第5章采购管理全程设计.docx
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第5章采购管理全程设计
第5章
采购管理全程设计
1.采购管理岗位职责设计
1.1采购管理岗位设计（如图）
岗位分类
岗位职责
1.财务部经理
审核采购部提交的购货合同及付款申请
审批会计提交的采购业务的付款凭证
参与商定对供应商的付款条件，提出参考意见
参与合格供应商的评审，提出财务方面的参考建议
2.采购部经理
制定采购部规章制度和工作流程
编制年度采购预算和采购计划
审核购货合同和采购订单
在授权范围内签订购货合同
负责大宗物资及重要物资的采购工作
做好合格供应商评审的组织工作
3.应付账款会计
核对采购业务的原始单据
开具采购业务的付款凭证
登记采购业务日记账、总账等
4.出纳
支付货款
5.采购专员
进行市场调查，填写询价比价单
负责起草购货合同和填制采购订单
提出采购付款申请
实施采购、办理退换货事宜
建立、更新与维护供应商档案
参与对供应商质量、交货情况等的评价
1.2采购管理职责设计
采购管理控制岗位
主要职责
不相容职责
1.总裁
审批采购部门各项规章制度
审批年度采购预算和采购计划
审议批准合格供应商名单
审批预算及计划外采购计划
批准请购单和重要购货合同
拟定采购计划和购货合同
制定采购部门各项规章制度
选择供应商
2.财务总监
审核采购部门各项规章制度
审核年度采购预算和采购计划
审核预算及计划外采购项目
根据权限审批请购单和购货合同
审批年度采购预算和采购计划
审批预算及计划外采购项目
制度采购部门各项规章制度
3.采购部经理
制定采购部规章制度和工作流程
编制年度采购预算和采购计划
审核购货合同和采购订单
在授权范围内签订购货合同
办理大宗物资及重要物资的采购
组织进行合格供应商的选择和评审
批准采购计划及预算
批准计划外采购项目
选定合格供应商名单
填写采购订单
起草购货合同
4.采购员
进行市场调查，填写询价比价单
负责起草购货合同和填制采购订单
提出付款申请
实施采购，办理退货换货事宜
建立、更新与维护供应商档案
参与对供应商质量、交货情况等的评价
制定采购部规章制度
制定年度采购计划及预算
审批购货合同和付款申请
5.财务部经理
审核购货合同及付款申请
审批会计提交的付款凭证
参与合格供应商评审
参与商定对供应商的付款条件
实施采购
编制采购预算和采购计划
执行具体结算工作
6.应付账款会计
核对原始单据并入账
开具付款凭证
批准付款
7.出纳
支付货款
编制付款凭证
8.采购物资使用部门
编制本部门年度采购预算和采购计划
提出推荐供应商名单
提交请购单
参与检验采购物资质量
参与合格供应商选择评审
对不合格及报废物资提出处理意见
实施采购
审批请购单
决定供应商名单
9.质量管理部
事先检验样货质量
检验所购物资的质量
实施询价比价
物资在库管理
10.技术部
提供对所购物资的专业技术建议
参与对特有物资的技术检验工作
采购物资的询价比价
11.仓储部
参与外购物资的出入库验收
外购物资的标识、保管、收发
提出外购物资的补仓申请
具体实施采购
1.3采购经理岗位工作职责
岗位名称
采购部经理
部门名称/编号
直接上级
财务总监
工作联系
内部
总裁、财务总监、质量管理部、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工
外部
潜在供应商、现有供应商、政府之间部门等
工作目标
完成企业年度采购计划，降低成本，合理控制部门费用
序号
工作职责
负责程度
1
制度采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行
全责
2
制定采购部年度、季度、月度工作计划及采购预算，报上级审批
全责
3
负责完成企业所需各类物资的采购任务
全责
4
负责重大数量及重要物资的采购工作
全责
5
组织市场供货信息调研和供应商评审
全责
6
负责采购合同管理及合同纠纷的防范
全责
7
负责组织建立供应商的选择评审工作
全责
8
组织合格供应商的选择评审工作
全责
9
负责采购部内部管理的各项工作
全责
确认
我已准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！
确认人：
确认日期：
生效日期
批准日期
1.4采购员岗位工作职责
岗位名称
采购员
部门名称/编号
直接上级
采购部经理
工作联系
内部
采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量管理部、提出采购申请的各部门
外部
潜在供应商、现有供应商、政府质检部门等
工作目标
保证企业所需物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合企业相关规定
