ERP系统财务模块规范.docx
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ERP系统财务模块规范
财务管理部文件
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ERP系统财务模块规范
第1章总则
第一条为提高的集团ERP系统财务模块会计核算的规范水平，有效改善会计信息的准确性、及时性与完整性，特制定本规范。
第二条本规范为ERP系统财务系列规范之二，适用于的集团及其下属单位（以下简称各单位），目前主要适用于应用OracleERP系统（包括各版本）进行会计核算的单位。
第三条本规范按照OracleERP系统的模块分别进行描述，具体为总账模块、应收模块、应付模块、资产模块。
第二章总账模块
第四条总账模块是整个OracleERP财务系统的核心，会计经理和总账会计必须有全局的观念，正确处理总账模块的相关业务，并督促各子模块的会计人员保证总账与明细账的账账一致。
第五条一般情况下，总账模块主要包括基础信息管理、日记账管理、月末结账及会计期管理等业务。
第六条总账模块的基础信息主要有账套、会计科目、会计日历、币种、日记账来源与分类、总账序列定义及分配等。
其中会计科目公司段（segment1）、科目段（segment3）、内部往来段（segment6）以及日记账来源与分类由集团财务管理部根据ERP系统财务系列规范之一——《ERP系统财务基础信息规范》统一进行管理与维护，其他任何部门与个人不得随意新增、修改与删除，但可以根据需要向集团财务管理部提出书面申请，集团财务管理部审批后予以办理。
其他基础信息由经营单位按照《ERP系统财务基础信息规范》自行管理与维护。
第七条总账模块的日记账管理分为由子模块引入的日记账和总账录入的日记账。
其中，由子模块引入的日记账包括应收、应付、资产、库存、采购等模块引入的日记账及其他外围系统引入的日记账；总账录入的日记账包括总账手工录入日记账及经定义自动产生日记账分录的经常性日记账。
第八条由子模块引入的日记账管理主要包括：
（一）日记账的引入方式：
一般情况下，采用“汇总”的方式引入子模块的会计信息，创建按业务类型和科目汇总的日记账，方便总账日记账分录的查询、核对以及日记账的打印；
（二）引入日记账的管理规范：
由子模块引入的日记账，任何情况下不得更改或删除，只允许过账。
除系统初始化、当前会计期之前未引入的日记账等特殊情况外，不得反冲由子模块引入的任何日记账。
（三）日记账的调整：
如果子模块引入的会计信息有误，需切换到子模块进行修正，然后将修正部分引入总账，以保证总账与明细账的数据一致性；
（四）系统初始化：
总账模块的系统初始化要求按照切换时点的资产负债表、利润表、费用明细表的相关数据初始化，子模块的系统初始化要求按照切换时点的实际盘点数和与往来单位的对账单初始化，子模块初始化之后要求将子模块产生的会计信息引入总账模块，不得删除或修改，系统初始化时由子模块引入总账模块的会计信息允许在总账模块红冲，但必须保证总账模块与子模块的相关数据账账相符，如果不符，建议调账到相关差异科目；
（五）当前会计期之前未引入的日记账：
一般情况下，要求先打开未引入日记账所在的总账周期，然后将未引入的日记账引入总账并予以过账，再将该日记账反冲在同一会计期并予以过账、关闭其所在的会计期，最后将反冲的日记账再次反冲在当前会计期并予以过账。
第九条在总账模块录入的日记账管理主要包括：
（一）总账录入日记账的管理规范：
总账录入的日记账一旦存盘并自动产生凭证号后就不得删除，以保留审计线索；
（二）批名称及日记账名称：
一般情况下，各经营单位在总账模块手工录入的日记账批及日记账名称，采用固定的命名规则，不得随意变换，以方便日记账批的管理和业务跟踪以及日记账的打印、整理和保管。
批名称命名规则为：
***（录入人姓名的第一个字母）+YYYYMM（当前日记账所在的会计期）+**（序号）。
日记账名称命名规则为：
