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农业农村档案工作简报
农业农村档案工作简报
第一期
（总第5期）
三水区档案局编2006年5月26日
编者按：
为加强我区农业农村档案工作的管理,继续推进村级档案目标管理工作的积极开展,区档案局于4月21日召开农业农村档案工作会议,各镇政府（街道办）、迳口华侨经济区管委会党政办主任和档案员共10多人参加了会议。
本刊特将这次会议有关内容及近期各镇农业农村档案工作开展情况汇成专辑。
希望全区各镇、村领导及档案员认真学习和重视，继续推进我区农业农村档案工作的深入开展。
目录
*近年来全区农业农村档案工作情况及2006年农业农村档案工作要点
*村（居）委会各类文件材料归档范围和保管期限
*各镇（街道）2006年村（居）委会档案目标管理计划表
*简讯三则
近年来全区农业农村档案工作情况
及2006年农业农村档案工作部署
2002年初，在区委区政府的重视和支持下，我区加大力度，全面铺开了农业农村档案工作。
经区、镇、村三级努力，2002年，村级按省的“六有”标准全面完成建档任务。
至2004年8月，镇级机关全部晋升为机关档案目标管理省特级单位，部分村委会也提升到档案目标管理省级以上水平。
这标志着我区农业农村档案工作逐步迈上制度化、规范化管理的健康发展轨道。
近两年来，我区继续推进农业农村档案工作，巩固建档成果，强化服务，并重点推进村级档案目标管理工作。
一、近年来全区农业农村档案工作情况
1．领导普遍重视档案工作。
各镇（街道）党政领导都相对重视档案工作，做到领导分管，配有专（兼）职档案人员，并将档案工作列入年度工作计划，强化档案管理，提升档案工作水平。
如，西南街道办搬迁到河口后，在街道主要领导的支持下，迅速落实了库房问题，并主动提前做好档案目标管理复查的各项准备工作；芦苞镇政府原档案室设在饭堂上，按照档案库房要求是不符合标准的。
目前，已迁到文化中心新的档案室；乐平镇政府的档案室安装了密集架保管档案等等。
各镇除加强镇级机关档案工作外，还注意了加强村级档案工作的投入。
例如，西南镇为各村委会、社区统一购置档案箱柜；乐平镇为推进各村委会档案目标管理工作，决定对已晋升目标管理的村委给予一定的奖励。
2．抓好村级行政区划调整后的档案管理工作。
2004年8月，我区镇（街道）村委会进行了大规模的撤并工作。
各镇能主动指导村委会搞好区划调整后的档案工作，确保村级档案的安全与完整。
如乐平镇、芦苞镇等均下发了相关文件，明确要求各村委会要加强领导，明确专人负责，做好档案的收集与整理工作。
由于各镇的重视，合并村委会的档案基本能统一集中到新的村委会保存。
3．加强后续管理，重点做好年度文件材料归档工作。
每年初，区档案局均拟发文件要求全区各单位做好上年度文件材料归档工作。
各镇能根据要求落实好村级和社区的归档工作。
自2004年起，我局推行了新的文书立卷归档方法。
目前,已有很多村委会运用新方法归档。
新方法归档的前提是要使用计算机管理和相关的档案管理软件,因此,村委会运用新方法归档，就要配备相应的档案管理软件。
4．推进村级档案目标管理工作。
各镇根据村委会区划调整后的新情况，积极推进村委会档案目标管理工作，规划达标数量，落实达标任务。
至今，全区实现档案目标管理的村委会共9个，西南街道3个（基塘村委会、大塱山村委会、青岐村委会），乐平镇3个（保安村委会、南联村委会、念德村委会），大塘镇3个（莘田村委会、永丰村委会、莲滘村委会）。
我区村委会档案目标管理虽然取得一定的进展，但从整体来讲，进展还较缓慢，这是由于各镇村委会的换届选举工作及去年底镇、村由于忙于开展保持共产党员先进性教育活动，故在一定程度上影响了村委会档案目标管理工作。
