Word使用技巧集锦.docx

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Word使用技巧集锦

Word2000使用技巧集锦

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1.复制任意文本块

2.快速获取格式信息

3.利用F４键文字输入

4.快速返回上次编辑位置

5.页面自动滚动

6.两行合成一行显示

7.、给中文“画图”

8.字母大小写快速切换

9.特大字和特小字

10.显示网格纹

11.快速启动WORD2000

12.快速打开文档

13.快速打开多个文档

14.快速打开最近编辑的文档

15.快速显示我个文档

16.快速切换多个文档

17.快速保存多个文档

18.快速打印多个文档

19.快速移动文档

20.快速传递文档

21.快速查看文档的内容和属性

22.快速键入上下标

23.快速键入特殊字符

24.用F４键加快键入

25.用模板加快键入

26.用自动更正加快键入

27.用自动图文集加快键入

28.用域代码快速插入对象

29.用临时文档快速插入公式

30.用格式刷快速键入格式

31.快速设置文字字体

32.自动编写摘要

33.自动创建超链接

34.自动添加题注

35.自动签名

36.自动得闲分页

37.自动滚动翻页

38.用自动检查拼写检查错误

39.改变自动保存文档的时间

40.自动恢复文档

41.自动断字

42.在打印预览模式下编辑文字

43.快速更改文字大小写

44.在表格中实现按小数点对齐

45.在DOS下打印WORD文档

46.重点标识

47.妙用F8键选取范围

48.将文字变为图形格式

49.分屏显示

50.同时安装OFFICE2000和OFFICEXP

51.制作自己的剪贴画

52.快速组合图形

53.绘制双环套连

54.WORD2000中如何将一个表格垂直拆分为两个表格

55.WORD中巧用ALT键调整表格

56.实现竖排的一种方法

57.为图形加注字符

58.WORD中让光标在段落间快速移动

1、复制任意文本块

　　有些时候我们在使用Word2000时，需要把其中的某一块文字或图形移到其它地方，这时使用Word2000的区域移动功能将显得十分轻松。

具体方法是：

首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角，然后同时按住Shift和Alt键，再将光标移到文本块的右下角结尾处，这时两点之间的文本块就会被选中，点击鼠标右键，选中“复制”，找到你要复制到的目标位置，点击右键，选择“粘贴”即可

2、快速获取格式信息

　　在Word2000中按下Shift+F1组合键，就可以快速地获得有关文档格式或文档图片的直接信息，通过此功能我们可以很方便地了解文档的段落格式和文字格式等详细信息。

实现方法：

同时按下Shift+F1组合键，这是鼠标变成一个带有箭头的问号，用它来点击文本或图片，屏幕上就会出现一个显示格式信息的窗口（如图3）。

此外，同时按下Shift+F1组合键后，点击任何命令、图标、工具栏或者窗口中的其他功能按钮，都可以看到关于它们的描述，只要按一下Esc恢复键鼠标就会恢复原状。

3、利用F4键加快文字输入

　　在Word2000中F4键可以用来紧接着重复输入已输入过的内容，对于英文输入，F4键重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容，包括回车换行符；对于中文输入，如果使用微软中文输入法，选中正确的汉字后不按回车键，汉字的下面就会有一条横虚线，这时虚线上的内容作为一个词条，按下回车确认后，再按F4键，这时就会重复上一个词条，对于全拼输入法也有类似重复输入的功能。

4、快速返回上次编辑位置

　　在Word2000中，当你在文档的某个位置进行编辑时，可能需要查看文档的另一个位置的内容，这时您要再回到刚才编辑的位置就要通过滚动条来实现，当文档比较长时显得非常麻烦，Word2000提供了一个快速恢复编辑位置功能，使上述操作非常简单，要回到上次编辑的位置，只需按Shift+F5即可实现，它可以使光标在最后编辑过的三个位置间循环切换。