序号
工作职责
负责制度
1
填写采购订单，并跟踪订单，保证物资及时供应
全责
2
进行市场供需调查，编写市场调研报告，报上级领导审阅
全责
3
进行询价、比价，编写询价、比价记录表，报上级领导审阅
全责
4
负责与供应商进行接触和谈判，尽量降低采购成本
全责
5
负责草拟购货合同的相关条款，报上级领导审批
全责
6
负责办理不符合企业要求的采购物资的退换工作
全责
7
审核购货合同付款条款及采购条款、结算凭证等相关凭证，并提交付款申请
全责
8
负责建立供应商档案，并及时更新
全责
9
参与合格供应商的评选工作
部分
确认
我已准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！
确认人：
确认日期：
生效日期
批准日期
2.采购管理制度设计
2.1请购审批制度
制度名称
请购审批制度
执行部门
采购部
主要事项
请购物资的具体范围、请购审批权限的分配、请购审批的具体步骤、请购表单的使用规范
相关文件及表单
《请购单》、《**服务采购方案》、《办公用品采购申请单》、《零星物品采购申请单》
请购审批制度设计实例
第1章总则
第1条目的。
1.明确相关部门和人员请购审批的职责和权限。
2.规范请购审批流程，避免不当审批和越级审批行为的发生。
3.提高请购审批的工作效率，加强对请购审批事项的管理。
第2条适用范围。
本制度适用于公司各类原材料、机器设备、办公用品以及所需服务项目的采购。
第3条请购审批全责划分。
1.采购申请。
物资使用部门和仓库部门提出相关物资的采购申请。
2.采购审核。
财务部负责采购物资的合同审核和货款支付工作。
3.采购实施。
采购部负责企业所需物资的供应商寻找、采购谈判、采购合同签订等工作。
4.采购审批。
财务总监、总裁根据权限审批采购项目。
第2章物资的请购审批
第4条本公司的请购审批分为两种，一种是物资需求或使用部门提出的请购审批；另一种是为仓储部门提出的物资请购审批。
1.物资需求或使用部门提出的请购申请，适用于相关物资无库存的常规采购和紧急采购。
2.仓储部门提出的请购申请，适用于有库存要求的常规物资的采购。
第5条物资的范围包括原材料、零配件、机器设备、办公设备等。
第6条原材料或零配件的请购审批。
1.需求或使用部门无库存的请购审批
（1）需求或使用部门填写《请购单》，说明所请购原材料或零配件的名称、型号、预计使用日期、购买原因等。
（2）采购专员收到《请购单》后，根据采购规定审核《请购单》的填写项目是否准确，如果存在异议，应及时同请购部门沟通解决。
（3）采购专员应及时将审核无误的《请购单》提交给采购部经理进行审批，并报送财务部审核、盖章；对于超出审批权限的《请购单》，采购部经理应对其进行进一步审核，并及时报送上级领导审批。
2.仓储部门请购审批
（1）仓储部门在库存材料已达到最低库存量时提交《请购单》。
（2）仓储主管签字的《请购单》需通过以下两方面的审批。
①采购专员审查《请购单》，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。
如果采购员认为请购事项合理，则应及时编制采购预算。
②将已确认的《请购单》交财务部审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部可签字确认并交由采购部办理采购手续。
③采购部应将处理过的《请购单》归档备案。
第7条临时性物料的请购审批。
1.临时性商品的请购申请由需求或使用部门直接提出。
2.使用部门需要在《请购单》上对采购商品进行描述，解释其目的和用途。
3.《请购单》须由使用部门经理审批同意，并经财务部经理、财务总监和总裁签字确认后方可办理采购手续。
第3章服务项目的请购申批
第8条经常性服务项目的请购审批。
1.经常性服务项目是由外部服务机构提供的，包括人事外包服务、保安服务、网络维护服务等项目。
2.经常性服务项目的请购需由相关部门编写《**服务采购方案》，报财务部经理及主管总监审核，经总经理审批通过后予以执行。
第9条特殊服务项目的请购审批。
1.特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务项目的请购审批。
2.请购审批流程。
特殊服务项目请购应由相关负责部门提出，部门经理组织编制《**服务采购方案》，经部门经理签字确认后报财务部经理审核签字，并转交主管总监审核，最后由公司总经理进行审批签字。
3.审核、审批的内容。
（1）财务部经理审核主要是根据年初确定的费用预算，对方案中的服务项目采购预算额度进行审核，并提出相关建议。
（2）主管总监的审核范围，主要是参照公司以往相关服务的质量和收费标准，分析申请部门提出的具体服务内容，包括选定的广告商、劳务公司的服务标准是否满足要求，服务费用是否合理等。