根据2002年区政府与各镇政府签订的《责任书》要求，至2005年至少有50%的村委会档案目标管理达省级以上标准。
但是至今，我区只有9个村委会实现档案目标管理，达标率为18%左右，这与区的要求还有很大的差距。
去年，各镇也上报了2005年档案工作目标管理计划数，计划有24个村委会达标，但实际上只有2个村委会实现了目标管理。
有些村委会则处于停滞不前的状态。
据我们了解，目前一些镇正大力推进该项工作，如芦苞镇有6个村委会档案目标管理各项工作已进入结束阶段，预计今年下半年6个村委会同时上等级。
我们希望各镇（街道）要继续鼓劲，真抓实干，抓出成效，把村级档案管理工作提升到一个新的水平。
5．社区全面完成建档任务。
近年来，我区根据省、市档案局关于加强社区档案工作的要求，积极开展社区建档工作。
特别是去年，我局根据全省社区档案工作会议精神，印发了《农业农村档案工作简报》社区档案专辑，传达贯彻省的会议精神和推介社区档案工作先进经验。
同时，联合民政局下发《关于进一步加强我区社区居委会档案工作的意见》，进一步强化社区居委会的档案工作，至2005年10月，全区20个社区全部按“六有”标准建档，社区档案工作呈良好发展态势。
6．抓好镇村档案人员的业务培训工作。
近年来，我局每年均根据档案工作的发展形势及我区档案工作的业务实际，举办相应的培训班，以不断提高镇、村两级档案人员的业务素质。
如去年，我局举办了一期村级档案目标管理培训班，通过培训，有效地提高了村级档案人员的业务知识水平和实践操作能力。
另外，我们还协助一些镇举办相关的培训班，如去年10月，大塘镇政府就举办了一期档案人员培训班。
该培训班组织了党政各部门负责档案的人员及各村委会档案员参加，重点讲授档案的收集问题。
通过各类型的培训，有效地提高了镇村档案人员的业务素质。
7、强化监督和依法治档。
在依法治档，强化监督工作中，我们把档案行政执法检查和档案业务指导有机结合起来，如2004年底，区人大办、区府办、区监察局、区法制局、区档案局组成了档案执法检查组依法对西南街道等5个镇及所属10个村委会进行了为期2天的检查。
检查后还下发了《三水区档案执法检查情况通报》。
去年，市档案局和市民政局就联合组成检查组对我区社区档案工作进行了执法检查，抽查了我区西南街道月桂社区、乐平镇念德社区。
通过加大执法检查力度，有力地促进了我区农业农村档案工作的发展。
二、2006年我区农业农村档案工作要点
1．加强领导，切实抓好村级目标管理工作。
各镇（街道）要加强村级档案工作的领导，重新规划好村委会达标升级工作，并将该项工作摆到议事日程上来，加强监管和指导，督促规划在年内上等级的村委会要做到“三到位一落实”，“三到位”指的是人员到位，经费到位，设施到位。
“一落实”指的是对照目标管理的各项要求逐条逐项把工作落实好，力争年内完成50%以上村委会档案目标管理达省级以上标准。
2．做好2005年度文件材料归档工作。
年初，我局已下发了《关于做好2005年度文件材料归档工作的通知》，希望各镇在抓好镇级机关文件归档的同时，要督促所属村委会做好归档工作。
今年，我局将对各镇进行档案年检。
档案年检自2004年实施，今年，我局对年检制度进行了修订，将年检范围扩大到镇一级机关。
年检的时间拟定于7月份，请各镇做好准备。
希望各镇也建立起档案检查制度，每年对所属村委会进行文件材料归档年检工作。
做好每年文件材料归档的首要工作是要收集好各部门的文件材料，因此，各镇在强化村委会档案管理工作中要切实指导村委会在档案的收集方面多下功夫。
3．抓好社区档案规范管理，提升档案管理水平。
