大学商务英语写作文体风格概要.docx
《大学商务英语写作文体风格概要.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《大学商务英语写作文体风格概要.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
大学商务英语写作文体风格概要
（一）商务书信的文体风格
一封好的商业书信应该体现出语言自然精练、行文流畅、可读性高的文体风格。
u 自然
商业书信的写作必须力求“自然”，不能满篇都是过时的商业行话。
商业书信要求可读性强。
为了使信读起来生动有趣，写信人应该尽量避免使用单调的语言，力求使语言结构富于变化。
可使用的方法有：
1.变化文法结构
变换句子的文法结构也可提高信文的可读性。
写信时不要千篇一律地使用同一种表达方法。
例如，下面这个句子可以用多种方法改写
2．增强书信的可读性，还应注意运用精练的语言
商业书信必须语言精练，能用一个单词的地方尽量不要使用多个单词。
例如：
高冗余度语言
低冗余度语言
Inasmuchaswerequireactiveconsiderationpriortomakingadecision,Iamafraidthat,inthecircumstances,youwillhavetowait.
.
Asweneedtoconsiderbeforemakingadecision,Iamafraidyouwillhavetowait.
商业书信的语气
商业书信中写信人使用哪种语气十分重要，这可以反映出写信人和收信人之间的关系。
积极的语气
下面左边的三个句子采用提“中性”的语气，而右边相应的句子语气则显得积极。
这种积极的语气可以使一个句子听上去更有诚意。
中性
积极
Iaminreceiptofyourorderfor250pairsofNiky‘Conga’sportsshoes.
.
Thankyouforyourrecentorderfor250pairsofNiky‘Conga’sportsshoes.
Youfailedtosendyourordertousbeforethenewpriceswereintroduced.
.
Unfortunately,wedidnotreceiveyourorderbeforethenewpriceswereintroduced.
WecannotdevotemuchtimetoyourvisitastheMarchSalesfiguresarebeingcompiledandweareverybusy.
.
Weshalldevoteasmuchtimetoyourvisitasourhecticschedulewillpermit.
撰写书信时下列几件事情必须避免：
·指责对方犯错
·推卸自己的责任
·漠视客户的问题
·拒绝帮助对方
·对对方的帮助毫不领情
消极的语气
积极的语气
Itisnotourfaultifyoudonotcheckwhetherthegoodsaresatisfactoryondelivery.
Iamafraidcustomersareexpectedtocheckthatgoodsaresatisfactoryondelivery.
Problemsofthistypearecommonwiththelowermodel.Nexttimeyouwillhavetobuythemoreadvancedmodel.
Problemsofthistypearefarlesscommonwithourmoreadvancedmodel.
WedonothavethetimetosendourSalesRepresentativetoseeyou.Heisbusydealingwithlargeraccountsthanyours.
WeshallbehappytosendourSalesRepresentativetovisityouassoonashisheavyschedulepermits.
IaminreceiptoftheupgradedsoftwareyousenttoreplacethesoftwareweboughtinFebruary.
ThankyouverymuchforsendingmetheupdatedsoftwarewhichsupersedesthatwhichweboughtinFebruary.
以您为先的语气
写信时要尽可能让收信人感到是你亲息写信给他们。
例句：
以我为先
以您为先
WeshallbeabletoinstallCableTVshortly.
YouwillbepleasedtohearthatyouwillsoonbeabletoreceiveCableTV.
Iamafraidwecannotdeliverattheweekend.
Youcanhaveyourgoodsdeliveredanyweekday.
Iregrettoinformyouthatwecannotrefundyourdepositunlessyoureturnthegoodswithinaweek.
Iampleasedtoinformyouthatyouwillbeabletoreceiveafullrefundofdepositifyoureturnthegoodswithinaweek.
