采购SOP01.docx
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采购SOP01
第一节组织机构及职责
一、组织机构图
二、采购各岗位职责
概述
采购总经理一般由公司执行副总裁兼任，对总裁负责；首席采购经理、MST经理和商品储运部经理对采购总经理负责；采购总经理兼管公司广告企化部。
A．
采购总经理
1．
领导和组织市场调研；
2．
决定商品结构的定位和商品品种的选择，并制定执行采购计划；
3．
决定供货商的组成和调整并参与主要供货商供货谈判，审批供货商付款报告；
4．
签署《供货协议书》和《供货合同》；
5．
建立以市场和调研为基础的天天平价体系；
6．
为商店准备广告并选择媒体，建立和执行广告预算；
7．
根据市场变化监控和调整商品结构；
8．
控制不再订货商品并负责清除以确保或使损失最小化；
9．
建立商店的促销计划，增加销售和利润，并在商店的配合下实施促销计划。
10．
负责管理采购队伍，确保执行采购SOP和采购职业准则，培训采购人员；
11．
负责MST确保系统维护的有效性；
12．
负责商品储运，确保商品安全准时到达，提供最低的运输成本；
13．
与主管商店EVP合作，制定商店布局和调整实施计划；
14．
与商店管理合作实施标识SOP，以确保每个商店都遵循公司文化和标准；
15．
与EVP商店运作及CFO合作制定公司的年度销售计划；
16．
按公司预算建立和执行本部门费用预算；
17．
负责商品库存管理由采购负责的部分；
18．
完成公司总裁委派的其它工作。
B．
首席采购经理
概述
对采购总经理负责，向采购总经理报告，负责本部门商品的采购工作。
1．
具体负责本部门商品的一般市场调研和专项市场调研；
2．
提出本部门商品结构的定位和商品品种选择的方案并制定采购计划，在征得采购总经理同意后，具体负责实施采购计划；
3．
策划供货商的组成和调整，主持供货商谈判，在征得采购总经理同意后，代表公司与供货商签定《供货合作协议书》和《供货合同》；签署对供货商的付款报告；负责制定和督导供货商培训计划及实施；
4．
确立本部门商品的进货成本和销售价格体系，配合采购总经理做到天天平价；
5．
负责商店整体广告计划中属于本部门的部分；
6．
根据市场调研及时有效地调整本部门商品结构；
7．
负责本部门商品的库存管理，完成由采购直接负责的补货工作，负责控制不再订货商品的清除，合理管理本部门库存水平；
8．
策划本部门商品的促销计划，并与供货商和商品销售部门配合实施促销工作；
9．
按公司的经营目标制定本部门的销售计划；
10．
通过MST实现所有采购意图在系统中实现，负责保证系统采购信息的准确和时效。
11．
配合商品储运部门要求供货商按公司规定快捷、安全供货并使成本降为最低限度；
12．
指导配合商品销售部门实施标识、展示SOP以确保每个商店的商品部门都遵循公司文化和标准；
13．
保证执行采购SOP和公司采购职业准则；
14．
培训助理采购经理。
C．
助理采购经理
概述
对首席采购负责，向首席采购经理报告工作，协助首席采购经理完成部门采购工作。
1．
按首席采购经理的要求进行周期性和专项性的市场调研工作；
2．
与首席采购经理一起研究商品结构定位和商品品种选择方案；
3．
参与或首席采购经理委托主持谈判，整理和保存全部洽谈档案；
4．
参与或首席采购经理委托提出价格更改申请；
5．
在首席采购经理指导下，具体负责本部门库存管理；
6．
具体负责由采购负责的补货工作；
7．
参与并被具体指派从事商品广告策划、商品促销活动；
8．
与商品部具体配合，培训和监督商店补货、商品退货给供货商，协调顾客投诉，督导供货商培训；
