用PPT演示动太数据透视表内容.docx

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用PPT演示动太数据透视表内容

   为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的员工整理了大量的Excel图表，然后复制到PowerPoint演示文稿中。

这一过程耗费了很多时间。

尽管他们知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表，大量的复制粘贴工作依然不可避免。

   其实，可以在PowerPoint中加入数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在Excel中控制数据透视图表一样方便。

   为了能实现这样的功能，首先需要在Excel工作表中，选中待分析的数据区域，并在“名称”框中输入此区域的名称，例如“调查结果”，并按“Enter”键确认。

如果不设置名称，将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。

   在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。

在菜单中选择“视图”“工具栏”“控件工具箱”命令，显示“控件工具箱”工具栏，（如图2）所示。

   在“控件工具箱”中单击右下角的“其他控件”按钮，显示更多控件。

选择“microsoftOfficeChart11.0”，这是一个数据透视图控件（如果选择“MicrosoftOfficePivotTable11.0”，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似）。

   在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择“MicrosoftOfficeChart11.0对象”“命令和选项”命令，（如图3）所示。

   这时将显示对话框，（如图4）所示，选择“显示/隐藏”选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。

   设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择“MicrosoftOfficeChart11.0对象”“编辑”命令，如图3所示。

这时将显示对话框，（如图5）所示。

   在这里可指定控件所对应的数据来源。

如果数据量不大，可以选中“在一张数据表中输入的数据”，并立即输入数据。

如果数据已经存放在Excel工作簿中，可选中“一个数据库的表或查询”。

对于本例显然要选择后者。

   单击“连接”按钮，显示“数据明细”设置，（如图6）所示。

   单击“编辑”按钮，显示“选取数据源”对话框，（如图7）所示。

   第一次设置数据源时，需单击“新建源”按钮。

以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件（.odc）。

单击“新建源”按钮后，显示“数据连接向导”对话框，（如图8）所示。

   选择“ODBCDSN”，并单击“下一步”按钮。

显示连接ODBC数据源设置，（如图9）所示。

   选择“ExcelFiles”，并单击“下一步”按钮。

在所显示的对话框中，选择存放数据的Excel工作簿文件，（如图10）所示。

   单击“确定”后，将显示出Excel工作簿中的名称“调查结果”，该名称对应工作表中的数据区域，（如图11）所示。

   单击“下一步”按钮，为数据源起名并保存数据源文件，（如图12）所示。

  单击“完成”按钮，返回到如图7所示的对话框，并自动选中刚保存的数据源文件。

此时单击“打开”按钮，即可返回到如图6所示的对话框中。

   在如图6所示的对话框中单击“类型”选项卡，可选择图表类型，（如图13）所示。

本例选择柱形图中的“簇状柱形图”。

至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。

在如图13所示中单击对话框右上角的“关闭”按钮，结束设置。

   令人神往的图表动态演示要在放映幻灯片时才能使用。

第一次放映幻灯片时，图表中将是空白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表。

在顶端的工具栏中单击“字段列表”按钮，显示图表字段列表，（如图14）所示。

现在，可以像在Excel中一样，将待分析字段拖动到图表当中。

   以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析。

在如图14所示的图表中，将“地区”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处，将“年龄”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处，将“调查日期”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处。

最后，再次拖动“年龄”字段至中间图表区域，这次是对“年龄”字段进行统计计算。

得到的图表（如图15）所示。

   这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置。

首先，图表中的计算应该用“年龄的计数”，而不是求和。

在“年龄的和”上单击右键，选择“自动计算”“计数”。

其次，年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的，应改成按年龄段划分。

在“年龄”上单击右键，选择“命令和选项”命令，显示对话框，（如图16）所示

   选择“筛选和分组”选项卡。

设置“项目分组依据”为“数值间隔”，设置“间隔”为10，“起始于”为10，表示每隔10岁分为1组，从10岁开始分组。

关闭对话框后，分类轴的坐标将发生改变。

   对于“调查日期”，同样可以设置分组。

如果不分组，将显示每个日期的数据。

现在希望对比各年的情况，因此可在“调查日期”上单击右键，选择“命令和选项”命令，显示对话框，（如图17）所示

   选择“筛选和分组”选项卡。

在“项目分组依据”中可选择“年”，将“间隔”中设置为1。

分组设置完毕，再在顶部工具栏中单击“显示/隐藏图例”按钮。

现在的数据透视图变得非常漂亮了，（如图18）所示。

   利用数据透视图中的“地区”、“调查日期”和“年龄”按钮，就能任意筛选和比较各种情况下的数据了，与在Excel中进行分析完全一样。

例如，可以在“地区”中选择“华北”，只显示华北地区的年龄统计结果。

   此外，还可以随时调整图表中显示的内容。

例如，如果年龄分析结束后，要分析性别，可在如图18所示的图表中，将“年龄”拖动到图表之外，这样即可从图表中删除这一字段。

再从“字段列表”中，将“性别”字段拖动到分类字段位置处，即可立即得到性别的统计图表，（如图19）所示。

   利用“microsoftOfficeChart11.0”和“MicrosoftOfficePivotTable11.0”控件，可实现数据透视图表的动态分析。

更重要的是，这是在放映幻灯片时，在幻灯片中进行的动态数据分析。

在幻灯片中加入数据透视图表控件，大大减轻了图表准备的工作量，并使得内容的演示更为生动精彩。