冀商基金制度2修订.docx
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冀商基金制度2修订
管理制度汇编
河北冀商股权投资基金管理有限公司
2013年02月
目录
基金募集管理办法2
投资管理办法4
部门设置及岗位职责8
业务档案管理办法12
员工考评办法14
基本薪酬制度20
业务奖励办法26
费用管理办法28
保密制度30
行政常用表格33
作为公司员工，本人知悉并承诺遵守公司发布的管理制度。
员工签名：
2013年02月
基金设立管理办法
鉴于公司目前所管理的基金数量不断增多，资金规模不断增长，为了高效地开展募资业务，规范募资标准体系，特制定本办法。
一、基金的分类及募集策略
根据公司目前管理和拟发起的基金情况，将基金分为母基金、子基金和专项基金三大类，根据不同的类别实施有差别的募集策略。
1.母基金
指由公司独立发起和管理的基金，如冀商中小企业发展基金。
母基金是机会投资基金，不限行业，同时还将对子基金和专项基金的发起提供必要的投资支持；母基金会选择性与子基金共同投资，协助子基金、专项基金成长和壮大。
2.子基金（系列基金）
由冀商进行品牌、技术、管理输出，由区域或行业合作伙伴提供首期募资渠道，共同发起的区域或行业基金，如冀商能源基金、冀商通用航空基金、冀商（内蒙古）股权投资基金等。
子基金的发起主要选择在基金拟发起地区具有广泛的募资渠道资源、良好的信誉和社会关系、并具备一定实力的合作伙伴，签署《合作协议》；由本公司作为普通合伙人，合作方予以协助而发起，在基金发起后，由本公司为主进行管理。
3.专项基金
由冀商与合作伙伴共同组建基金管理部、或共同作为GP而发起的基金。
如XX文化产业基金。
所选择的合作对象具有全国性品牌影响力，拟投资产品具有优秀的财务模式和一定的不可替代性，合作方式一般由冀商基金管理公司作为普通合伙人，双方共同组建基金管理部负责基金管理；特殊情况下，可实施双GP合作管理。
二、募资流程管理
1.立项决策
母基金、专项基金发起由基金部提交基金发起《项目建议书》，董事会决策；子基金发起由董事长决策。
项目决策通过后，与合作伙伴签订《合作协议》，并组建基金筹备组，制定《实施推进计划》。
计划周期一般为4-8个月。
2.征集意向出资人
制作《募集说明书》，通过拜访、电话访问、朋友介绍、邮寄资料等多种方式与潜在投资人沟通，征集意向出资人，潜在投资人应签署《出资意向书》。
此周期一般为1-3个月。
3.基金路演
准备路演报告，面向《出资意向书》签署人组织基金说明会，系统阐述基金的发起、运营和管理，认同基金投资理念和管理团队的投资人可签署《出资认购书》。
4.发起人会议
当签署《出资认购书》的发起人承诺出资规模高于募集预期时，召开发起人会议，向发起人详细阐述《合伙协议》、《基金章程》、《资金托管协议》、《资产管理协议》等法律文件，发起人审议并通过上述文件后，签署《合伙协议》，以便于基金注册；同时，选举并成立联合管理委员会。
为方便基金注册，发起人会议前应通知发起人携带签订法律文件所需准备的资料和印章。
5.基金注册
收集全部发起人资料后，进行基金的工商注册，开设基本账户和托管账户；账户开设后，通知合伙人首期出资到位，并准备召开合伙人会议。
一般为15-30天。
6.合伙人会议
在合伙人首期出资到位后，召开合伙人会议，签署《基金章程》、《资金托管协议》、《资产管理协议》等法律文件，选举联合管理委员会主席、副主席，选举并成立投资决策委员会
投资管理办法
鉴于公司目前所管理的基金数量不断增多，资金规模不断增长，为了高效地开展投资业务，防范投资风险，特制定本办法。
一、投资流程管理
1.项目搜集
