第6章 Excel 应用技术.docx

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第6章Excel应用技术

第6章Excel2000应用技术

教学目标：

Excel2000是微软公司最新推出的Office2000办公软件的一员，无论是软件本身的易用性还是功能都较以前的版本有着质的飞跃。

通过本课的学习，应该熟练掌握Excel的应用技术。

教学重点与难点：

Ø基础知识

Ø操作工作表

Ø使用公式与函数

Ø排版与打印

6.1概述

Excel2000提供了友好的界面，易于用户掌握和使用。

下面简述如何启动和关闭Excel，并介绍Excel工作界面的组成。

6.1.1启动和退出

本节将介绍Excel2000的启动和关闭操作。

1.启动Excel2000

启动Excel2000的方法主要有三种：

Ø单击【开始】｜【程序】｜【MicrosoftExcel】。

Ø在【我的电脑】或【资源管理器】中双击Excel2000的文档。

Ø双击Windows桌面上的Excel2000快捷图标（用户必须自定义Excel2000快捷图标）。

2.退出Excel2000

单击【文件】｜【退出】命令即可。

如果没有执行过保存操作，将弹出一个如图6-1所示的对话框。

用户可根据需要选择相应的操作。

图6-1没有执行“保存”命令所弹出的提示信息

6.1.2Excel2000的工作界面

如图6-2所示，显示了Excel第一次被打开时的界面。

在这个工作界面中包含了Excel的基本工作画面，由标题栏、菜单、工具栏、滚动条、数据编辑栏、工作表选项卡和状态栏等组成。

图6-2Excel2000的屏幕组成

1.标题栏

显示当前工作簿文件的名字。

例如打开了一个名为“年度计划报表”的工作簿，就可以看到“年度计划报表”出现在该栏目中。

在图6-2中，由于是新的工作簿文件，所以看到的是“Book1”，它是由Excel自动建立的文件名。

2.数据编辑栏

数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值或公式。

可以显示出活动单元格中使用的常数或公式。

3.状态栏

状态栏即屏幕底端有关执行过程中选定命令或操作的信息。

当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。

状态栏左边也可以指示过程中的操作，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。

状态栏右边则是用来显示【CapsLock】，【ScrollLock】或【NumLock】等键是否打开。

4.工作表标签

显示工作表的名称，如“Sheet1，Sheet2，Sheet3”，用户可以在其中选择。

6.1.3工作簿与工作表

工作簿是Excel2000用来计算及存放数据的文件，其文件类型为.xls。

工作簿窗口是用户的工作平台，工作簿窗口可以实现数据表格的组成、存储与应用。

多个工作表组成工作簿，一个工作簿最多可包含255个工作表。

1.工作簿

在Excel2000中，根据用户的不同需要，已建立了多种类型的内置模板工作簿，用户可以直接调用这些模板，也可将所需的模板修改成更适合用户的要求，达到快速建立工作簿的目的。