（3）总经理根据财务部经理和主管总监的审核意见，重点审核采购服务项目的费用和产出效益的多少并给出最终的审批意见
第10条对重要的、技术性较强的服务采购项目，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止因决策失误造成严重损失。
第4章请购单的使用要求
第11条本公司在进行物资的请购审批时，一律使用具有统一格式的《请购单》。
《请购单》分为计划内采购请购单和计划外采购请购单两种，提交《请购单》的部门可以根据请购内容和事项的不同，随《请购单》附相关表单。
第12条各部门的审核工作必须以《请购单》为基础，除特殊规定外，不对除《请购单》以外的请购文件进行审核审批。
第13条《请购单》经使用部门负责人或仓库负责人签字核准后，报有关领导签字批准，并根据内部管理要求进行编号，由采购部门备案。
第14条实施紧急求购时，由请购部门在《请购单》中注明原因，并加盖“紧急采购”章。
第15条材料检验必须经过特定方式进行，请购部门应在《请购单》上注明要求。
第16条以下各类物品的采购可不必使用《请购单》。
1.办公用品，由行政部负责采购，须填写《办公用品采购申请单》，具体范围包括：
（1）礼仪用品，如花篮、礼物等；
（2）招待用品，如饮料、香烟等；
（3）书报、名片、文具等；
（4）打字、刻印、账票等。
2.零星采购及小额零星采购材料有使用部门负责采购，需填写《零星物品采购申请单》。
3.以上两种采购项目的申请单需交采购部统一编号备案，财务部负责上述采购款项的审核工作。
第5章附则
第17条本制度经总经理审批后自颁布之日起执行。
第18条本制度由采购部负责解释和修订。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
2.2供应商评价制度
制度名称
供应商评价制度
执行部门
采购部
主要事项
潜在供应商的评价、现有供应商的评价
相关文件及表单
《供应商基本资料表》、《潜在供应商审核评价表》、《样品检验报告》、《供应商质量保证协议》、《现有供应商定期考核表》
供应商评价制度设计实例
第1章总则
第1条目的。
1.帮助选择合格供应商。
2.加强对供应商的管理。
3.为供应商管理决策提供参考。
第2条权责分配。
1.采购部负责供应商评价活动的组织工作。
2.生产部、仓储部、质量管理部、财务部等参与供应商评价的各项活动。
3.总监和总经理负责供应商评价各类事项的审核、审批工作。
第2章潜在供应商的评价
第3条采购部与使用部门根据企业实际需求寻找合适的供应商，同时手机多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格，以此作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写《供应商基本资料表》。
第4条采购专员对《供应商基本资料表》进行初步评价，挑选出需要进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。
第5条供应商选择标准。
1.具有合法的经营许可证与一定的经营实力。
2.按国家（国际）标准建立质量体系并已通过相关认证。
3.具有完善的售前、售后服务措施和良好的服务意识。
4.具有良好的品牌形象。
第6条对供应商进行初步评审时，采购转预案需确定采购的物资是否符合相关法律的要求和安全要求。
第7条供应商现场评审。
1.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议，填写《潜在供应商审核评价表》。
2.供应商评价内容。
（1）采购部主要负责平价供应商的资质、经营状况、信用等级以及服务等方面的内容。
（2）财务部主要负责评价付款条件等。
（3）使用部门、质量管理部门主要负责平价供应商提供商品的质量。
（4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。
3.适用范围。
（1）根据所采购伍兹对企业经营的重要程度，将采购物资分为关键、重要、普通3个级别，不同级别实行不同的控制等级。
（2）提供关键与重要材料的供应商，必须参加现场评审。
（3）提供普通物资的供应商无需参加现场评审。
（4）紧急与小额零星采购，可由使用部门直接提出申请，采购专员经市场调查后选择供应商，待采购经理审批后进行采购。
第8条送样评估。
1.公司采购部通知潜在供应商送样，并组织相关部门负责人对送样的质量、性能等进行评估，最后根据评估结果填写《样品检验报告》。
2.送样检验不合格时，由采购部通知潜在供应商限期改善并再次送样。
若再不合格，取消其供应商资格。
第9条《供应商质量保证协议》的签订。
