配件管理制度.docx

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配件管理制度

内部资料

注意保密

配件管理制度

金龙联合汽车工业（苏州）有限公司

2003年02月

第一章

总则

第一条为保证金龙联合汽车工业（苏州）有限公司（以下简称苏州金龙公司）在售后服务过程中的配件供应，保障服务质量，规范苏州金龙公司售后配件部（以下简称配件部）、配件中心库（以下简称中心库）、配件特约经销商、特约维修服务站的配件业务管理，健全管理及考核机制，特制订本制度。

第二条本制度适用于苏州金龙公司配件部、配件中心库、配件特约经销商及特约维修服务站的苏州金龙配件业务。

第三条所有相关单位部门采购配件时，必须通过苏州金龙公司或配套主机厂认可的正规厂家，并通过正规渠道购买，不得采购假冒、伪劣配件。

第四条苏州金龙公司的配件分为三类：

市场通用件、常用专用件和非常用专用件。

其中常用专用件和非常用专用件由苏州金龙公司统一采购和管理，适用于本制度；而市场通用件由特约维修服务站和用户自行采购，不包括在本制度所规定的配件管理范围内。

自行采购的配件所产生的一切责任由采购单位自己负责。

第二章常用配件管理办法

第五条常用配件是指用于标准车型配置的配件，其技术参数、配套厂家、价格、市场需求量等基本确定或易于确定。

第六条在每月25日配件计划（采购）员应制订下月常用配件采购预算和计划。

1.配件计划（采购）员应汇总各特约维修服务站、中心库和配件特约经销商上报的《月度配件需求计划》；结合销售公司市场管理部提供的各车型市场保有量和各车型销售量等信息，预测下月各配件的需求量；根据库房管理员提供的《配件库存情况》、《库存预警报告》和《配件价格表》，制订出下月的配件采购预算和采购计划。

2.配件计划内容必须含有单位名称、联系电话、联系人、申请单号、车型、配件名称（代码）、数量、运输方式，经配件部经理审批、盖章后方为合格计划单。

计划单做好后传真到相应部门。

3.对于配件计划中已有光盘目录的车型，必须进行电脑打单，以方便明确配件名称、代码，如果确实不明确的，可以通过描述配件安装位置、画示意图等来辅助说明。

第七条根据采购预算和采购计划，配件采购员与相关配套厂家联系，完成配件采购工作。

第八条所采购配件到货后，由库房管理员验收，将单货相符的配件入库；若出现单货不符，库房管理员应登记后，交由配件采购员与相关配套厂家联系，退还、调换或补发配件。

第九条特约维修服务站产生配件需求时，应向所在地区的中心库提出配件需求申请；若所在地区无中心库，可直接向苏州金龙公司配件部申请购买配件，对其《配件申请单》的处理程序同中心库。

第一十条收到所属地区特约维修服务站的《配件申请单》后，中心库应视具体情况进行审核调整。

若中心库现有的配件库存能够满足配件需求，中心库则直接将所申请配件包装发运，运单留底备查，并对运输过程中出现的配件损失情况进行理赔；若中心库现有的配件库存无相应配件，由中心库向苏州金龙公司配件部提出配件需求申请。