批名称+***（序号）。
（三）日记账类别：
一般情况下，总账录入日记账的类别要求选择“.记账凭证”或其他经集团财务管理部定义的日记账类别，不允许选择其他子模块业务所涉及的日记账类别；
（四）日记账的摘要：
在总账模块创建的日记账，必须填写摘要，并要求摘要清晰、明了、简要，不得有歧义，尤其是调账、非经常性业务的日记账；
（五）日记账的科目：
一般情况下，录入的日记账不允许使用子模块所设置的特定会计科目组合，以保证总账与明细账的账账一致，特定的会计科目组合主要有：
1、库存模块特定的会计科目组合:
子库存物料、资源、费用等账户指定的会计科目组合以及通过库存模块结转成本所涉及的会计科目组合，如原材料、委外加工材料、产成品、发出商品、主营业务成本、其他业务支出等科目。
未通过库存模块结转销售成本的经营单位，可以在总账模块结转发出商品或发出材料到销售成本；
2、采购模块特定的会计科目组合：
采购订单接收指定的会计科目组合，如物资采购、应计负债科目；
3、车间模块特定的会计科目组合：
车间任务指定的会计科目组合，如生产成本科目；
4、应收模块特定的会计科目组合：
由发票类型或客户、销售代表或发票录入时应收款、收入、税金账户指定的会计科目组合，以及收款方法未核销收款、未标识收款、记账收款账户指定的会计科目组合，如应收账款、预收帐款、主营业务收入、其他业务收入、内部往来等科目；
5、应付模块特定的会计科目组合：
供应商负债及预付款账户指定的会计科目组合，如应付账款、预付账款、其他应收款、其他应付款、内部往来等科目；
6、资产模块特定的会计科目组合：
资产类别设置中资产成本、累计折旧账户指定的会计科目组合，如固定资产、长期待摊费用、无形资产、经营租入固定资产改良、在建工程、累计折旧等科目；
备注：
由于科目较多，以上只列示了总账科目，特定的会计科目组合是指各子模块设置的以上总账科目下的具体核算科目组合，如应计负债科目组合为：
51.0000.20700.000000.0000，并非所有的应计负债科目组合。
第十条由子模块引入的日记账和手工录入的日记账，都要求有文档序号，并且会计年度内不分来源、类型统一顺序编号。
对已经产生文档序号的日记账不允许删除，以保证文档序号的连续性。
第十一条总账月末结账及会计期管理流程为：
（一）检查各子模块引入的数据：
总账会计应检查应收、应付、资产、库存、车间、采购等子模块引入的日记账，检查引入的日记账是否完整、正确。
总账会计可以在“日记账-导入-更正”界面或提交总账接口检查报表检查是否有未引入总账的记录，若有记录，则必须手工执行引入，必要时可向ERP系统维护部门（或供应商）申请协助；
（二）过账执行检查：
总账会计可以在“日记账-过账”界面，检查是否存在未过账的日记账，确保所有的日记账都已经过账；
（三）检查暂记、中转科目：
一般情况下，暂记、中转科目的期末余额应该为零，否则必须及时查询原因并进行相关的处理，以结平暂记和中转科目余额。
目前暂记、中转科目有：
1、暂记科目：
0000000/00000000（v10.7/v11i，下同）
2、其他应收款-应收、应付中转11990/113302
3、其他应收款-应收、总账中转11991/113303
4、其他应收款-应付、总账中转11992/113304
5、其他应收款-其他应收款中转11993/113305
6、待摊费用-待摊费用中转13910
7、固定资产-固定资产中转16101/150101
8、在建工程-在建工程中转16901/160301
9、无形资产-无形资产中转17101/180101
10、长期待摊费用-长期待摊费用中转18101/190101
11、固定资产清理16600/170100
（四）核对总账与明细账的当期发生额、期末余额是否一致:
主要核对的账户请参照第九条之五各子模块特定的科目组合，并且所有以上所有账户都要求核对当期发生额，其中资产、负债类的科目还要求核对期末余额是否一致；