项目信息来源于广泛的渠道，包括：
（1）项目部业务拓展；
（2）合伙人推荐；（3）冀商顾问团队提供；（4）与国内外基金结为策略联盟，互通信息，联合投资；（5）建立广泛的合作关系，不断拓展项目来源。
2.项目初审
项目投资经理在接到商业计划书或项目介绍的七个工作日内，对项目进行初步调查，提出可否投资的初审意见并填制《项目概况表》。
项目经过初选后分类、编号、入库。
3.项目立项
项目投资经理将《项目概况表》报经公司项目考评会讨论，对于通过考评会的项目，予以立项，由项目投资经理填写《立项审批表》。
考评会可以通过电话会议的方式进行。
立项批准一般在两个工作日内完成，经投资负责人批准后，进行尽职调查准备工作。
4.锁定优质项目
对于已立项的项目，在5个工作日内，与企业方签署《保密协议》和《投资意向书》，尽快锁定优质项目。
5.尽职调查
项目投资经理牵头组织对企业的尽职调查，包括：
一般性调查、市场调查、财务调查和法务调查，如有必要，申请公司聘请专业的中介机构（如会计师事务所、律师事务所等）予以配合。
尽职调查一般在两周内完成，并完成《尽职调查报告》。
6.完成投资报告书
尽职调查认为可以投资的企业与项目，由项目组完成《投资报告书》，经投资负责人和总裁签字后，提交投资决策委员会审查。
7.投资决策委员会审查
投资决策委员会采用现场会议、电话会议及电子邮件等工作方式，投资项目应取得投资决策委员会2/3以上多数通过。
所有内部审查工作自接到项目投资经理提交完整材料之日起十个工作日内完成，并形成《投资决策委员会决策意见表》。
在项目投资具体实施的过程中，若因客观原因遇到与投资决策委员会通过之相关投资决策不符的情况，应撰写书面报告并提交投资决策委员会重新决策。
对于种子基金的项目，投资决策委员会投资表决通过后，即可实施投资；对于子基金的项目，提交给子基金的投资决策委员会进行审议。
8.签订投资协议
投资决策委员会审查同意进行投资的企业或项目，经公司的专业律师审核相关合同协议后，与合作对方签署《投资协议》及系列法律文件。
9.跟踪管理
在投资协议生效后，项目投资经理具体负责办理工商变更等事务，并对负责项目的跟踪管理，以及按照投资协议规定取得财务报表、参加重要会议等，及时汇报企业所存在的问题和潜在风险。
基金管理公司主要负责人每月应至少一次与被投资方负责人进行沟通。
10.投资的退出
退出方式是投资协议必须约定的内容，然后随着项目进展及时修订。
具体的退出方式包括三种：
IPO（首次公开发行）、出售、清算或破产。
IPO及出售是主要的退出渠道。
IPO包括主板上市、中小板上市、创业板上市等等；出售分为向原股东出售和向其他公司出售。
二、投资决策管理
1.委员会的组成
由基金管理公司主要负责人和各子基金的投资决策委员会核心成员组成冀商投资决策委员会，委员分为常务委员和一般委员。
其中：
常务委员由基金管理公司主要负责人和种子基金—河北冀商股权投资基金的部分合伙人担任。
根据各子基金的发展情况，吸收子基金投资决策委员会的核心成员加入冀商投资决策委员会，成为一般委员。
2.委员会的职责
投资决策委员会负责对基金管理公司组织的所有投资行为进行审查，只有通过审查的项目才能够提交给各子基金的投资决策委员会进行审议。
常务委员参与对所有投资项目（这些项目属于已完成《投资报告书》的项目，或者客观情况要求时间性很强的高收益预期项目）的考察并发表意见；一般委员参与对其所属基金拟投资项目的考察并发表意见。
3.决策规则
投资决策委员会采用现场会议、电话会议及电子邮件等工作方式，投资项目应取得投资决策委员会2/3以上多数通过。
所有内部审查工作自接到项目投资经理提交完整材料之日起十个工作日内完成，并形成《投资决策委员会决策意见表》。
