人事档案管理办法三篇.docx

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人事档案管理办法三篇

人事档案管理办法三篇

篇一：

人事档案管理办法

第一章总则

1目的

为加强人事档案管理的规范性、完备性和系统性，以保障公司人力资源管理的科学、规范和延续性，制定本办法。

2适用范围

2.1本办法适用于公司人力资源部对公司员工所有人事档案的管理工作；

2.2人事档案包含人事关系档案（简称外部档案）和员工在本公司建立的内部档案。

3职责

3.1人力资源部为人事档案管理的负责部门；

3.2相关部门负责人有责任配合人力资源部做好员工人事档案的保密工作。

第二章外部档案管理

4外部档案存档

本公司员工外部档案委托国家许可的当地代理机构管理。

5外部档案管理要求

5.1新进员工，在转正后内将档案移交到本公司人力资源部，并由公司人力资源部将档案转移至外部档案委托代理机构；

5.2存档费用又公司和员工按照五五比例分摊；

5.3如员工需要存档机构提供各种人事证明，可持本人有效证件，自行前往；

5.4员工离职后，应在一个月内将档案移交新单位或户口所在地的街道办事处，并交纳相应的存档费用。

第三章内部档案管理

6职责划分

公司员工内部档案管理由人力资源部专人负责，其职责包括：

6.1按照归档材料要求，即使、准确归档；

6.2及时收集、归档公司员工入职后所产生新的档案资料；

6.3对在职员工和离职员工的档案进行分类管理；

6.4办理档案查阅、借阅等相关手续，为公司领导和各部门负责人提供员工信息；

6.5做好员工档案的安全和保密工作。

7内部人事档案的收集和整理要求

7.1人事档案材料统一使用A4办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；

7.2归档资料要求做到真实、完整、齐全，不得缺损、顺序合理、叠放整齐，目录清晰。

8内部人事档案的归档

8.1内部人事基础档案的建立

在员工转正后建立统一的基础档案，基础档案包括：

8.1.1应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片）；

8.1.2面试评价表；

8.1.3体检结果；

8.1.4身份证复印件及查询结果；

8.1.5学历及学位证复印件及查询结果；

8.1.6职称证书复印件及查询记录；

8.1.7专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件及查询记录；

8.1.8个人简历；

8.1.9劳动合同。

达到上述要求的员工资料方可归档，建立内部人事基础档案。

8.2内部人事后续档案的归档

在员工的内部基础档案建立之后，由人力资源部负责组织各负责部门针对每个员工因工作变动（调动、转正、调薪、离职等）、年度考核、满意度调查及奖惩等情况建立内部人事后续档案，在指定专人进行相关资料的收集归档工作，并做好相应目录的更新。

8.2.1当员工出现工作变动时，人力资源部应将因工作变动产生的各种申请表、公司批准文件等相应材料或手续归档，装入员工内部人事档案；

8.2.2依据公司绩效管理制度，人力资源部负责组织开展各部门的年度工作总结和考核工作，及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源部相关分析和总结一起归档；

8.2.3公司员工在接受外部或内部公司培训后，应提交相关的培训记录（包括培训项目、培训学时等记录）和培训总结，形成公司培训档案。

其中员工的培训记录装入员工内部人事档案。

9人事档案的借阅

9.1建立人事档案查阅登记台帐，做好查阅员工档案的工作记录；

9.2查阅权限：

公司领导、人力资源部经理可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过公司领导和人力资源部审批后可查阅本部门的员工档案；员工没有查阅本人及他人人事档案的权利；

9.3查阅人事档案必须严格遵守保密制度，并严禁涂改、抽取和撤换档案。

第四章附则

10解释权

本管理办法由人力资源部负责解释。

篇二：

人事档案管理办法

1目的

为了加强对公司内部员工人事档案管理，理顺人事档案和劳动关系变动转移程序，做好个人档案的收集、整理工作，有效地保护和使用档案，规范公司人事档案管理行为，以满足现代企业人力资源管理的需要，特制定本办法。

