会议服务合同协议书范本 标准通用.docx

会议服务合同协议书范本 标准通用.docx

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会议服务合同协议书范本标准通用

主办方（甲方）：

承办方（乙方）：

本次会议的主办方（下称甲方）与承办方（下称乙方）根据《中华人民共和国合同法》，通过相关法律的规定，经友好协商后一致同意签订本合同，并承诺共同信守。

第一条甲乙双方进行会议服务的内容如下：

1、会议名称：

《“____________________”客户推广会》

2、参加人数：

预定__________人

第二条会议服务时间、地点及服务要求：

1、会议时间：

从__________年__________月__________日__________时__________分始至__________年__________月__________日__________时__________分止。

2、会议地点：

______________________________

3、服务要求：

（1）会议的各项服务要求以附件提供的具体内容为准（详见附件1）。

（2）附加条款：

无

第三条会议服务结算方式：

1、合同金额：

人民币__________元（__________元整）。

2、在乙方根据合同规定完成会议服务且服务无争议后，将发票交由甲方签字盖章后，甲方按实际发生额及时支付给乙方。

第四条双方约定，出现下列情况之一，致使本合同的履行成为不必要或者不可能的，可以解除本合同：

1、发生不可抗力（如火灾、洪水、爆炸等）；

2、本合同与国家其它相关法律、法规相抵触的；

第五条双方确定，按以下约定承担各自的违约责任：

1、甲方无正当理由拒绝按照本合同第二条确定的时间在乙方召开会议，甲方承担违约责任，

同时支付给乙方合同总价的20%的违约金；

2、乙方无正当理由拒绝甲方按照本合同第二条确定的时间在乙方召开会议，乙方承担违约

责任，同时支付给甲方合同总价20%的违约金。

3、其它约定：

无

第六条合同争议的解决：

双方因履行本合同而发生的争议，应当本着友好协商、互惠互利的原则调解解决。

协商调解不成的，双方均有权向会议主办地所在的人民法院起诉。

第七条本合同壹式贰份，甲乙双方各执壹份，经双方签字盖章后生效。

第八条本合同任何内容如与国家相关法律、法规相抵触的，以国家相关法律、法规为准。

甲方：

（公章）

法定代表人：

年月日

乙方：

（公章）

法定代表人：

年月日

附件1：

承办方提供的各项会议服务内容分叙如下：

1、会议发言材料制作

2、礼仪及接待

3、会议交通

4、会场布置

5、会议秩序维持

6、会议发言材料制作

开本16k，6色铜版纸印刷，制作__________份，单价为__________元，交货时间为__________月__________日前。

7、礼仪及接待

乙方提供8名专职会务接待人员，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作），引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。

在下榻酒店大堂设立专用接待台（乙方负责设立），乙方协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共同拟定）、告知代表会议注意事项，编制会议名录。

8、会议交通

（1）站场接送至乙方此部分费用的分摊方法（会务组支付或者个人支付），甲方确认：

下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。

或者：

甲方确认，所有与会人员的送站场费用由会务组承担；或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。

（2）会务交通

乙方必须于__________月__________日安排4辆空调巴士至酒店，用于接送会务人员至会场。

甲方（或者乙方）负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。

乙方同时提供10吨货车1辆，负责运输会议材料至会场。

9、会场布置

乙方应在__________月__________日__________点前按甲方要求完成如下布置：

（1）主席台要求鲜花300盆，红色地毯，绒布主持台，主席台设10个席位，背景为丝绸材料，投影帘要求（2.5×3），投影仪要求350流明，配备激光指示笔（或者伸缩式教鞭）、有线/无线麦克风10个。

主席台配置茶水杯（或者瓶装矿泉水），一侧放置饮水机（配瓶装矿泉水时可不用饮水机），主席台配备电工一名，会务服务小姐两名。

双方确认：

投影仪为乙方提供甲方租赁，茶水提供及服务人员支持包含在会务服务费用之内。

（2）会场布置剧院式，安排席位不少于250个，各排间距不得小于80厘米；在会场安排固定摄影点2个，需要提供饮水机4台，提供小型会晤室1个，会晤室摆设桌椅不得少于10套。

会场悬挂横幅1条，内容为《“驾驭时代，快捷商机”客户推广会》。

会场内提供资料展示台1个。

双方确认：

展示台为全新制作，规格5×2×1.5，饮水机由乙方免费提供。

（3）氛围支持乙方应在__________月__________日__________点前完成20个气球条幅悬挂，条幅内容双方自行约定，规格是6×1.5，拱形气模2个，规格是3×2.5，会场外摆放花篮20个。