在项目投资具体实施的过程中，若因客观原因遇到与投资决策委员会通过之相关投资决策不符的情况，应撰写书面报告并提交投资决策委员会重新决策。
对于种子基金的项目，投资决策委员会投资表决通过后，即可实施投资；对于子基金的项目，提交给子基金的投资决策委员会进行审议。
4.费用承担与激励机制
投资决策委员会成员为参与决策所发生的差旅费用由基金管理公司承担。
除基金管理公司负责人外，其他委员不领取日常薪酬。
对于每位委员所参与决策的项目，基金管理公司进行详细记录。
基金管理公司每年从所管理的基金中获得的绩效分配提取一定比例，根据各委员的贡献予以奖励。
每年度的奖励分配办法需由2/3以上常务委员表决通过后执行。
冀商基金业务评审工作流程及管理要求（试行）
第一条业务受理
1.1、填写项目融资需求表（表单式文件）
项目公司填写后业务部归档，需求表最后注明是立项、备选、撤销，由部门负责人签字。
1.2、初步筛选
业务部门沟通了解基本情况后，业务人员针对项目发送尽职调查提纲（根据公司尽职调查提纲模板修改），尽量取得初步资料用于初步判断，至少包括公司简介、项目简介、融资需求、基本财务数据、主要证照等。
业务部门负责人初步认为具备可是施行后汇总项目简要情况报给总经理，由总经理做出初步筛选判断，认为有价值的业务由公司总经理负责与企业实际控制人商谈，确定是否立项并初步完成交易结构设计。
第二条初步尽调与初次评审会
2.1、与融资方签订保密协议，细化尽职调查清单并收集材料1-2周并形成初步尽职调查报告。
2.2、业务部门通过评审委员会秘书向评审委员会上报初步尽职调查报告、上会演示PPT、尽职调查工作底稿。
2.3、主办人员进行项目陈述和PPT演示。
陈述说明应有侧重点，并尽量简化，整个汇报过程原则上应控制在30分钟以内。
2.4、与会人员针对项目问题问询业务人员，业务人员对相关问题进行回答。
2.5、总裁或总经理对项目做简要评述。
2.6、评审委员会就项目进行评审，决定项目是否继续推进。
否决项目，列明理由，归入公司档案。
初审通过后，可以与销售渠道进行初步沟通，但只是信息通报，不进行全面正式沟通工作。
第三条详细尽职调查及评审会
初审通过后，进入项目详细尽调阶段，就初审提出意见进行补充尽职调查，并聘请律师、会计师事务所、评估公司进行详细尽调。
3.1、法律尽调：
由合作律师事务所完成。
辨识法律风险，具体撰写交易文件，确保交易的合规性。
3.2、财务尽调：
由合作会计师事务所及评估公司完成。
对项目公司进行审计及评估。
3.3、业务部门向评审委员会秘书报送项目报文、上会PPT、尽职调查报告、法律尽职调查报告、法律文件、审计报告、评估报告、工作底稿等文件，评审委员会秘书整理后报送评审委员会，委员会成员根据项目情况与业务部门进行会前沟通。
3.4、召开项目评审会，对项目可行性进行评审，并明确项目是否可行。
3.5、业务人员根据评委会提出要求落实会后事项。
第四条推荐路演
只有在评审会确定项目可行后，才能正式与销售渠道沟通。
根据确定的基金融资方案制作基金募集说明书和相关材料，演示材料要求是PPT格式，第一次路演在公司内部进行，由同事提出意见。
相关材料：
基金宣传手册，公司简介，基金项目涉及的法律协议及合同等。
就以上文件进行讨论，确定后出具一系列公司文件及模板，方便下一步工作。
在此之前，暂由张笑辉、罗凤燕组成临时决策小组，代行评审委员会职责，要求项目审批流程完整，但决策流程简化。
图示：
工作流程图
项目接收
对项目进行初步实地调查，提出可否投资的初审意见并填制《项目概况表》
项目经理
项目初审
项目初审后认为可以对企业做进一步调查研究的，项目经理填写《项目立项审批表》，报公司项目考评会批准立项。