此功能也可以在不同的两个文档间实现。

当Word2000文档关闭的时候，它也会记下此时文档的编辑位置，再次打开时，按下Shift+F5就回到了关闭文当时的编辑位置，非常方便。

5、页面自动滚动

　　问：

我经常会查阅较长的文档，而我的鼠标又没有滚动功能，觉得很累。

请问在阅读和编辑文档时，怎么能够让页面自行滚动？

　　答：

这个功能完全能够实现：

点击菜单“工具”中的“自定义”选项，会弹出一个对话框，点击“命令”选项卡，在“命令”选项卡中选择“类别”为“所有命令”，在“命令”对话框中找到“Autoscroll”命令，用左键点住命令不放并拖到工具栏中合适的位置，放手后就会出现“自动滚动”按钮了。

以后你只要单击这个按钮，页面就会自行滚动了，将鼠标上下移动还可以调整滚动的速度。

再次单击鼠标则回到正常状态。

6、两行合成一行显示

　　问：

在某些特殊情况下，我需要将两行字符合并成为一行显示，请问该怎么做？

　　答：

这时我们可以请“双行合一”命令来帮助：

将插入点置于希望插入“双行合一”文字的地方，单击“格式”菜单中的“中文版式”子菜单，然后单击“双行合一”命令，在“文字”文本框中，输入希望以两行合并成一行的文字，输入的文字将显示在“预览”框中。

　　若要自动输入包含双行合一文字的括号，可选中“带括号”复选框，然后在“括号类型”框中选择所需括号，最后单击“确定”按钮即可。

7、给中文“画圈”

　　问：

在文档中可以输入①②③④之类的序号，但我想给任意字符比如中文也加“○”，该怎么做？

　　答：

其实这也不难，下面以在“好”字上加上“○”形成效果为例进行说明。

具体操作的步骤是：

先用鼠标选定欲加上“○”的字符“好”，然后单击“格式”菜单下的“中文版式”子菜单，并选择“带圈字符”命令。

在出现的“带圈字符”对话框中选择好“样式”及“圈号”类型，单击“确定”按钮即可。

8、字母大小写快速切换

　　问：

在使用Word时，我一边看着书本一边进行英文输入，在输入一番后才发现英文字母的大小写搞错了。

如果再输入一次可就太麻烦了，有什么办法可以方便地更改大小写？

　　答：

将所需要更改的文字部分选中，按“Shift+F3”组合键可以将所选内容在“全部大写”、“全部小写”和“首字母大写，其它小写”之间进行转换，非常方便。

例如你输入了“software”，按一次Shift+F3键，它将变为首字大写“Software”；再按一次按“Shift+F3”，则变为全部大写“SOFTWARE”；再按一次按“Shift+F3”，它又会变为全部小写。

9、特大字和特小字

　　问：

我在编辑文档时，想要输入特大字，但默认最大的72磅字我还觉得小，该怎么办呢？

　　答：

众所周知，在Word文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方，并且具有较好的阅读性。

可是Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只能为5磅，那么如何输入比72磅还大或者比5磅更小的字呢？

操作的步骤是：

先选中要修饰的文本，然后点击菜单“格式”中的“字体”项，直接在“字号（S）”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为1～1638之间。

在改变字体大小时，为了更具有直观性，可反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大，使用快捷---键“Ctrl+[”使字体逐渐变小，直到您满意为止。

10、显示“网格线”

　　中文Word2000由“中文Office2000”软件包提供，这是一个字处理软件，可用于制作报表、信函以及一些简单的出版物等，并且可以在文档中插入图片、图形、表格等各种对象，从而编排出图、文、表并茂的文档。

启动后，它的操作窗口就出现在屏幕上，如图1所示。

11、快速启动Word2000

　　若您日常工作中要经常使用Word2000，可以在启动Win98时启动它，设置方法：

（1）启动“我的电脑”，进入Windows目录，依照路径“StartMenuPrograms启动”来打开“启动”文件夹；

（2）打开Word2000所在的文件夹，用鼠标将Word图标拖到“启动”文件夹，这时Word2000的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Win98就可快速启动Word2000了。

　　若Win98已启动，您可用以下方法快速启动Word2000。

方法一：

双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Word2000工作薄即可。

方法二：

用鼠标从“我的电脑”中将Word2000应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需单击其快捷方式即可。

