正邦集团公文管理办法.docx

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正邦集团公文管理办法

正邦集团公文管理办法

1.目的

为使集团内部的公文处理工作系统化、规范化、制度化，提高公文

处理工作的质量和效率，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于正邦集团公司总部、正邦科技股份有限公司、各板块

总公司。

3.定义

3.1公司的公文是集团公司实施有效管理的公务文书，是上呈下

达，用以贯彻集团公司领导的意图和决策，发布规章，请示和批复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

3.2集团公司总裁办是全集团公文处理工作的管理部门，主管集团公司并负责指导各职能部门、各板块企业的公文处理工作。

3.3各职能部门、各板块企业应当安排专人负责公文处理工作。

3.4在公文处理工作中，必须严格执行集团公司保密管理制度，确

保公司商业秘密的安全。

4.公文种类

4.1规定——对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束

性的措施：

   4.2制度——在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；

   4.3通知——发布规章制度，传达集团公司领导指示，要求各所属

单位周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；

   4.4通报——表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；

   4.5请示——下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；

   4.6报告——下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，

答复上级的询问；

   4.7批复——对请示事项予以答复；

   4.8会议纪要——记载和传达会议情况及主要议定事项

   4.9公函——同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，向政府有关部门咨询答复问题等。

   4.10签呈表——用简单的文字，对某具体事项拟写意见，作为承

办依据。

（经办人因相关事情的处理，需签请主管核示时，以签呈表形

式行之。

签呈经核决并办妥后要依类别归档。

）

5.公文办理

5.1公文一般由发文单位、发文字号、标题、主送单位、正文、

附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。

5.1.1集团文件的发文字号暂定为：

“正集字”（含：

正集办字、

正集人字、正集财字、正集审字）；

5.1.2集团辖属各板块企业（总公司）的发文字号，可用其名称中具有代表性文字，如：

民星药业板块为“正药字”；农化制剂板块为“正农字”；养殖板块为“正殖字”；乳业板块为“正乳字”等。

5.1.3文号格式如下：

XX字〔XXXX〕第X号

       编号

       年号

                       企业名称缩写

5.2本集团公文书写格式、要素及用纸要求

5.2.1公文稿首页用《发文审批单》，拟稿纸暂用本企业信笺，采用墨水笔或签字笔书写。

要求字迹清楚，字体工整。

5.2.2所有文件均采用A4纸单面打印。

5.2.3标题字体采用黑体二号字；正文字体采用楷体四号字。

如有小标题，采用黑体四号字。

行距24磅。

5.2.4正文距左边缘3㎝，距右边缘2.5㎝，末行距下边缘2.5㎝，红头文件发文号距上边缘5.9㎝，非红头文件标题及红头文件第二页首行距上边缘3㎝。

5.3发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发

单位领导的签发日期为准。

5.4公文办理分为收文和发文。

收文办理一般包括签收登记、分

发传阅、收回存档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发迭、原件归档等程序。

5.5集团公司收文由总裁办签收，各板块企业收文由行政办公室

或综合办签收。

5.6公文签收应由专人负责。

签收时须对来件进行检查，明确无误

后方可签字或盖章。

5.7收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登

记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位等并编号。

5.8集团公司收文，由总裁办负责人依据文件内容、性质进行分流，

呈送集团公司领导阅批或转其他职能部门阅办；根据集团公司领导批示送集团公司有关部门负责人传阅，或根据批示转发有关板块企业执行。

5.9各板块企业上报集团公司各部门的正式行文应同时抄送集团公司总裁办公室。

5.10文件传阅应坚持“文不横传”（即：

阅文人不能擅自将文件传给其他部门或个人）的原则并建立传阅登记制度。

5.11集团公司正式文件须经集团公司总裁签发。

总裁不在集团时，

一般事务性行文报请分管行政工作的集团领导酌定。

5.12集团公司正式文件的撰写、制发由总裁办公室负责。

5.13各部门以集团公司名义上报或下发的业务性文件，需将打印稿（含电子文档）送总裁办公室审核后制文，按上条规定签发，避免政出多门。

5.14各部门在本职能和工作范围内下发非正式文件的业务通知，

经集团分管领导同意，可以职能部门名义发出。

5.15各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅

速办理，不得拖延积压。

5.16各部门均应实行公文催办制度。

负责办理公文的人员，对自

己经手处理的公文，应件件落实，事事有反馈。

转办要及时，催办有结果，防止积压。

5.17公文办理完毕，应及时将公文定稿（包括领导的修改或批示

稿）、正本和有关材料立卷归档。

当年文件应于第二年的三月份前交档案（资料）室归档。

5.18需要调取、查阅存档公文时，须经集团公司领导或总裁办主

