学院行政公文处理规定WORD10页.docx

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学院行政公文处理规定（修订）

为了使学校行政公文处理工作科学化、程序化、规范化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据上级有关规定，结合本校实际情况，制定本规定。

一、公文种类

学校行政公文种类主要包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等,具体使用范围如下：

（一）“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员。

（二）“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。

（三）“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（五）“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。

（六）“批复”适用于签复下级机关请示事项。

（七）“函”适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请示批准等。

（八）“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、行文规则

（一）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

公文签署一律用钢笔或签字笔（包括核文、领导审批、签发）。

（二）发文规格及范围

1、学校向上级机关的行文或向校内下发的重要行文，由院长办公室统一编号，编“校字”或“校内字”号文件。

以中华女子学院名义上报全国妇联、中直机关等的正式文件、给无隶属关系的有关主管部门的重要函件，均编“校字”号文件，由院长办公室用印有红色“中华女子学院”字样的信笺纸套印，加盖中华女子学院公章。

以中华女子学院名义下发学校各部门的重要正式文件，包括规章制度、决定、总结、计划、重要通知、通报等，编“校内字”号文件，由院长办公室用印有红色“中华女子学院文件”字样的信笺纸套印，加盖中华女子学院公章。

2、学校发往各省市妇联、平行局级单位和其他单位的一般性信函，用印有红色“中华女子学院”字样的信笺纸套印，不编号，盖中华女子学院公章。

3、职能部门因业务特殊需要对学校内部发文需另编部门文号的，应到院长办公室秘书科填写申请表，经部门主管校领导及院办主管校领导签批，到院办秘书科办理有关手续后，可编“校×字”号。

获得“校×字”（例如：

校人字、校教字）号发文权限的部门，根据本部门日常业务工作需要，将业务文件、通知、简报等，对内印发，加盖本部门印章。

由学校统一编“校内字”号发文的，部门不再另行编号发文。

（三）行文要求

1、行文内容涉及对我校的名称用词时，全称使用“中华女子学院”，简称“学校”。

2、一文一事，具有可操作性。

3、向上级机关行文，一般只主送一个机关；如需同时送其他机关，可以用抄送形式。

一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级部门，并在文中写明越级的理由。

4、不相隶属机关之间一般用“函”行文。

5、“报告”等非请示公文中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。

6、除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅按规定程序处理，不应直接送领导者个人。

（四）公文格式

公文由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章组成。

公文的汉字从左至右横排。

公文用纸幅面采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。

左侧装订。

（公文具体格式、字体、字号见附件：

《公文格式样本》）

三、公文办理

公文办理分为收文办理和发文办理。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟发、批办、承办、督察、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、发送、立卷、归档、销毁等程序。

（一）收文办理

1、公文收发。

学校机要员领取机要文件后，应及时移交给机要文件保管人员，严格履行当面核对、签收手续。

中途不得办理与文件无关的事宜。

非机要性文件，及时移交院办，严格执行当面核对签收手续。

2、公文阅办。

文件保管人员收到机要文件后，及时分类登记，呈送校领导传阅，并按校领导批示分送有关部门阅办。

非机要性文件，由院办请示校领导后批转有关部门阅办。

文件传阅周期一般不超过两星期，如确因工作需要，可另行办理借阅手续。

3、公文移交。

任何人因工作调动离职或离、退休时，必须将自己经管的全部文件移交清楚。

移交时，要造册、清点、核对，并办理签字手续。

4、公文存档与销毁。

各部门每年办理完毕的文件，应按文书立卷的要求收集齐全，立卷归档；对于不需立卷归档的普通文件要清点造册，按规定销毁。

（二）发文办理

1、公文起草。

主办部门根据行文规格和要求负责起草文稿。

2、公文审核。

凡需以“校字号”或“校内字号”文件形式发出的文件，经本部门负责人阅稿签署明确意见，主管校领导批准后，送院办秘书科进行审核。

审核的内容是：

（1）有无必要行文，发文规格是否恰当。

（2）是否符合公文的审批程序和行文规则；需要与有关部门或者单位协商、会签的，是否经过协商、会签。

（3）公文内容是否符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策及本校的有关规定；与本部门或者本单位过去发出且继续生效的公文有无重复或矛盾；是否具有可操作性。

