某ERPⅡ信息系统流程再造方案39页.docx
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某ERPⅡ信息系统流程再造方案39页
公司信息化管理项目
某Ⅱ系统
系统功能设计说明书
――企业流程再造方案
青岛百高利信息科技有限公司
编制：
马晓刚
版本：
1.0.06
系统功能说明书（需求分析说明书）
一、引言
、编写目的：
该《系统功能说明书》的编写，旨在对后续的系统开发、软件设计起到指导作用，并为企业负责人、项目管理者提供一份比较详细的系统各功能模块实现的功能的描述。
、项目背景
某项目是在公司对信息化提升企业效益的迫切需求下提出，并开始研发和实施的。
公司自年开始经过调研、选型，确定最终的软件提供商进行项目的实施，在几年的实施和使用过程中，应该说起到了一定的作用，但是，由于企业的规模不断扩大，业务流程不断的革新和重组，以前的系统不能够满足企业的进一步的需求，在以下几个方面尤其显得不是很完善：
（1）系统响应速度
系统的响应速度太慢，往往出现异地不能顺利连接系统，处理信息速度太久等情况。
使用管理信息系统的一个重要理由就是提高效率，效率是当今企业利润之源，然而，系统的响应速度慢，直接导致的就是系统对信息的处理效率大大降低，进而导致业务处理效率低下。
这是企业不愿得到的结果。
（2）生产资源计划（）方面
系统没有真正发挥作用。
“高效的信息共享、实时的生产数据传递”作为系统的一个目标，最终没有很好的在该系统中体现。
一方面，系统中没有体现出计划层次来，几乎没有涉及到计划的业务，如销售计划、主生产计划、作业计划、物料需求计划、采购计划等等，作为企业资源计划系统的，不是单纯的进销存软件，另一方面，作为计划的回馈，执行也没有记录，没有反馈，这样根本上没有起到对生产进行适时监控，也就是说生产是不受控的，没有形成闭环的业务管理模式。
（3）软件的界面友好性和系统易扩展性
在这套系统中，软件的界面友好性不足，往往出现找不到操作模块的情况。
该软件开发模式为结构，这种结构的一个较大弊端就是不具备良好的扩展性，尤其在系统升级方面，往往出现不同的客户端版本不同的情况。
在这种情况下，青岛赛瑞思信息技术有限公司依靠自身的技术力量和对公司各个部门业务流程的熟悉，提出承担该项目的研发任务，并得到公司领导的认可和大力支持。
、定义：
：
企业资源计划
：
物料需求计划
、参考资料
《软件开发任务计划》年月
《软件开发合同》年月
二、任务概述
、目标
建立以财务管理为中心，以计划和执行贯穿整个系统，实现业务流程中对成本及费用的预测、控制、反馈，并实现企业生产经营全过程的物流、信息流及资金流的监控，使财务、销售、库存、采购、车间、计划、成本等管理集成在一起，构建一个具有先进性、集成性、适应性、安全性和可扩展性的管理信息系统。
、运行环境
系统运行模式为结构，即服务器客户端模式。
业务逻辑处理、数据处理集中在服务器上，客户端通过浏览器进行表单的提交和信息获取。
软件系统运行在．平台。
客户端不需安装额外软件。
、条件与限制
软件系统的正常运行要基于公司、南厂、北厂网络的正常运行，以保证网络环境通畅。
三、功能总述
、系统功能设计总体原则
（1）提供丰富的报表功能。
（2）引入层层预警机制。
（提供决策）
（3）实现“计划—执行”闭环管理业务处理模式。
（提升执行力）
（4）执行“接口把关”原则，“不良不流入下一环节”（严格品质））
、功能划分
系统主要通过供应链管理（物流）、生产管理（信息流）、财务管理（资金流）三条干线进行业务流程管理。
供应链管理（物流）：
处理企业从原材料供应和产品存储到产品销售的整个物流流程。
其物流的核心为库存的管理。