会场布置与氛围支持费用均包含在会务服务费用之内。

10、会议秩序维持

乙方应该提供不少于10人的安保人员用于维持会场秩序，费用均包含在会务服务费用之内。

签订合同有哪些注意事项？

合同的订立方式具体包括了书面形式、口头形式以及其他形式等等，但不管是以哪种方式来订立合同的，此时都有一些事项是需要当事人了解注意的。

一、核实确认对方当事人的主体资格

1、合同对方为自然人：

核实并复印、保存其身份证件（勿以名片代之），确认其真实身份、行为能力及资信状况，最好是以钱款两清的方式来交易，以避免风险。

2、合同对方为“其他组织”：

（1）对方当事人为个人合伙或个人独资企业，核对营业执照登记事项与其介绍情况是否一致；由合伙人及独资企业经办人签字盖公章。

（2）法人筹备处：

确认经办人身份及股东身份，加盖法人筹备处和股东公章。

3、合同对方除加盖公章、私章外，要亲笔签名。

（1）在履行合同的过程中涉及到对方人员签字的地方（如验收单上）都要注意签字方的身份，是否具有合法的授权委托书，否则签字可能会变为个人的行为，最好在涉及到对方签字的地方都加盖公司的印章加以确认。

4、合同对方为法人：

（1）到当地工商部门查询其工商注册资料并实地考察其公司情况，确定其真实性；特别注意营业执照上的公司名称，上对方名称和企业营业执照上的名称保持一致，还应注意公司的样章的名称和营业执照上的一致。

（2）一般而言，合同上会要求有企业法定代表人的签字，在此应确认在此处签字的人的身份，如果不是法定代表有人，则应特别注意该人员是否有公司或法定代表人的授权委托书，并且应把授权委托书、合同书及个人的身份证明

放在一起保管，以保证签订合同的有效性。

（3）应注意签约方的资信状况，以保证合同的有效履行。

（4）签订合同必须加盖对方单位公章、合同专用章。

5、合同主体的考察方法

（1）、签约对方的主体资格签约对方为企业时，则应注意企业下属部门，如企业各部、科、室等是不具备主体资格，不能签约的,如果签订了这样的合同可能会因为主体不适格而被认定无效；而企业的分支机构，如分厂、分公司、办事处等，则应看其是否具有对外开展业务资格（是否有授权）?

是否有非法人营业执照?

如果有授权或非企业法人营业执照才有签订合同的资格，对分公司、分厂、办事处的审查，除审查分支机构的履约能力外，还应审查公司的履约能力的情况，因为在分支机构无力承担责任的情况下，公司还应承担补充责任。

看注册资本，是否与拟签合同标的额相称，如差别较大，则可能风险也较大，应加以注意；看企业经营范围，看拟签合同业务是否在经营范围内，不是，风险也较大；看企业的工商年检是否通过了工商部门年度检验，如果没有，则签定合同时风险也会较大。

除以上的方式以外，还应依据营业执照中记载的情况，对公司的办公地点、人员、固定资产等进行实地考察和确认。

2）、要核实对方资信情况在审核了对方的主体资格，没有问题后，则应核实签约对方的资信。

核实资信的方式与签约对象是新客户还是老客户，有很大的区别，如果是老客户，则可以考虑与其签合同，但要核对其之前的履约的情况，如履约情况差，一般不能再与其签合同，既使签，也只能同时履行合同，既交货的同时付款的合同。

如果交货期较长，则应要求对方先支付一定的履行保证金，并要求在交货的同时付清全部货款；对核对履约记录情况后，如履约情况一般或履行情况良好，则应考察其资信证明文件，除了交货的同时付款以外的合同，一般应要求对方提供资信证明文件，资信证明文件一般包括企业简介，营业执照，效益情况，税务证明，银行信用等级证明以及单位的基本情况等资信证明资料；同时可以通过了解对方客户的评价，调取工商资料等其它手段核实对方所提供的资信证明情况，同时还可以对公司的注册资本情况、会计资料、股东等进行核实，最后依据对方的资信情况确定是否应签合同或签什么样的合同。

对于新客户除了交货的同时付清款的合同外，一般应要求对方提供资信证明材料，并实地进行考查，在确认有良好资信及履约能力后再与之签定合同，如果在此过程中能让对方提供履约担保则会极大的减少风险。