9．
接待供货商来访，协调供货商、商店、商品储运部门及公司财务部门，确保合作融洽；
10．
监督MST确保系统维护的准确和时效；
11．
保证执行采购SOP和公司采购职业准则；
12．
完成首席采购经理委派的其它工作。
第二节市场调研
概述
市场调研是为了使家居的经营和服务最及时、最大限度地贴近消费者需求，保证经营和服务的竞争优势的基础。
市场调研是采购管理的一个永恒的课题。
通过市场调研、分析和及时决策，建立和完善所经营商品的市场定位；建立维护和壮大目标顾客群体；建立和强化竞争性定价体系；发掘和引进适销对路商品；清理滞消和不合理周转商品，提高经营的投资回报率；改善经营的顾客服务政策，提高服务竞争优势。
市场调研有以下四要素：
4．品牌及其占有率和畅销率；
2．实际成交零售价格，批发价格及其价格体系的稳定度；
3．按商品类别的目标顾客群及商品配套性；
4．商品流通的网络、网络货款方式及顾客服务方式。
一、
新开店市场调研
步骤
负责人
1．
家庭装修市场调研
首席采购
家庭住房状况
住房面积
装修费用
家庭收入状况
装修施工方式
主导装修风格
各部别材料使用比率
2．
装饰装修材料流通市场调研
首席采购
已有流通市场的地理位置、规模和流通时间
各主要市场的商品定位、价格水平和服务项目
各主要市场的主导商品、总销售额、销售份额和毛利水平
各主要市场的管理、地租和广告促销情况
3．
装饰装修商品市场调研
首席采购
商品的功能用途范围
商品品种、规格型号、实际成交价、市场占有率、畅销率、调研地点
商品的配套销售特点及售后服务方式
商品的货源（制造商、代理商）、销售网络、货款方式
4．
采购总经理通过实地调研和与首席采购交换意见，签署基于市场调研结果的采购决策。
采购总经理
二、
周期性市场调研
步骤
负责人
1．
首席采购经理必须每个月对办公所在城市的市场进行周期性商品市场调研，一般累计时间不得少于二天。
首席采购
2．
调研时必须携带市场调研表，完整记录调研信息并在调研结束后的第二天（跨节假日顺延）向采购总经理提交调研表复印件及采购意见。
首席采购
3．
妥善保存已完成的市场调研表。
首席采购
三、
专项市场调研
专项市场调研可以根据工作需要随时进行。
步骤
负责人
1．
确定专项调研的内容，时间和实施方案。
首席采购
采购总经理
2．
助理采购经理可以受首席采购经理的委派参与专项调研。
首席采购
3．
专项市场调研结束后，调研者必须立即向首席采购经理或采购总经理提交调研报告。
首席采购
采购助理
第三节商品采购计划
一、
新开业商店的采购计划
商店开业计划由公司高级执行官会议确定。
步骤
负责人
1．
商品的采购计划必须在商店开业前16周提交讨论。
首席采购
2．
主管采购副总裁及公司其它高级执行官与每个部门的首席采购经理讨论并由采购总经理批准采购计划。
采购EVP
3．
商品的采购计划包括
首席采购
部门货架布局（LAY-OUT&PLAN-O-GRAM）
采购总经理
商品结构及供货商合作主要条款
首批订单订货量和战略商品定价
订单发出及收货时间限度
供货商的培训
开业促销商品与促销活动
各项工作的时间表及采购经费预算
对相互配合部门的具体要求
二、
正常运营商店的采购计划
步骤
负责人
1．
商品的采购计划需要提前向采购总经理提出，经讨论并获批准后实施
首席采购
2．
商品的采购计划包括
首席采购
缺项商品的可行性分析或被取代商品的销售分析及新引进商品的可行性分析
商品的性能价格比
商品与已有商品的配套关系
商品的品牌畅销率
供货条件
商品的预计投资回报率
预期的进货价格和供货条款
如果出差，提交出差申请报告和经费预算
采购商品到商品摆上货架的时间表
3．