模板的调用方法如下：

（1）单击【文件】｜【新建】命令，弹出【新建】对话框。

（2）选择【电子表格模板】选项卡，并单击右上方的大图标

、列表

或详细资料

这三个按钮，它将以不同的形式来显示所选标签的模板。

（3）若单击【旅游企业财务报表】，在如图6-3所示的右边弹出预览框。

图6-3【旅游企业财务报表】预览框

2.工作表

工作表是Excel中的基本单位，也是用户首先要了解和掌握的。

工作表的操作包括切换、选定、移动、复制、插入、删除、重命名、拆分等，下面将逐一介绍。

Ø切换工作表

（1）打开上面保存过的工作薄。

（2）如果工作表标签栏里有所要编辑的工作表，单击其标签就可以将当前窗口切换到此工作表。

（3）如果没有列出工作表，可以单击工作表标签栏左边的按钮列出工作表，再按步骤2的操作。

如图6-4所示。

图6-4工作表标签按钮

工作表标签按钮说明如下：

：

移到最前面。

：

左移一个。

：

右移一个。

：

移到最后面。

Ø移动或复制工作表

（1）打开工作薄。

（2）单击【编辑】｜【移动或复制工作表】，弹出如图6-5所示的对话框。

图6-5移动或复制工作表对话框

（3）在【工作薄】的列表框里选择目标工作薄（接收工作表的工作薄），如book3。

（4）在【下列选定工作表之前】的列表框里选择要移到其前面的工作表Sheet3，如果选择“（移至最后）”将把当前工作表移至所选定工作薄的最后。

（5）如果不要移动，而是复制，将选中【建立副本】复选框。

（6）单击【确定】按钮，完成移动或复制工作表。

Ø删除工作表

（1）右击当前工作表，选择【删除】，弹出如图6-6所示的对话框。

图6-6删除工作表对话框

（2）单击【删除】按钮，便可删除所选定的工作表。

Ø重命名工作表

（1）单击工作表Sheet2标签，使其成为当前工作表。

（2）单击【格式】｜【工作表】｜【重命名】，或右击所要重命名的工作表，选择【重命名】，这时Sheet2标签将处于编辑状态。

（3）将Sheet2标签重命名为“财务表”，如图6-7所示。

图6-7重命名工作表

6.2单元格的基本操作

单元格的操作包括复制、移动或删除等，下面将逐一介绍。

6.2.1单元格的选定

1.选定一个单元格

将鼠标指针“

”移到某个单元格，单击该单元格，单元格四周有粗黑框说明选定为活动单元格。

2.选定一行单元格

每一行都有相应的行号，行号处称为行头，单击行头可选定一行。

3.选定一列单元格

每一列都有相应的列名，列名处称为列头，单击列头可选定一列。

4.选定单元格区域

按住鼠标左键，拖动鼠标选定单元格区域，选定后松开鼠标。

5.选定不相邻的单元格

选定一个单元格后，按下【Ctrl】键不放，再单击需要选定的单元格，如图6-8所示。

图6-8选定不相邻的单元格

6.选定所有的单元格

行头和列头的交叉处有一个按钮，如图6-9所示，单击它可选定所有的单元格。

图6-9全部选定按钮

6.2.2复制

（1）单击已输入文本“2008年北京奥运会”的单元格A1，以选定它。

（2）单击【编辑】｜【复制】，或右击后选择【复制】。

（3）单击A4后再单击【编辑】｜【粘贴】，或右击A4后选择【粘贴】，便可完成复制操作。

如图6-10所示。

图6-10复制单元格内容

6.2.3移动