第一十一条收到中心库/特约维修服务站的《配件申请单》后，由配件调拨员审核《配件申请单》的合理性，若《配件申请单》不合理，应根据具体情况对其进行调整。

第一十二条配件调拨员根据《配件申请单》和库存情况打印《配件调拨单》。

第一十三条配件调拨员根据配件需求的紧急程度确定配件运输方式。

可供选择的配件运输方式有：

特快专递、空运急件、空运普件、中铁快运、火车快件、汽车托运、用户自提。

为减少费用，应尽量避免采用特快专递、空运急件等费用偏高的运输方式。

对于发动机、车桥等笨重、体积大的配件，不允许采用特快专递、空运急件。

运费按协议上商定价格统一核收。

第一十四条确定配件的运输方式后，将《配件调拨单》交给包装工对配件进行打包装箱并保险。

第一十五条配件打包装箱后，由配件协调员进行审核。

确认无误后将配件按既定方式发运，运单留底备查。

第一十六条收货单位提货时发现因运输造成的配件破损情况，应拒绝签收，并要求运输单位出具破损证明并理赔。

配件协调员应协助处理理赔事宜。

签收后再发现破损的，由签收人自行负责。

第一十七条时间要求？

第一十八条在为事故车、大修车调配件时，必须派有丰富维修经验的人员仔细检查、核对，力争一次调拨到位，减少用户因停运所造成的损失。

第一十九条对于发动机、空调压缩机、车桥、变速箱等大总成件及单价高于5000元的配件，原则上不予调拨；如用于索赔，则采用直拨的方式。

第二十条对于特急或有可能造成严重后果的配件需求，计划人员要随时与配件部或中心库沟通，跟踪发货情况，确保以最快的速度到货。

第二十一条对于苏州金龙公司产品商标的销售，必须有确定的直接用户，并提供车辆编号，由当地驻外服务代表签字后方可发货，以避免被非苏州金龙公司的客户冒用。

如发现苏州金龙商标外流情况，将追究当事人责任。

第二十二条常用配件采购流程和管理流程见《售后服务流程汇编》。

第三章非常用配件管理办法

第二十三条非常用配件是指用于新开发车型配置的配件，其技术参数、配套厂家、价格、市场需求量等还未处于稳定状态。

第二十四条新车型开发并投入市场后，配件管理工程师应负责收集整理新车型的技术资料，其中以技术部所提供的新车型零配件编码、零配件技术参数和零配件配套厂家信息为主。

第二十五条配件管理工程师应负责编制各车型的配件目录，使配件管理规范化。

第二十六条配件计划（采购）员应综合特约维修服务站的配件需求情况和销售公司市场管理部提供的新车型销售量，为确保走合保养件、易损件、紧急停车件有适量储备，确定初次购买的配件的品种和数量，制定出采购定单。

第二十七条配件计划（采购）员根据配件目录和/或技术部所提供的零配件配套厂家信息，负责联系相关配套厂家，协商配件价格。

确定价格后，进行采购。

第二十八条所采购配件到货后，由库房管理员验收，将单货相符的配件入库，同时根据货物清单制作配件价格表；若出现单货不符，库房管理员应登记后，交由配件采购员与相关配套厂家联系，退还、调换或补发配件。

第二十九条特约维修服务站产生对非常用配件的需求时，应向所在地区的中心库提出配件需求申请；若所在地区无中心库，可直接向苏州金龙公司配件部申请购买配件，对其《配件申请单》的处理程序同中心库。

第三十条收到所属地区特约维修服务站的《配件申请单》后，中心库应视具体情况进行审核调整。

若中心库现有的配件库存能够满足配件需求，中心库则直接将所申请配件包装发运，运单留底备查，并对运输过程中出现的配件损失情况进行理赔；若中心库现有的配件库存无相应配件，由中心库向苏州金龙公司配件部提出配件需求申请。