（4）文种使用、公文格式是否标准，文字表述、印发传达范围是否正确恰当等。

（5）对不符合行文规则的上报公文，可退回重新办理。

文稿如有较大改动，由院办秘书科与起草部门协商，起草部门负责修改。

核稿时间一般为两个工作日。

（6）已经领导审批过的文稿，在印发前应再作校核。

3、公文签发。

经秘书科审核完毕，主办部门认真填写发文稿签，送交校领导签字。

如向全国妇联报送请示件，还须填写“要件请示纸”。

如需要以全国妇联名义发文的，还须填写“全国妇联发文稿纸”。

（1）审批公文，主批人应当签署明确意见以及姓名、日期。

其他审批人圈阅，应当视为同意。

（2）凡以“校字”号发出的文件，由部门主管校领导审核，由院办主管校领导签发。

（3）凡以“校内字”号发出的文件，由部门主管校领导签发。

（4）凡以“校×字”（例如，校人字、校教字等）号发出的文件，经主管校领导同意后，由部门主要负责人签发。

（5）凡以院长办公室名义发出的文件，包括以院长办公室名义转发的文件，各部门负责人签字后，由院长办公室主任签发。

其中重要的还要由院长办公室的主管校领导签发。

（6）凡以中华女子学院名义发出的信函，属重大事项、涉外事项的，由主管校领导签发，一般的可由院长办公室主任签发。

4.公文编号、登记、套印、盖章。

签发后的公文，主办部门向院办秘书科提交电子版文件定稿，秘书科统一进行公文编号、登记、套印。

主办部门校对无误后，由院办秘书科盖章，公文生效。

签批原件包括发文稿签及电子版定稿交秘书科存档，主办部门自行备份留存。

5.公文报送。

送往全国妇联的文件由机要交通员定期专送或有关部门派人专送。

送往其他各单位的文件由起草部门专人送达。

报送的文件份数根据上级有关指示和实际需要办理。

如有附件，一般应与主件份数相同，并尽可能装订在一起。

如附件较厚、制作复杂，附件份数可酌减。

四、公文立卷归档

根据《中华女子学院档案管理办法》的有关规定，各部门专（兼）职档案员，应将本部门在工作活动中形成的、已经办理完毕具有查考利用价值的文件材料按照归档要求立卷并录入档案管理系统。

（一）凡以“校字”或“校内字”号发文的公文，待文件办理完毕后，由秘书科统一归档。

归档内容包括：

正文（加盖学校公章）、发文稿纸和正文电子版。

（二）凡各部门以“校×字”（例如，校人字、校教字等）号发文的公文，由经办部门按照文件整理的具体要求整理归档。

归档内容包括：

正文（加盖部门公章）、发文稿纸和正文电子版。

（三）上级来文需校内某个部门办理的，该文由经办部门保存归档，归档内容包括：

上级来文（或批复）、经办情况（或请示）及结果（或总结）等。

（四）各种内部文件和会议文件（包括照片、录音、录像带等），各部门应及时收集整理，保证归档文件齐全完整。

（五）两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门立卷归档，相关部门保存复制件。

各部门必须建立文件登记簿，认真做好文件交接记录。

（六）各级办公室接收计算机电子公文后，可以作为正式公文先行处理；收到正式公文后，应当将计算机电子公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文，继续办理或者归档。

五、附则

本规定自2009年1月1日起施行，原规定自行废止。

院长办公室负责解释。

附件：

1、学校上行文格式样本附件

2、学校内部文件格式样本

中华女子学院

二00八年十二月三十一日

附件1：

学校上行文格式样本

中华女子学院

（版头：

发文机关全称，用标准红头稿纸，小初号标宋加黑）

校字[20]号

（文号：

三号标仿宋加粗）

中华女子学院关于×××的请示

（标题：

由发文机关名称、公文主题和文种组成，小二标宋体加粗）

××××部门：

（主送机关：

主要受理公文的机关，三号标仿宋）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（正文：

公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方，3号标仿宋，行距为固定值28磅）

附件：

×××××××××××××××××××。

（书写在正文两行之后、发文机关签名前，空两格起行。

附件内容置于主件后，与主件装订在一起）

中华女子学院

二○○×年×月×日

（落款：

书写发文机关名称应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方）

（发文日期：

以校领导的签发日期为准。

发文日期应当写明年、月、日，使用小写汉字标注，位于发文机关署名右下方）

附件2：

学校内部文件格式样本

中华女子学院文件

（版头：

发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，小初标宋体加粗）

校内字[20]号

（文号：

三号标仿宋加粗）

中华女子学院关于×××的通知

（标题：

由发文机关名称、公文主题和文种组成，小二标宋体加粗）

×××部门：

（主送机关：

主要受理公文的机关，三号标仿宋）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（正文：

公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方，3号标仿宋，行距为固定值28磅）

附件：

×××××××××××××××××××。

（书写在正文两行之后、发文机关签名前，空两格起行。

附件内容置于主件后，与主件装订在一起）

中华女子学院

二○○×年×月×日

（落款：

书写发文机关名称应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方）

（发文日期：

以会议通过或校领导签发日期为准；联合行文，以最后签发部门领导的签发日期为准。

发文日期应当写明年、月、日，使用小写汉字标注，位于落款右下方。

如需以文件形式发出的决定，开头不标明主送机关，发文机关署名位于正文的右下方。

）

（印发传达范围：

加括号标注于成文日期左下方，如（×××××××））