合程度等，并进行影像记录；
（3）拟定临时设施布置方案；
（4）物资采购人员需对业主已完同类项目进行实地考察，掌握业主对材料及苗木的品质要求。
3.2.4招投标答疑
（1）在招标文件和《投标任务分配表》规定时间内，各小组成员把招标文件的疑问以书面形式提交，投标经理汇总后，按招标文件要求发给招标代理机构或甲方。
（2）招标代理机构或甲方对其进行答疑及澄清后，投标经理及时转发至各小组成员，并在24小时内书面回执招标代理机构或甲方。
3.3标书制作
3.3.1商务标编制
（1）职责分工
a商务标由商务组成员负责编制；
b市场组成员配合商务标中相关文件、材料原件的借用与归还。
（2）编制程序及要求
a概览招标文件，标出重点；
b列出需要的证件等清单，注明已有和缺项，是否需要原件等信息，提供给市场组成员准备；
c按照招标文件要求的商务标格式进行编制（新建WORD文档，复制投标文件格式）；
d填写的基本信息应准确完整，对于不能确定的内容作出标记，以便复核完善；
e投标项目管理人员资历应按照招标文件中评分办法的满分要求进行准备；
f将招标文件未要求但能体现公司实力的资料，编入其他资料中。
（3）注意事项
a授权委托书内须附法人及代理人身份证复印件；
b资质部分的业绩、荣誉等，应充分体现公司实力；
c需重点检查营业执照、资质证书、安全生产许可证、人员资格证等年检情况及有效期；
d如果遇到公司证书、业绩、人员、职称、执业章等不能解决的问题，应及时公司相关领导反映情况，利用相关资源及时解决问题，避免出现废标。
（4）商务标评审
a商务标编制完成后，投标经理依据评标办法计算得分，组织商务标评审，成本合约部经理、市场大区总经理及副总裁对商务标进行审核；
b评审内容：
（详见附表《商务标评审表》（附表2））
①有关授权文件是否具备、完整、有效；
②投标保证金或保函是否具备、有效；
③企业证照及信誉是否满足要求；
④财务状况是否满足要求；
⑤招标文件要求提供的有关人员所附证件是否齐全有效、清晰可见，技术和管理人员比例是否满足招标文件要求，证明文件的文字与图片是否保持一致；
⑥业绩汇总表与证明材料数据是否一致，证明材料是否清晰可见；
⑦审核商务标预计得分是否合理。
3.3.2技术标编制
（1）职责分工
工程管理部经理组织技术标的编制工作，由技术组成员负责编制，项目总经理参与技术标的编制。
（2）编制要求
a研究评标办法，编制内容应吻合评标办法的得分点；
b注意废标条款，严格按照招标文件的格式要求编制；
c应结合我司自身的施工技术水平、管理能力、工程现场实际情况编制技术标，注重专项方案的编制；
d应充分突出我司的技术优势，规避不利因素，使技术标部分更加合理、可行、完善；
e技术标中所有的规范标准均应是现行的有效版本。
（3）技术标评审会
a技术标编制完成后1日内，工程管理部经理组织技术标评审会，总工程师，副总裁对技术标进行评审；
b评审内容：
内容格式与招标文件的符合性、方案的合理性及针对性、与评标办法的得分点的吻合性；（详见《技术标评审表》（附表3））
c技术标评审完成后需及时向报价组进行方案交底。
3.3.3经济标编制
（1）职责分工
投标经理组织经济标的编制，投标专员负责编制经济标、投标成本及毛利的测算，材料主管、苗木主管负责材料及苗木询价，成本合约经理对成本进行复核。
（2）编制依据
a建设工程工程量清单计价规范（GB50500-2013）；
b工程所在地区适用的定额资料、造价信息、政府调价文件；
c工程招标文件；
d相关图纸及答疑文件；
e国家、省级建设主管部门公布的相关文件；
f技术方案及现场踏勘的记录；
g工程所在地的机械/材料/苗木价格调研信息。
（3）编制程序及要求
a研究招标文件，明确投标范围，找出其中的特殊要求和重点注意事项；
b针对招标文件、清单、图纸提出答疑问题，及时提交给投标经理。
研究重点应放在投标人须知、合同条款、设计图纸、施工范围及工程量清单上；
c查看技术规范，注意是否有特殊的要求；
d熟悉图纸及工程量清单，投标专员列出工程所需的主要材料和苗木，并将《工程投标材料成本询价表》（附表4）和《工程投标苗木成本询价表》（附表5）提交给材料主管和苗木主管进行询价：
1《工程投标材料成本询价表》中除价格及变更建议由材料主管填写以外，其它表格信息均由投标专员填写。
询价表中各种参数必须填写完整准确，考虑价格波动因素保证材料询价准确。