（五）会计期管理:
总账会计应检查应收、应付、资产、成本周期是否已经正常关闭，并核对完相关的账务信息之后才能关闭总账会计期，总账会计期关闭之后才能编制相关的财务会计报表。
一般情况下，总账会计期不得永久关闭。
第十二条对于应收账款与预收账款、应付账款与预付账款、应收应付款与内部往来科目的重分类，不允许在总账模块进行账调，但是提交财务会计报表时，要求进行表调，表调必须有相关的依据，并上报集团财务管理部备案。
第三章应收模块
第十三条应收模块主要处理销售发票、客户到款等相关的应收、收入、税金类会计业务，应收会计应全面了解本公司应收模块设计方案、功能设置、业务流程以及和分销、总账模块的集成关系。
第十四条一般情况下，应收模块主要包括应收模块基础信息管理、客户管理、发票管理、收款管理、内部交易、月末结账及会计期管理等业务。
第十五条应收模块基础信息主要包括应收模块系统选项、客户信息、事务处理信息、收款信息、税收信息、销售区域信息等。
收款信息中的银行名称及分支机构由集团财务管理部根据《ERP系统财务基础信息规范》统一进行管理，其他任何部门与个人不得随意新增、修改与删除，但可以根据需要向集团财务管理部提出书面申请，集团财务管理部审批后予以办理。
其他基础信息由经营单位按照《ERP系统财务基础信息规范》自行管理与维护。
第十六条客户管理包括客户信息创建和客户信息维护两个方面。
（一）客户信息创建：
客户信息的创建必须遵循客户编码规则及客户名称管理的相关规定，具体详见《ERP系统财务基础信息规范》。
为保证ERP系统客户信息的唯一性，各经营单位应指定专人建立与维护客户信息，其他任何人不得创建、修改和删除，客户信息管理员应定期检查ERP系统的客户信息，保证数据的准确性，并杜绝客户信息重复录入。
（二）客户信息维护：
各经营单位只允许维护本经营单位范围内的客户信息，不得修改和删除其他经营单位的客户信息。
客户合并操作建议不要删除被合并的客户信息，并保留相关文档记录以备后查，为保留审计线索，对于执行客户合并后生成的报表，要求打印并归档管理。
第十七条应收模块的发票一般都与销售活动有关，各账户的会计科目使用规定如下：
（一）应收账款账户：
一般情况下，只允许使用应收账款、内部往来科目。
（二）收入账户：
一般情况下，只允许使用主营业务收入、其他业务收入、其他应收款中转科目。
其中，中转科目适用于客户退款业务，并且必须在当期相应的模块作相关处理以结平中转科目余额。
（三）税金账户：
一般情况下，只允许使用应交税金科目。
（四）运费账户：
一般情况下，只允许使用营业费用、管理费用科目。
第十八条应收模块的发票一般分为从销售模块或营销系统引入、手工录入两种方式创建。
（一）从销售模块或营销系统引入的应收发票，不允许在应收模块进行修改、删除，若业务上需要调整或更改，需回到原模块或系统进行更正，然后再将更改信息引入应收模块，以保证两者的数据一致性；
（二）从销售模块或营销系统引入发票时，如果对应的库存模块发货直接结转成本,则发票类型不允许使用“暂记发票”,如果未直接结转成本,使用的是“发出商品”、“发出材料”等科目，则允许使用“暂记发票”的发票类型，“暂记发票”实际开具发票之后要求在当期转为正式发票，对于当期未实际开具发票的“暂记发票”，可以转到下月处理，但是每月必须保证ERP系统的“暂记发票”与实际未开票的发出商品一致；
（三）手工录入的发票如果发票栏目是产品信息，必须要求录入产品的编码，不得手工录入产品信息，以方便收入与成本的配比；
（四）如果发票有误或退票等情况，需要对发票进行红冲，一般情况下要求针对具体的发票进行红冲，建议不要直接录入一张贷项通知单；
（五）应收模块的所有发票各账户会计科目使用规定请参照第十七条有关规定，并且禁止使用其他子模块特定科目组合。
（六）以上所有的发票都要求有文档序号，并且会计年度内顺序编号。
对已经产生文档序号的发票不允许删除，以保证文档序号的连续性。
