设备材料采购管理制度.docx

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设备材料采购管理制度

设备材料采购管理制度

　　第一章总则

　　第一条：

为了规范公司的选购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，削减投资成本。

提高对供应商的谈判实力，以获得较优性价比的选购物资。

特制定本制度。

　　其次条：

本制度中所称“公司”是指荣盛房地产发展股份有限公司，“分公司”是指荣盛房地产发展股份有限公司派出之无独立法人资格的区域性公司。

　　第三条：

本制度中材料（设备）领导小组是指在材料（设备）选购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构。

　　第四条：

分公司设有选购部的，材料（设备）选购工作由选购部门负责；分公司未设选购部的应在工程部下增设专职选购人员负责材料（设备）选购事宜。

　　第五条：

本制度所称选购人员包括公司选购管理中心人员、各分公司选购人员及其它部门干脆或间接参加选购工作的人员。

　　第六条：

材料（设备）选购的详细流程和细则在《材料（设备）选购实施细则》中予以明确。

　　第七条：

单宗选购总额预料300万以上（含）或统一选购能够获得较实惠的材料（设备）由公司选购管理中心实施选购工作，单宗选购总额预料300万以下（不含）由分公司实施选购工作。

　　第七条：

本制度由总则、选购组织机构、选购人员职责、工作原则、职业规范和罚则六部分组成。

　　其次章组织机构和职责

　　第八条：

材料（设备）选购组织架构：

　　公司材料（设备）选购领导小组

　　公司选购管理中心

　　分公司材料（设备）选购领导小组

　　分公司选购部（工程部）

　　专职选购人员

　　第九条：

公司材料（设备）选购领导小组由公司总经理、生产副总经理、公司财务总监、工程部经理等组成，公司总经理任组长，其它人员为组员。

　　第十条：

分公司材料（设备）选购领导小组由分公司经理、生产副经理、财务经理和工程部经理等组成；分公司经理任组长，其它人员为组员。

　　第十一条：

公司监事会和公司审计部有权对公司、分公司选购及选购招标工作进行监督和指导。

　　第十二条：

公司材料（设备）选购领导小组职责：

　　⑴、对公司及分公司全部选购工作实施指导和管理；

　　⑵、依据材料（设备）选购管理中心供应的报告确定长期战略合作伙伴；

　　⑶、负责对分公司权限之外的材料（设备）选购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文件的审批及中标人的确定；

　　⑷、对分公司权限之外的材料（设备）选购招标工作实施监督；

　　⑸负责对选购管理中心提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；

　　⑹、对选购管理中心上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；

　　⑺、监督选购管理中心的运行方式、工作方法及相关文件下发；

　　⑻、其他必需由公司材料（设备）选购领导小组完成的工作。

　　第十三条：

分公司材料（设备）选购领导小组职责

　　⑴、对分公司的材料（设备）选购工作实施指导和管理；

　　⑵、对分公司选购人员所上报的《招标主持人请购单》做出批复；

　　⑶、分公司权限内的招标选购工作的监督和实施；

　　⑷、委派专职的选购人员和详细的材料（设备）选购领导小组选购招标主持人；

　　⑸、对分公司权限范围内的材料（设备）选购招标形式、正式投标人、招标文件及定购合同的初步评审；

　　⑹、对分公司选购人员所上报的文件和报告做出批示；

　　⑺、对分公司选购人员的工作状况进行考核评定；

　　（8）、对供应商依据供货质量、供货实力、履约状况等做出每年度的诚信评定；

　　（9）、其他必需由分公司材料（设备）领导小组完成的工作。

　　第十四条：

材料（设备）选购涉及到招标时，招标主持人的职责参照《工程项目招投标管理制度》的规定。

　　第十五条：

公司选购管理中心职责：

　　⑴、监督各分公司对《选购管理制度》及其《实施方法》的执行状况，并做出客观评价；

　　⑵、负责材料（设备）信息库的建立和维护，并依据分公司供应的供应商年度评定结果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰；

　　⑶、负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；

　　⑷、对各分公司材料（设备）选购供应询问和指导；

　　⑸、负责合同范本制定和对分公司招标文件的评审；

　　⑹、选购管理中心权限内的招标工作的实施及招标文件的制定；

　　⑺、对分公司选购人员上报的有关材料（设备）文件做出批复；

　　⑻、物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作。

　　⑼、对分公司选购人员反应的状况和问题刚好赐予答复和解决，不能解决的应刚好向工程部主管领导汇报；

　　⑽、定期与各级选购人员做思想沟通，了解现场基本状况；

　　⑾、定期向主管领导汇报工作状况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率；

　　⑿、完成上级领导交给的其它任务。

　　第十六条：

分公司选购人员职责：

　　⑴、选购管理制度的执行和实施；

　　⑵、协作公司选购管理中心信息库的建立；

　　⑶、依据工程进度和工程部《材料运用安排书》制定《选购安排》；

　　⑷、依据《选购安排》要求，提前做出《材料（设备）请购单》；

　　⑸、在材料（设备）选购招标主持人的指导下完成分公司权限范围内的选购招标文件的拟定；

　　⑹、负责甲供材料的现场验收；

　　（7）、负责认质认价材料（设备）的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认；

　　（8）、有责任对乙供材料（设备）是否符合质量要求和设计要求状况的监督；

　　（9）、在工作过程中发觉对公司或工程质量不利的问题和状况（如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等）刚好向主管领导上报相关状况；

