会议承办协议书.docx
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会议承办协议书
会议承办协议书
篇一：
会务活动承办协议
会务活动承办协议
甲方：
乙方：
甲乙双方根据《中华人民共和国合同法》及相关的法律法规，在平等、自愿原则下经友好协商，就乙方承办/代理甲方“皖粤乡友会2021年迎新春团拜会”相关事宜达成如下协议，甲乙双方共同遵守执行。
1、会议名称、时间和地点
1.1甲方委托乙方承办“皖粤乡友会2021年迎新春团拜会”。
1.2会议时间：
2021年1月15日上午9:
00——下午15:
00。
1.3会议地点：
广州白云国际会议中心。
2、乙方承办/代理的具体事项
2.1礼仪及接待
2.2基本物资
2.3美工设计
2.4印制物资
2.5活动执行策划与统筹
2.6执行总导演
2.7会场布置
2.8视频资料整理（现场摄像与后期剪辑制作）
3、乙方承办/代理项目细节
3.1礼仪及接待
3.1.1乙方提供满足会议接待要求的礼仪人员和部分工作人员，完成甲方参会人员的签到、席位安排、资料发放、告知参会人员会议注意事项等相关工作。
3.1.2礼仪及接待人员的工作时间与甲方的会议时间相对应。
3.1.3为甲方参会人员提供交通路线指引方案，停车票统筹及其他相应的接待和指引工作。
3.1.4礼仪人员费用须由甲方另行承担，不包含在服务费中，具体价格乙方需与甲方商议确定。
3.1.5乙方在会议现场提供工作人员三人，费用包含在服务费中。
3.2基本物资
基本物资包括布场物资、保证会议正常进行的各种物资（详见物资清单）
3.3美工设计
美工设计包括以下内容：
3.3.1邀请函（请柬），1月9日设计完成
3.3.2舞台背景、签到背景，1月12日设计完成
3.3.3横幅、易拉宝、主持台kt板，1月12日设计完成
3.3.4资料袋，1月10日设计完成
3.3.5抽奖券，1月12日设计完成
3.3.6不干胶胸贴，1月12日设计完成
3.4印制物资
需印制的物资包括：
邀请函、舞台背景、签到背景、横幅、易拉宝、资料袋、抽奖券、不干胶胸贴等，所有印制物资由乙方负责，甲方须另外支付印制费用，具体价格见物资预算表（1月12日完成）。
3.5活动执行策划与统筹
3.5.1完成前期策划、流程设计、物资清单、工作计划表、人员安排表、基本预算等各项工作
3.5.2统筹筹备工作中所有小组工作进度，保证会议正常举行
3.6执行总导演
乙方提供执行总导演一人，负责指挥和统筹现场所有工作
主要包括：
3.6.1主持统筹，包括主持人确定和主持词起草，手卡制作
3.6.2节目统筹
3.6.3礼仪统筹
3.6.4道具统筹
3.6.5登台讲话、抽奖、颁奖等嘉宾统筹
3.6.7流程统筹
3.6.8各小组人员调度
3.7会场布置
乙方须于2021年1月14日晚完成所有会场布置，并请甲方验收。
主要包括：
3.7.1接待、指引、签到处布置
3.7.2舞台布置
3.7.3席位布置
3.7.4其他装饰布置
3.8视频资料整理（现场摄像与后期剪辑制作）
乙方派遣人员现场摄像，专业摄像机两台，每台配备一名专业摄像师。
摄制完成后进行后期剪辑制作，完成本次活动视频资料整理。
本部分费用须由甲方另行承担，具体价格乙方须与甲方协商确定。
3.9服务费用事项
在乙方顺利完成以上承办/代理事项前提下，除协议中规定的专项支付费用外，甲方须支付乙方服务费用元（￥元）。
4、财务结算
双方签订本合同后个工作日内，甲方须向乙方缴纳预付款人民币（￥元）；余款约（￥元）在活动结束后天内付讫。
如甲方使用支票付款，请提前7天付款。
支付方式：
□现金□支票□银行转账。
公司名称：
开户银行：
账号：
5.
甲方的权利义务
5.1监督乙方承办会议的进度和质量。
5.2协助乙方完成合同约定的会议承办工作。
5.3按合同约定向乙方支付价款。
5.4本合同约定的其他权利和义务。
5.5积极配合乙方工作，完成筹备工作所分配的事项；此外，活动现场需配备工作人员二十名。
6.
