燃料油销售业务流程.docx

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燃料油销售业务流程

燃料油销售业务流程

一、业务目标

1经营目标

保证完成经营计划，扩大经营总量，提高市场占有率，获取最佳经营利润。

资金收付及时，保证资金安全。

降低采购成本，保证采购产品的数量和质量。

2财务目标

核算规范，保证会计记录真实、准确、完整。

3合规目标

油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度。

油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、法规。

二、业务风险

1经营风险

对市场价格行情判断不准造成采购价格过高或销售收入减少。

客户不满意导致市场份额下降、经营效益流失。

购销信用管理XX或授权不当，导致货款损失或不能及时回笼。

供应商单一，造成供应市场垄断，致使采购价格高于合理市场价格；供应商履约能力不足，造成采购合同无法按约履行，导致公司对外信誉受损。

运输代理选择不当，运输方案不合理，货物保险失效，造成货物灭失、损坏，导致货物无法正常交接或运杂费增加。

油品收付与单据不符，导致油品数量、质量、价格等差异，造成商业纠纷和经济损失。

未经审核，变更示范合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。

2财务风险

交易没有及时入账，期末发生截止性错误；虚假记录或财务记录不准确、不完整；未按规定进行账务处理，造成财务数据不实。

3合规风险

油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度,受到处罚。

油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷，造成损失。

三、业务流程步骤与控制点

1上报采购需求计划

燃料油销售部门（客户经理）根据当地市场需求变化，编写月度燃料油需求计划。

省（市）分公司燃料油经营部门汇总经分管副经理审批后，于每月15日前向油品销售事业部上报下一月度进口资源、石化资源和外部采购资源需求计划。

2下达采购计划

油品销售事业部汇总省（市）分公司的需求计划，综合平衡后编制下一月度进口、石化资源、外部采购计划，按规定权限审批后于每月28日前下达。

3进口资源采购

油品销售事业部根据省（市）分公司上报的进口需求计划，结合国内、国际燃料油市场行情，制定燃料油进口采购方案，进口采购方案经分管副主任审批后，中国石化销售有限公司与联合石化签订《进口采购委托代理协议》，并签发《重要工业品自动进口许可证明申请表》。

联合石化根据油品销售事业部签发的《重要工业品自动进口许可证明申请表》，办理燃料油进口许可证。

【ERP】省（市）分公司燃料油经营部门根据装船提单，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。

如发生单货不符、数量短少、质量不符、滞期等情况，省（市）分公司燃料油经营部门应及时查明原因，分清责任，提出处理意见报分管经理审批后书面通知联合石化，同时抄报油品销售事业部。

联合石化负责向外商索赔。

进口燃料油期（纸）货保值业务参见《石油保值业务流程》。

4石化资源采购

根据油品销售事业部下达的季度石化资源分配计划，省（市）分公司燃料油经营部门与炼化分（子）公司进行月度衔接，并将执行情况书面报分管副经理。

【ERP】燃料油经营部门根据合同或发货通知单，在ERP系统中维护采购订单。

5外部资源采购

省（市）分公司燃料油经营部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司信用管理领导小组（经理任组长）审批。

根据油品销售事业部下达的外部采购计划，省（市）分公司燃料油经营部门建议采购价格，填写《外部资源采购申请表》，报分管副经理审批。

省（市）分公司燃料油经营部门依据经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商订立采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。

合同复印件交财务等部门。

对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。

【ERP】燃料油经营部门在ERP系统中维护采购合同，根据采购合同创建采购订单。

6验收入库

油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。

计算实际收油数量，填写《油罐动态分户账》和《商品运输损溢处理单》（包量运输的无需填写《商品运输损溢处理单》），出具收油凭证。

出现运输超损耗，按规定填写《验收及复测记录》，查清原因，提出处理意见，报省（市）分公司数质量管理部门批准后处理。

卸油前,油库工作人员核对货物的品种、数量等与收货通知单是否一致，做好油品的取样化验工作，出具质量验收报告。

油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。

【非ERP】验收后，仓库保管员凭验收报告、收油凭证办理入库，并签发入库单。

入库单由经办人和复核人签字后，连同收货通知单、验收报告存档或送相关部门。

收货通知单、入库单需连续编号。

【ERP】验收后，仓库记账人员凭收货通知单、收油凭证，核对系统采购订单，按照收油凭证数据在系统中录入相关计量数据。

进口采购须由相关经营部门取得中国商检或SGS等权威商检机构出具的油品数质量检验报告。

7采购付款

货到付款：

在油品采购确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单（或收货确认单）等凭据，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。

进口采购根据中国石化销售有限公司发出的《付款通知书》，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。

