高绩效采购.docx

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高绩效采购

高绩效采购

采购的四大着力点

目前国内的大多数企业，在采购管理上还没有成体系的管理模式，还是粗放的管理方法，很不利于提高竞争力。

   一家公司，如果其采购物料的费用占到其销售产品成本的55％，那么采购费用每下降1％，对利润增长所作出的贡献，相当于销售额增加12％－18％所带来的利润增长。

国内生产企业，一般情况下采购支出占产品生产成本的30％－70％，可见采购费用的下降对提高利润率有何等巨大的潜力。

除了降低成本增加利润以外，采购对企业还有两个重要的作用：

一、保证产品质量的关键。

优质的输入保证优质的产出；二、增强竞争力的重要手段。

与供应商结成战略联盟的关系，共同开发新材料，强化供应链管理，降低库存，保证到货的及时性，从而取得竞争对手所不能具有的竞争优势。

　　由于采购对企业效益有如此之大的影响，那些在采购实践上实行严密管理，不断创新，与合作伙伴建立起良好关系的企业，无疑赢得同业的尊重，被视为采购管理的领先者。

目前国内的大多数企业，在采购管理上还没有成体系的管理模式，还是粗放的管理方法，很不利于提高竞争力。

最常见的缺陷是没有集中采购。

一个集团，一个大公司！

下面的分子公司各设自己的采购部门，相同的物料由不同的部门小批量地重复采购，白白地放弃了规模的优势。

其二是没有供应商管理体系。

对不同重要程度的供应商没有差异化的管理体制；缺乏定期的供应商审核制度；对供应商的成本构成、供应商的供应商缺乏了解。

其他的问题包括供应商和存货信息不能共享，采购控制通常是事后控制等。

要改变这种状况，必须建立起行之有效的采购管理机制。

埃森哲在为客户提供供应链咨询服务的过程和对《财富》500强企业的调查中，发现采购绩效优异的公司，在以下四个方面有独到之处：

　　一、建立统一的测评机制

在大多数企业中，CEO和负责采购的副总或其他高层主管，对采购业绩各有自己的评价标准。

在某种程度上，这属于正常现象，因为企业的高层管理人员，总有一些与所担任的职位相联系的具体目标，而对不同的事情有不同的优先考虑顺序。

很多公司都要应对这种采购评价标准的不连贯状况。

在这方面走在前面的公司，CEO和采购主管使用同一个平衡记分卡（balancedscorecard）来评价绩效，以便使每一个人都能够以大致同样的方式理解采购信息。

纵贯全公司的平衡记分卡帮助各个不同的业务部门调整它们处理业务轻重缓急的顺序，制定目标和期望，鼓励有利于业务开展的行为，明确个人和团队的责任，决定报酬和奖励，以及推动不间断的改进。

