初级会计电算化教案第三章.docx

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初级会计电算化教案第三章

第三章会计电算化基本要求

第一节会计电算化法规制度

教学目的及要求：

要求学生了解会计法对会计电算化的基本要求。

教学重难点：

会计法对会计电算化的要求、

教学方法；讲授法

教学过程：

会计电算化作为会计工作的一种技术手段，应当保证其处理过程符合一定的规范，处理结果真实、完整。

因此，国家制定了一系列政策法规，对开发设计会计电算化软件和单位开展会计电算化工作提出了基本要求。

一、会计电算化的基本要求

《会计法》规定，使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度。

这是对实行会计电算化的单位关于会计软件及其相关会计资料的基本要求，包括两方面：

（一）使用的会计软件达到符合财政部规定的会计软件的功能和技术标准。

（二）用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一会计制度的要求。

二、会计电算化的法规制度

1989年，财政部颁布了第一个会计电算化的法规《会计核算软件管理的几项规定（试行）》；（1990年1月1日起施行）

1994年，财政部颁布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》；（1994年7月1日起施行）

1996年，发布了《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》；

1999年修订2000年7月1日起实施的新《会计法》

第二节会计核算软件的要求

教学目的及要求：

要求学生了解会计法对会计核算软件要求。

教学重难点：

会计法对会计核算软件的要求、

教学方法；讲授法

教学过程：

一、会计核算软件的基本要求

（一）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率；

（二）会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表；

（三）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照；

（四）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能；

（五）会计核算软件应当符合GB/T19581-2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求；

（六）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况；

（七）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能；

（八）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续；

（九）会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

二、会计数据输入功能的基本要求

会计电算化条件下，会计数据的输入方式包括手工录入、存储介质导入以及由其他业务系统传入等。

输入的数据主要有三大类：

初始数据、记账凭证数据和原始凭证数据。

（一）对初始数据输入的基本要求

1．输入会计核算所必需的期初数据及有关资料；

包括各级会计科目名称、编号、年初数、期初数、累计发生额及有关数量指标等。

2．输入需要在本期进行对账的未达账项；

3．选择会计核算方法；

包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。

4．定义自动转账凭证；

5．用户设置；包括设置每个用户的登录名、登录密码、姓名、操作权限等。

（二）对记账凭证输入的基本要求

会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能。

输入内容应包括记账凭证日期、记账凭证编号、业务摘要、会计科目名称或编码、金额、附件张数等。

软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

（三）对记账凭证的控制功能

会计软件应当提供以下控制功能，确保记账凭证的编制和处理符合国家统一的会计制度要求：

1．正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存；

2．以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目

3．借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存；

4．有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存；

5．正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存；

6．会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能；7．对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。

防止同一用户对同一张凭证具有输入、修改和审核权。

（四）对原始凭证输入的基本要求

1．在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。

2．在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。

注：

记账凭证通过审核或记账后，对相应的原始凭证不能直接进行修改。

三、会计数据输出功能的基本要求

会计数据输出包括屏幕查询、打印、保存到存储介质以及通过数据接口传输到其他业务系统等多种形式。

（一）屏幕查询的基本要求

在会计电算化下，无须每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求可以通过屏幕查询来满足。

屏幕查询一般应当实现对以下内容的查询：

1．各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目

2．本期输入的记账凭证、原始凭证

3．本期和以前各期的总账和明细账

4．往来项目的结算情况

5．本期和以前各期的会计报表

对以上查询内容，会计软件应当显示其是否已经结账。

如果需要，也可以对屏幕查询的内容进行打印输出。

（二）打印输出的基本要求

对会计核算软件打印输出的要求主要包括以下内容：

1．应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能

2．在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代

3．在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少

4．对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能

四、会计数据处理功能的基本要求

（一）会计核算软件应当具有记账功能

（二）会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能

（三）会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能

（四）会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能

（五）会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除

第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

教学目的及要求：

要求学生了解会计法对会计电算化岗位及权限设置的要求。

教学重难点：

会计法对会计电算化岗位及权限设置的要求、

教学方法；讲授法

教学过程：

一、电算化会计岗位的划分及职责

会计电算化的岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

（一）、基本会计岗位：

基本会计岗位与手工会计的各岗位相对应，基本会计岗位必须由持有会计证的人员担任，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人，但应符合内部控制的要求。