【ERP】财务部门根据发票核对价格、入库数量，并在ERP系统进行发票检验，并由不相容岗位人员对凭证进行稽核。

预付款：

除石化资源以外的其它油品采购原则上不允许预付货款，确实需要预付货款时，省（市）分公司燃料油经营部门根据供应商信用等级和采购合同填制预付款申请单，按规定权限审批后，交由财务部门审核付款。

8市场细分

省（市）分公司燃料油经营部门调查当地市场，了解、分析消费规模、客户分布和竞争状况。

根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。

省（市）分公司燃料油经营部门统一负责落实资源和直销大户的招投标；负责开拓和巩固本区域燃料油市场，增加燃料油销售业务。

9确定销售目标

根据油品销售事业部下达的年（月）度经营目标，省（市）分公司燃料油经营部门制定年（月）度销售计划。

年度计划报经理审批，月度计划经分管副经理批准后分解落实到各燃料油销售部门（客户经理）。

10销售及客户管理

合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。

对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。

各级燃料油经营部门应走访客户，了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报本部门负责人审批。

【非ERP】燃料油销售部门（客户经理）建立客户档案管理岗位负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新。

【ERP】各级燃料油经营部门填写区域市场客户主数据维护表，经部门负责人审核确认后，由主数据维护员在系统中维护客户主数据。

11信用核定和控制

省（市）分公司信用管理领导小组负责制定相应的信用政策和信用总体规模。

燃料油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。

【ERP】财务部门根据审批后的客户信用在ERP系统中维护信用主数据。

燃料油销售部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，报省（市）分公司信用管理领导小组审批。

合同签订人应签订《货款回笼责任书》，并与绩效考核挂钩。

财务部门每月向相关部门反馈客户欠款情况，经营部门督促货款回笼，采取止损措施，并将月度清欠结果书面报分管副经理。

12制定价格策略

省（市）分公司燃料油经营部门结合市场实际情况，制定销售的最低限价，经部门负责人审核后报经理（价格领导小组）审批。

燃料油销售部门（客户经理）按规定价格执行，超出规定价格的逐级上报审批。

【ERP】财务部门（或经营管理部门）根据批准的价格文件，在ERP系统中维护价格主数据。

13开票与收款

现款销售：

开票人员根据业务人员的销售单、财务收款凭据，复核无误后开具销售发票或提货通知单并加盖印章。

信用销售:

业务经办人根据销售合同填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写《开票通知单》交开票人员，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用范围，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。

【ERP】根据签订的销售合同，由经营部门开票人员在ERP系统建立标准销售订单，经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。

超出规定信用额度的需报部门负责人，重新履行审批程序，或经批准后由省（市）分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。

非定量订单按ERP系统运行及应用规范操作。

各级燃料油经营部门每日终了对销售开单和回款情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，由财务部门核对。

【ERP】各级燃料油经营部门每日应检查、处理系统中未清的销售订单。

核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量是否一致。

14油库发货

【非ERP】油库发货人员根据盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。

【ERP】油库发货验单人员接到客户提货通知单，在系统内验证提单内容相符后，按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交客户提油。

对于一次不能提完的油品，油库应建立客户代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管台账。

按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单。

【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账。

油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。

【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对，检查库存是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。

15财务记账

各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，由不相容岗位稽核。

【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售凭证进行核对。

省（市）分公司燃料油经营部门和财务部门每月与联合石化、炼化分（子）公司、外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。

16业务统计

燃料油销售部门（客户经理）每日核对购销发票和业务单据，并按照《销售企业燃料油统计报表制度》的要求，通过业务统计系统燃料油子系统逐级上报燃料油经营日报，及时反映每日商流和物流动态。

每月末各级财务部门、相关经营部门、油库对提货通知单、代保管台账和销售发票等进行对账，发现差异及时查找原因并在当月处理。

17分析与考核

省（市）分公司燃料油经营部门每月对市场情况、计划完成、进销存结构、吨油差价、费用构成等情况进行经营活动分析，总结经营工作得失，提出下一步经营策略和工作安排等；并于每月7日前（遇节假日顺延）将月度经营活动分析材料上报油品销售事业部。

省（市）分公司绩效考核部门根据绩效考核办法，对燃料油经营业务进行综合评价、业绩考核，并实施奖惩。

四、相关制度目录（制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号）

1关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）》的通知（石化股份财[2006]508号）

----1.6.11

2关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）》的通知（石化股份法[2003]419号）----1.12.1

3关于印发《销售企业燃料油进口业务流程》的通知（石化股份销进[2006]279号）―----2.14.9

4关于印发《中国石油化工集团公司销售企业燃料油统计报表制度》的通知（石化股份销业二[2005]280号）―----2.14.5

5ERP系统运行及应用规范（试行）―----2.10.1

6中国石油化工股份有限公司销售企业油品质量管理办法（2005版）（石化股份销质[2005]273号）

----2.14.4

7关于印发《中国石油化工股份有限公司应收款项管理实施细则》的通知（石化股份财[2007]506号）