1.采购部与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签订《供应商质量保证协议》。
2.《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。
第3章现有供应商的评价
第10条现有供应商评价是指对长期合作的供应商进行的评价。
第11条对现有供应商的评价主要通过定期考核来进行。
定期考核的组织实施部门为采购部，考核内容如下表所示。
现有供应商定期考核表
考核内容
基本情况计算公式
分数
供应商基本情况
供应商资质、经营实力、财务状况等的变化情况
25分
采购质量合格率
采购质量合格率=采购物资的合格数量/采购物资总量*100%
30分
合同履约率
合同履约率=履约的合同数/订立的合同总数*100%
25分
到货及时率
到货及时率=及时到货的批次/采购总批次*100%
20分
第12条考核实施。
1.采购部会同质量管理不于每月的最后一周对现有供应商进行考核。
2.采购部需将考核结果填入《现有供应商定期考核表》中，并提交总经理审阅。
3.采购部根据对供应商的考核结果调整其信用等级，并及时调整采购策略。
第13条评价表单以及相关资料由采购部负责建档保存，以备查考。
第4章附则
第14条本制度由采购部负责拟定，经总经理审批确认后生效。
第15条本制度的解释权归采购部所有。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
2.3验收与付款制度
制度名称
验收与付款制度
执行部门
主要事项
验收的准备、验收的实施、不同验收结果的处理、货款支付凭证的审查；货款的支付方式
相关文件及表单
《订购单》、《购货合同》、《装箱单》、《采购物资验收报告》、《索赔处理单》、《付款申请单》
验收与付款制度设计实例
第1章总则
第1条为了保证公司各类物资的采购质量，规范公司验收和付款流程，特制定本制度。
第2条本制度中的验收是指质量管理部、请购部门、采购部和供应商对所购物资的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。
第3条本制度中的付款是指财务部门根据验收证明和其他采购单据支付货款的过程。
第2章验收的准备
第4条根据采购物资的类别采用不同的验收办法。
1.生产原材料和机器设备的验收。
参加验收的部门包括质量管理部、生产部、采购部、仓储部等，采购部应在物资到货前2天通知相关部门准备验货，并告知物资的数量、型号、规格和其他一些重要信息。
2.办公用品的验收。
参加验收的部门包括采购部、行政部等，办公用品包括纸张。
办公电脑、办公桌椅等。
一般而言，质量管理部不参与对常用办公物品的验收，但在特殊情况下，经主管总监审批后可参与验收。
第5条验收准备。
收到验货通知和货物的基本信息后，各验货部门，应及时安排好验货的人员、时间和验货设备，确保验货所需的设备、仪器等能够正常使用。
第6条待验货物处理。
等待验收的货物需在商品的外包装上贴货物标签，并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并与验收的货物分开储存，规划“待验区”以示区分。
第3章验收的实施
第7条实施验收。
1.货到后，货物验收人员应会同使用部门依据《装箱单》、《订购单》、《购货合同》等采购文件核对货物的名称、规格，清点数量或测量重量，并将到货日期及实收数量填入《采购物资验收报告》，验收人员须在《采购物资验收报告》的相应位置签字确认。
2.质量管理部应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一律不予验收。
3.质量管理部门验收完毕后，应对验收合格的商品或劳务编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收获日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品的依据。
第8条对于验收过程中发现的异常情况，验收人员应立即向采购部或有关部门报告，及时查明原因，及时处理。
1.若发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，应立即通知采购人员及供应商进行处理。
2.若发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，应及时联络公正处前来公正或通知供应商进行处理，并尽可能维持其状态，以利于公正作业。
3.公正单位或供应商确认后，验收人员应开立《索赔处理单》呈部门负责人核实，并报送财务部及采购部，请其督促办理。
第9条超交处理。
1.超过订购量的货物应退回供货商。