二、积极的领导作用

有眼光的采购领导的第一件，也是最重要的一件任务，是确立全局的采购策略。

一般而言，这个策略应该围绕企业如何采购物资和服务，提高绩效水平，来规范业务实践、政策、优先考虑的事情和做事情的方法。

其中最重要的一点，是要把采购和整个供应链管理结合起来。

　　三、创造性地思考组织架构

　　采购业务做得好的公司，最常用的组织架构形式是根据同类物品划分组织。

这种架构使公司可以在全局范围内聚合采购量，并且有利于集中供应基地。

按同类物品划分的组织架构也有利于采购人员发展深入的行业、产品和供应商知识，并且学会怎样用同一种声音与供应商对话。

但是，这种方式也有不足之处。

例如，因为要与公司内跨不同事业部的内部客户打交道，协调和合作可能比较困难。

地处一隅的用户可能会觉得自己离供应商的选择和管理流程太遥远，因而可能会禁不住想独自与外界的供应商发展和保持关系．

为了应付这种挑战，有些公司尝试集中发展采购知识，例如招标、合同、谈判、服务等，这些知识成为采购优化中心（centers　ofex　cellence）。

在公司内部，这些知识能帮助增加地方用户的接受程度，降低发展关键技能所花的时间和资源，并且有助于在分散的采购环境中培养符合法律和道德规范的行为。

　　四、全企业范围内的整合

　　为了让（有效率的、从企业出发的）采购理念取得优势地位，领先的公司常常依靠覆盖全企业范围的采购团队。

这些团队的成员包括采购、工程和产品开发的代表。

不定期的，会有财务、销售、分销和IT的人员参与。

这些团队一起决定策略采购优先考虑的事项，设计物料占有成本模式，发展品种策略，并设计供应商选择标准。

　　对于大多数的公司来说，在采购方面要取得好的业绩，需要有改变采购能力的意愿。

在这些方面做出改进，其效益是明显的。

例如据《市场报》报道，河南正龙食品有限公司，仅仅是采购部门实施了零配件采购公示制度，每周对零配件供应商的名称、采购数量、价格公布一次。

使实际使用这些零配件的管理人员，技术部门和工人对不同供应商的产品进行比较，并将意见反馈到采购部门。

设备维修费就从每月8，000元降为4，000元。

美国一家生产贺卡和其他礼仪产品的公司。

其下属机构一直是各自独立运作，缺乏集中采购的功能。

后来，公司制定了采购管理的远景目标和改变采购能力的规划。

新的采购机制注意平衡全球战略和本地实施，提高配合优秀供应商和执行战略采购合同的质量以及通过招聘、培训和提供恰当的工具等改善采购人员的工作绩效。

结果在2002年，公司节省了3，200万美元的采购费用。

采购谈判的17技与14戒

有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件，然后让对方也得到一点好处，能对他们的公司交代。

   谈判17技

   谈判前要有充分的准备

   知己知彼，百战百胜。

采购人员必须了解商品的知识、品类市场及价格、品类供需情况状况、本企业情况、本企业所能接受的价格底线与上限，以及其他谈判的目标，这里不赘述。

但提醒大家一定要把各种条件列出优先顺序，将重点简短地写在纸上，在谈判时随时参考，提醒自己。

   只与有权决定的人谈判

   谈判之前，最好先了解和判断对方的权限。

采购人员接触的对象可能有：

业务代表、业务各级主管、经理、副总经理、总经理甚至董事长，依供应商的大小而定的。

这些人的权限都不一样，采购人员应尽量避免与无权决定事务的人谈判，以免浪费自己的时间，同时也可避免事先将本企业的立场透露给对方。

   尽量在本企业办公室内谈判

   零售商通常明确要求采购员只能在本企业的业务洽谈室里谈业务。

除了提高采购活动的透明度、杜绝个人交易行为之外，最大的目的其实是在帮助采购人员创造谈判的优势地位。

在自己的地盘上谈判，除了有心理上的优势外，还可以随时得到其他同事、部门或主管的必要支援，同时还可以节省时间和旅行的开支，提高采购员自己的时间利用率和工作效率。

   对等原则

   不要单独与一群供应商的人员谈判，这样对你极为不利。

谈判时应注意“对等原则”，也就是说：

我方的人数与级别应与对方大致相同。

如果对方极想集体谈，先拒绝，在研究对策。

   不要表露对供应商的认可和对商品的兴趣

   交易开始前，对方的期待值会决定最终的交易条件，所以有经验的采购员，无论遇到多好的商品和价格，都不过度表露内心的看法。

让提供商得到一个印象：

费九牛二虎之力，终于获取了你一点宝贵的进步！

永远不要忘记：

在谈判的每一分钟，要一直持怀疑态度，不要流露与对方合作的兴趣，让供应商感觉在你心中可有可无，这样可以比较容易获得有利的交易条件。

   对供商第一次提出的条件，有礼貌地拒绝或持以反对意见。

采购员可以说：

“什么！

？

”或者“你该不是开玩笑吧？

！

”从而使对方产生心理负担，降低谈判标准和期望。

   放长线钓大鱼

   有经验的采购员会想办法知道对手的需要，因此尽量在小处着手满足对方，然后渐渐引导对方满足采购人员的需要。

但采购员要避免先让对手知道我公司的需要，否则对手会利用此弱点要求采购人员先作出让步。

因此采购人员不要先让步，或不能让步太多。

   采取主动，但避免让对方了解本企业的立场，——应该给予对方一个合理又有利于我方的立场，让对方尽量暴露出其立场。

让对方在钻决策时，被羁绊，有利于我方。

   善用咨询技术，“询问及征求要比论断及攻击更有效”，而且在大多数的时候，我们的供应商在他们的领域比我们还专业，多询问，我们就可获得更多的市场信息。

故采购员应尽量将自己预先准备好的问题，以“开放式”的问话方式，让对方尽量暴露出其立场。

然后再采取主动，乘胜追击，给对方足够的压力。

对方若难以招架，自然会做出让步。

   必要时转移话题，以缓和紧张气氛，，找新的切入点或更合适的谈判时机

   若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈判，有经验的采购人员会转移话题，或暂停讨论喝个茶，以缓和紧张气氛，并寻。