包括库存管理、销售出货管理、采购管理。
生产管理（生产信息流）：
包括工艺档案、主生产计划、物料需求计划、能力需求计划、车间作业管理、质量管理、设备管理。
财务管理（资金流）：
应收应付管理、成本核算等
其他补充模块：
人力资源管理、经理查询
、功能结构图
四、业务流程分析以及功能设计
●供应链管理（物流）部分
、采购管理
业务描述：
（）接受物料需求或采购指示，并生成采购计划
物料需求大部分来自生产计划产生的需求，采购部门必须按照物料规格、数量、需求时间以及质量要求提供给生产部门。
对于按订货点控制需求的物料，这部分物料多为固定消耗料，如大多数辅料。
由仓库提出需求计划。
（）选择供应商
供应商处于企业供需链的供应商，从这种意义上说，供应商也是企业资源之一。
采购部门掌握越多的供应商，企业的供应来源越丰富。
现代管理的管理思想趋于“供应商是合作关系”或“合作伙伴”的关系。
企业在选择供应商时一般考虑个要素：
价格、质量、交货期。
传统企业与供应商的关系是一种短期的、松散的、竞争对手关系，这样一来会出现价格上的波动、质量上的不稳定以及供货期的不可靠现象。
在生产方式下，要求供应商在需要的时候按照需要的量提供优质产品。
因此，采购管理工作中，重要的一个项目就是开发合格、稳定的供应商。
质量保证体系，要求企业对分供方进行评估，并向分供方提供全部的质量与技术要求，帮助分供方进行质量改善。
因此，采购管理中，还要进行供应商的管理工作。
包括供应商技术支持、质量标准提供、供应商评估等工作。
其中质量标准的提供、供应商的评估需要品质保证部门参与。
（）下达采购订单
采购部门根据物料需求计划制定采购计划，并根据采购计划选择供应商，下达采购订单。
下达采购订单时，需要将材料的质量要求、数量要求以及交货时间要求准确无误的下达给供应商。
（）订单跟进
采购员发出订单后，为了保证订单能按时交货，需要对采购订单进行跟踪检查，控制采购进度。
（）结帐与费用核算。
配合财务进行付款工作，并根据物料采购单据和各种费用的分摊，计算采购成本。
业务流程图：
与其他系统的关系：
系统功能设计：
（）、供应商管理
1）供应商资料管理：
增加、修改、删除供应商资料；按照不同类别、行业对供应商归类；自定义供应商类别，包括增加、修改、删除供应商类别。
2）供应商评审流程：
供应商级别划分：
级：
市场供方信息：
由采购人员收集市场上相关供应商的资料信息，存入供应商资料数据库，以增加供方数量，为供方评审做准备。
级：
预备供方资料：
由采购人员对收集到的市场供方资料进行审查，可以发展成为供方的予以保留，不具备或不适合发展成为供应商的予以删除。
保留的作为预备供方资料库，并组织进行供方评审。
级：
合格供方资料：
由采购和组织进行供方评审；评审标准和报告由系统自动生成，在系统内进行评审，得到评审分数，系统进行记录；避免出现暗箱操作或根本没有对供方进行详细评价就给出评价结果。
对于评审合格的供应商调整为合格供方。
级：
稳定供方资料：
可以保持长期合作的供方。
确定的标准为：
连续供货不出现质量问题，不出现严重的供货不及时现象。
级：
优先供方资料：
可以实现的供方。
即可以实现“在需要的时候，按照需要的批量，保证质量的到货”的供应商。
评价标准：
供方评价标准，有效期限为年，之后重新组织采购、品管进行供方评审，以及系统评价，评价，如果评价不合格，则重定级。
供方优惠政策：
系统优先选择供应商。
供应商评审、晋级流程：
供方定级周期：
一月一次，由采购、品管组织。
供方选择：
排除供方选择的暗箱操作。
在同类别下，根据采购计划要求，系统自动选择级别高的供方，如采购员自行调整供应方，则需给出调整理由，并批准。
3）