第十九条收款管理包括收款银行定义、收款分类定义、收款业务、退转款业务、杂项收款等。
（一）收款银行定义：
收款银行的定义必须遵循《ERP系统财务基础规范》中有关银行定义的规范,其现金账户一般情况下只允许使用货币资金、其他应收款中转等会计科目。
（二）收款分类定义：
收款分类中各账户的会计科目使用规定如下：
1、现金账户：
货币资金、其他应收款中转等。
其中，中转科目适用于费用转退款等业务，必须在当期相应的模块作相关处理，以结平中转科目余额。
2、未核销收款账户：
应收账款-未核销资金。
3、未标识收款账户：
应收账款-不明客户资金。
4、记账收款账款：
预收账款。
（三）收款业务：
一般情况下，要求所有的收款业务都必须核销相应的发票，以便准确反映应收账款发票的账龄情况，并有效防止呆账的形成。
（四）退转款业务：
在应收模块对客户的退款业务，可通过创建虚拟发票并使用中转科目来平衡账务（借：
应收账款；贷：
中转科目），再到应付或总账模块来记录资金支付分录（借：
中转科目；贷：
资金科目），不允许在发票分录中使用资金类科目；
（五）杂项收款：
对于非正常销售收款业务（无销售发票对应或不记录具体客户往来）的收款业务，可通过杂项收款来进行处理；
（六）以上所有的收款都要求有文档序号，并且会计年度内顺序编号。
对已经产生文档序号的收款不允许删除，以保证文档序号的连续性。
第二十条内部交易是指股份公司及其控股成员单位之间的商品贸易行为，应收模块的内部交易主要包括发票管理、收款管理两方面。
（一）内部交易的发票要求用“内部往来”科目核算债权债务，为区别于非贸易的内部往来，其会计科目组合要求明细科目段统一使用：
“205999/2125999内部交易”，即“205**.000000/2125**.0000000”的组合仅使用于非贸易行为的内部往来业务；具体的业务处理可采用以下三种方式，各经营单位可根据实际情况灵活选择：
1、在客户地点层设置“内部往来”科目。
此方式适用于客户数量较少但内部交易量比较大且使用了11i以上版本的经营单位；
2、针对具体的内部交易客户设置事务处理类型，该事务处理类型的应收账户设置为“内部往来”科目。
此方式适用于客户数量相对较多并且内部交易量也比较大的经营单位。
3、将发票产生的“应收账款”科目人工改为“内部往来”科目。
此方式适用于客户数量较多，但内部交易量较小的经营单位。
（二）内部交易的收款管理类同于外部贸易的收款管理，内部交易的收款必须核销相应的发票，以结平发票的“内部往来”科目与收款的“应收账款”科目。
预收的收款可暂不核销发票，由此产生的“应收账款”或“预收账款”余额在月末会计报表中表调到“内部往来”科目，销售实现并开出发票之后应在当月进行核销，以结平相关科目余额。
第二十一条月末结账及会计期管理主要包括：
（一）应收模块与销售模块或营销系统核对：
首先确保销售模块或营销系统当期应转入应收模块的数据已全部转入应收模块，可通过手工执行“自动发票主程序”并通过并发程序报表或提交应收接口检查报表发现销售模块或营销系统已传出而应收模块未引入的销售订单信息；应收模块可提交“事务处理登记”（若使用了IMS营销系统则还要提交“收款登记表”）报表与销售模块或营销系统中记录的已引入应收模块的数据进行核对；
（二）应收模块与总账的核对：
首先要确保应收模块当期的会计信息全部传入总账模块，可通过运行“未过账项目报表”或直接手工关闭应收会计周期来验证是否有未过账记录；其次要与总账会计沟通，确保传入总账模块的应收数据都在总账中入账，可通过运行“日记账分录报表”取出当月应收模块已过账的各科目的发生额与总账模块的“账户分析”系列报表数据进行核对,最后要确保总账应收账款、预收账款的余额与应收模块的明细余额之和相等；
（三）及时与客户进行对账：
可运行“账龄试算表”来核对客户的往来余额，或提交“事务处理登记”和“收款登记表”与客户核对往来明细记录。
（四）周期关闭：
应收模块可通过手工执行关闭周期来确认当期业务是否都已过账，若当期业务全部传入总账，则能够顺利关闭周期。