12、快速打开文档

　　快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法：

（1）用Win98的开始菜单打开。

　　首先单击Win98的“开始”按钮，指向“文档”菜单项，单击要打开的文档即可打开该文档。

若Word2000还没有执行，Windows98会自动运行并打开文档。

（2）用“文件”菜单打开。

　　选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。

Word2000可最多保存9个最近编辑过的文件名，程序的缺省设置是4个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，设置“列出最近使用的文件数”即可。

　　（3）在Word中打开最近浏览过的文件。

　　在“Web工具栏”上，单击单击“返回”按钮，可打开在Word2000中查看的上一篇文档；单击“向前”按钮，可打开在Word中查看的下一篇文档。

单击“地址”栏的下拉列表，用鼠标指向要打开的文档，即可打开需要的文档。

　　（4）用“资源管理器”打开文档。

　　在Win98中打开“资源管理器”，用它找到要打开文档的文件夹，然后双击该文档即可打开。

13、快速打开多个文档

　　在Word2000中有两种方法可同时打开多个文档，第一种是按正常打开文档的操作依次打开多个文档。

第二种是一次打开多个文档，其方法为：

（1）单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；

（2）选中要打开的多个文档，若文档顺序相连，可以选中第一个文档后按住Shift键，再用鼠标单击最后一个文档，若文档的顺序不相连，可以先按住Ctrl键，再用鼠标依次选定文档；　

　　（3）单击“打开”按钮即可。

14、快速打开最近编辑的文档

　　如果频繁地编辑同一个文档或对某个文档编辑几天，你可能希望Word在启动时能自动打开它。

Word本身没有内建这个功能，但简单的宏命令能处理这个工作。

在Word2000中，自动打开最后编辑的文档的方法：

（1）选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框；

（2）在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”；

　　（3）从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名；

　　（4）选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“停止录制”命令；

　　（5）退出Word，保存宏。

　　下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。

15、快速显示多个文档

　　单击“窗口”菜单的“全部重排”菜单项，这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上，每个文档存在于一个小窗口中，且当前也只有那个标题栏高亮显示窗口中的文档被激活，若需要切换，你可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。

你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。

16、快速切换多文档

　　在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口之间需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种：

（1）Word2000处理的每个文档都作为一个任务，在Windows的任务栏上都有一个图标，你可以单击任务栏上的文档图标进行切换；

（2）选择“窗口”菜单，单击所需的文档即可；

　　（3）在当前激活窗口中，按组合键Ctrl+Shift+F6可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。

17、快速保存多个文档

　　当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，这时可按住Shift键，再单“文件”菜单，这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。

18、快速打印多个文档

　　在Word2000中可同时打印多个文档，其方法为：

（1）单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；

（2）选中要打印的多个文档，用Shift可选择顺序相连文档，用Ctrl键可选择不相连的多个文档；

　　（3）选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。

19、快速移动文档

　　在作近距离的文本移动时，一般的操作方法是：

首先选定要移动的文本，然后把鼠标移到所选的区域中，待光标变为左指键头时，再按下鼠标左键并拖至所要的位置。

如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。

在进行远距离文本移动操作时，这种拖曳操作就显得很不方便，可改用F2键的方法快速实现，在选好要移动的文本以后，按下F2键，这时插字符变为一根垂直的虚线，然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后，按下Enter键即可完成所选文本的移动。