供方评价标准（定级标准）
供方评审标准；供货评价设置；供方评价标准。
供应商定级标准。
4）供应商管理的两个方面
、质量保证能力：
主要通过与供应商达成质量质量协议，对供应商来料进行检验和记录，对统计数据进行统计分析，对比质量协议的达成情况，并提出供应商需要改善的不良问题，并跟进改善情况。
通过质量协议和供应商改善要求，使得来料得到持续改进。
、交期保证能力：
主要通过采购计划或采购定单的达成情况，由采购对供应商进行评价，
（）、采购事务管理：
1）制定采购计划：
通过合同评审、工艺评审的生产传票产生的物料需求；按经济定货周期需求的物料；其他请购的物料需求，产生采购清单，根据采购周期资料以及物料需求时间，自动生成采购计划。
采购计划的审核与修改由采购操作人员完成。
同时传递采购计划给仓库、品质，以便安排收料和检验。
2）生成采购定单：
系统根据物料需求对应的供应商类别，历史供应商报价信息，自动优选一家供应商，作为订单执行供应商。
采购人员如需调整订单执行供应商，需提出调整理由。
确定生成采购订单。
系统可以打印或通过网络自动发送到供应商。
3）参与合同评审：
销售拿到订单合同后，组织相关部门进行合同评审。
采购供应确定采购周期。
（新物料需要确定新的采购周期，老物料从系统内调用当前库存和采购周期。
）确定满足合同要求程度。
4）跟进采购进度：
采购子系统自动生成采购进度；物料入库，系统自动提出采购订单执行完成报告，采购予以确认。
5）应付结算功能：
物料入库，系统自动以采购进度报告表格形式，形成采购定单执行情况，采购人员予以定单完成确认；系统自动将已完成定单归类，并根据采购单价，计算出材料费用，再根据供应商资料库内，付款期限，形成采购应付帐款报表。
作为财务付款的依据，并按期付款，否则形成到期未付款预警报告。
（）、采购预警功能：
1）采购到期预警：
采购周期已到，物料尚未入库的情况下，系统自动生成报警信息。
采购人员根据报警，对供方进行督促。
2）物料不合格预警：
当来料检验不合格时，系统自动预警给采购，并要求采购参与（不良物料评审报告）。
3）到期未付款预警：
系统作出的应付款报表，财务根据应付款报表进行付款，如到期未付款，系统自动报警给财务和采购，一方面这样的机制在于对企业的自律，要按照与供应商商定的付款期限进行付款，另一方面，假如企业不能按期付款，可以不理会系统报警，但可以起到提示作用。
作为企业管理者、财务管家应该知道我现在欠谁的钱，什么时候可以还，可以保证一种诚信的合作。
相关表格收集：
（）采购定单
（）供应商资料（档案表）
（）供应商报价单
（）供方评价表
相关标准：
供方评价、定级标准（供方供货评价标准、供方评价标准、供方定级标准）
、库存管理
业务描述：
（）材料库存管理：
1）材料入库：
采购物料到厂经过检验的材料办理入库手续，并记帐。
2）材料出库：
根据生产领料、补料申请，进行材料出库。
3）材料退库：
计划变动、余料等办理退库。
（）成品库存管理：
1）半成品、产成品入库：
生产完成的产成品办理入库手续；外协加工的半成品、成品办理出库。
2）半成品、产成品出库：
销售成品、外加工半成品办理出库。
3）半成品、成品退库：
客户返品、外加工计划变动需退库。
办理退库手续。
（）库存盘点
按照财务要求，定期对原材料、半成品、成品进行盘点。
以确定帐物相符。
业务流程图：
与其他系统的关系：
系统功能设计：
（）、物料入库：
采购订单的来料入库，根据采购订单来接受物料，安排检验，检验合格后，方可办理入库手续，开来料入库单，安排仓位，检验不合格，则进行物料评审，进入品质管理系统操作。
对于非采购订单的来料入库，经过检验合格直接办理入库手续。