若周期不能手工关闭，则可再次提交过账，或运行相关报表“未过账项目报表”，检查出未过账的记录并再次执行过账、关闭周期。
第四章应付模块
第二十二条应付模块主要处理物料（含成品、半成品）外购、外协、固定资产采购的发票管理，供应商预付款，员工借款及费用报销等。
应付会计应全面了解本公司应付模块设计方案、功能设置、业务流程以及和采购、资产、总账模块的集成关系。
第二十三条一般情况下，应付模块主要包括应付模块基础信息管理、供应商管理、发票管理、付款管理、内部交易、月末结账及会计期管理等业务。
第二十四条ERP系统应付模块基础信息主要包括应付账款选项设置、供应商信息、发票基础信息、付款基础信息、税收代码、销售区域信息等。
其中，供应商信息中的地区代码与省份代码、付款基础信息中的付款银行名称及分支机构由集团财务管理部根据《ERP系统财务基础信息规范》统一进行管理，其他任何部门与个人不得随意新增、修改与删除，但可以根据需要向集团财务管理部提出书面申请，集团财务管理部审批后予以办理。
其他基础信息由经营单位按照《ERP系统财务基础信息规范》自行管理与维护。
第二十五条供应商管理包括供应商信息创建和供应商信息维护两个方面。
（一）供应商信息创建主要包括：
1、供应商信息的创建必须遵循供应商编码规则及供应商名称管理的相关规定，具体详见《ERP系统财务基础信息规范》；
2、定义供应商的相关往来科目要求使用固定的会计科目：
（1）负债账户：
应付账款、其他应付款、内部往来；
（2）预付款账户：
预付账款、其他应收款；
（3）负债账户与预付款账户匹配规定：
一般情况下，当供应商的负债账户设置为“应付账款”时，则预付款账户为“预付账款”；负债账户设置为“其他应付款”时，则预付款账户为“其他应收款”；负债账户设置为“内部往来”时，则预付款账户为“内部往来”。
3、为保证ERP系统供应商信息的唯一性，建议各经营单位指定人员进行建立与维护供应商信息，其他任何人不得创建、修改和删除，供应商信息管理员应定期检查ERP系统的供应商信息，保证数据的准确性，并杜绝供应商信息的重复录入。
（二）供应商信息维护主要包括：
1、各经营单位只允许维护本经营单位范围内的供应商信息，不得修改和删除其他经营单位的供应商信息。
2、如果出现供应商的往来科目信息定义出错，必须先将供应商的余额结平，然后再修改设置，最后再创建余额信息；
3、供应商合并的同时要求合并相关的采购订单和发票信息，为保留审计线索，要求保留相关文档记录以备后查，对于执行供应商合并后生成的报表，要求打印并归档管理。
第二十六条应付模块的发票业务一般分为物料采购、费用发票、资产采购、预付款发票等业务。
（一）物料采购发票主要包括：
1、对于有采购订单的发票（包括含红字仓单的蓝字或红字发票）要求与采购订单、仓库接收单进行匹配，且匹配的发票价要与实际发票的不含税价一致，并且不得高于采购价，否则要查明原因之后再作处理。
2、发票匹配要求严格按照采购订单和项目编码进行匹配，并且匹配的累计数量不得超过已验收入库的数量，否则查明原因之后再作处理，防止红字仓单未开来发票或超订单接收。
3、发票匹配过程中不要选择“最终匹配”；
4、发票分配行的会计科目一般情况下只允许使用应计负债、应交税金、材料成本差异-发票价差、其他应收款中转等科目。
5、定期检查未匹配的红字仓单并跟踪处理，确保供应商根据红字仓单及时开来红字发票或冲抵蓝字发票。
（二）费用发票：
一般情况下，发票分配行的科目一般为费用类、中转类会计科目；
（三）资产采购发票：
资产发票分配行必须是资产模块设置的该资产类别的中转科目，如果允许抵扣进项税则还包括应交税金科目。
发票分配行的中转科目应该与资产模块的中转科目保持一致，以结平中转科目余额；
（四）预付款发票：
预付款发票分配行禁止人工分配会计科目及更改自动生成的账户信息。
应付会计应及时、正确地核销预付款发票，并经常检查预付款发票余额及账龄情况，避免同一供应商负债余额与预付款余额同时存在的情况；