   谈判时要避免谈判破裂，同时不要草率决定

   有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本就不必谈判。

他总会给对方留一点退路，以待下次谈判达成协议。

但另一方面，采购人员须说明：

没有达成协议总比达成协议的要好，因为勉强达成的协议可能后患无穷。

   很多人在谈判时大方向是知道的，但好的采购人员是把整个谈判内容化整为零，谈完了一点耗得你筋疲力尽时，他又突然跳到另一点，有时会绕回刚才那一点。

这时，厂家就不一定在每个环节上都知道自己最好的选择和底线是什么了。

   其次，对于厂商，你要不断地告诉他，你已经为他做些什么，让他感觉到你已经付出了很多。

如果谈不拢不要着急暂时终止谈判，不要害怕主动终止会带来什么负面效应，你要“斗争”到底。

适当的时候，你也要做出一些让他们吃惊的行为，让他们重视你。

这并不是说你要坚持不让步，“斗争”的主要目的是找到一个双赢的策略（只不过我要尽力赢多一点）。

   尽量以肯定的语气与对方谈话

   在谈判的中盘，对于对方有建设性的或自认为聪明的意见和发言，如果采取否定的语气容易激怒对方，让对方好没面子，谈判因而难以进行，而且可能还会对你的背后下黑招。

故采购人员应尽量肯定对方，称赞对方，给对方面子，这样对方也会愿意给你面子。

   尽量成为一个好的倾听者

   一般而言，供应商业务人员总认为自己能言善到，比较喜欢讲话。

采购人员知道这一点，应尽量让他们讲，从他们的言谈举止之中，采购人员可听出他们的优势和缺点，也可以了解他们谈判的立场。

   尽量从对方的立场说话

   很多人误以为在谈判时，应赶尽杀绝，毫不让步。

但事实证明，大部分成功的采购谈判都要在彼此和谐的气氛下进行才可能达成。

在相同交涉条件上，要站在对方的立场上去说明，往往更有说服力。

因为对方更会感觉到：

达成交易的前提是双方都能获得预期的利益。

   以退为进

   有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，不应装出自己有权或了解某事，做出不应作的决定。

   此时不妨以退为进，请示领导或与同事研究弄清事实情况后，再答复或决定也不迟，毕竟没有人是万事通的。

草率仓促的决定通常都不是很好的决定，智者总是深思熟虑，再作决定。

古语云：

“三思而后行”或“小不忍而乱大谋”，不事情拖到下次解决可能会更好——要知道往往我们能等而供应商不能等。

这样，在谈判要结束时，你就声称须由上级经理决定，为自己争取到更多的时间来考虑拒绝或重新考虑一份方案。

   交谈集中在我方强势点（销售量、市场占有率、成长等）上

   告诉对方我公司目前及未来的发展及目标，让供应商对我公司有热枕、有兴趣。

不要过多谈及我方弱势点，一个供应商的谈判高手会攻击你的弱点，以削减你的强项。

   在肯定供应商企业的同时，指出供应商存在的弱点，告诉供应商：

“你可以，而且需要做得更好”。

不断重复这个说法，知道供应商开始调整对他自己的评价为止。

   以数据和事实说话，提高权威性

   无论什么时候都要以事实为依据。

这里说的事实主要是指：

充分运用准确的数据分析,如销售额分析、市场份额分析、品类表现分析、毛利分析等，进行横向及纵向的比较。

   用事实说话，对方就没办法过分夸大某些事情，从而保护住你的原则。

首先，作为零售商的采购人员，在谈判前，你明确自己的目标是什么？

你一定要坚持公司的原则，即使在不得不让步的情况下，也要反复强调该原则，而且这原则是有数据和分析支持的。

你要永远保持职业化的风格，让对手在无形中加深“他说的是对的，因为他对这方面很内行”的感觉。

   控制谈判时间

   计的谈判时间一到，就应真的结束谈判离开，让对方紧张，做出更大的让步。