2释义

2.1人事档案管理按照“统一规范、分级管理”的原则，由各级人事部门负责人事档案的归集和管理，以保证档案完整与安全。

2.2人事档案属永久性保存档案，对离退休、离职、除名人员人事档案可转入有关部门保管，任何单位或部门不得销毁或丢失个人档案。

3适用范围

本办法适用于XXXX公司。

4人事档案的管理权限和职责

4.1公司办公室是公司人事档案管理的主管部门，负责制订人事档案的管理制度，指导和监督公司分厂及处室的人事档案管理工作。

4.2人事档案管理权限

4.2.1根据集团相关文件规定，集团组织人事部负责公司各部室员工、全资子公司领导班子成员、控股子公司由集团公司派出班子成员的人事档案管理，并代管驻XXXX公司合同制员工的人事档案，XXXX公司负责本单位聘用制员工的档案保管；

4.2.2集团公司派出到XXXX公司（除班子成员外）员工的人事档案原则上由原单位管理，若需转移人事档案关系，按组织人事部人事变动通知办理。

4.3人事档案管理的职责

4.3.1负责接收、收集、整理、保管和查询使用人事档案，及时对人事档案资料进行归档，保证档案的完整性和真实性；办公室负责人对人事档案工作要进行定期检查，了解各类人事档案材料归档情况，严格执行档案管理权限；

4.3.2按规定程序办理档案的接收和转移手续，及时做好档案接收和转移记录；

4.3.3妥善保管人事档案，做好防火、防蚀、防盗等工作，确保档案安全；

4.3.4严肃人事档案的保密性，未经权限主管批准不得私自传借、提供人事档案材料或档案复印件，不得私自让他人查阅、抄录、复制人事档案内容，不得擅自涂改、伪造档案，禁止擅自销毁档案。

4.4对擅自涂改、伪造档案或传借、向他人提供档案或复印件以及丢失、销毁他人档案的责任人，视情节给予行政处分，严重者依法追究法律责任。

5人事档案的编码

5.1为便于人事档案的归档和查询，本着“简便、易行、有效”的原则，对公司人事档案进行统一编码。

编码由两部分组成：

第一部分为员工所在单位的代码，用单位名称前两个字的大写拼音字母表示；第二部分为个人编码，用员工身份证号码表示，作为个人档案的识别码。

例：

XXXX公司员工张××身份证，其个人档案编码即为：

。

当其调到XXXX公司时，其档案编码改为。

5.2人事档案存放登记按姓氏笔划由简到繁依次分类归集，制定按姓氏笔划排放目录,实行微机化统一人事档案管理。

6人事档案的内容和归集

6.1员工人事档案材料应包含以下内容：

员工基本情况、体检情况表、家庭情况（包括家庭主要成员及社会关系、家庭详细通讯地址）、工作简历、学习简历、奖惩情况、职务履历及任免表、工资升降情况、技术职称履历、业绩考核情况、劳动/聘用合同书等。

6.2各部门应将所属员工的岗位变动、奖惩、业绩考核、职称评定、培训情况、转正定级、工资职务升降及其他考核情况等材料在完成后十五天内向所属人事档案管理部门报送归入个人档案。