各社区在完成“六有”建档基础上，必须继续加强后续管理，特别是要切实抓好收集工作，如与社区居民切身利益密切相关的计生工作、流动人口、社会保障、下岗职工、孤寡老人等方面档案资料的管理。
有条件的社区可开展档案目标管理工作，我们拟选一个社区进行档案目标管理的试点，以点带面，逐步推进，不断提升社区的档案管理工作水平。
另外，根据上级的要求，我们要鼓励有条件的社区开展家庭建档工作，家庭建档工作也是社区档案工作的重要内容之一。
4．抓好迳口华侨经济区机关档案及所属办事处档案管理工作。
2004年底，我局在区领导，以及省、市档案部门的监证下已与迳口华侨经济区签订了《档案目标管理责任书》，要求实现机关档案目标管理工作，希望迳口华侨经济区能尽快成立领导小组，制定相应的档案目标管理计划，抓好各项工作的落实，力争今年内机关档案目标管理晋升省级水平。
同时，迳口华侨经济区下属的三个办事处也要按“六有”标准抓好建档工作。
5．建立镇级机关现行文件公开制度和档案开放查询制度。
目前，佛山市社区、农业农村已全部建立和健全了档案管理。
但普遍存在着开放与利用率不高的问题。
因此，根据佛山市档案局的工作要求，年内在镇级要逐步推行现行文件利用制度和档案开放查阅制度，从而不断提高居民、村民对党和政府“公共信息”的知悉程度，为维护广大群众利益，加强农村基层民主和法制建设、维护社会稳定提供服务。
希望各镇（街道）能够尽快推进这一工作。
6．加强档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质。
各镇要配合年度文件归档工作开展一些相关的业务培训。
我局今年将继续组织指导股人员深入到各镇开展小型培训活动，进行现场业务操作。
届时，我们将与各镇档案人员联系，落实好培训工作。
7．开发档案信息资源，为农村各项工作服务。
围绕农村各项工作建立档案并提供服务，是开展农业农村档案工作的目的和动力。
各镇、村要及时配合社会中心工作，开发利用档案信息资源，可根据各自的工作实际，编写各种文件汇编、参考资料等。
还可建立如“农业科技档案”、“文明户”档案等，让档案更好地为领导决策、招商引资、科学种养等工作服务。
各镇（街道）村（居）委会档案工作目标管理计划表
序号
村委会名称
级别
计划完成时间
1
大塘镇六和村委会
省一级
2006.8
2
大塘镇六一村委会
省一级
2006.12
3
大塘镇大塘村村委会
省一级
2006.12
4
大塘镇潦边村委会
省一级
2006.12
5
大塘镇永平村委会
省一级
2006.12
6
大塘社区居委会
省一级
2006.12
7
白坭镇周村村委会
省一级
2006.10
8
白坭镇岗头村委会
省一级
2006.10
9
乐平镇大岗村委会
省一级
2006.12
10
乐平镇湖岗村委会
省一级
2006.12
11
乐平镇竹山村委会
省一级
2006.12
12
乐平镇三溪村委会
省一级
2006.12
13
乐平镇源潭村委会
省一级
2006.12
14
芦苞镇刘寨村委会
省一级
2006.12
15
芦苞镇上塘村委会
省一级
2006.12
16
芦苞镇四联村委会
省一级
2006.12
17
芦苞镇四合村委会
省一级
2006.12
18
芦苞镇独树岗村委会
省一级
2006.12
19
芦苞镇西河村委会
省一级
2006.12
20
西南街道洲边村委会
省特级
2006.12
21
西南街道五顶岗村委会
省特级
2006.12
22
西南街道江根村委会
省特级
2006.12
23
西南街道横冲村委会
省特级
2006.12
24
西南街道高丰村委会
省一级
2006.12
25
西南街道上九村委会
省一级
2006.12
26
西南街道董村委会
省一级
2006.12
27
西南街道石湖州村委会
省一级
2006.12