第三十一条收到中心库对非常用配件的《配件申请单》后，配件调拨员向库房管理员查询配件库存情况。

若所需配件有库存，则根据《配件申请单》和配件库存情况打印《配件调拨单》，并确定配件的运输方式后，将《配件调拨单》交给包装工对配件进行打包装箱并保险。

第三十二条若配件库库存中无《配件申请单》中所申请配件，应由配件协调员查询厂内的采购仓库库存中是否有所需配件。

若采购仓库库存中有所需配件，配件协调员负责协调将配件移库。

配件调拨员根据《配件申请单》和移库配件数量打印《配件调拨单》，并确定配件的运输方式后，将《配件调拨单》交给包装工对配件进行打包装箱并保险。

第三十三条配件运输方式的选择同“常用配件的管理”中第十三条。

第三十四条配件的发运、查收和理赔同“常用配件的管理”中第十五条、第十六条。

第三十五条若配件库和采购仓库中均无所需配件，则由配件采购员立即与配套厂家联系，采取由特约维修服务站直接向配套厂家购买所需配件的形式，尽快满足其配件需求。

第三十六条时间要求？

第三十七条在为事故车、大修车调配件时，必须派有丰富维修经验的人员仔细检查、核对，力争一次调拨到位，减少用户因停运所造成的损失。

第三十八条对于发动机、空调压缩机、车桥、变速箱等大总成件及单价高于5000元的配件，原则上不予调拨；如用于索赔，则采用直拨的方式。

第三十九条对于特急或有可能造成严重后果的配件需求，计划人员要随时与配件部或中心库沟通，跟踪发货情况，确保以最快的速度到货。

第四十条非常用配件采购流程和管理流程见《售后服务流程汇编》。

第四章配件价格管理和结算

第四十一条配件价格由苏州金龙公司售后配件部统一制定，以调拨单上的价格为准。

第四十二条只有对与苏州金龙公司签有协议的特约维修服务站和配件特约经销商才进行配件调拨并严格执行协议价格。

第四十三条如果对配件价格进行调整，配件部将发放《配件价格调整通知单》（J-710-04-10），中心库接通知单后应立即执行新价格，并通知相关单位人员。

无论价格调高或调低，对已发生的配件调拨所产生的应收款将不予调整。

第四十四条一般苏州金龙公司与中心库进行配件结算，中心库与其所管辖地区的特约维修服务站和配件特约经销商进行配件结算；在无中心库的地区，苏州金龙公司直接与特约维修服务站和配件特约经销商进行结算。

第四十五条配件结算工程师每月？

日核算调拨配件账目，制作《配件月报表》，与中心库和特约维修服务站对帐。

若发现有不符之处，应立即查明原因进行改正。

第四十六条中心库管理员每月？

日核算调拨配件账目，制作《中心库配件月报表》，分别与配件部配件结算工程师、所管辖地区特约维修服务站和配件特约经销商对帐。

经双方核对无误后，中心库管理员必须对当月调拨总额和总欠款额进行书面确认，确认书需签字，原件寄至公司总部。

若发现有不符之处，应立即查明原因进行改正。

第四十七条特约维修服务站和配件特约经销商每月？

日核算调拨配件账目，制作《配件月报表》，与配件部配件结算工程师或中心库管理员对帐。

若发现有不符之处，应立即查明原因进行改正。

第四十八条配件特约经销商、特约维修服务站应于每月15日前返还对帐中确认的上月应付款，不得以任何理由推迟或拖欠。

中心库管理员应对其进行督促。

收到配件款后，中心库管理员应向其开出相对应的发票，并销账。

第四十九条中心库管理员应于每月？

日前将上月确认的配件应付款转回苏州金龙公司。

收到配件款后，配件结算工程师应向其开出相对应的发票，并销账。

第五十条在特约维修服务站同时有苏州金龙公司配件应付款项和苏州金龙公司索赔应收款项的情况下，若特约维修服务站要求以索赔应收账款冲抵配件应付账款，特约维修服务站应出具请求冲抵的财务证明和索赔费用相关发票，由苏州金龙公司统一按照特约维修服务站复核结算流程进行冲账。

冲账双方的发票必须按税务要求开具。

第五十一条如配件特约经销商、特约维修服务站不能按时结算配件款，配件部或中心库应停止对其供货；对结算规定日后一月内仍未付款的配件特约经销商、特约维修服务站，取消其配件特约经销商、特约维修服务站资格，由此造成的损失由欠款单位自行负责。