（五）以上所有发票必须填写摘要，并要求摘要清晰、明了、简要，不得有歧义。
（六）以上所有的发票都要求建立文档序列，并在会计年度内顺序编号。
对于已经生成的文档序列号的发票不得删除，以保证文档序号的连续性；
（七）以上所有发票分配行不得使用应付供应商负债账户特定的科目组合及其他子模块特定的科目组合。
除预付款发票外，发票分配行不得使用应付供应商预付款账户特定的科目组合。
第二十七条付款管理包括付款银行定义、付款业务、退转款业务等。
（一）付款银行定义：
同收款银行共享银行信息，相关内容详见第三章“收款银行定义”；
（二）付款业务：
所有的付款要求建立付款单据序列，并且在会计年度内顺序编号。
付款单据要求正确核销相应的发票，如果核销出错并已经存盘，则红冲该付款，然后重新录入；
（三）退转款业务：
OracleERP系统v11i版本新增“退款”功能，低版本的ERP系统可采用录入虚拟发票的方式，即利用中转科目来实现（借：
中转科目，贷：
应付科目），并在相应的模块作相关的处理，以结平中转科目余额。
第二十八条应付模块的内部交易主要包括供应商管理、发票管理和付款管理。
（一）供应商管理：
所有属于内部交易性质的供应商其会计科目信息全部定义“内部往来”相关的科目组合，为区别其他非贸易行为的内部往来，设置的科目组合要求明细科目段统一使用：
“205999/2125999内部交易”，即“205**.000000/2125**.0000000”的组合仅使用于非贸易行为的内部往来业务；
（二）发票管理与付款管理：
类同于外部贸易行为。
第二十九条月末结账及会计期管理主要包括：
（一）应付与总账核对：
首先必须确保应付模块的会计信息全部传入总账模块，月末处理完当月所有业务后，检查是否有未审批发票和已审批但被挂起的发票，检查是否有未过账发票和付款（可通过运行“未入账事务处理报表”），并予以处理；其次要确保应付账款、预付账款、其他应付款、其他应收款的总账余额等于应付模块的明细余额之和；
（二）资产信息传送与核对：
执行创建成批增加将当月资产发票信息传送至资产模块，提交费用分配表（科目编码选取：
资产中转科目）来与资产模块的资产附加记录进行核对，保证应付模块与资产模块数据的一致性，并结平中转类科目余额；
（三）及时与供应商（含员工）进行核对：
应付模块可提交“应付账款试算表”、“预付款状态报表”、“发票登记”、“付款登记”等报表与供应商（含员工）进行对账；
（四）周期关闭：
应付模块可通过手工执行关闭周期来确认当期业务是否都已过账，若当期业务全部传入总账，则能够顺利关闭周期。
若周期不能手工关闭，则可再次提交过账，或运行报表“未入账事务处理报表”，检查出未过账的记录，处理完毕再次执行过账并关闭周期。
第五章资产模块
第三十条资产模块主要处理固定资产的增加、调整、转移、重估、折旧、报废，以及无形资产、长期待摊费用的增加与摊销等业务。
资产会计应该全面了解本公司资产模块设计方案、功能设置、业务流程以及和应付、总账模块的集成关系。
第三十一条一般情况下，资产模块主要包括资产基础信息管理、资产增加、资产调整、资产报废、资产折旧、月末结账及会计期管理等业务。
第三十二条资产模块的基础信息主要包括资产系统会计年度与日历设置、账簿控制选项设置、资产类别、资产地点、资产键、分摊惯例、资产编号等。
其中，资产分类由集团财务管理部根据《ERP系统财务基础信息规范》进行统一管理，其他任何部门与个人不得随意新增、修改与删除，但可以根据需要向集团财务管理部提出书面申请，集团财务管理部审批后予以办理。
其他基础信息由经营单位按照《ERP系统财务基础信息规范》自行管理与维护。
第三十三条资产增加分为手工增加和成批增加两种方式：
（一）手工增加：
手工增加的资产成本必须等于应付或总账中对应资产处理时中转科目记录的发生额，即中转科目必
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