项目考评会
项目立项
立项批准后，项目经理到项目企业进行尽职调查，并填写完成《尽职调查报告》。
尽职调查认为可以投资的企业与项目，项目经理编写完整的《投资建议书》。
项目尽职调查
项目经理
完成《投资决策委员会决策意见表》，形成投资决议。
投资决策委员会
投资决策
对项目企业进行跟踪管理，取得相关资料、参加重要会议，并形成《企业情况月度分析表》及《企业情况季度报告》
动态跟踪管理
项目经理提交《投资退出方案书》并组织实施、项目退出後完成《项目总结报告》
投资退出
项目名称
项目基本
情况
项目考评会
意见
投资银行部：
予以立项或不予立项
资本市场部：
予以立项或不予立项
风控部：
予以立项或不予立项
法务部：
予以立项或不予立项
主管业务副总裁意见
主管业务副总裁：
同意或不同意
董事长意见
董事长：
同意或不同意
河北冀商股权投资基金管理有限公司
项目立项申请表
部门设置及岗位职责
一、专业委员会
在股东会和董事会基础上，设置两个专业委员会，即：
投资决策委员会和顾问委员会。
1.投资决策委员会
成立冀商基金投资决策委员会，其委员由基金管理公司主要负责人和各子基金的投资决策委员会核心成员组成，分为常务委员和一般委员。
其中：
常务委员由基金管理公司主要负责人和种子基金—河北冀商股权投资基金的部分合伙人；一般委员由各子基金投资决策委员会的核心成员担任。
投资决策委员会负责对基金管理公司组织的所有投资行为进行审查，只有通过审查的项目才能够提交给各子基金的投资决策委员会进行审议。
常务委员参与对所有投资项目（这些项目属于已完成《投资报告书》的项目，或者客观情况要求时间性很强的高收益预期项目）的考察并发表意见；一般委员参与对其所属基金拟投资项目的考察并发表意见。
2.顾问委员会
聘请在投资领域拥有丰富的资历和一定的社会地位，以及良好声誉的专业人士担任冀商的高级顾问，组成冀商基金顾问委员会。
在进行重点投资决策时，邀请顾问参加评审会，听取顾问对拟投资项目的各种潜在风险及风险控制措施方面发表的独立意见。
二、主要部门设置
公司设资本市场部、投资部、风险控制部、财务审计部和综合管理部五个部门，各部门的岗位职责如下：
Ø资本市场部
工作核心：
根据公司托管基金的投资方向和项目池项目的个性特征，根据不同的募集渠道制定不同侧重点的资金募集计划。
拓展融资渠道与重点客户数量，定期向目标投资人进行基金推介路演工作；协办投资人投资过程中财务、法律等相关事务；建立、保持、维护与合作机构的良好关系。
工作流程：
拓展融资渠道拓展投资人数量制定融资计划定期基金推介或路演投资人回访完成募资目标
1、制定基金募集的方案，
根据项目特征设计基金募集方案，明确募集渠道和策略，整理目标投资人数据。
2、拓展基金募集渠道，扩大客户群体
a.拓展银行、第三方理财机构等渠道并与之建立战略性的合作关系。
b.与富有投资人保持并维系良好关系，长期跟踪服务，从而为本公司基金产品带来有效的客户群。
3、向投资人进行基金推介，维护投资者关系
定期举办项目说明会、商业路演、老客户答谢会等推介活动，实现募资目标。
4、协办基金募集过程中的法律、财务工作
指导客户办理基金募集的相关法律、财务文件的签署与资格审核。
5、做好企业宣传工作，发展冀商系列基金
组织、协调开展冀商基金的企业宣传工作，提升冀商品牌价值；建立并维护与各地合作基金的良好关系，发展冀商品牌系列基金。
6、配合公司高管及其他部门开展与投资者相关的其他工作
Ø投资管理部
工作核心：
根据公司托管基金的投资方向，定向拓展目标投资项目，筛选优质项目通过评审委员会批准投资，不断扩充基金项目池，根据市场宏观分析及市场机会，建议发起新的行业/项目基金，同时对已投入项目的执行进行监控预警。