（二）标点符号（Punctuation）
l 标点符号的作用及重要性
标点符号是商务英语写作中不可缺少的辅助工具，其作用在于帮助读者分清句子结构，正确理解文字含义。
不正确使用标点符号，或是滥用标点符号会造成意思混乱，引起读者的误解。
l 标点的用法：
（1）逗号（comma）
作用：
逗号用于表示停顿或分句之间的间隔。
用法：
逗号用于分隔句中的各种语言成分，并表示一个停顿，一般用于以下几种情况：
位置：
a. 在句中表示语气停顿的地方。
b. 在子句之前。
c. 在描述名词的一系列形容词之后。
d. 放在位于句首或句中的副词之后。
e. 将非主要信息和句子其他部分分开。
（2）句号（period）
句号一般有两种用法
① 句号是放在句尾的符号，表示一句话结束。
② 句号还用于缩写字母。
（3）冒号（colon）
作用：
用于引出下文，如表列、说话中的直接引语或解释。
用法与位置：
① 冒号主要用于列举事物，引用话语或进行解释。
②此外，冒号还用在“asfollows”或“thefollowing"的后面。
（三）商务用词的大写
大写字母（CapitalLetters）又称“Blockletters”，“Uppercase/print”,一般用于句首，此外大写首字母还出现在以下几种情况中：
（1） 专有名词（propernouns）。
（2） 在标题（title）中也要大写单词首字母。
（3） 用于礼貌性称呼语（即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.）学衔（Dr.）和军衔（General）的首字母。
（4） 职务，职称，头衔以及组织的名称也要大写首字母。
（5） 在商务书信中，重要的字词常常被大写以引起读信人的注意。
（6） 商务英语写作中的副标题与小标题也需大写。
（7） 用于缩写词，如“aSWOTanalysis”,“ASEAN”,“USA”等。
（四）数字的用法
（1） 数字在句首要被拼写出来。
（2） 用阿拉伯数字表示日期、时间、量度、页数、地址、百分比、小数等等。
（3） 大多数情况下，序数词要被拼写成英文。
（五）缩写（Abbreviation）：
缩写在商务英语写作中有它独特的意义。
（1）商务英语中常用的几种缩写形式：
① 置于人名前后，表示身份、职衔、学位等
② 表示商业企业名称
③ 表示时间
④ 表示组织名称，一般由首字母组成
⑤合成方位词
⑥常用的拉丁词
（2）商务英语中不应使用缩写的地方：
① 某些头衔
② 星期、月、季节
③ 街道地址
④ 国名、城市名
（六）开头与结尾
（一）.开头的写法和一些技巧：
1．开头：
大多数商务英语写作的内容也由开头、中间、结尾三部分组成。
常用的开头句写法：
① 最好在第一句话中说出你的写作目的。
如：
Weunderstandthatyouareexportersofnutsandshouldliketoknowifyoucansupplyuswith5tonsofwalnutmeatbytheendofOctober.
② 将最能引起读者兴趣的内容放在开头，如：
I'mpleasedtotellyouthatyourorderwillbedeliveredtomorrow.
③ 提及所涉及的商务事项。
2．就开头的内容方面来讲，书信的开头可以涉及：
⑴书信去函的开头
u 询问
u 索价
u 求购
u 投诉
u 讯息
u 报忧
u 道歉
u 推荐
⑵复函的开头可以包括
u 函悉
u 歉意
u 谢绝
u 服务
（二）书信结尾的措辞和语气
1．结尾：
写结尾句需注意以下几个地方：
④ 结尾句需具体，不要使用含糊、繁琐的词语或句式。
⑤ 在结尾处提出行动的要求。
⑥ 在结尾处做简要的总结，尤其在内容比较多的情况下。
请比较下面两句话：
a） Wehopethatwehavemadetheabovealternativescleartoyouandthattheymayhelpyoumakeyourchoice.
b）Tosumup,youcaneitherputyourmoneyinasavingsbankandreceive6%annualinterestorinvestincommonstocksforhigherreturnsbutalsohigherrisk.
2．就结尾的内容来讲，书信的结尾可以包括：
（1）去函的结尾
u 敦促：
HavingthisinputbyJUNE3willenableustomaintainourschedulefor…
u 期待：
Youradvicewouldbewelcome.
u 致谢：
Yourpromptattentiontothismatterwillbeappreciated.
u 协助：
ShortlyafterIreceivethisinformation,Iwillbeintouchwithyou>
u 盼复：
Welookforwardtohearingfromyou.
u 联络：
Ifyouhaveanyquestion,pleasecallmeat…
等等……
（2）复函结尾可以涉及：
u 请求：
Pleaseindicateyouracceptanceofthisemploymentbysigning…andreturningacopy…
u 承诺：
Wewanttoensurethatyouenjoythehigheststandardsofservice.
u 致歉：
Iapologizefortheinconvenient.
u 答谢：
Thanksagainforyourcooperation.
u 祝愿：
Iwishyoueverysuccessinyourimportantwork.
u 往来：
Welookforwardtoaverycordialrelationshipbetweenourtwoorganizations.