村（居）委会各类文件材料的归档范围和保管期限
1、党政工团档案的归档范围与保管期限
序
号
条款名称
保管
期限
1
党支部年度工作计划、总结、报告、决定
永久
2
党支部党员大会会议材料、党支部会议记录
永久
3
党员和党组织统计年报表、党支委、党员名册
永久
4
纪念“七·一”活动材料、党组织关系介绍信及存根
长期
5
党建、纪检工作及违纪党员处分决定、通知、通报
长期
6
本单位机构设置、行政区域划分、人员编制材料
永久
7
本单位年度工作计划、总结
永久
8
本单位干部名册、上级对村委会干部任职的通知、干部调动介绍信存根
永久
9
本单位干部基本统计、劳动工资统计表
永久
10
本单位有关选举工作情况和工资调整、名册、批复、呈批表
永久
11
本单位有关财务管理制度
永久
12
本单位关于民政、优抚、福利、救济困难户补助、抚贫、敬老工作调查、报告、名册
永久
13
本单位关于宣传、文化、教育、卫生合作医疗工作计划、报告、统计报表
永久
14
本单位历史材料（村史、族谱）
永久
15
本单位关于精神文明建设的意见情况综合、创建文明小区、和睦楼、文明户、文明村、示范村材料
永久
16
共青团工作计划、总结、报告
长期
17
纪念“五四”活动、青少年活动“创先争优”情况总结材料、团代会材料
长期
18
共青团工作及青年、少先队组织工作情况统计表、团支委干部及团员名册、学校管理
长期
19
超龄团员退团、人员处分通知、通报
长期
20
妇女工作、计划生育、幼儿保健工作的总结、报告、公约、统计年报表
永久
21
妇代会会议文件和妇委会干部花名册
长期
22
“三八”、“六一”活动情况、会议纪要、表彰先进材料
长期
23
评选农业生产女能手的决定、报告、批复、通知、光荣榜、名册、先进事迹材料、开展文明和睦家庭活动的情况报告、经验总结、标准、光荣册、报表
长期
24
本单位有关维护妇女儿童合法权益等工作的意见、专题经验总结
长期
25
本单位民兵武装、征兵工作计划方案、意见、总结报告
长期
26
本单位民兵训练、民兵整顿工作及武器管理等工作的意见、报告、基本情况统计表
长期
27
本单位召开民兵、征兵工作会议的情况报告、讲话、会议纪要
长期
28
本单位征兵入伍、转业、复员、退伍军人安置情况、意见、名册、登记表、介绍信
长期
29
民兵组织、人员配备、任免、登记名册
长期
30
治安、保卫工作计划、总结、报告、统计报表
长期
31
小区治安管理材料
长期
32
各种人员调查登记表和清理整顿四类分子结论书、处理呈批表及除名通知书
永久
33
阶级成份登记表（包括土改、四清运动）
永久
34
刑事判决书、民事调解书及关于被捕、解除管制的通知书
永久
35
侨务、外事接待工作意见、总结报告
长期
36
华侨、外籍华人申请回国定居的审批表、华侨、侨属调查登记处表
长期
37
落实华侨、外籍华人、港澳同胞改变成份、房屋遗留工作及各项政策的决定、审查呈批表
永久
38
受理华侨、外籍华人、港澳同胞捐赠款、物的报告、呈批表、登记表、名册
永久
39
重点工程落成剪彩活动、来宾芳名册、讲话、简介
永久
40
关于新办企业、新产品、购置设备等情况的报告、批复
长期
2、基建档案归档范围和保管期限
序
号
条款名称
保管
期限
1
村建设总体规划、现状规划图、说明
永久
2
房改材料、合同书、拆迁、补偿协议书、房屋普查统计表
永久
3
可行性研究报告、设计任务书、设计方案总概算书
永久
4
初步设计、技术设计及批准文件、设计说明书、计算书、工程概算、预算
永久
5
选址报告、批复材料、基建项目申请报告及批复、地质勘察材料
永久
6
征用土地的报告、批复、协议书、合同
永久
7
地界图、地形图、总平面布置图、建筑结构图、基础图、管网图地下管线、排污渠道走向图、