当然也可通过复制组合键（Ctrl+X）和粘贴组合键（Ctrl+V）来完成文本的移动操作。

20、快速传递文档

　　Word为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法：

传送之前，首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就可在文档之间传送正文了。

具体操作如下：

（1）打开欲传送正文的多个文档文件；

（2）从窗口菜单中选择“全部重排”命令，也可按Ctrl＋F5键重定义窗口尺寸，使其分割为多个窗口；

　　（3）在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后释放鼠标；

　　（4）单击所选正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。

原来文档中该正文部分则被删除。

如果在拖拉正文时，按下Ctrl键，还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。

21、快速查看文档的内容和属性

　　快速查看的方法步骤为：

（1）单击“打开”按钮；

（2）在“查找范围”框中，单击包含要查看的文件的驱动器；

　　（3）双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索；

　　（4）单击所需文件；

　　（5）要想在打开文件之前先预览文件内容，则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。

要查看文件属性，如文件长度、创建日期或最后修改日期等，则单击“详细命令”按钮；要查看文件属性，如主题或统计信息等，则单击“属性”命令。

22、快速输入上下标

　　在文字处理过程中，经常会遇到上下标这种表示方法，在进行上下标输入时，常用的方法是选定作为上下标的字符，在“格式”下拉菜单中选择“字体”，在“效果选项”中选择上标或下标，然后按“确定”键。

再继续下面文字的输入时，又必须按上述操作取消上下标设定，如此操作总感繁琐。

下面介绍一种较为方便的方法：

在工具按钮栏中按下鼠标右键选择自定义，在“工具栏”选项中选择“格式”，利用鼠标将“x2”和“x2”按钮拖至文档输入界面的工具栏中，将原工具栏中不常用的按钮拖回来，然后关闭此对话框，这就完成了设定。

在文字输入过程中，需要上下标时，先按“x2”或“x2”按钮，再输入上下标字符，然后再按一下“x2”或“x2”按钮，则又恢复到正常状态，可以继续后面文字的输入。

23、快速输入特殊字符

　　写作时，特殊字符输入通常是由“插入[I]”菜单，选择“符号[S]…”，在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入的。

这种方法并不理想，原因是输入时双手都在键盘上，频繁使用鼠标无疑会降低录入速度，而且需建立多个宏命令，生成的工具栏还会占用一部分文本显示区域。

最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键，例如经常输入字符α、β、γ、μ，通过“插入[I]”菜单中“符号[S]…”找到相应的字符，点“快捷键[K]…”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内（通常为Alt+某字符组成组合键），再按“指定[A]”即可。

自定义的快捷键应容易联想，便于记忆。

这样在用到定义的特殊字符时，手不离键盘，即可进行快速输入。

24、用F4键的加快输入

　　众所周知，在Word中F4键可作为快捷键，用来紧接着重复输入已输入过的内容。

但重复的内容在输入英文和中文时，是有些差别的。

对于英文输入，F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容（包括回车换行符）。

输入中文（用微软拼音输入法）时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条。

按回车后，再按F4键，重复的将是整个词条。

对全拼输入法也有类似的重复整个词条的功能。

25、用模板来加快输入

　　自定义工具栏、宏、快捷键、样式和自动图文集词条，您可以将常用样式的文档创建为模板，以后只需在模板中添入适当内容，即可成为新的文档。

创建模板的方法为：

（1）若要根据已有文档创建一个新模板，可单击“文件”中的“打开”命令打开所需文档。

若要根据已有模板创建新模板，可单击“文件”中的“新建”命令。

然后单击与要创建的模板相似的模板，再单击“新建”下的“模板”，单击“确定”；　　

（2）单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在“保存类型”框中，选择“文档模板”。

若保存一个已创建为模板的文件，则选定该文件类型；

　　（3）选择“模板”文件夹中的对应子文件夹，在“文件名”框中，键入新模板的名称，然后单击“保存”即可。

26、用自动更正加快输入

　　Word2000能够自动更正键入的一些错误，它还提供了添加自动更正词语的功能，利用该功能可以将一些常用的长词组用简单词组代替。

添加自动更正词语的方法为：

（1）单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，并选择“自动更正”标签；

（2）选中“键入时自动替换”复选框；（3）在“替换”框中输入要更正的词语，如“电脑报地址”；（4）在“替换为”框中输入该词语的常用拼写，如“，单击“添加”按钮确定即可。

　　添加好词语后，无论在何时只要键入一个自动更正词语名（如“电脑报地址”），再输入一空格或标点符号，Word2000都将用正确的拼写（如“电脑报重庆市人民路236号”）进行替换。