二、合同的必备条款要具体、明确：

1、当事人名称须真实、一致；

2、合同标的、数量、质量、价款、包装方式要具体、明确；

3、注意验收方法、程序和时间；

4、履行方式须具体：

交货方式、结算方式；

5、履行期限须确定某一时间点或时间段；

6、尽量明确本司所在地为合同履行地；

7、违约责任要量化为违约金或确定违约赔偿金的计算方法；

8、解决争议办法为协商、诉讼，约定由本司所在地法院管辖或XX仲裁委员会仲裁。

三、合同形式：

1、合同的形式有书面形式、口头形式和其他形式。

除了交货的同时负款的合同外，一般应以书面的形式签定合同，在以信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等形式签定合同时一定要要求以书面的形式做最后的确认，以避免双方在履行过程中发生分歧。

当然如果当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同是成立并有效的，但这样的行为会给企业带来许多不必要的风险和麻烦，应当尽量的避免；

2、采用口头、信件、数据电文形式订立合同的，必须签订确认书并盖章签字；

3、倒签合同要标明合同背景。

四、订约前的合同义务：

1、尽协助、通知义务；

2、订约时获取的对方商业秘密，不得泄露和使用。

3、对公司开出的授权委托书、介绍信、盖章的合同书等授权性文件要跟踪管理，出具时应标明合同对方名称及授权范围、有效期限，业务结束要及时收回。

业务人员离职要及时收回上述文件，无法收回的及时以书面形式通知相关单位并做证据保全。

发现业务人员在委托授权终止后仍以本司名义签订合同的，及时确定是否追认；不予追认的要以书面形式通知对方并进行证据保全。

必要时要求警方介入，追究其刑事责任。

4、遇有重大误解、显失公平、受欺诈、胁迫、乘人之危订立的合同，及时收集保全证据，在除斥期间内行使撤销权（即一年）。

5、合同签订后，合同原件须交公司统一保管。

6、合同内容不得损害社会公共利益、不得恶意串通损害国家、集体、第三人的利益，不得含有造成对方人身伤害或因故意及重大过失造成对方财产损失的免责条款。

五、签定合同时还应注意到重要细节

1、保留好营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书、身份证复印件等有关可以证明身份的材料；

2、盖公章时一定要清晰；

3、合同中有修改的地方一定要签字盖章确认；

4、无合同不交易

经济形势变化导致部分企业不能正常履约，少数企业会利用企业之间合同手续上的欠缺逃避违约责任。

完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要。

建议您尽可能与客户签署一式多份的书面合同，保持多份合同内容的完全一致并妥善保存。

5、有行动必留痕

妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的下述资料：

与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验收记录、在磋商和履行过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料。

在合同履行过程中双方变更合作约定，包括数量、价款、交货、付款期限的，也要留下书面凭证。

6、慎用善用公章

建议您完善有关公章保管、使用的制度，杜绝盗盖偷盖等可能严重危及企业利益的行为。

在签署多页合同时加盖骑缝章并紧邻合同书最末一行文字签字盖章，防止少数缺乏商业道德的客户采取换页、添加等方法改变合同内容侵害您的权益。

7、慎用授权文书

企业业务人员对外签约时需要授权。

建议您在有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围，以避免不必要的争议。

业务完成后建议您尽快收回尚未使用的介绍信、授权委托书、合同等文件。

8、离职通知相关客户

企业业务人员离开您的企业后，建议您在与其办理交接手续的同时，向该业务人员负责联系的客户发送书面通知，告知客户业务人员离职情况。

9、撤销问题合同注意时效

如果您认为客户在与您签署合同过程中存在欺诈、胁迫行为的，或者您事后发现签署合同时对合同内容有重大误解，或者您认为合同权利义务安排显失公平的，您可以请求法院撤销合同。

但是务必自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使撤销权，否则您将失去请求法院撤销合同的权利。

当然，您在撤销权行使期限内提出的请求是否能得到法院支持还将取决于您所举证据是否充分。

10、注意定金条款

您在签订合同时可能为了确保合同履行而要求对方交付定金，由于“定金”具有特定法律含义，请您务必注明“定金”字样。

您如果使用了“订金”、“保证金”等字样并且在合同中没有明确表述一旦对方违约将不予返还、一旦己方违约将双倍返还的内容，法院将无法将其作为定金看待。