如员工人事档案不在所属人事部门管理，其人事档案材料应在十五天内向其人事档案管理部门报送归档。

6.3人事档案管理人员应及时将归档材料登记后分类进档，同时在档案目录中做好记录。

7人事档案的查阅

7.1人事档案查阅权限

7.1.1集团组织人事部有权查阅各子公司人事档案管理部门所有员工的人事档案；

7.1.2子公司人事部门有权查阅所管员工的人事档案；子公司人事档案管理部门需查阅其他子公司员工档案，通过联系函方式经对方人事部门同意后方可查阅；

7.1.3子公司人事档案管理部门需查阅集团组宣部所管员工的人事档案，应提交申请报告说明查阅理由和内容，经集团组织人事部负责人批准后方可查阅；

7.1.4人事档案查阅属组织行为，任何个人行为无权查阅本人及他人档案资料。

7.2人事档案查阅程序

7.2.1集团公司内部单位需查阅人事档案的，应注明查阅理由和内容，凭单位或部门的介绍信，按“本人及亲属回避”的原则，并经人事部门负责人批准后方可查阅；

7.2.2集团公司外部单位需查阅人事档案的，须凭单位介绍信，并注明查阅理由和内容，经人事部门负责人批准后，方可查阅；

7.2.3凡需抄录或复印留用的，必须经人事部门负责人批准同意后，方可抄录或复印留用；

7.2.4人事档案除上级主管部门外原则上不借出查阅，但在特殊情况下，凭单位介绍信说明借用理由和时间，经人事部门负责人同意报请主管领导批准后，方可暂时借出查阅。

严禁档案管理部门人员将人事档案带回家查阅。

7.2.5如商调人员对方单位需调档查阅的，必须出具商调函，并注明调档，经人事部负责人同意，报经公司主管领导批准后，方可调出查阅，同时档案管理人员按规定办理档案调出手续；

7.2.6各类查阅结束后，档案管理人员要及时登记查阅时间、原因、内容和查阅人等。

8人事档案的转移

8.1人事档案的转移

8.1.1员工在集团公司内部调动，其人事档案随行政关系转入所在单位的，其档案在本人与原单位办清移交手续后，行政介绍信开出3天内，由原单位人事部门将档案转入调入单位档案管理所属的人事部门，调入单位人事部门须出具档案发收回执证明报送调出单位人事部门；

8.1.2员工经公司同意调出集团公司的，凭接受单位调函，在本人与原单位办清移交手续后，其档案在行政介绍信开出15天内转出到接受单位；

8.1.3员工被公司除名、辞退或解除、终止劳动合同的，其人事档案一律在1个月内转入地方劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.4员工个人离职的，其人事档案需转入其他单位，必须持接收单位人事部门接受函，在本人与原单位办清所有移交手续后的15天内转出；如本人在离职十五天内不来办理离职手续的，单位在终止与其劳动合同后的三天内将其人事档案转入地方劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.5人事档案转移，原则上个人档案不允许随身携带，若需个人随身带走的，应在档案转移单中注明，并做好封条加盖人事部门的公章。

否则造成的责任由携带人自行负责。

9附则

9.1本办法自下发之日起执行。

9.2本办法解释权属公司办公室。

篇三：

人事档案管理办法

一、目的

为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化。

同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。

二、范围

员工人事档案是公司、人力资源等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。

三、用途

本制度适用于公司所有人员

四、管理职责

公司人力资源中心人事档案的管理职责就是：

负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

负责公司各部门的员工人事档案管理工作；

五、人事档案内容

（一）档案类别

1.纸质档案，主要由以下资料构成

（二）档案管理基本要求

人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号（即：

工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，方便查找。

1.档案编号原则：

档案号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推；

集团人员档案号编号原则：

集团编码+部门代码+员工编号（三位数），如：

JTCW003（JT:

集团编码-“集团”首两个字母拼音缩写）；CW：

部门代码—“财务”部部门名称首字母拼音缩写）；003：

员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定）

在职不在岗人员即挂靠人员档案号原则：

人员属性缩写+证件名称拼音首两个字母缩写+挂靠时间顺序（三位数），如：

GKAQ001（GK：

人员属性-“挂靠”首字母缩写；AQ:

证件名称首字母缩写-安全员证；001:

该证件挂靠时间顺序-第一个）

人才库人员即储备人员档案编号原则：

人员属性缩写+职位名称拼音首两个字母缩写+储备时间顺序（三位数）如：

CBAQ001（CB：

人员属性-“储备”人员首字母缩写；AQ：

职位名称首两个字母缩写-安全员；001：

该职位储备时间顺序-第一个）

离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于调岗后部门（或离职）的档案位置。

2.编制档案检索目录要求

需及时更新电子版目录，并于每月3号之前更新一次纸质目录表，确保信息及时准确。

总目录（附件一）、子目录（附件2）、档案袋封面目录（附件3）

3.档案袋内资料整理要求

档案内资料统一按照：

员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→住房公积金资料复印件→各执业资格证书→劳动合同→个人工作总结→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序，并于表单右上角处按顺序进行编号，编号原则根据：