物料入库完成后，系统自动产生材料采购应付帐款。
（）、物料出库：
根据生产传票和生产计划，生产提出物料出库申请，材料仓库根据系统内的纸张物料出库申请以及生产计划，确认以及安排物料出库。
（）、材料移库：
多仓库间物料转移。
（）、成品入库：
产成品、外协加工成品经过品质检验合格后，进行成品入库。
（）、成品出库：
业务人员通过系统下达送货通知，仓库根据送货通知进行配货，成品出库。
（）、公司存货物料管理的几个特殊情况处理：
）、南北厂半成品管理（在制品管理）：
物流和物料的管理上需要确定一下，建议管理方式如下：
建立半成品虚拟库：
在生产三部建立半成品库，归生产三部管理。
负责接受来自北厂、生产二部、外协半成品；发放生产三部、外协生产用料。
作为虚拟仓库。
半成品库（在制品库存管理）的好处：
、完善物料管理：
北厂生产完成的半成品全部送往南厂，统一管理大量的半成品物料，一方面统一从半成品区出料，可以做到物流有序顺畅；另一方面物料的管理科学，建立半成品库后，可以很方便的查询出半成品余量，不会造成生产的被动。
、实现按需拉动生产。
生产三部具备生产的理论条件，即设备灵活、加工简单、流程完善。
在提升品质保证能力、设备保全能力后，完全可以实现“短工期、高质量、低成本”的按需生产，这样可以很好的应对目前客户在工期、质量方面的要求；而且大大降低浪费。
具体的方法是，由销售提出出货计划，生产计划部门根据出货计划，查询半成品库存，如果半成品库存足够，进行生产，即从后往前拉动生产（详细需参照生产管理系统）；如果半成品库存不足，则提出物料需求计划给北厂，北厂安排生产，并送货到半成品库。
、减低成品库存。
实现的一个重要的作用，就是很大程度的降低成品库存，降低产成品占用的库存资金和库存保管费用；同时因为只在需要的时候才进行生产，所以在制品也可做到最小。
）、客户来料加工：
对于客户来料加工的情况，客供料办理入库、出库手续。
系统内设置区分客供料和自购料。
（）、库存控制和预警：
）、材料安全库存、最高库存设置：
系统初始化时，进行安全库存、最高库存设置，当库存低于安全库存、高于最高库存时，系统自动预警。
采购供应根据订货点和经济订货批量，进行采购。
）、库存控制方法（材料）：
经济订货批量：
系统连续不断的检查当前库存量，在物料消耗、订货批量相对稳定的条件下：
当系统发现库存量降低到“订货点”时，系统自动发出信息，采购供应可按照“经济订货批量”下达采购定单，及时补充库存。
计算公式如下：
订货点：
（）
经济订货批量：
（）
代表符号：
：
单位订货费用（元次）
：
库存无聊的年需求率（件年）
：
单位库存保管费用（元件*年）
：
订单周期内物料的消耗量（即采购周期内物料的消耗量）
：
安全库存量。
：
物料价格
：
单件库存保管费与单间库存购买费之比。
即
好处：
经济订货批量可以降低采购成本；科学的常备库存，缩短了采购供应周期。
不是单纯的靠物料需求计划来引发采购计划；由于材料存货量一般大于单传票物料需求量，尽可能的保证了批次（）不出现色差等质量问题。
）、成品安全库存、库存期限设置：
成品安全库存的设置由业务按照客户批次需求量，在定单下达时，同时设置安全库存标准；生产计划根据安全库存信息，在库存低于安全成品库存时，安排拉动生产计划；库存期限按照财务规定，设置为个月，库存超出个月，确定物料需求，指导生产进行生产。
）、出库原则：
系统自动按照先进先出，进行出库管理。
●生产管理（生产信息流）
、业务以及定单管理
业务描述：
（）、获取市场信息，拓展市场。
（）、组织合同评审，下达生产通知。
（）、跟进生产进度，进行定单执行跟踪与管理。
（）、根据客户计划变动，下达合同变更通知。