第五十二条配件结算流程见《售后服务流程汇编》。

第五章库房管理办法

第五十三条本章适用于苏州金龙公司配件库库房和中心库库房的管理。

第五十四条配件库房日常管理：

1.库房管理人员或中心库管理员管理库房钥匙，不得将钥匙随意放置，若无特殊情况不得将钥匙交给他人。

2.非内部工作人员不得随意进入库房。

3.库房内必须有防火器材，并定期检查，确保遇特殊情况时随时能用。

4.库房现场应整齐、清洁、安全。

所有配件存放必须合理分区分架，必须附有相应标签。

分区应遵循便于存取、利于管理的原则。

5.特约经销商自购配件不得与调拨配件混合放置、混合建帐。

6.每月？

日进行盘点，做出详细的库存清单报财务部，做到帐、卡、物三相符。

7.不能压、堆配件，避免配件变形，注意防止配件因受潮、日晒、高温等引起老化、变质。

8.库房内必须有防火、防盗设施。

防火器材必须在失效或压力降低到最低允许值前进行更换。

库房内必须有水源。

9.电器开关必须远离易燃易爆物品，电器盒必须进行封闭，库区内严禁吸烟，库房内不允许有带电裸露线头。

10.易燃、易爆品必须单独存放。

11.库房夜间必须锁好门。

第五十五条配件出、入库管理：

1.库房管理员严格遵守出入库手续，及时准确地进行出入库登记入帐。

2.配件到货后，须有两人或两人以上共同验收。

检查包装不完好者，如破损、变形等，不得签收，否则后果由签收人自负。

3.库房管理人员必须对到货配件进行清点，与随货清单相符后入库。

若发现配件质量问题，品种、数量与随货清单不符等问题，库房管理员应立即与配件部配件调拨员联系，并在随货清单上注明问题后传真至配件部核查。

发现问题超过三个工作日不报的，配件部将不再受理，由收货方自行负责。

4.到货时若无随货清单，库房管理员应立即与配件部配件调拨员联系，取得清单后方可办理入库。

清单与配件不在同一地点的？

，应与收货单位确认后方可办理入库手续。

5.配件验收后，由库房管理员录入计算机，并打印入库单。

6.苏州金龙公司销售人员、驻外服务代表原则上不允许在中心库领料。

如确有特殊情况，销售人员/驻外服务代表必须填写《苏州金龙客车配件中心库领料单》，并由领料人、中心库管理员签字后方可发货。

7.对于需要直拨的大总成件、单价高于5000元的配件，或接到配件部、技术服务部通知需要直拨的配件，采用领料方式出库。

8.需要领料时，由领料单位、领料人填写《保修申请单》（J-710-13），注明需领用配件后，将《保修申请单》传真给技术服务部。

技术服务部审核批准后，将签字后的《保修申请单》随《直拨件发件通知》（J-710-04-14）一同传真回领料单位。

领料单位凭此两份传真件到配件部或中心库领料。

9.领料后，由中心库打印《苏州金龙客车配件中心库领料单》（J-710-04-12），一式四联。

第一联中心库留存，第二联、四联由配件结算工程师留存，第三联由特约服务站留存并在填报《产品保修单》时与申请单一起附在后面，否则视该保修单无效。

10.中心库管理员每月5日前将《苏州金龙客车配件中心库领料单》及中心库报表一起寄给配件结算工程师，由配件结算工程师存档、做帐。

第五十六条配件退库：

1.如非错发件一律不予退库。

如未经审批私自退货的，配件部或中心库将不予办理退库手续。

2.在收到配件5个工作日内，中心库、配件特约经销商或特约维修服务站发现有错发件，并经配件部或中心库调拨人员确认后，中心库、配件特约经销商或特约维修服务站应将配件连同调拨单复印件包装后，发回苏州金龙公司配件部，并在发货后将退货项目、发件方式、提货单号、预计到货时间等传真通知配件部或中心库，经配件部或中心库验收合格后，对退货单位开出负调拨单冲账。

3.退库过程中发生丢失、破损等造成的损失，由退库方承担。

4.领料出库的配件必须在完好无损，包装未开的情况下才允许退库，且时间不超过一个月，否则由领料人负责结算所领配件款。

第六章配件管理人员的管理

第五十七条配件管理人员应以正确积极的工作态度对待工作：

1.用户接待、电话接听、内部协调时应态度热情，用词得当。

2.在清点货物、库存管理、调拨配件、订购配件、发运货物等方面，以认真的态度保证工作的准确性。

3.增强团队精神，加强合作与沟通。

工作中应增进团结、互相帮助、互相理解。

避免互相推诿、扯皮，推卸责任。

4.爱岗敬业。

对待工作要尽心尽力，各负其责、各司其职。

第五十八条对配件管理人员的考核：

1.每月由配件部组织配件调拨人员、配件结算工程师、配件部经理等相关工作人员组成考评小组，本着实事求是的原则进行考核。

2.考评小组在每月8日前对员工的上月工作情况进行考核，并于10日前汇总考评结果，报送配件部经理和售后服务部经理审核。

3.考核方式采用总分100分，具体考核项目及评分标准见配件业务考核表1（J-710-04-02）、配件业务考核表2（J-710-04-03）、配件业务考核表3（J-710-04-04）、配件业务考核表4（J-710-04-05）。