档案号-页码，如：

JTCW003-01、JT01003-02，并在封面对应项显示页码。

4.档案外封面的要求

原则：

确保档案信息真实准确、完整，基础信息可直接在封面查找减少进入档案查询的不必要时间，如员工入职时间、身份证号码、合同期限、学历证书号码、资格证书是否原件、调岗时间、离职时间等，此页贴于档案封面，方便快速查找（附件4）。

（三）人事档案的收集、整理与更新

1.在职员工档案

日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、劳动合同、培训、奖惩、协议等材料。

每年6月1号定期一次全面更新维护全员档案

2.新进人员的人事档案，必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

3.离职人员档案，离职人员应于离职三个工作内，档案另行存放于离职人员档案处。

4.人才库人员档案，人才库人员档案由档案管理员及时跟进人才库储备人员的工作进展及工作异动，及时更新电子及纸质的档案信息。

以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

1.入职档案

（1）新员工入职报到当天，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号、员工姓名、职位、内容、页码等。

新员工入职三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行归档：

《职位申请书》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；

身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；

《薪资面谈表》。

（2）办理完入职手续后的五个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

签署好的《岗位责任书》

《试岗通知单》（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）

《试用协议书》

《入职培训协议》

《保密协议》

2.员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：

《转正申请表》、《转正通知单》

《劳动合同》

《竞业禁止合同书》

3.员工办理异动手续时

档案管理人员在完成员工异动手续的三个工作日内，将员工异动手续资料装入该员工的档案内，具体的归档资料有：

《人事异动审批表》

《员工异动工作移交表》、《文件档案资料移交明细表》、《资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》

《异动通知》

4.员工办理离职手续时

在人力资源部门办理完员工离职手续的三个工作日内，档案管理员应将相关离职资料装入该员工的档案内，存档的资料有：

《离职申请书》

《离职申批表》

《员工离职工作移交表》、《文件档案资料移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》《离职面谈表》

5.在职不在岗人员档案管理

在职不在岗人员即证件挂靠人员，档案管理员应于确认挂靠当天收集全部挂靠所需的材料、资格证书复印件，按顺序标签盖章入档，挂靠人员的档案统一归类放置。

6.员工受到奖惩等与人事相关工作时

需要归档的资料必须第一时间（三个工作日内）归档，当奖惩已落实公布之后，档案管理人员应及时跟进综合办公室的奖惩材料，将奖惩纸质材料整理入档。

7.当在职员工的基本档案资料有变动时

当员工的基本资料有变动时如学历、住址、个人技术职称、婚姻状况等，应及时将相关资料复印交人事部归档，原件当场查验。

8.每月三号之前整理更新一次人事档案

对新进（含新挂靠、新储备人员）、离职、转岗、晋升员工档案重新整理核对组卷，在整理过程中不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

9.每份入档资料必须盖上档案的档印

由资料管理员于每份新入档的资料中间位置盖上“存档”字样，同步在封面位置对应项盖上档印。

10.建立档案正本

凡是公司的员工（正式员工、试用员工、临时员工、兼职人员、离职及人才库储备人员）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。

11.人才库档案管理

档案管理员综合整理通过现场招聘会收到的简历、人才网、建筑网等网站应聘者在线投递的应聘简历、人力资源部主动搜索合适岗位的简历及转介绍候选人的简历、材料，筛选出候选人员资质良好但集团暂没有合适岗位或集团有岗位空缺但候选人暂在其他企业尚没有跳槽意向的简历，将其整理归档组卷为储备候选人，存放入集团人才库，方便高效率的填补企业岗位空缺，

六、人事档案的借阅、移交与销毁

（一）档案借阅

凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经分管人力资源的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必须在3天或在约定的时间内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

查阅、借用档案的部门或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。

如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事部门同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。

借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换。

（二）人事档案管理人员工作变动移交

档案管理人员异动前5个工作日之内，应有合适的人选交接相应档案管理工作事宜，交接时移交人及交接人同时对档案进行清点交接,移交人员除档案外同时移交《档案管理办法》、档案各目录表及相关借阅查询等表单，双方各自签名确认，经上级领导签名后办理移交手续。

（三）人事档案销毁要求

档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料，应严格执行集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。

员工离职档案每月3号之前清查，另外归档于离职人员档案处。

离职档案保存两年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止）档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可销毁。