（）、根据销售订单的交货期，组织货源并下达送货通知。
（）、开销售发票向客户催收货款。
业务流程图：
系统功能设计：
（）、维护客户资料，客户信誉度资料。
客户资料包括：
潜在客户资料和正式客户资料，并分配相关的业务人员权限来操作和维护。
确定客户信誉度级别，作为定单安排和付款的一个重要依据。
（）、订单合同评审，生产任务下达：
业务人员接收客户订单合同，并组织合同评审。
合同评审处理流程：
（）、自动生成生产传票：
对于新订单，进行合同评审，并确定工艺方案，系统自动生成生产传票，传递到生产调度，进行生产计划安排。
对于老产品和订单，业务只需要下达一个生产通知信息，明确生产那种产品，数量，以及交货期，工艺变动等情况，系统自动调用工艺档案，以及相关资料，生成内部订单，并通知相关部门进行订单评审（内部订单评审），主要就资材、生产负荷、能力需求、交货期等方面进行评审，其中交期可以是客户要求的确定时间，也可以是预计（备库）交期，单需注明。
如果交期可以保证，则生成物料需求计划以及进入生产计划安排程序。
订单评审流程：
（类似合同评审，主要针对老产品的交期、资材供应、工艺、成本进行，以保证首批次按期出货、以及日供货量保证）
（）计划、合同变更管理：
当计划和合同发生变动时，业务通过系统下达合同变更通知，进行有效审核，批准订单变更，系统自动通知相关单位，并由生产计划（调度）对系统正在加工的订单进行冻结处理。
（）订单执行进度管理：
生产计划将分为主生产计划和作业滚动计划两个级别。
主生产计划作为生产大纲，为提供作业滚动计划提供依据，车间各工序按照作业滚动计划进行生产，在生产任务结束后，进行品质检验，并将生产情况录入系统，这样，业务人员可以很方便的掌握订单执行状态。
系统根据客户资料绑定的业务人员信息，只分配业务人员相应的客户资料以及相应的订单执行状态查询。
（）销售存货、产品管理
对产品已生产完成并到达交期的情况，系统自动报警，业务人员需要督促客户发货；产品已生产完成，业务通过系统下达发货通知，仓库根据发货通知进行配货、发货。
系统提供给业务人员相应的客户资料以及当前在库成品数量以及半成品数量，方便业务人员更好的应对客户需求和跟进生产进度。
（）下达销售计划
对于分批次纳品的产品的生产，下达生产传片时，明确批次供货量、批次间隔等相关信息。
首批次的生产计划，按照订单评审执行生产任务；后续批次，存半成品彩面于半成品库，按照生产进行，前提是订单、合同评审确定可以按照生产进行安排。
对于进行生产的后续生产任务，销售在当日下达次日、第三日出货计划，由出货计划拉动生产三部进行生产，再由生产三部形成物料需求计划拉动半成品库物流。
关于半成品库的虚拟设置，也是基于这个目的，对于印刷包装企业来说，这种计划管理和生产运作模式，很好的实现了“在需要的时候按照需要的量、低成本的进行生产”。
具体业务流程图如下：
（）货款催收：
系统根据销货单据，提示业务人员催收货款。
、工程、工艺管理（包括工程装备管理）
业务描述：
（）建立和维护工艺档案
接收业务订单之后，如果是新订单需要建立工艺档案，以及客户档案；如果是老客户、老产品，再工艺改变时，要进进行工艺档案修改。
（）进行生产传票工艺审核
业务下达生产传票后，需要进行工艺审核。
工艺审核完成后，生产传票方可下达，进入生产计划环节。
（）样品确认、样品的下发
确认客户提供的样品，并将样品下发到晒版，保管签样样品。
业务流程:
系统功能设计：
（）建立和维护工艺档案（产品档案）
）产品结构以及物料清单档案
建立产品结构以及对应的物料清单。
包括产品的相关资料，如：
产品名称、成品规格、对应客户等资料；产品的组成部件名称、代码、部件规格、部件所用物料名称、代码、规格等资料。