可能的话，把他的竞争对手也同时约谈过来，让你的助理故意进来告诉你下一个约谈的对象（即他的竞争对手）已经在等待。

   不要误认为50/50最好

   因为谈双赢，有些采购员认为谈判的结果是50/50（二一添做五）最好，彼此不伤和气，这是错误的想法。

事实上，有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件，然后让对方也得到一点好处，能对他们的公司交代。

因此站在零售采购的立场上，若谈判的结果是60/40，70/30，或甚至是80/20，不应有什么“于心不忍”的。

   谈判14戒

   准备不周

   缺乏准备，首先无法得到对手的尊重，你心理上就矮了一截；同时无法知己知彼，漏洞百出，很容易被抓住马脚——然后就是你为了挣开这一点，就在另一点上做了让步。

   缺乏警觉

   对供应商叙述的情况和某些词汇不够敏感，无法抓住重点，无法迅速而充分地利用洽谈中出现的有利信息和机会。

   脾气暴躁

   人在生气时不可能做出好的判断。

盛怒之下，往往作出不明智的决定，并且需要承担不必要的风险。

同时由于给对方非常不好的印象，在对方的心目中形成成见，使你在日后的谈判中处于被动状态。

   自鸣得意

   骄兵必败，原因是骄兵很容易过于暴露自己，结果让对手看清你的缺点，同时失去了深入了解对手的机会。

   同时骄傲会令你做出不尊重对方的言行，激化对方的敌意和对立，增加不必要的矛盾，最终增大自己谈判的困难。

   过分谦虚

   过分谦虚只会产生两个效果：

   一个可能就是让别人认为你缺乏自信，缺乏能力，而失去对你的尊重。

   另外一个可能就是让人觉得你太世故，缺乏诚意，对你有戒心，产生不信任的感觉。

   不留情面

   赶尽杀绝，会失去对别人的尊重，同时在关系型地区，也很有可能影响自己的职业生涯。

   轻诺寡信

   不要为了满足自己的虚荣心，越权承诺，或承诺自己没有能力做到的事情。

不但使个人信誉受损，同时也影响企业的商誉。

你要对自己和供应商明确这一点；为商信誉为本，无信无以为商。

   过分沉默

   过分沉默会令对方很尴尬，往往有采购人员认为供应商是有求于自己，自己不需要理会对方的感受。

对方若以为碰上了木头人，不知所措，也会减少信息的表达。

最终无法通过成分的沟通了解更多的信息，反而让你争取不到更好的交易条件。

   无精打采

   采购人员一天见几个供应商后就很疲劳了，但这时依然要保持职业面貌。

不要冲着对方的高昂兴致泼冷水这可能让我们失去很多的贸易机会。

   仓促草率

   工作必须是基于良好的计划管理，仓促草率的后果之一是：

被供应商认为是对他的不重视，从而无法赢得对方的尊重。

   过分紧张

   过分紧张是缺乏经验和自信的信号，通常供应商会觉得遇到了生手，好欺负，一定会好好利用这个机会。

供应商会抬高谈判的底线，可能使你一开始就无法达到上司为你设定的谈判目标。

   贪得无厌

   工作中，在合法合理的范围里，聪明的供应商总是以各种方式迎合和讨好采购人员，遵纪守法、自律廉洁是采购员的基本职业道德，也是发挥业务能力的前提。

采购人员应当重视长期收益，而非短期利益。

   玩弄权术

   不论是处理企业内部还是外部的关系都应以诚实、客观的处事态度和风格来行事。

玩弄权术最终损失的是自己，因为时间会使真相暴露，别人最终会给你下一个结论。

   泄露机密

   天机不可泄露，严守商业机密，是雇员职业道德中最重要的条件。

对手会认为你是可靠与可尊敬的谈判对象。

所以时刻保持警觉性，在业务沟通中要绝对避免披露明确和详细的业务信息。

当你有事要离开谈判座位时，一定要合上资料、关掉电脑，或将资料直接带出房间。