采购总经理批准采购计划并听取出差汇报
采购总经理
第四节销售计划
概述
全公司的销售计划和各商店的销售计划由首席采购经理和采购总经理提出交由公司高级执行官讨论拟定。
在征求各连锁店意见之后，由公司总裁批准执行。
销售计划在上一年度底下达，销售计划的调整必须经过公司高级执行官会议。
步骤
负责人
1．
采购总经理根据公司高级执行官会议确立的销售计划原则，按分解指标向各首席采购下达。
采购总经理
2．
首席采购经理在征求各连锁店相应部门经理和商店总经理意见后，系统地制定销售计划。
首席采购
3．
部门销售计划内容分项包括
销售额按各商店和期段分解表及总计
毛利率和毛利额按各商店和期段的分解表及总计
库存按各商店和期段的分解表及总计
周转率
投资回报率
销售额、毛利率与毛利额、库存、周转、投资回报的全部连锁店的汇总表
资金使用计划
促销计划
提出本部门的年度采购费用预算
4．
采购总经理根据各部门销售计划制定出公司的销售计划，内容分项包括
采购总经理
全公司按商店和期段销售额分解表和总计
全公司按商店和期段的毛利率及毛利额分解表和总计
全公司按商店和期段的库存
全公司按商店的周转率和总计
全公司按商店的投资回报率和总计
提出全公司的采购年度费用预算
5．
公司高级执行官会议讨论销售计划，并就其中的问题征求采购和商店及财务总监意见，达成一致意见后，由公司总裁批准执行。
总裁
第五节供货商管理
概述
家居通过洽谈合作，欢迎合法经营的任何国内外供货商加盟家居供货支持体系。
家居本着平等合作，互惠互利，公平竞争的原则建立与供货商的合作关系，建立和终止合作关系必须经过规定的程序。
一、
供货商资格
步骤
负责人
1．
无论合作由哪一方或双方发起，供货商必须满足以下基本条件
首席采购
提供公司的营业执照
提供税务登记证
与家居签定合法的《供货合作协议书》、《供货合同》或VBA
2．
首席采购经理在同供货商洽谈合作之前必须向采购总经理提交供货商调查报告，内容包括
首席采购
供货商资信
供货商商品市场
供货商生产状况
3．
供货商供货尚需满足如下条件
首席采购
商品有市场（或明显潜在市场），有竞争力，有合适的毛利率
有供货能力（丰富的品种、安全的库存、严格的供货时间）
满足商品与已有商品或被取代商品的整体配套（功能、档次）
最好是直接的供货条件
满足我方最低的合作条款和价格条款及服务承诺
二、
合作条款
步骤
负责人
1．
商品的质量认证、许可及质量承诺
首席采购
供货时间和交货地点
运输责任、费用和方式
培训、展示、广告支持
最小订货量（或金额）
验收货物标准
退货条件
特殊订单
大宗订货优惠或年底返利
损坏条款
托盘和垫格
新店政策
付款条件
付款方式
信誉额度
违约责任及其它
最低价格条款
三、
合作与终止
建立合作关系
步骤
负责人
1．
首席采购经理与采购总经理讨论欲建立供货合作关系供货商的可行性，并最终获得批准。
首席采购
采购总经理
供货商调整结果
在SKU水平上的商品结构及进货成本
主要合同条款
展示及培训
商品进店时间表
2．
采购总经理签署《供货合作协议书》及《供货合同》
采购总经理
3．
采购总经理签署初始订单（INITIALORDER）
采购总经理
4．
首席采购经理或委托助理采购经理交由MST
首席采购
5．
《供货协议书》及《供货合同》共四联，分别交公司财务、供货商、采购助理和MST存档
首席采购
终止合作关系
概述
供货商在发生下列情形之一而又调整不成功时，
步骤
负责人
供货商商品从功能和档次上有违家居经营理念并被证明滞销
供货商商品缺乏和逐渐丧失竞争力发生滞销和低周转
供货商供货能力不足，严重影响正常供货
供货商商品可以被另外一个更具竞争力的供货商商品取代