27、用自动图文集加快输入

　　在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。

若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，

28、用域代码快速插入对象

　　在中文Word2000文档中插入了诸如公式、图表、图形等对象时，虽然可以直接将其以实际形式插入在文档中而能够直观地显示出来，但却同时降低了文档的显示速度。

实际上，在编辑文档过程中，可以利用域代码来代替插入的对象。

此时，先从“工具”菜单中选择“选项”项，然后再选择“视图”选项卡，最后选中“域代码”复选框即可。

一旦需要显示域代码的具体内容时，可以按下Alt－F9组合键进行转换。

29、用临时文档快速插入公式

　　在一个公式较多的中文Word2000文档中进行公式编辑时，不但每次都需要调入“公式编辑器”，而且影响了“公式编辑器”的运行速度。

为了解决这个麻烦，可以在插入一个公式之前，首先建立一个新的文档（作为临时文档），然后在该临时文档中“公式编辑器”编辑公式，然后将编辑好的公式复制到剪贴板中，接着在“窗口‘下选择原来的文档，再将公式粘贴到需要的位置即可。

当需要再一次插入公式时，通过选择窗口直接切换到临时文档中进行编辑，然后再按照上述方法进行编辑。

30、用格式刷快速输入格式

　　在Word2000中具有一个功能非常强大的格式复制图标，它不仅可以复制文字格式而且可以复制段落格式。

当插字符在某一位置时或在选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。

如果选中段落符时，按下格式刷则取出所在段落的段落文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现段落格式的复制。

如果选中的内容中同时含有文字和段落符，这时按下格式刷则同时取出所选文字的文字格式与所含段落符的段落格式，对刷过的文字同时施加文字格式和施加段落格式。

如果对格式刷双击可连续多次使用格式刷，直到单击格式刷或别的动作发生为止。

31、快速设置文字字体

　　为了达到快速选择字体的目的，可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。

首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑界面，然后在“自定义编辑界面中选择“命令卡，并移动光标条到“类别栏中的“字体项，在“字体项中列出了Windows已经安装了的所有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。

32、自动编写摘要

　　Word2000的自动编写摘要功能可以自动概括文档要点，生成文档摘要，对于长文档编辑特别重要。

创建摘要的方法为：

（1）单击“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令，这时出现“自动编写摘要”对话框；

（2）从“摘要类型”下面4种摘要文档的显示方案中选择其中一种，您可选择“在文档顶端插入摘要或摘录文字”；（3）在“相当于原长的百分比”框中键入或选择摘要的详细程度；（4）单击“确定”，则摘要内容将被按选择的显示方式显示出来。

自动编写摘要功能是通过统计来确定文档要点的，它只能给您以帮助，在完成后还要做一些合适的修改，以保证其准确性。

33、自动创建超级链接

　　超级链接带有颜色和下滑线的文本或图形，如果单击，就会跳转至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到全球广域网或Intranet上的某个HTML页。

此外，超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet和FTP站点。

　　用Word2000的自动套用格式功能，只需键入所欲跳转到文件的地址，即可创建超级链接。

自动创建的步骤为：

　　1、单击“工具”菜单中“自动更正”命令，然后单击“键入时自动套用格式”标签；

　　2、选择“键入时自动替换”标题下的“Internet及网络路径替换成超级链接”复选框；

　　3、这样，键入位于网络或Internet文件的地址时，Word2000将其转化为超级链接，颜色变成带下划线的蓝色文本，单击它就可跳至相应位置。

例如键入电脑报的网址：

，该网址立即成为超级链接，你只要单击它，就可以到该网址进行浏览了。

34、自动添加题注　　在Word2000中，可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。

下面介绍插入项目时自动添加题注的方法：

　　1、单击“插入”菜单中的“题注”项打开“题注”对话框，单击对话框中的“自动插入题注”按钮，打开“自动插入题注”对话框；

　　2、在“插入时添加题注”列表中，选择要用Word插入题注的项目。

如果要在插入表格时自动添加题注，则选中“MicrosoftWord”复选框；

　　3、在“标签”框所带的下拉