4.考评结果总分不低于60分，单项不低于15分视为合格。

第五十九条对配件管理人员的奖罚办法：

1.被考核人总分低于60分的扣发当月奖金。

2.被考核人总分高于60分但单项低于15分的，暂扣当月奖金。

被考核人写出书面整改计划送配件部，次月考核合格后可补发上月奖金。

3.被考核人连续两月考核不合格的，立即停职，并交接工作。

完成工作交接后交事务部处理。

第七章配件中心库管理办法

第六十条配件中心库为苏州金龙公司直属配件管理单位,设置目的在于保证顺畅快速的配件供应,加强对配件供应终端的控制管理。

第六十一条中心库无权对外自行采购配件和销售配件。

第六十二条由配件部综合考虑车型分布、地理位置、交通条件、市场需求等方面因素，制定中心库网络布点计划并实施。

第六十三条中心库建库原则

1.中心库应设立在车辆较集中的城市，所处的地理位置交通便利，靠近火车站、长途汽车站、机场等地，以便于收、发货。

2.中心库库房场地采用租赁的方式。

场地租赁期不少于一年，仓库面积不小于250平方米。

3.中心库内电话机、传真机、电脑等办公用品由苏州金龙公司购买，苏州金龙公司视具体情况决定是否给中心库配备工具车。

第六十四条中心库建库程序：

1.配件部（岗位？

）结合由市场管理部提供的各车型区域市场保有量和各区域市场需求预测，综合考虑车型分布、地理位置、交通条件、市场需求等方面因素，制定中心库网络布点计划；

2.初步制定的中心库网络布点计划交由配件部经理进行审查，对不合适之处加以修订调整，确定后报售后服务部经理审核；

3.由配件部负责实施经售后服务部经理审核批准后的中心库网络布点计划；

4.配件部经理委派人员到计划地点选择符合建库原则要求的仓库，进行商谈，并将详细情况报至配件部（岗位？

），并提供以下书面资料：

A、仓库的具体位置、面积和年租金；

B、仓库所属单位及所有权证明复印件；

C、仓库及主要工作场地的照片。

5.收到仓库资料三周后，配件部应对相关单位人员做出答复。

需要时可派员对候选仓库进行实地考察、商议；

6.配件部将考察合格的候选仓库资料报售后服务部经理审批批准后，与仓库签订租赁协议，并组织人员准备办公场地、货架、办公用品等事宜；

7.仓库开业准备就绪后，中心库开始正式运作。

8.中心库建库流程见《售后服务流程汇编》

第六十五条中心库的业务范围、权利和责任：

1.中心库的业务范围：

A、与配件部共同负责制定所管辖地区内配件特约经销商的布点计划。

B、负责对所管辖地区内的配件需求情况做出总体预测和计划。

C、负责对所管辖地区内特约维修服务站和配件特约经销商的配件供应和调拨，以及处理用户的临时配件需求。

D、负责制作所管辖地区内特约维修服务站帐目，核对配件帐务，和督促配件货款的回笼工作。

E、协助监管所管辖地区内配件特约经销商的管理和运作情况以及配件价格体系的执行情况。

F、负责了解特约维修服务站、配件特约经销商和用户对苏州金龙客车配件等的需求和意见。

G、负责及时向苏州金龙公司售后配件部反馈当地配件市场的情况、配件需求情况、特约维修服务站和配件特约经销商的管理运作情况、以及相关动态等。

2.中心库的权利：

A、有权对所管辖地区内配件特约经销商的布点计划提出关键意见。

B、有权根据所管辖地区的整体情况调整特约维修服务站和配件特约经销商的《配件申请单》。

C、有权核对配件调拨的相关发票并要求更正错误。

D、有权调查所管辖地区的配件特约经销商的管理和营运情况，并向配件部反馈调查情况。

E、有权根据需要在当地雇用临时工，并对其进行管理和考核。

3.中心库的责任：

A、与配件部共同对所管辖地区内配件特约经销商布点计划的合理性负责。

B、对所管辖地区配件供应的及时和流畅负责。

C、对配件调拨的相关发票的正确性负责。

D、对其配件库存的合理性负责。

E、对其库房的规范管理和安全负责。