乙方的权利义务
6.1乙方应严格按本合同约定完成会议承办工作。
6.2未经甲方书面同意，乙方不得将会议承办工作交由第三人完成。
6.3乙方有义务妥善保管与会议有关的资料。
6.4要求甲方按合同约定支付价款。
6.5本合同约定的其他权利和义务。
7、违约责任
7.1甲乙双方任何一方未履行本协议或履行本协议不符合规定应承担相应的违约责任。
7.2一方的违约行为,侵害对方合法权益的,受害方有权请求赔偿；甲乙双方都违反协议,各自承担相应的违约责任。
7.3双方均不得单方面终止本协议，在协议有效期间内,若一方无正当理由终止和对方的合作,违约方须承担由此给对方带来的经济损失。
8、争议的解决方式
本合同在履行中如发生争议，双方应协商解决，协商不成，可向合同签署地即广州市天河区人民法院提起诉讼解决。
9、合同效力
9.1甲、乙双方对本合同上述内容均无异议，盖章生效后甲乙双方各执一份，具有同等效力。
如有未尽事宜，由双方进一步协商解决。
本合同附件与本合同具有同等法律效力。
9.2本备忘有效期自合作双方签字盖章之日起生效,至2021年1月20日终止。
甲方（盖章）：
乙方（盖章）:
办公地址：
办公地址：
甲方代表：
乙方代表：
联系电话：
传真：
签约时间：
年月联系电话：
传真：
签约时间：
年月日日
篇二：
会议承办代理合同
会议承办代理合同
甲方（委托方）：
乙方（承办方）：
经甲乙双方协商，就会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。
一、会议地点、时间、座席：
甲方主办的会议交由乙方承办。
会议地点是市委党校学术报告厅，会议时间2021年4月17日至2021年4月18日。
主会场安排座席位300人。
根据甲方人员到会，乙方可安排加座。
二、乙方提供如下会议服务：
1、礼仪及接待
乙方提供2名服务人员，配合甲方来人会议期间的引导与告知工作，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作），乙方提供一条接待热线电话，保障甲方会议期间的人员联系与咨询工作，联系电话为：
联系人：
马老师。
为便于会议正常举行，甲方到会后，因主要负责核查进入会场人员身份。
2、会场布置与要求
按甲方要求，乙方为甲方会议提供条幅悬挂，会场桌椅摆放，主席台导引牌制作工作，饮水机由乙方免费提供。
会场多媒体设备，甲方需要使用，由乙方负责设备维护与技术支持。
甲方人员如因操作不当损坏设备，全部由甲方负责赔偿。
3、会议交通
甲方如需机场接送、会议日常运输服务等，需提前一日前向乙方咨询收费标准与服务方式，达成协议后，乙方同期可提供以上服务。
4、会议餐饮安排
双方确认后，会议期间与会人员就餐地点由乙方预定，通知甲方就餐人员，其中中餐与晚餐就餐人数不少于100人次，就餐标准为每人每餐25元。
早餐餐标为10元/人，会议提供的餐饮不含酒水，会议人员凭乙方发放的就餐票就餐。
5、会议代表住宿安排
会议代表的住宿由乙方就近给联系，住宿标准为：
标准间，每间住宿收费为：
125元。
每人每床每天标准为：
65元，两天每人每床标准为：
125元。
因甲方住宿人员较多，会议代表会分别安排几处住宿地点，设施会有所差别。
6、其它服务安排
甲方如需其它服务安排，请提前一日向乙方提出，经协商，双方确认后，乙方会按时提供相应服务内容。
三、会议代理费用支付标准与办法
1、会场租用费￥5000元，使用时间：
2021年4月17、18日两天。
甲方于使用前三日，向乙方支付人民币￥20元作为预订金。
待甲方到场后，于2021年4月17日当天向乙方结算支付人民币￥20元。
会议18日结束下午3点前，向乙方结算支付剩余人民币￥1000元。
2、会议代表费餐根据实际用餐人数计算，每餐按10位一桌起算，如果到会人员不足一桌开餐标准的，乙方有权安排加位。
甲方会议用餐人员，由乙方提前一日统一收取两天会议用餐费用，所收费用，无论参会人员是否就餐，一律不予退费。
3、乙方帮助甲方会议人员预定住宿，乙方全程负责会议人员入住与退房手续，会议人员到达报到后，两天住宿费统一交由乙方进行登记手续。
会议人员住宿费根据入住时间，按一天65元，两天125元收取。
参会人员如果达不到两人一间住宿标准的，乙方有权安排加床，或由参会人员全额承担一间住宿收费标准。
双方确认，以上预定及服务属于不可撤销约定。
自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。
甲方盖章：
甲方盖章：
代表人签字：
代表人签字：
签订时间：
签订时间：
联系电话：
联系电话：
篇三：
会议承办合同（范本）
会议承办合同
合同编号：
甲方：
利宝保险有限公司山东分公司（以下简称“甲方”）
注册地址：
法定代表人（公司负责人）
联系人：
联系电话：
乙方：
（以下简称“乙方”）
注册地址：
法定代表人（公司负责人）
联系人：
联系电话：
开户银行：
账户：
甲乙双方经友好协商，就乙方承办甲方之会议事宜达成如下协议，以资双方
共同遵守。
第一条甲方主办的会议交由乙方承办。
会议地点为
会议时间
年月日至年月日。
主会场是
第二条乙方提供如下会议服务：
1、礼仪及接待
乙方提供名礼仪，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作），引导甲方人员报道
及安排商务车辆前往下榻酒店。
在下榻酒店大堂设立专用接待台（乙方负责设立），乙方提供
名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共
同拟定）、告知代表会议注意事项，编制会议名录。
礼仪工作时间为
月日时至月日时，下榻酒店接待人员工作时间
为月日时至月日
时，乙方提供一条接待热线电话。
2、会议名录制作要求为：
开本，色印刷，内文纸张为纸，封面为，制作份，单
价为，交货时间为月日前。
会议名录资料要求在月日前以格式上传给网站。
3、会议发言材料制作：