永久
8
施工合同、协议、施工组织设计或施工方案、各种工程施工设计图纸、会审记录、施工日志
永久
9
技术交底记录
长期
10
建筑材料合格证、试验报告及原材料代用说明书
永久
11
隐蔽工程验收记录（含打桩记录）
永久
12
分项部份和单位工程质量评定记录、工程质量事故处理报告、记录
永久
13
工程变更材料（包括变更通知、修改图纸）、改、扩建工程形成的图纸、文件材料
永久
14
永久水准点的座标位置、主要建筑物、构筑物测量记录和沿降及变形观测记录
永久
15
工程竣工验收证明书、优质工程证书
永久
16
工程决算材料（包括竣工工程概况表）、竣工项目财务决算、交付使用的财产表、产权证
永久
17
维修工程形成的图纸文件材料
永久
3、设备、仪器档案的归档范围与保管期限
序
号
条款名称
保管期限
1
村办公楼空调设备的使用说明书、安装调试管网走向安装图及说明、维修保养记录
长期
2
村重要农业生产设备说明书
长期
3
村办公室设备的使用与说明书
长期
4
村车辆的使用维修保养说明书
长期
4、会计档案的归档范围与保管期限
序
号
条款名称
保管
期限
1
原始凭证、记帐凭证、汇总凭证
15年
2
现金和银行存款日记帐
25年
3
明细帐、总帐（含日记总帐）
15年
4
固定资产帐卡、辅助帐及其他帐
15年
5
财务决算年报表、农村收益分配报表
永久
6
预算、会计月、季度报表
5年
7
会计移交清册
15年
8
会计档案保管清册
永久
9
会计档案销毁清册
永久
5、声像档案的归档范围和保管期限
序
号
条款名称
保管期限
1
反映本单位主要职能活动所形成的声像材料
永久
2
本单位召开的工作会议、专业会议的声像材料
永久
3
本单位召开的表彰大会的声像材料
永久
4
反映村工、农、商、贸活动的声像材料
永久
5
上级机关视察、检查本单位工作时形成的声像材料
永久
6
外事活动和侨务工作形成的声像材料
永久
7
在国土、环保、村建、道路、开发建设中形成的声像材料
永久
8
反映村（社区）自然风貌、风俗、古迹的声像材料
永久
9
反映宣传、文明建设、文化、教育、卫生、初保、合作医疗工作的声像材料
永久
10
将在各项活动中获得的奖旗、奖状、奖杯、证书、赠送留念品拍摄成照片保存的材料
长期
6、土地档案归档范围与保管期限
序
号
条款名称
保管期限
1
村与村之间土地所有权属界线核定书、界线图
永久
2
集体土地所有权、使用权争议调解、协议、协定、裁决书
永久
3
本村土地征用（使用）、出让、转让的请示、批复、协议书、图纸材料
永久
4
本村土地征用建设、规划情况统计表、调查表
永久
5
村集体、村民建筑用地申请、呈批表、审批表
永久
6
集体、私有房产买卖、转让、继承、发证登记
永久
7
土地使用权租赁合同、协议等材料
永久
8
土地所有权使用转让、拆迁补偿协议、合约等
永久
7、人口管理档案归档范围与保管期限
序
号
条款名称
保管期限
1
人口普查资料
永久
2
人口出生、死亡、迁出、迁入登记表
永久
3
迁出、迁入证明材料
永久
4
人口情况报表（常住人口登记、流出人口）等
永久
5
户口薄底册
永久
8、荣誉实物档案的归档范围与保管期限
序
号
条款名称
保管期限
1
奖状、匾牌
长期
2
证书
长期
3
奖旗
长期
4
奖杯
长期
5
其他
长期
9、农工商贸档案归档办法与保管期限
序
号
条款名称
保管期限
1
农业统计年报
永久
2
工农业产值及情况分析表、说明材料
永久
3
经济发展与经济收入计划统计表
永久
4
经济工作的计划、总结、经济情况汇报
永久
5
总公司、总厂的发展简介、画册图片及报刊登载本村经济发展情况的消息
永久
6