产品结构档案的建立，可以是一个产品的不同部分，比如：
需分开进行生产的泰昌的某盖产品；也可以是一个订单，存在相关需求的产品，如：
长城产品需要配套生产隔垫板，均可以按照产品结构档案进行产品档案建立，只有一方面符合管理的理念，另一方面可以更方便生产计划安排。
如：
产品：
某某盖鞋盒，代码：
，为节省演示表格空间，用代替，其表：
母件
代码
（料号）
部件
代码
（料号）
部件
名称
占用母件数量
单位
规格
来源
部件类型
具体为每部件设置工艺参数档案。
原材料需对应材料档案编码。
盒盖
个
*
生产
组件
盒底
个
*
生产
组件
盖面子
个
*
生产
组件
盖里子
个
*
生产
组件
底面子
个
*
生产
组件
底里子
个
*
生产
组件
白板纸
张
*
采购
原材料
白板纸
张
*
采购
原材料
白板纸
吨
150CM
采购
原材料
白板纸
吨
130CM
采购
原材料
结构如图：
（呈金字塔形）
分解原则：
按照产品部件进行分解，直到部件需要外加工或采购，即分解到原材料为止。
一般分层，第一层为成品产品，第二层为需生产或外加工部件，第三层为物料层，但也有的不用分解到三层，要视实际情况来定。
一般倒数第二层都是需要生产的，而最后一层为物料层。
档案的维护：
为保证产品档案的历史可追溯性，以及新订单下达时有效对应相应的工艺档案，系统建立档案的版本管理体制。
保证产品的升级改版，不能出现档案调用错误的问题以及库存产品出库时得到有效的版本控制。
）工艺路线档案
产品档案涉及到工艺路线的安排以及参数的设置，为生产计划的安排和工艺资料的管理提供基础支持。
产品工艺路线的设置主要包括：
工作中心设置（是否关键工作中心）、首选设备、备选设备、加工优先级、制造标准、标准产能、额定损耗标准等。
比如：
仍以某某盖鞋盒为例，说明工艺路线档案设置：
部件代码
部件名称
工序
名称
工序
工作中心
首选设备
设备能力
备选设备
设备能力
标准产能
制造标准
鞋盒
模切
模切
＃
＃
糊盒
装订
＃
＃
盒盖
贴面
裱贴
＃
＃
盖面子
裁切
裁切
＃
＃
印刷
印刷
＃
＃
上光
上光
＃
＃
盖里子
裁切
裁切
＃
＃
盒底
贴面
裱贴
＃
＃
底面子
裁切
裁切
＃
＃
底里子
裁切
裁切
＃
＃
备注：
其中设备能力在设备管理档案中进行设置。
标准产能由系统根据生产记录统计数据，计算所得。
在工艺路线档案中，要说明制造标准，以提供质量检验依据。
工艺路线中必须确定最终检验工序，因为其作为一个生产环节，具有提前期的占用特性。
比如，北厂的挑选，南厂的入库检验。
这样可以较完整的预测生产的总提前期。
工艺路线中同时明确加工费用，作为成本核算和业务报价以及计件工资计算依据。
由此以及工艺路线档案可很方便的得出物料需求时间周期（即加工周期和时间进度）：
并行生产，产品完成的周期需要个小时，而不是个小时。
（）参与合同评审
订单下达后，需要进行合同评审或订单评审，工艺要从技术角度和工艺方案的实现上给出评审意见，确定产品实现的可行性。
（）工装夹具管理
系统设计了工程装备管理和控制，主要为计划安排提供支持，同时规范工装夹具的管理。
主要管理的对象为：
版、模切版、烫金版的管理，包括对它们的使用情况，存货情况，保存状态等进行记录。
用户可以新建类别（比如把油墨纳入原料或工装进行管理），达到更多的管理对象。
工装夹具作为产品实现过程中必须的工具，在设计产品的制造时，也要将其包括在内。
比如产品的组件的构成就可以分为白板纸和版，来源类别中就需要明确来自生产，工作中心为晒版，这样，系统将根据，将版的生产下给晒版，晒版根据计划进行晒版，同理，模切版也是如此；另外根据版的使用记录，比如：
板材已上
升级会员 