1、会计主管；

2、出纳；

3、会计核算各岗；

4、稽核；

5、会计档案管理。

（二）、电算化会计岗位：

电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件系统的工作岗位。

1、电算主管：

负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。

可由会计主管兼任，具体职责是：

（1）负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。

（2）协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任制，负责对

电算化系统各类人员的工作质量考评，提出任免意见。

（3）负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。

（4）建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。

（5）完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。

2、软件操作：

负责会计核算软件具体使用操作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级水平。

一般可由基本会计岗位的会计人员兼任。

具体职责是：

（1）负责所分管业务的数据输入、处理、备份和输出（包括打印输出凭证、账簿、报表）。

（2）对审核记账人员提出的错误会计数据进行修改。

（3）对操作中发现的问题，进行记录并向电算化维护员报告。

（4）出纳人员应做到“日清月结”。

3、审核记账：

负责凭证的审核记账。

要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级水平，可由会计主管兼任。

具体职责是：

（1）审核原始凭证的真实性、正确性，对不合规定的原始单据不作为记账凭证依据。

（2）审核记账凭证，包括各类代码的合法性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性。

（3）对通过审核的凭证及时记账。

（4）进行结账操作。

（5）打印有关的账、表。

4、电算维护：

负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。

此岗位要求具备计算机和会计知识，达到电算化中级水平。

具体职责是：

（1）定期检查电算化系统的软、硬件的运行情况。

（2）及时对电算化系统运行中软、硬件故障进行排除。

（3）负责电算化系统升级换版的调试工作。

（4）会计电算化人员变动或会计科目调整时，负责电算化系统的维护。

（5）会计核算软件不满足需要时，与软件开发人员或开发商联系，进行软件功能的改进。

5、电算审查：

对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊。

要求具备计算机和会计知识，达到电算化中级水平。

具体职责是：

（1）监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

（2）审查电算化系统各类人员岗位设置是否合理，内部控制是否完善，各类人员是否越权使用软件。

（3）发现系统问题或隐患，及时向会计主管反映，提出处理意见。

6、数据分析：

负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到电算化中级水平。

具体职责是：

（1）确定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析原则。

（2）对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位提供必要的决策信息。

7、会计档案保管：

负责会计电算化数据和程序备份，打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管，确保会计档案安全保密。

具体职责是：

（1）负责各类数据、软件存储介质及各类纸质账表、凭证、资料的存档保管工作。

（2）做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作。

（3）按规定期限，向各类电算化岗位人员索要会计数据存档资料和账表、凭证等会计资料。

电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。

会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动进行相应调整。

电算主管负责设定各操作人员的权限。

具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

二、中小企业实行会计电算化的岗位设置

中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足不相容职务相分离的要求，比如出纳和记账审核不应是同一人；软件开发人员不能进行软件操作、处理会计业务。

较小单位电算化会计岗位的设置，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳岗位。

第四节计算机替代手工记账的基本要求

教学目的及要求：

要求学生了解计算机替代手工记账的要求。

教学重难点：

计算机替代手工记账

教学重难点：

会计法对会计电算化岗位及权限设置的要求、

教学方法；讲授法

教学过程：

一、替代手工记账的任务和条件

（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一

（二）替代手工记账的条件

1．配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备

2．配备了相应的会计电算化工作人员

开展会计电算化岗位培训的形式：

（1）财政部门组织开展的会计人员后续教育；

（2）软件公司提供的针对购买的会计核算软件的培训；

（3）单位根据开展会计电算化工作的需要，自行组织会计电算化培训。

3．建立了严格的内部管理制度

二、替代手工记账的过程

（一）整理手工会计业务数据

1．重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符

2．整理各账户余额

3．清理往来账户和银行账户

（二）建立会计账户体系并确定编码

1．符合财政部和有关管理部门的规定

2．满足本单位会计核算与管理的要求

3．满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统

中取数的，必须设立相应科目

4．保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目

5．保持相对稳定

6．要考虑与核算模块的衔接，凡是与其他核算模块有关的科目，在

整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目

（三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程

（四）会计核算软件初始化

（五）计算机与手工并行

1、检验各种核算方法

2、检查会计科目体系的有效性

3、考查操作准确性

4、纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误

第五节会计电算化档案管理的基本要求

教学目的及要求：

要求学生了解会计电算化档案管理的要求。

教学重难点：

会计电算化档案管理的要求

教学方法；讲授法

教学过程：

实行会计电算化后的档案包括存储在计算机中的会计数据（以磁盘、光盘等介质存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。

会计数据是指：

1、会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式），记载会计业务的原始凭证等数据。

2、会计电算化软件开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料。

3、其他会计资料。

会计电算化档案管理的主要任务：

监督和保证按要求生成各种档案，确保各种会计档案存储的安全性和保密性，保证各种会计档案得到合理有效的利用。

会计电算化档案管理要求做到以下几点：

一、保存打印出的纸质会计档案

（一）现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结

（二）明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印

（三）会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次

（四）会计报表每月打印一次进行保管

二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

会计电算化系统开发过程中的资料一般有：

（一）系统分析书

（二）系统设计书

（三）软件测试报告

（四）各种编码说明

（五）代码清单

（六）各种解决方案

以上资料应当视同会计档案保管，保管期限截至该系统停止使用

或有重大更改后5年。

三、制定与实施会计电算化档案管理制度

档案管理制度一般包括以下内容：

（一）存档的手续

（二）各种安全和保密措施

（三）档案管理员的岗位责任制度

（四）档案分类管理办法

（五）档案使用的各种审批手续

（六）各类文档的保管期限及销毁手续

四、会计电算化档案安全和保密措施

对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。

重要会计档案应当有双备份存放在两个不同的地点，最好是在两个不同的建筑物内。