工作流程：
项目渠道拓展项目考察尽职调查初稿初评通过第三方尽职调查投决会决策投资监管预警退出
1、投资项目渠道拓展
站在国家发展战略的高度和相关产业动态的前沿，确定项目投资方向和关注重点；建立全国性的信息网络和客户服务平台，通过各种广泛的渠道寻找优质项目，发展和维持基金公司与潜在目标投资公司的良好关系,建立覆盖相关行业的企业项目库。
2、项目初审与尽职调查
a.根据基金的投资理念和方向，在项目库中筛选优秀的投资项目，负责投资前期的资料收集和整理、市场调研、初步财务分析和项目商务洽谈；
b.对符合我公司投资标准的项目进行现场考察，完成《尽职调查报告》，要求全面准确，为投资决策提供可靠依据和风险点警示。
3、第三方尽职调查
聘请第三方审计、会计公司进行权威的《融资企业尽职调查》，出具具有法律效力的调查文件；完成《投资分析报告书》；发起投资决策委员会召开专项决策会。
4、投资全程参与
a.配合风控法务部起草相关文件、进行项目签约和监控预警与退出等步骤；
b.配合资本市场部协调组织及开展基金路演。
Ø风险控制部
1、根据公司战略及总裁要求，构建完善的业务风险评价及预防体系，对业务风险控制全权负责；
2、负责起草公司业务风险控制的相关工作流程、制度，并对相关的制度提出改进意见，督促风险管理人员严格按照风险控制规定及流程对项目进行审查和风险分析、控制；
3、根据项目调查的材料、实地核查的资料，分析项目的优势和存在的风险，审核项目对象提供资料的真实性、合法性，提交《风险控制报告》，明确风险防控措施；起草或审核与投资项目有关的法律文件；
4、起草或审核本公司需签署的其他法律文件；
5、协助公司领导正确执行国家的法律、法规，对公司的重大经营决策活动提供法律意见。
6、投资项目发生风险时，配合公司领导及其他部门采取应对措施。
Ø私人银行部
1、整合公司内部信息流程，及时、准确、完整、合规地向投资者披露其所投资的基金及基金管理公司的运作情况；
2、负责拓展与行业协会、同行业的合作关系，并保持良好交流；
3、建立投资者关系维护体系，制订投资者活动年度计划并组织实施；
4、负责及时办理基金的设立、变更手续；
5、协助组织基金路演会议、基金成立大会等；
6、协助投资项目部组织投资决策会议；
7、配合公司高管开展与投资者关系有关的其他工作。
Ø财务审计部
1.负责公司及所管理基金的日常账务会计核算和出纳工作；
2.负责资金的调拨及公司税金缴纳等事务；
3.负责制定公司财务决算和财务预算；
4.负责指导和管理下属公司的财务核算；
5.负责对接托管银行，根据授权执行划款指令及时、准确调度资金；
6.按时出具向投资人提供的基金财务报告；
7.对基金的投资项目的财务状况进行监督；
8.参与投资项目部组织的尽职调查，负责被投资对象的审计工作。
Ø综合管理部
1.负责日常行政管理工作；
2.负责公司对外宣传及联系工作，管理公司网站；
3.负责车辆管理；
4.负责计算机管理；
5.负责公司与财经媒体的合作关系，引导媒体的报道，安排高级管理人员和其他重要人员的采访、报道；
6.负责来访人员的接待工作；
7.负责人事档案、宣传档案的管理；
8.负责各类文件的缮印；
9.负责人事招聘，组织绩效考核；
10.负责各种会议的后勤组织工作；
11.负责公司日常办公用品、宣传品、名片的定制、保管、发放。
业务档案管理办法
总则
第一条本办法所称业务档案是指公司及其所管理基金在日常经营活动中形成的、作为历史纪录保存起来以备考察的文字及以其他方式和载体纪录的材料。
业务档案的范围
第二条本办法所称业务档案包括项目投资考查及决策阶段档案、项目跟踪管理阶段档案、项目投资退出阶段档案三部分。