（1）单击已输入文本“2008年北京奥运会”的单元格A1以选定它。

（2）单击【编辑】｜【剪切】，或右击选择【剪切】。

（3）单击A5后再单击【编辑】｜【粘贴】，或右击A5后选择【粘贴】，便可完成移动操作。

如图6-11所示。

图6-11移动单元格内容

6.2.4删除

（1）单击已有文本“2008年北京奥运会”的单元格A4以选定它。

（2）按【Delete】键，或按【BackSpace】键，就可以把A4内容删除。

如图6-12所示。

图6-12删除单元格内容

（3）单击【确定】按钮。

6.2.5插入行、列

1.插入行

（1）如图6-13所示，选定要插入行所在的任意一个单元格，或是选中整行，右击鼠标，单击【插入】命令，弹出【插入】对话框。

图6-13选定单元格

（2）选中【整行】单选框，单击【确定】按钮，结果如图6-14所示。

图6-14【插入】一行

2.插入列

插入列的方法与插入行的方法类似。

6.2.6调整列宽和行高

1.调整列宽

（1）将鼠标指针移到列名与列名交接处，当鼠标指针变成

的形状，如图6-15所示。

图6-15

形状调整列宽

（2）按住鼠标左键不放，拖动

可改变列宽。

2.调整行高

（1）将鼠标指针移到行名与行名交接处时，当鼠标指针变成

的形状，如图6-16所示。

（2）按住鼠标左键不放，拖动

可改变行高。

图6-16

形状调整行高

6.3在工作表中输入数据

在Excel2000中文版中，用户可以方便地输入各种数据和文本，并通过公式和函数计算数值，从而灵活运用这一电子表格。

6.3.1输入数据和文本

单击单元格便可直接输入数据。

当单元格中出现插入点时，可输入数据；或者是选中单元格后在数据编辑栏上输入数据，数据编辑栏

右边显示当前单元格中的内容。

当输入错误时，单击

或按【Esc】键。

当输入正确时，单击

或按【Enter】键。

当输入一个计算公式而不是字符时，单击

或在键盘上输入“=”。

输入数字、字符的操作步骤：

（1）选定要输入数字的单元格。

在单元格处单击鼠标，此时光标位于单元格中。

（2）在单元格处，例如“￥3,000”，按【Enter】键，Excel会自动把数据调整为向右对齐。

如图6-17所示。

图6-17输入￥3,000

在单元格中输入字符的方法与输入数字相似。

输入字符后字符格式默认为左对齐，而数字格式默认为右对齐。

6.3.2填充数据序列

当要输入有规则的一系列数据时，如1至100、星期一至星期五，甚至是公式计算，可以使用Excel的自动填充功能，快速地完成数据输入。

1.序列的类型

作为自动填充数据的序列类型有：

Ø一组数字，如1、2、3或2、4、6。

Ø一组字母，如A、B、C或a、b、e。

Ø一组日期，如1997-5-16、1998-5-16、1999-5-16，或星期一、星期二、星期三。

Ø用户自己定义的序列。

2.数据序列的填充

要在一行或一列填充数据序列，按以下步骤进行：

（1）打开工作薄，并选定Sheet2工作表。

（2）在单元格B1输入学号“99184064”，在B2输入学号“99184065”，增量为1。

（3）选取B1:

B2单元格区域，如图6-18所示。

图6-18选定向下填充区域

（4）将鼠标指针移到B1:

B2的右下角，向下拖动鼠标，结果如图6-19所示。

图6-19向下填充

6.3.3格式化工作表

下面介绍如何创建格式统一、美观的工作表。

1.字符的格式化

对工作表中的字符大小、对齐、颜色等进行设定，并相应地调整单元格大小，使其变得美观、易于阅读。

（1）打开工作表。

（2）按住左键拖动鼠标选定A2～A5区域。

（3）单击工具栏上的

和

，这时A2～A5的名字字体变粗并变成斜体。

如图6-20所示。

图6-20粗体和斜体

（4）单击工具栏上的

选择楷体，在

里将字体大小改为12，如图6-21所示。

图6-21设定字体、大小

（5）单击工具栏上的

，Excel将打开颜色选择器。

（6）选择粉红色，结果如图6-22所示。

图6-22字体颜色设置

2.对齐、缩进与旋转

使用【格式】工具栏和【单元格格式】对话框可以对工作表中的内容进行对齐、缩进与旋转的设置。

步骤如下：

（1）接着上面的操作。

选定区域A1～C7。

（2）单击工具栏的

，这时A1～C7的文本或数据居中对齐。

如图6-23所示。

（3）选定单元格C3、C4，再单击工具栏的

，C3、C4的数据将向左对齐。

（4）选定单元格C7，再单击工具栏的

，C7的数据将向右对齐。

如图6-24所示。

图6-23居中对齐图6-24向左或向右对齐

（5）单击工具栏上的

，C7的数据将增大缩进量（向左缩进），如图6-25所示。

（6）单击工具栏上的

，C7的数据将减少缩进量，恢复如图6-24所示的样式。

图6-25增大缩进量

3.调整列宽和行高

调整列宽和行高在表格的编辑中是常见的操作。

可以使用鼠标和菜单命令来调整列宽和行高。

Ø用鼠标调整列宽和行高

（1）打开工作表，将鼠标移动到工作表顶部表格A、B列交界处，鼠标指针变成实心十字形状，并且横向加上了箭头，如图6-26所示。

图6-26鼠标移动到工作表顶部的A、B列交界处图6-27鼠标移动到工作表左边第1、2行交界处

（2）此时移动鼠标便可改变A列的宽度。

（3）鼠标移动到工作表左边第三、四行交界处，鼠标指针变成实心十字形状，并且竖向加上了箭头，如图6-27所示。

（4）此时移动鼠标就可以改变第三行的高度。

Ø设定最合适的列宽和行高

（1）接着上面的操作。

单击A1。

（2）单击【格式】｜【列】｜【最合适的列宽】，Excel将根据单元格内容调整为能够显示全部内容的最小宽度。

（3）单击【格式】｜【行】｜【最合适的行高】，Excel将根据单元格内容调整为能够显示全部内容的最小行高。

如图6-28所示。

图6-28最合适的列宽和行高

4.自动套用格式

（1）接着上面的操作。

选定A1～C7区域。

（2）单击【格式】｜【自动套用格式】，弹出如图6-29所示的【自动套用格式】对话框，在格式样式列表框中选中所需的格式，单击【选项】按钮，弹出【要应用的格式】选项，选择“经典3”。

图6-29格式样式

（3）在【应用的格式种类】选项里可以选择只应用某些格式到所选定的表格上，例如选中

，则只将边框格式应用到所选定的表格上。

（4）单击【确定】按钮，便自动套用了所选的格式样式，如图6-30所示。

图6-30自动套用格式

6.4公式与函数

在Excel2000中，用户可以创建公式来处理表格数据，也可以引用Excel自带的丰富的函数，更快地完成数据处理任务。

6.4.1输入公式

在Excel2000中，用户可以创建公式来处理表格数据，也可以引用Excel自带的丰富的函数，更快地完成数据处理任务。

在创建公式之前，先学习一些基本的概念。

下面是几个公式的示例：

=Average（A1:

A8）

=销售额－成本

上面的例子体现了Excel公式的语法，即公式以等号开头，后面紧接着运算数和运算符。

运算数可以是常数、单元格引用、单元格名称和工作表函数。

下面以输入公式“B1+C1”为例说明公式的输入方法：

（1）在单元格B1和C1中分别输入数据20、55。

（2）在单元格D1中输入“=B1+C1”，按【Enter】键，这时，D1中的数据自动变成“75”，即B1和C1之和。

但在，D1的编辑栏中还可以看到第一步中输入的公式，如图6-31所示。

图6-31输入公式

还有一种方法是：

用户可以直接在单元格的编辑栏中如同输入数字或文本那样键入公式，然后按【Enter】键或单击

按钮。

6.4.2函数的调用方法

函数是一些已经定义好的公式。

函数的调用方法均采用如下的通用格式：

函数名（参数1，参数2，参数3，…），如：

SUM（N1，N2，N3，…）。

其操作方法如下：

（1）单击【插入】｜【函数】命令，弹出如图6-32所示的【粘贴函数】对话框。

图6-32【粘贴函数】对话框

（2）选择【函数分类】下列出的函数类型及【函数名】下列出的对应函数名。

（3）单击【确定】按钮，弹出【函数调】用对话框。

（4）在Number1，Number2，…中输入相应的参数，单击【确定】按钮，调用操作完成。

6.4.3常用函数

1.求和函数SUM

格式：

SUM（Number1，Number2，Number3，…）。

作用：

返回参数表中所有参数的和。

例：

SUM（D1，D2，D3，…D5）或SUM（D1:

D5）；求D1，D2，D3，…D5的和。

2.求平均函数AVERAGE

格式：

AVERAGE（Number1，Number2，Number3，…）。

作用：

返回参数表中所有参数的平均值。

例：

AVERAGE（D1，D2，D3，…，D5）或AVERAGE（D1:

D5）；求D1，D2，D3，…，D5的平均值。

6.5图表

当表格数据很多时，会让人有眼花缭乱的感觉。

但是如果将表格数据用图表来表示，会很直观，而且容易看出数据的变化趋势。

6.5.1创建图表向导

图表具有直观的视觉效果。

通过图表，用户可方便地查看数据的差异，并能快速地预测数据趋势。

使用图表向导创建图表的方法如下：

（1）在创建图表之前，先建立如图6-33所示的工作表。

图6-33示例工作表

（2）选定A2:

D3区域。

（3）单击【插入】｜【图表】，或单击工具栏上的图表向导工具

，弹出的【图表向导】对话框。

（4）在【图表类型】中选定“饼图”，在【子图表类型】里选定“三维饼图”，如图6-34所示。

图6-34饼图

（5）按下【按下不可放查看示例】按钮不放，将预览饼图显示效果，如图6-35所示。

图6-35饼图显示效果

（6）单击【下一步】按钮，弹出【源数据】对话框。

（7）单击

按钮，在工作表里选择数据区域A2:

D3。

（8）单击【下一步】按钮，弹出如图6-36所示的【图表选项】对话框。

图6-36【图表选项】对话框

（9）在【图表标题】下键入“新潮公司第三季度销量情况”作为该图表标题。

单击【下一步】按钮，弹出如图6-37所示的【图表位置】对话框。

图6-37【图表位置】对话框

（10）Excel2000提供了两种图表位置。

用户可以将图表作为一个新的工作表插入到工作薄中去，也可以将其作为对象插入到一个工作表中。

本例选中【作为其中的对象插入】单选按钮及工作表Sheet4。

（11）单击【完成】按钮，工作表Sheet4插入了一个图表。

如图6-38所示。

图6-38插入图表

6.5.2创建默认图表

下面根据默认方式创建一个柱形图。

（1）在创建图表之前，先建立如图6-39所示的工作表。

图6-39示例工作表

（2）选定A2:

D3区域。

（3）单击【插入】｜【图表】，或单击工具栏上的图表向导工具

，弹出【图表向导】对话框。

（4）在【图表类型】里列出了柱形图、饼图、条形图、折线图等大类型；【子图表类型】里列出了所选定大类型所包含的所有子图表类型。

现在选择【柱形图】里的“三维堆积柱形图”。

（5）按下【按下不可放查看示例】按钮不放可以预览柱形图，如图6-40所示。

图6-40预览柱形图

（6）单击【完成】按钮，工作表里插入了柱形图。

如图6-41所示。

图6-41插入柱形图

6.6数据管理与分析

当数据表格较多，而且相互之间有一定的关系时，就要用数据库来管理，否则会零乱不堪，容易出错。

数据库把工作薄和工作表按一定的顺序和层次放置，使得用户对数据的管理更为容易和方便。

6.6.1数据表的建立

建立数据库表，是指在工作表中输入数据表中具体的字段名和相应的记录数据即可。

通常大量的数据表所表示的数据均类似于二维表，如图6-42所示，表中第一行被称为字段名行，而每一列被称为一个字段，从第二行开始，每一行被称为一条记录。

图6-42数据表

6.6.2数据表编辑

建立数据表后，用户可以对记录进行增加、修改和删除操作。

1.增加记录

增加记录的操作步骤如下：

（1）单击数据表中的任一单元。

（2）单击【数据】｜【记录单】命令，弹出如图6-43所示的【成功学】对话框。

图6-43【成功学】对话框

（3）单击【新建】按钮，在如图6-44所示的对话框中显示一个空的记录单。

图6-44空的记录单

（4）输入新的数据记录。

如再单击【新建】按钮，可继续增加下一条记录。

最后单击【关闭】按钮。

例如若输入书名为“谁动了我的奶酪”，书号为“788374838347”，目的地为“上海远东”，在原来的数据表中便增加了一条记录，如图6-45所示。

图6-45新增加的记录

2.修改记录

对现有记录进行修改，单击图6-43中的【上一条】或【下一条】按钮，选择需进行修改的记录，单击【关闭】按钮即可。

3.删除记录

删除记录与修改记录一样，先定位被删除的记录，单击【删除】按钮，弹出删除确认对话框，单击【确定】按钮。

6.6.3数据表的条件查询

对数据表中的记录可通过设置相应的条件进行查询。

如要对如图6-42所示的数据表查找“定价”大于“25”的记录数。

（1）单击【数据】｜【记录单】命令，在弹出的【成功学】对话框中单击【条件】按钮。

（2）输入查找条件，只要在定价字段中输入“>25”，如图6-46所示。

图6-46输入“>25”的条件

（3）按【Enter】键后，得到符合条件的记录，如图6-47所示。

图6-47列出符合条件的记录

（4）单击【下一条】按钮，显示第二条满足条件的记录。

（5）条件设立后，不会自动撤除，需单击【关闭】按钮。

除此以外，还可进行条件数为2个以上的查询。

如在定价字段中输入“>25”同时在书号字段中输入“>500000”的条件，按【Enter】键后，显示出所有符合条件的记录。

6.6.4数据表排序

将数据按照需要排序，可以便于查找。

下面将介绍如何进行单列排序。

（1）在如图6-42所示的数据表中选定A1:

A6区域。

（2）单击工具栏上的排序工具

，则A列按升序排序。

单击

按钮，按降序排序。

降序排序如图6-48所示。

图6-48降序排序

6.6.5数据筛选

数据筛选就是按用户要求筛选出符合条件的数据并在屏幕上显示，而不是显示所有数据。

（1）单击如图6-42所示列表里的任一单元格。

（2）单击【数据】｜【筛选】｜【自动筛选】，此时A1:

H1的各个单元格里便出现了下拉列表框。

（3）单击“定价”下拉列表框，可以看到如图6-49所示的选项。

（4）用户可以选择【（全部）】来显示所有数据；或者选择【（前10个）】来显示前10个数据项；或者从数字“9”、“11”…中选择一个来显示某项数据。

（5）如果选择【（自定义…）】，弹出如图6-50所示的【自定义自动筛选方式】对话框。

图6-49选项图6-50【自定义自动筛选方式】对话框

（6）Excel提供最多两个条件的筛选。

在第一个条件里选择“大于”，数值为“11”；第二个条件里选择“小于”，数值为“15”；两个条件的关系为“与”。

（7）单击【确定】按钮，Excel便在屏幕上显示定价大于11或小于15的数据项。

如图6-51所示。

图6-51显示数据项

（8）要取消数据筛选，只要再次单击【数据】｜【筛选】｜【自动筛选】即可。

6.6.6数据分类

Excel2000可以自动地对数据项进行分类，这对某些统计工作来说十分方便。

下面介绍如何建立分类汇总报表。

（1）在如图6-42所示的工作表中单击列表内任一单元格。

（2）单击【数据】｜【分类总汇】，弹出如图6-52所示的【分类总汇】对话框。

图6-52【分类总汇】对话框

（3）在【分类字段】里选择“版别”；【汇总方式】里选择“求和”；【选定汇总项】里选中“定价”，同时还要选中【替换当前分类汇总】及【汇总结果显示在数据下方】复选框。

如图6-52所示。

（4）单击【确定】按钮，Excel2000便以出版社为类进行汇总。

如图6-53所示。

图6-53汇总

6.7打印

打印Excel文档，与打印Word文档有很多相似之处。

但是作为一种表格数据文档，打印Excel文档要进行一些特殊的设置。

6.7.1页面设置

页面设置的主要目的是使打印出来的工作表能按用户的要求进行。

操作如下：

单击【文件】｜【页面设置】命令，弹出如图6-54所示的【页面设置】对话框。

图6-54【页面设置】对话框

与Word的页面设