　　（10）、负责对供应商诚信度初步审核；

　　（11）、帮助工程部、预算部进行材料（设备）询价工作；

　　（12）、拟定月选购安排，并上报公司选购管理中心；

　　（13）、完成上级领导交给的其它任务。

　　第三章工作准则

　　第十七条：

在材料（设备）供应商纳入信息库前，选购人员必需对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产实力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报公司材料（设备）选购领导小组批准，方能入库。

　　第十八条：

公司全部员工均有权举荐优秀的供应商，经公司选购管理中心审核，由公司材料（设备）领导小组批准，可纳入公司材料设备信息库。

　　第十九条：

选购方式主要以邀请招标、议标、寻价选购、干脆签订合同（长期战略合作伙伴）四种选购方式；必要时可以采纳公开招标形式。

　　其次十条：

分公司选购人员依据《材料（设备）选购实施方法》要求，必需提前做好《选购安排》和《单项材料（设备）请购单》。

　　其次十一条：

分公司选购人员制定的《单项材料（设备）请购单》无论金额大小，经分公司材料（设备）选购领导小组批复后必需提交公司选购管理中心。

　　其次十二条：

分公司在选择供应商时，应在公司信息库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。

　　其次十三条：

选购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。

如有必要，可以采纳多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。

　　其次十四条：

公司或分公司选购人员与供应商洽谈时，必需坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报；单宗选购总额预料300万元以上（含）报公司材料（设备）选购领导小组；单宗选购总额预料300万元以下（不含）报分公司材料（设备）选购领导小组。

报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。

　　其次十五条：

报告得到批复后，依照公司领导批示看法，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。

　　其次十六条：

公司或分公司选购人员必需坚持“五不购”和“三比一算”的原则。

包括分公司的零星选购。

　　五不购：

　　①没有供应书面选购安排且未经材料设备选购领导小组批准不购；

　　②材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；

　　③无材质证明和产品合格证的不购；

　　④凡考评不合格的产品不购；

　　⑤现场、仓库能够代用的材料不购。

　　三比一算：

比质量、比价格、比售后服务、算成本。

　　其次十七条：

材料（设备）单宗选购总额预料在10万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成。

　　其次十八条：

分公司权限内的招标工作由各分公司材料（设备）选购领导小组委派主持人完成；由公司材料（设备）选购领导小组和公司选购管理中心实施监督。

　　其次十九条：

选购管理中心权限内的招标工作由公司材料（设备）选购领导小组委派专人主持，由公司材料（设备）选购领导小组和公司审计部实施监督。

　　第三十条：

在选购招标过程中必需坚持以下原则：

　　1、在材料（设备）招标过程中，应刚好、精确、真实、完整地公开必要的信息资料。

　　2、在招投标选购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公允同等的机会参加投标竞争。

　　3、在招投标选购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获得特权，使其他投标人受到不公正的对待。

　　4、招投标选购过程中，招投标双方都应本着诚恳守信的原则履行其应尽义务。

　　第三十一条：

在选购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益的，一经查出，公司将依本制度肃穆处理。

　　第三十二条：

分公司选购材料（设备）时必需签订《订货合同》，一式四份，供需双方各执两份，一份提交公司选购管理中心备案，一份留分公司财务保存。

　　第四章选购人员职业规范

　　第三十三条：

选购是一项重要、系统、肃穆的工作，各级管理人员和选购经办人必需具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。

　　第三十四条：

选购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有高傲的举止和不公允的对待。

　　第三十五条：

选购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。

　　第三十六条：

选购人员只有经部门主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在选购谈判过程中，无论任何缘由，都不允许接受供应商干脆或间接的带有消遣性质的邀请。

　　第五章罚则

　　第三十七条：

选购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。

依据情节轻重，公司将分别赐予相关责任人记过、撤职、辞退等行政惩罚及200-10000元经济惩罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：

　　⑴选购人员私自接收或向供应商索取财、物的。

　　⑵选购人员接收财、物后未主动上缴公司的。

　　⑶选购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：

　　①泄露其它供应商对同类产品的报价；

　　②招投标中泄露其它参加的供应商名称；

　　③泄露标底的。

　　④泄露其它对公司不利的隐私或公司认为是泄密行为的。

　　⑷、有意规避本制度或未按本制度规定及《荣盛房地产建筑材料（设备）选购实施细则》执行的。

　　⑸、隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。

　　⑹、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；

　　⑺在供应商年度考评中徇私舞弊的；

　　⑻其它有损于公司形象或不利于公司行为的。

　　第六章附则

　　第三十八条：

本制度由公司工程部负责说明、修订和补充。

　　第三十九条：

本制度由公司选购管理中心监督各级选购部门实施。

　　第四十条：

本制度自签发之日起起先实施。