任同意并办理有关审批手续；涉及密级文件，按照集团公司保密制度办理。

5.19没有存查必要的公文，经过集团公司总裁办领导批准后，由

档案室定期销毁。

销毁文件，要进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销，不准二次用来复印，更不能作废纸出售。

5.20为保证收文不丢失，集团公司总裁办不定期抽查核对各部门

和各板块企业的收文情况。

6.公文办理程序

6.1收文办理程序

来文签收…………..由文秘人员根据不同的来件进行检验、清点、

查看，一切无误后予以签收。

分类登记……………将来件的内容、来件单位和文件去向分类，进

行详细登记，作为备查。

阅 文…………….由文秘人员首先阅文，弄清文件内容、急缓程度、

机密程度、阅读范围等，以便提出拟办意见。

批 文………………由秘书人员填写《收文阅批单》，办公室主任提

出拟办意见，呈送集团领导批示。

拟 办………………根据来件所提出的办理问题，由领导决定具体

办理的部门或拟办人员。

具体承办……………搞清所要办理的事情，并着手办理。

如觉得不

能办理或需协调办理应立即回上级。

催 办………………为保证交办事情的办结，提高工作效率，秘书

人员应适时地催承办者办理。

办 复………………文件承办完成后，秘书人员对办理情况向来文

单位作答复。

这是收文处理的最后一道程序。

6.2发文办理程序

发文范围…………企业领导、职能部门在管理工作中，遇以下情况可以发文：

1.向上级主管部门汇报情况或提出请示。

2.对辖属企业或单位下达指示、规定、通知。

3.向本企业各部门、员工发出通知、公告、简报。

4.与其他企业的业务性来往，所需答复、签约等。

拟 稿……………秘书人员、具体业务部门负责草拟文件，并选择文件种类。

拟稿工作要求：

1.符合国家方针政策、法律法规。

2.准确、完整地体现企业领导的意图，客观、全面地反映情况。

3.重点突出，观点鲜明，文字精炼，表达准确。

4.合理使用文种，请示问题坚持“一文一事”。

校 核……………文件稿拟好后，办公室行政秘书履行签收手续，从拟稿人手中接收文件稿，对文稿进行校核。

校核无误后送主管领导审批。

文稿内容如需修改，要与原起草部门协调并督促其修改；如文稿已经被领导审批过，修改后须经原审批领导人复审。

避免错误，确保质量。

核稿的要求：

               1.检查来文部门领导是否有签署意见。

领导批示、代领导机关拟稿和请求批转的文件，都应有部门负责人亲笔签署意见方可转呈。

2.在校核过程中发现有不符合国家政策及有关法律的内容，应及时报告领导。

3.文件内容涉及多个部门时，各部门领导应分别签署意见，取得一致意见后按程序呈批。

4.检查文字是否准确，语法是否规范，是否准确反映领导者意见。

5.检查文件格式是否符合要求。

文种要适当，标题要准确，并且合理标注秘密等级、缓急时限、发布范围等。

6.检查审批会签手续是否符合规定。

呈批签发…………文稿通过核稿并证明无误后，即可送达主管领导审批和签发。

文件未经负责人签发无效。

但如果分管领导认为文件内容超越职能范围或责任重大，须由主要领导签发的，应提出有关意见或建议，由行政秘书呈送企业主要领导人签发。

联合行文，需由所有联署单位主管负责人合签。

签发人应对文字进行认真审阅，避免发生错误。

签发内容有送发单位、阅读级别、缓急程度和密级程度等，这些都应在文中注明。

注 发……………文稿经过签发，正式文件已经形成，进入发文的注发阶段，注发及批注发文。

1.文件注发之前要先登记，即填写发文登记簿，发文登记簿的项目主要有编号成文日期，送发范围、文件名称、文种、密级、份数、附件、签发人、发出日期等。

编号的两原则：

一是统一编号。

企业发出的文件，不论其内容、文种，都登记在一个本子上，统一编号。

因此，一本登记簿上有各种各样的文件，通知，决定，决议全都登记在同一本上。

二是按年编号，以一年为单位。

按文件顺序编。

例如“хⅹ字（2007）第хⅹ号”。

2.注发工作的任务在于确定文件的印制方法、发送范围、密级程度、阅读级别等，注发的依据为企业领导的批示精神、文件意图等。

缮 印……………文件经注发之后方可以印制。

根据所需文件数量要求，可采用打印、复印等方法。

同时必须对文件进行校对，保证无错漏发生，如发现原文有错漏，应及时请示企业主管领导人。

署 印……………文件需要加盖印章后才能发送，印章使企业发文有效的凭证。

盖章由印章保管人负责执行，文件用章以领导人签发时的签名为盖章依据，所盖的印章应清晰、端正。

登记分发…………发出文件之前必须填写《发文登记簿》，其登记项目有分发日期、发文号、总份数、收文单位、份数、签发人等。

文件的交接时，双方根据《发文登记簿》查清文件，并有收文人签名。

不同的文件应采取不同的发文和递送方式。

1.以集团名义制发的正式红头文件，抄送总裁室成员各一份；主送集团总部各职能部门、集团辖属各板块企业（总公司）单位各一份；重要文件可发至分/子公司单位各一份。

2.对于不在集团总部办公的辖属收文单位，发文单位可指派文秘人员将署印的红头文件直接送达。

3.颁发紧急文件时，总裁办可通过集团局域网的邮件形式发送文件，以利收文单位及时执行；由于电子邮件没有盖红章，可以任意改动，不具严肃性，容易出现偏差，发文部门应及时将盖有红章的正规文件通过邮寄送达收文单位。

凡是有“秘密”字样的文件邮寄需走机要件。

机要件封口常用印封和纸封，信封接订处印上密封标记。

机要件邮寄要在信封里装发文通知单和收文回执。

发文通知单用以告知收文单位文件的文号、份数，以供核实，收件人收到文件并核实后再发文回执上填好个项目并签名、盖章，然后寄回发文单位，作为文件已收到的凭证。

7.附则

7.1集团各职能部门应根据本办法中的收、发文件要求，明确本部门收、发文件的责任人，并认真遵照执行。

7.2集团公司其它有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

7.3集团辖属各板块企业可参照本办法规范所在企业的文件收、发管理工作。

8.附件：

《发文审批单》

《收文阅批单》

《发文登记簿》

《收文登记簿》

公文范例1——决定、通知、通报

公文范例2——制度

公文范例3——请示

公文范例4——报告

公文范例5——批复

公文范例6——会议纪要

公文范例7——公函

公文范例8——签呈表