供货商商品被证明质量不过关或经常引起顾客投诉
供货商不履行供货合同经常发生问题
供货商强行改变供货条款使家居无法接受时
1．
首席采购经理至少在一个月前向采购总经理提出终止合作的意见并与采购总经理讨论是否需要终止合作关系，同时提出更换新供货商的采购计划方案（见01-01）
首席采购
采购总经理
2．
终止决定获得批准后，首席采购经理需要完成如下工作
首席采购
核对收货付款报告
盘点结余库存
提出RTV或清理库存的价格建议和时间表
3．
通知商店作相应的调整
首席采购
4．
通知供货商做相应的工作
首席采购
5．
通知公司财务和MST
首席采购
6．
采购助理负责终止决定的实施并确认和保存合同档案
助理采购
四．
供货商评价
概述
供货商评价的目的是为了建立一个完善的供货商体系，从而在覆盖全部商品结构的基础上逐步提高供货商的质量绩效，最大限度地发挥供货商资源的综合效益，增加销售额和毛利金额，降低成本，减少资金占用，改善库存管理，提高经营的投资回报率。
评价原则
1．
体系评价
在覆盖商品结构的前提下（一般为400-600家），是否每个商店与越来越少的供货商做得越来越大
在供货商的数量分布上是否考虑到了区域差问题，从而大幅度地降低了采购成本
供货商的构成是否能实现家居特色和品牌战略
是否形成了一支销售的核心供货商体系（约占20-25%）
是否形成了合理的经代销比率，经代销的供货商是否合理
非核心供货商体系是否建全并且发展良好。
2．
质量评价
核心供货商是否是市场畅销品牌并具有相当的市场占有率
核心供货商有否坚强的供货实力，并具直接供货条件
核心供货商是否在家居发挥到了最大限度的销售
核心供货商是否给予家居最低的进货价格和最优惠的付款条件
家居在与该供货商合作上是否得到越来越多的合作支持
家居在与该供货商合作上是否得到了不断改善的投资回报
非核心供货商体系是否向核心供货商质量评价的方向优化
供货商评价程序
概述
供货商评价工作一般半年进行一次，重点是对核心供货商的评价，根据评价的结果做出相应采购决策。
步骤
负责人
1．
系统提供的信息技术资料，结合实际销售过程和合作状况，按照体系评价和原始评价原则，每半年提交专题报告
首席采购
2．
采购总经理与首席采购经理共同讨论该报告，并提出改进意见和实施措施及时间表
采购总经理
首席采购
3．
首席采购负责保存评价报告
第六节商店促销
概述
商店促销是提高销售的重要手段，采购须会同供货商、公司广告部门制定年度商品促销、广告促销计划及专题促销计划，在商店的配合下负责实施。
一、
商品促销
步骤
负责人
1．
制定全年的按季度和商品系列（供货商）的商品促销计划提交采购总经理批准。
首席采购
商店的某个部门
供货商及商品系列
促销商品价格
促销的主要卖点
促销的时间表及相应准备工作
需要商店配合的事项
供货商承诺的工作
2．
与商店总经理及所在部门经理协商促销活动细节
首席采购
商店总经理
3．
促销结束后，调整至正常采购状态，并向采购总经理提交促销总结报告
首席采购
二、
广告促销步骤
1．
制定全年的广告计划，交公司高级执行官会议讨论批准
采购总经理
广告媒体选择
广告内容的价定
广告频度（时间表）
广告费用预算
2．
确立本部门所对应的广告内容，按时间向广告部提供资料准备指示
首席采购
3．
按首采意图按时准备全部广告资料素材，填写有关统一报表
助理采购
4．
制作广告菲林或样片
广告部职员
5．
讨论广告菲林或样片
采购总经理
广告部经理
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6．
签发广告
采购总经理
7．
保存广告资料，追踪评价广告效果
广告部经理
升级会员 