开本，色印刷，内文纸张为纸，封面为，制作份，单
价为，交货时间为月日前。
4、会议交通
根据实际需要，乙方须于月日时至月日时安排
辆座空调巴士至
机场（汽车站、火车站）。
按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻
酒店。
5、会场布置
乙方应在月日前预订会场，并于月日点前按甲方要
求完成布置：
（1）主席台要求鲜花盆，色地毯，绒布主持台，主席台设席位，背景为
材料，投影帘要求，投影仪要求，配备激光指示笔（或者伸缩式
教鞭）、有线/无线麦克风个。
主席台配置茶水杯（或者瓶装矿泉水），一侧放置饮水机（配
瓶装矿泉水时可不用饮水机），主席台配备会务服务小姐一名。
双方确认：
投影仪为（甲方自
带，乙方提供甲方租赁，第三方提供），当甲方自带时，乙方有义务提供技术支持；茶水提
供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。
（2）乙方必须于月日点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型等供选择，安排
席位不少于个，其中前排布置需要，各排间距不得小于厘米；在会场
安排固定摄影点个，需要提供饮水机台，提供小型会晤室个，会晤室摆设桌椅
不得少于套。
会场悬挂横幅条，内容为。
会场内/外提供资料/样品展示台个。
会场布置与氛围支持费用总计为：
人民币元。
6、餐饮安排
双方确认，会议期间与会人员就餐地点为酒店餐厅。
早餐餐标为
元/人，正餐（中餐及晚餐）餐标为元/人，早餐、正餐食物见附件（菜谱）。
会议提供的
餐饮包含酒水），时间是月日餐至月日餐止。
会议人员凭证
件（或者餐卡）就餐。
早餐形式为自助餐（或者团餐），正餐为围桌式（或者自助餐）团餐，具体
就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
餐饮费用总计为：
人民币元。
7、会议秩序维持
为保证会议正常举行，双方确认月日至月日会议室设立位
工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。
进
入会场人员一律凭证件进入。
此项服务为免费。
8、返程票务服务及站场接送
双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排。
乙方提供返程票务代理服务（在签到
会场酒店大堂提供咨询及预定处，时间为月日时至月日时）。
交通费用总计为：
人民币元。
第三条住宿安排
双方确认，甲方预订客房数共计间，其中饭店级标准间间
（元/间）。
所有用房时间为月日至月日时。
超过月日
时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，按协议价
格结算。
住宿费用总计为：
人民币元。
第四条变更
1、甲方可以在预定的期间内变更会议时间，但书面的变更通知必须于预定期限前天
抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在个工作日内以书面方式回执确认，甲方在接到
乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致。
2、除非发生不可抗力事件，否则乙方无权变更服务。
不可抗力是指不能预见、不能避免
且不能克服的客观情况，包括战争、火灾、洪水、台风、地震、政策变化或其它人力不
可抗拒之事件。
发生不可抗力事件后，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并
在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择。
乙方保证变更的服务应当不低于本协议约
定的标准。
3、如果非因上述原因乙方要求变更服务的，应赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。
第五条服务费用及结算
双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下：
1、住宿、餐饮及车辆均按按协议标准结算。
全部合同费用总计人民币（大写）
元（小写RMB元）。
2、双方确认，所有服务费用在月日前由甲乙双方核算认可，甲方将在双方核
算认可且收到乙方出具的全额正式发票后5个工作日内，通过银行转帐的方式向乙方支
付款项。
因乙方原因导致甲方无法根据合同约定按期付款的，甲方不承担延迟付款的责
任。
第六条违约责任
1、乙方在下列情况下须向甲方承担赔偿责任：
（1）因故意或过失未达到合同规定的服务内容或标准而给甲方造成任何经济损失的；
（2）因故意或过失导致甲方或甲方参会人员人身或财产损失的；
（3）乙方的服务未达到国家或行业规定的标准的。
如果出现上述
（1）或（3）中任一情况的，乙方应向甲方赔偿；如果出现上述
（2）中的情形的，乙方应向甲方赔偿因此给甲方带来的一切损失。
2、甲方违反本合同规定而给乙方造成经济损失的，应承担赔偿责任。
第七条争议解决
凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，甲乙双方应友好协商解决。
如不能通过协商
解决的，任何一方均可以向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。
第八条其他
1、本合同如有未尽事宜，须经双方共同协商，达成书面补充协议。
书面补充协议与本合同具
有同等法律效力。
2、本合同一式贰份，甲乙双方各执壹份，经甲乙双方签字盖章后生效。
甲方：
利宝保险有限公司山东分公司（公章）乙方：
（公章）授权代表（签字）：
授权代表（签字）：
年月日年月日
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