股东大会及代表会议的决定、章程
长期
7
农村股份合作制配权、分红情况登记表
永久
8
农村股份制清产核资登记及评估情况登记表
永久
9
经济目标责任制、规划、分配方案
永久
10
关于农村承包责任制的意见、计划方案
永久
11
农业生产、科技兴农的规划、意见、总结
永久
12
减轻农业负担的情况调查、报告、统计表
长期
13
本单位农业粮食生产任务与实绩
永久
14
本单位早晚季粮食实测产量统计表
长期
15
本单位耕地保护目标的方案、规划
长期
16
开荒、灭荒工作的合同协议
长期
17
本村的农业机械、农产品加工、农业基金工作办法、合同、协议
长期
18
防汛、防洪、防风、救灾工作、堤围维修、水利工程建设规划、总结、意见、通知
长期
19
水电管理工作总结、收费制度、意见
长期
20
关于果菜、造林、绿化的合约、措施、规划
永久
21
多种经营、畜牧业发展情况汇报、经验总结
永久
22
渔业生产、高产养殖技术计划、总结、统计
永久
23
工业总产值、报表、分析
永久
24
总公司、总厂完成经济指标情况、计划
永久
25
属下企业的经济目标责任制及分配方案
长期
26
关于办厂、承包工厂企业的协议书、合同
长期
27
办企业的可行性报告、章程协议、审批材料
永久
28
企业管理、环保工程材料、质量管理制度的合同、协议、图纸
永久
29
厂企、税、利、产品价格的登记册、统计表
永久
30
厂企生产进度、资金平衡情况的统计表
永久
31
厂企材料采购管理、产品销售宣传的广告办法、合同、协议
长期
32
安全生产、防止工伤事故的措施制度、意见、通告
长期
33
属下公司企业在经济案件中的合同纠纷及处理意见、决议、通知
永久
34
企业办领变更、年审“营业执照”的材料
永久
35
属下企业税务登记、年检报告材料
长期
36
农贸市场管理、制度、公约等
长期
37
有关租赁、场、店铺的合同、协议
长期
38
关于借款抵押、贷款协议、清单、但保书、公证书
长期
39
发包项目及承包款追收情况表
永久
简讯三则：
*3月15日，大塘镇永丰、莘田村委会晋升为省一级档案工作目标管理单位。
区档案局局长卜映芬受市档案局委托向永丰、莘田村委会颁发了档案工作省一级牌匾并作了讲话。
大塘镇党委委员冯沛恩在会上强调了农村档案工作的重要性以及镇党委、政府对该项工作的充分重视，并明确表态，年内，全镇村委会要全部完成档案工作上等级任务，全面达标。
大塘镇各村委会分管领导和档案员共20多人参加了会议。
*4月21日，白坭镇印发了白委办发[2006]4号《关于印发白坭镇村（居）两委干部工作实绩考核办法的通知》一文，文件明确将档案工作列为村（居）两委干部工作实绩考核内容之一。
这一有效的管理机制，将积极推动该镇农业农村档案工作的规范化管理。
*5月16日，白坭镇举办村级文秘、档案规范化管理专题培训班，该镇党政办公室钟艳明副主任及区档案局林晖副局长就村级公文规范管理和村级档案管理方面进行了授课。
培训班上，该镇党政办黎锦标主任要求各村（居）委会要高度重视、方法到位、讲求时效，力争年内完成村级档案目标管理的工作任务。
发至：
各镇政府（街道办事处）、迳口华侨经济区管委会及所属村委会（社区），区直局以上单位
抄送：
佛山市档案局、唐棣邦副书记、张开机常委、何绮红副区长、陈少浩副区长、孙玉斌副主任、区农业农村档案工作领导小组全体成员、李伟坚副主任
《农业农村档案工作简报》稿件寄送地址：
佛山市三水区人民政府大院内3号楼三水区档案局监督指导股，邮编：
528100，联系电话：
87771319，传真：
87761034，电子邮箱：
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