F、对其雇用的员工的工作结果负责。

G、对其反馈的相关信息的正确性负责。

第六十六条中心库的管理

1.中心库计划人员应经常与驻外销售人员、驻外服务人员、配件部、特约维修服务站、配件特约经销商、大用户等沟通，了解市场需求，根据实际情况制定合理的配件计划。

2.中心库应根据当地车辆保有情况、所管辖地区的特约维修服务站和配件特约经销商的配件需求情况，每月22日做出对下月的配件需求计划，报配件部审核。

3.中心库应综合各方面因素，合理调拨配件，及时满足用户的配件需求。

4.中心库管理员应每月核对冲抵和汇款的发票，如发现错误应立即通知配件部配件结算工程师及时更正，防止发票的漏开、错开。

5.中心库管理员应根据发票制作特约维修服务站的汇款帐目，并及时与其核对确认相关帐目。

6.中心库管理员应督促特约经销商、特约服务站于每月15日前返还对帐中确认的上月应付款。

7.中心库的库房管理应做到：

A、严格规范出入库手续，及时准确地进行出入库登记入帐。

B、每季度应至少盘点一次，做出详细的库存清单报售后配件部，做到帐、卡、物三相符。

C、库房现场整齐、清洁、安全；合理划分物资摆放地区，因地制宜堆放物资以方便上架和取货；做好库房内的防火、防盗、防潮等安全工作。

D、详见第五章《配件库房管理办法》。

8.中心库管理员应对中心库的安全全面负责。

库房安全管理要求见第五章《配件库房管理办法》。

9.中心库应每月及时填报苏州金龙公司的统一报表，包括《中心库配件报表》（J-710-04-07）、《服务站配件调拨月报表》（J-710-04-08）、《服务站配件调拨回款报表》（J-710-04-06）、《苏州金龙客车配件中心库领料单》（J-710-04-12）。

10.中心库所有报表及回款由中心库管理员负责管理。

11.中心库管理员每月5日前将上月的调拨单汇总情况、配件出库情况、特约服务站欠款回款情况、苏州金龙客车配件中心库领料单汇总情况、配件特约经销商欠款回款情况等配件部、配件结算工程师所需的报表报公司相关人员，中心库报表必须有负责人签字方有效。

12.除书面形式外，中心库还应以其它各种形式及时向配件部反馈当地配件市场的情况、配件需求情况、特约维修服务站和配件特约经销商的管理运作情况、以及相关动态等的信息。

13.中心库应对其雇用的临时工作人员进有效的培训、管理和考核，对其工作结果向苏州金龙公司负责。

14.由苏州金龙公司售后服务部视具体情况决定是否配备及配备何种车辆。

中心库所配车辆的使用与管理按《配件中心库车辆管理规定》（Z-710-04-02）执行。

第八章配件特约经销商管理办法

第六十七条苏州金龙配件特约经销商为与苏州金龙公司签订《苏州金龙配件经销协议》的配件经销商，以。

。

。

的条件，主要经销。

。

。

类型的配件，为了达到。

。

。

。

的目的。

第六十八条由配件部、中心库管理员综合考虑车型分布、地理位置、交通条件、市场需求等方面因素，制定配件特约经销商布点计划。

第六十九条配件特约经销商的建立原则：

1.候选配件特约经销商单位必须具备法人资格，注册资金要求必须在30万以上，门市面积不小于30平方米。

2.候选配件特约经销商应能保证24小时对外服务。

3.候选配件特约经销商应保证诚实经营，无自资产、债务纠纷的不良记录。

4.配件特约经销商的经营场地、办公和促销等经营费用全部自理。

第七十条配件特约经销商的建立程序：

1.配件部（岗位？

）中心库管理员结合由市场管理部提供的各车型区域市场保有量和各区域市场需求预测，综合考虑车型分布、地理位置、交通条件、市场需求等方面因素，制定配件特约经销商布点计划；

2.初步制定的配件特约经销商网络布点计划交由配件部经理进行审查，对不合适之处加以修订调整，确定后报售后服务部经理审核；

3.由配件部和中心库管理员共同负责实施经