第三条项目投资决策阶段档案包括商业计划书、项目概况表、尽职调查提纲、尽职调查报告、阶段性工作报告、立项审批表、投资建议书、投资决策委员会决策意见表、投资协议以及企业所提供的相关资料。
第四条项目跟踪管理阶段档案包括企业月度、年度财务报表、季度访谈/项目进展报告、重要会议纪录。
第五条项目投资退出阶段档案包括投资退出方案书、项目总结报告。
业务档案的归档
第六条业务档案按项目立卷，文件之间建立相应索引。
第七条项目概况表除按项目立卷外，还应作为独立资料统一立卷。
第八条业务部门应做好业务档案的日常整理工作，于不同业务阶段结束后的五日内按公司行政管理部的要求填写档案移交清单，并将业务档案移交归档。
第九条业务档案一式两份，一份交财务审计部，一分留部门保存。
附：
《文档移交清单》
文档移交清单
文件移交内容
序号
文件名称
数量
用途
一
壹式份
二
壹式份
三
壹式份
四
壹式份
五
壹式份
六
壹式份
七
壹式份
八
壹式份
九
壹式份
十
壹式份
文件移交日期
文件移交人
单位/部门名称
签名
文件签收人
单位/部门名称
签名
备注
员工考评办法
一、考评原则
1、基本原则：
客观、公正、公开
2、绩效为主，综合考评。
工作绩效是考评员工的最主要内容，同时对员工的工作能力、工作态度及个人品质等方面进行综合评价。
3、考评结果与员工切身利益紧密挂钩。
二、考评对象
考评对象为全公司所有正式员工。
三、考评分工
各级员工原则上按以下序列考评：
1、部门员工由部门经理进行一级考评，总裁进行二级考评；
2、副总裁、财务总监、部门经理（部门负责人）由总裁考评；
3、总裁由董事会考评。
四、考评方式
1、考评时间
每季度考核一次。
2、考评形式
1）总裁以下员工在每季度结束后7日内撰写工作总结报告；
2）部门经理以下员工由部门经理进行考评，对被考核人员的工作总结报告签署意见并进行考评打分，由总裁提出最终考评意见；
3）部门经理、副总裁由总裁对被考核人员的工作总结报告签署意见并进行考评打分。
3、出现以下情况的，考评成绩定位最低档：
1）因渎职给公司造成重大损失的；
2）无故旷工5个工作日以上的；
3）不服从公司工作安排的；
4）存在其他严重违反公司纪律或损害公司利益的行为。
4、考评内容及指标详见《员工考评细则》
五、考评结果及其运用
1、由总裁根据分数给员工确定考评等级，考评等级按如下标准确定：
85分以上
84~75分
74~60分
59分以下
优秀
良好
称职
不称职
四个季度的考核平均分数作为年度考核分数。
2、考评结果作为确定员工月度浮动工资的依据；
3、年度考评结果决定员工奖金分配；
4、考评结果为干部任免和员工职级确定提供重要依据；
5、根据考评结果确定需要淘汰的员工；
6、通过考评，发现员工的不足和发展潜力，制定改进计划和培训计划。
附：
《员工考评细则表》
管理部门负责人考评细则表
考评项目
考评指标
考评等级
组织纪律
10%
1、遵守公司规章制度
2、有全局观念、维护公司利益
3、积极贯彻公司经营方针和各项管理制度
□优秀一档
□优秀二档
□优秀三档
□良好一档
□良好二档
□良好三档
□称职一档
□称职二档
□称职三档
□不称职
工作态度
20%
1、敬业精神
2、进取心、责任心、事业心
3、业务开拓、业务配合的主动性
□优秀一档
□优秀二档
□优秀三档
□良好一档
□良好二档
□良好三档
□称职一档
□称职二档
□称职三档
□不称职
工作能力
20%
1、管理水平、业务能力
2、组织、协调、决策能力
3、开拓创新能力
□优秀一档
□优秀二档
□优秀三档
□良好一档
□良好二档
□良好三档
□称职一档
□称职二档
□称职三档
□不称职
工作业绩
50%
1
升级会员 