询价表经材料主管和苗木主管签字后方能作为投标的成本依据，材料主管在规定时间内交回询价清单；
2《工程投标苗木成本询价表》中除价格及苗木损耗由苗木主管填写、防寒/遮阴措施由技术组专业人员填写外，其它表格信息均由投标专员填写。
询价表中各种参数必须填写完整准确，考虑价格波动因素保证苗木询价准确。
询价表经苗木主管签字后方能作为投标的成本依据，苗木主管在规定时间内交回询价清单；
e复核工程量：
各专业人员按照清单分部分项内容计算图纸工程量并与清单工程量核对，检查清单内容是否有遗漏，清单描述与图纸要求是否一致。
f组价：
①明确项目将使用的定额和计价软件，若招标文件对计价软件和定额有特殊要求的，必须与招标文件保持一致；
②根据清单描述和施工工艺选择相同或相近的定额子目，尽量不做补充子目；
③若找到施工工艺相近的子目，通过把主材换成与设计材料一致的材料完成定额套用；
④若必须要做补充子目，则要注意补充子目的合理性与现实工艺程序的符合性；
⑤套用定额要准确，不能高套或低套，也不能多套或少套，否则会造成综合单价的失真。
g材料调价:
①依据成本组提供的《材料成本询价清单》和《苗木成本询价清单》；
②查询项目当地信息价；
③甲方给定的材料暂估价或暂估完全价；
④对于合成材料（如配合比砂浆）要善于自己分析组价。
h一般按照定额取全费，招标文件有要求的除外；
i编写编制说明：
编制说明是投标预算的重要组成部分。
一份完整的编制说明应贯穿工程量计算、组价、取费等投标预算编制的全过程，既是图纸设计不明或其它影
响造价的假设（如图纸尺寸不明、材料不明、做法不明和不同施工方法的影响等），又要反映所做预算的个体性；
j检查预算书:
主要检查工程量的输入是否有误，套用定额是否准确，材料单价输入是否准确；
k确定工程总价:
投标部经理根据副总裁和公司总裁的意见确定最终的总价；
l填写投标函:
①投标函的格式和顺序要和招标文件相一致；
②工程名称在图纸和招标文件不一致时应以招标文件为准，投标总价与投标预算相一致。
（4）注意事项
a考虑项目当地的自然气候条件对工程施工的影响；
b考虑施工季节及工期对成本的影响；
c招标文件中，要注意与经济标有关的条款要求，例如：
招标文件中要求单独列项的费用，对安全文明施工费、规费、税金这些不可竞争费的特殊要求；
d要特别注意招标文件中的废标条件；
e组价过程中，补充子目的编制要合理，不能单一的补充人工或材料，要依据实际施工工艺合理分配人材机的价格，使每个子目的取费都是完整的；
f自编工程量清单描述内容不宜超出图纸实际做法的范围，否则易造成结算时对范围的争议，可能引起结算价扣减；
g认真研究设计图纸，根据技术组提出的合理化建议进行策略报价；
h措施费报价时一定要认真研究技术方案；
i周转材料要进行分包方式、租赁方式和购买方式的成本比较分析，确定最优方案。
（5）检查方法
a使用工程量之间的逻辑关系来复核准确度：
如总面积=绿化面积+铺装面积；
b检查综合单价：
联系实际复核综合单价是否合理，是偏高还是偏低。
综合单价不合理的原因一般是：
工程量输入有误、套用定额不准确、主材价不准确。
从这三个方面进行调整；
c检查单方造价：
检查单方造价是否超出一般此类工程的造价范围；
d检查材料单价：
检查材料单价是否准确，尤其要注意苗木和主材价格；
e检查取费费率是否按要求计取；
f检查投标书是否与招标文件要求完全一致；
g检查造价软件单价录入与询价清单是否匹配，方法：
核对造价软件中主材表的数量、单价、合价的竖向汇总与询价单中数量、单价、合价的竖向汇总的比例关系是否与所乘系数一致。
（6）投标成本及毛利分析
投标专员根据企业内部定额、《工程投标苗木成本询价表》、《工程投标材料成本询价表》填写《投标成本及毛利分析表》（总表及附表）（附表6），成本合约部经理进行复核。
（7）报价评审会
a投标报价完成之后由投标经理组织报价评审会，投标部经理、总工程师、总裁及公司总裁对报价进行评审。
评审完毕之后报价组成员按照《报价评审表》（附表7）中填写的修改意见尽快修改、调整。
b评审内容：
①报价编制依据是否符合招标文件要求；
②可能存在的风险或费用，是否可以避免或解决；
③经济标是否按招标文件要求编制；
④报价范围是否在招标范围内，有无遗漏的项目或承包内容；
⑤各项取费是否
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