2.属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时注明自然溢余的数量或重量，经请购部门主管同意后进行收获，并通知采购人员。
第10条短交处理。
若交货数量未达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。
第11条货物检验结果处理。
1.检验合格的货物，需先在外包装上粘贴合格标签，再入库定位。
2.检验不合格的货物，应粘贴不合格标签，并在“验收报告”上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门办理退货。
第12条退换货的实施。
1.退货时，采购员应开立《货物交运单》并附《采购物资验收报告》，呈采购部经理签字确认后办理退货手续。
2.换货时，应与供方协商解决，若需增减货款，要在付款前或有效承付期内通知财务部。
3.在保修期或保质期内出现质量问题的。
应立即联系维修或索赔，索赔收入须全部上缴财务部门，并附赔偿物品清单及赔偿说明等。
第4章货款支付凭证的审查
第13条采购付款依据。
企业应当依据《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范—货币资金（试行）》等相关规定办理采购付款业务。
第14条采购部在验收完毕后，应填写《付款申请单》并由采购部经理签字，再连同采购发票、结算凭证、验收报告等一同提交给财务部审核并支付货款。
第15条财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收报告等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
1.真实性审核
（1）审核原始凭证的真实性，查看其是否存在伪造或者涂改等情况。
（2）核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。
2.合法性审核
审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律法规、政策和国家统一会计制度的规定等。
3.合规性审核
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
3.采购管理流程设计
3.1请购审批流程
3.1.1请购审批流程设计的注意事项（如图）
流程目的
流程要点
流程所用文件
流程常见问题
1.规范请购申请、审批的实施步骤
2.明确不同部门的人员在请购审批中的职责权限
3.提高请购审批的效率
1.请购申请的提出
2.请购申请的审核
3.请购申请的审批
4.请购申请表单的汇总保存
《请购单》
1.审核、审批权限划分不明确
2.审核、审批的期限要求不明确
3.1.2请购审批流程设计实例（如图）
流程名称
请购审批制度
任务摘要
请购审批
生效日期
流程负责人
请购审批流程细化描述
第一步：
主要是对《请购单》中所列的采购数量、型号、拟使用时间等进行核对
请购部门开始填写《请购单》交部门经理签字确认→再由采购专员核对及汇总《请购单》
第二步：
判断采购清单是否在采购预算范围内
核对后采购专员进行采购确认
第三步：
采购方式包括询价采购、公开招标以及竞争性谈判等
采购确认后确定采购方式→交采购部经理审核→财务部复核→财务总监审批→总经理审批→最后由采购专员按照确定的采购方式进行采购→采购完成后汇总及保存《请购单》
公司名称
流程等级
共页第页
编制单位
签发人
签发日期
3.2采购价格确定流程
3.2.1采购价格确定流程设计的注意事项（如图）
流程目的
流程要点
流程所用文件
流程常见问题
1.在确保采购质量的基础上，确定最为有利的采购价格
2.明确不同部门和人员在采购价格形成过程中的权责
1.采购价格信息的收集
2.采购价格的汇总和分析
3.针对采购价格进行谈判
4.采购价格内部的审核、审批
1.《询价单》
2.《比价单》
3.《采购合同》
4.确定采购价格的相关规定
1.收集的价格信息不完整、不全面
2.审核、审批权限的划分不清晰
3.2.2采购价格确定流程设计实例（如图）
流程名称
采购价格确定流程
任务摘要
采购价格确定
生效日期
流程负责人
采购价格确定流程细化描述
第一步：
请购部门、财务部门、仓储部门以及其他相关部门针对所有供应商报价进行分析，提出价格参考意见
供应商向采购专员提供资料→再由采购专员收集供应商的报价信息制作并发出询价单向供应商报价→供应商报价后，由采购专员在经过采购部经理指导的情况下汇总并分析所有供应商的报价→相关部门提出参考意见→由采购专员与供应商进一步洽谈价格→洽谈后填写比价单，初步选择供应商→交采购部经理审核→财
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