（七）书信格式
信函和传真的格式
收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。
美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。
标准的商业书信由以下三个部分组成：
·信头
·信文
·信尾
信 头
在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。
发信人地址
一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。
传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。
传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。
发信日期
日期的书写有以下两种模式：
“12June1998”[日-月-年]或“June12,1998”[月-日-年]
日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。
礼貌性的称呼要使用得当。
传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。
指定收信人姓名
在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。
收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。
如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。
称 呼
商业信件和传真常用以下方式开头：
·DearMr/Mrs/Miss/MsWang（表示写信人知道收信人的姓名和性别）；
·DearSir或DearMadam（表示写给一位有具体职衔的人，如SalesManager,
ChiefAccountant等，而且写信人知道对方的性别）；
·DearSirorMadam（表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人）；
·DearSirs（表示写给一家公司，没有明确的收信人）。
称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。
事 由
写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。
信 文
全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。
在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。
信 尾
传真的信尾一般都很简短（通常只有结尾敬辞和署名），而书信的信尾内容则相对较长。
结尾敬辞
一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“Yourssincerely”或“Yoursfaithfully”。
称呼为“DearMr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yourssincerely”。
称呼为“DearSir/SirorMadam/Sirs”时结尾则用“Yoursfaithfully”。
信末签名
写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。
如：
Yoursfaithfully
ForprecisionAirconditioningCo（Pte）Ltd
YvonneChong
MsYvonneChong
RegionalSalesManager（Singapore）
信末签名位于左边空白处。
在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。
口述者/打字员姓名缩写
下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。
口述员 打字员 姓名缩写
- SimLooLee sll
ChengFookJam ChanChuenFye CFJ/ccf
ChewYitLin ChinKeinHoong ChewYitLin/ckh
GrahameTBilbow FooTuanSeik GTBilbow:
fts
GohBeeHua HanSweeLean GBH:
HSL
附 件
如果信件或传真还附有其他文件，就必须在文中注明。
附件说明通常位于口述者/打字员姓名缩写之后。
可以采用以下几种方法：
·Estimateenclosed
·2Enc./Enclosuree2
·Enclosure
·Enclosures:
1. 2000Pricelist
2. Catalogue
抄送
如果除主要收信人之外，信件或传真还需抄送第三者时，通常用“cc”表示，“cc”即“carboncopy”（复写本；副本）。
有时，如果发信人不想让收信人知道信件或传真还要抄送给别人，就用“bcc”（“blindcarboncopy”无信头副本）代替“cc”，标注在不发给收信人的影印件的下方。
附笔
商业信函或传真中的“附笔”（缩写为“PS”）用于补充本人的说明。
“附笔”位于左边空白齐头处，在“附近”或“抄送”等说明之下空一行。
页码说明
商业信函如果超过一页，随后的各页可以在页首加注说明收信人姓名、页码及日期。
如：
Mrs.HItakura
Page2
14June200-
在商业信函中，页码有时位于距页顶一英寸的左边空白处，与信文之间空两行。
信 封
信封显然只适用于商业信件。
信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致，即齐头式，单行间隔。
收信人姓名位于收信人地址上方，中间空两行。
也可以在收信人地址的第一行中直接写上收信人的姓名和职衔。
传真格式
传真的首页一般都印有现成的信头格式，只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。
宽式标点对严式标点
在商业信函中，宽式标点比严标点更为常用。
使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号，每个缩写词（包括客户姓名的首字母缩写）后面都要加点号（如Mr.,Co.,Ltd.,St.,Rd.等，又如Mr.J.R.Liu）。
商务书信一般包括全齐头式,齐头式，半齐头式---又叫缩进式，方齐头式和简化式。
i. 全齐头式（Full-blocked）：
这种格式的信函各部分内容都从左边空白处写起，用起来方便省事，是现今常用的格式之一。
ii. 齐头式（Blocked）：
这种格式与全齐头式相似，只是有些内容不是从空白处写起。
结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。
日期可以从中间起行，也可以靠右对齐。
iii. 半齐头式（semi-blocked）：
这种格式与齐头式雷同。
不同的是，半齐头式的每个段落缩进五或十个英文字母；结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。
iv. 方齐头式（square-blocked）：
这种格式也类似于全齐头式。
不同的是，它的日期靠右对齐，和收信人地址在同一行。
这种格式平整见方，外观漂亮。
v. 简化式（simplified）：
简化时式和全齐头式相比，有几个主要的区别：
首先，简化式没有称呼和结尾敬语，收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。
其次，事由和写信人姓名必须大写。
最后，列表要缩进五个英文字母空位，如果加有序号就不必缩进。
例1（全齐头式）
ABCTrainingCo.
188NewtonPalace
Norfolk
NG29OPA
01345567809 FAX0134
升级会员 