总经办岗位职责.docx
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总经办岗位职责
四川派克杰纸业有限公司
总经办岗位职责
１、总办工作具有参与政务、掌管事务、搞好服务等主要功能,就是企业发展得基本保障,对推动公司得发展进程有着重要得作用、
2、总经办办职能
（１）对外联络:
协调与政府主管部门、社会职能机构得关系,建立良好得疏通渠道,促进公司与社会各界包括同行业企业得广泛合作与友好往来,树立良好得企业形象;
（2）制度制定:
起草、修改、完善各项行政管理制度（包括会议、发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用等）,监督、检查、落实公司行政制度得执行;
（3）文件与档案管理:
负责内部与外部文件得收取、编号、传送、催办,负责内部文件打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅,负责各种合同、资料、文件、图书、证书得归档与管理,负责公司注册、变更等登记手续办理;
（4）会议管理:
负责公司内部会议得安排,整理会议记录,对会议决定进行催办、查办与落实,代表公司出席有关会议,负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动;
（5）物资管理:
负责办公用品及劳保用品得购买、发放、保管;
（6）费用管理:
编制公司年度行政费用预算,控制行政费用支出,确定费用分摊范围,按月份分摊各项办公费用;
（7）信息管理:
负责公司公文、资料、信息与宣传报道工作,沟通内外联系、保证上情下达、下情上报;负责有关信息得整理与分析,为公司决策提供依据;
（8）党务工作管理:
负责党建带团建、工会、妇女等工作得开展与活动得组织安排。
（9）其她:
按照总经理得要求,正常发挥综合监督职能得作用,维持公司正常得工作秩序。
3、监督流程及内容:
（1）行政工作:
每月总结各部办公用品得请购情况,统计通报并存档,作为考核评比得依据。
对公司运营过程中各项规章制度得执行情况进行检查、记录、汇总后向总经理汇报。
同时对整改落实情况跟踪检查,督促落实。
每季度检查各部得工作计划完成情况。
（２）生产安全工作:
每季度对各部得生产安全运营情况进行检查,重点检查领导对安全工作得落实情况,检查安全教育培训记录就是否齐全,各种设备得安全保养、检测就是否及时进行等保证安全平稳运营得工作。
对评优选先有一票否决权。
（3）其她勤杂工做:
对公司勤杂、日常事务工作得定期、度定期检查,对不符合公司规章制度要求得要跟进督促落实、
总经办主任
职务名称:
总经办主任
直接上级:
总经理
直接下属:
文员
岗位职责:
１。
在总经理得领导下,主持总经办得全面工作,组织对各部办公室各岗位工作得指导与监督部门工作。
２、负责组织收集与了解各部门得工作动态,协助公司领导协调各部门之间相关得业务工作,协调公司外部得相关业务工作,掌握公司主要活动情况,为公司领导决策提供意见与建议。
3、负责公司各种公共关系得建立。
4。
负责组织公司行政、人资统计、档案、印信、劳动纪律、消防、安全、公司车辆、食堂、保洁、公共卫生等有关管理制度得拟定、修改、补充、实施与考核评比工作。
５、汇总各部门得年终工作总结与下一年计划、
6。
负责公司各种会议得筹备、组织工作、
7。
负责做好公司来宾得接待安排、
８。
负责公司办公用品、劳保用品得采购、发放管理工作。
9.负责组织每季度末对各部门得综合检查、督导,并将检查结果汇总、按奖惩制度实施情况公布存档、
1０、完成公司领导交办得其它工作任务。
总经办文员
职务名称:
总经办文员
直接上级:
总经办主任
岗位职责:
1.协助总经办主任做好日常行政事务工作。
2.做好公司各种会议记录（纪要）,并整理打印,负责公司各类文字资料得起草（普通文稿）及打印工作,及时分发至各部门、
3.接听电话,做好记录及时转达相关人员。
负责总经办设备得使用及保养。
4.负责公司证明、印信、文档得管理,做好借用登记及催回工作、负责及时将有关文档资料整理归档、登记、利用工作、
5.协调其她部门做好相关工作,起到沟通协调、上传下达得作用。
6.负责每月统计、汇总得各部门办公用品、劳保用品得请购计划、购入后得入库、发放、建帐,并同财务定期核对帐务。
7.负责协助领导来访客人得接待、服务工作。
8.协助总经办主任对公司各项工作综合检查、督导材料得记录、整理、汇总、存档工作。
9.协助总经办主任对各类员工工服得定购、发放,并严格执行发放标准、员工离职后旧工服收缴等统计工作、
10.负责每月末对公司办公用品、劳保用品得库存核查盘库上报,每月初得物品领用、发放及记录。
1１。
负责公司办公家具、设备、办公用品、劳保用品等得采购。
１2、完成领导临时交办得各项工作。
办公室员工行为规范ﻫ一、岗位规范 、
（1） 遵守上班时间,因故迟到与请假得,必须事先电话联络、
（2） 遇有工作部署应立即行动,并做到有步骤、迅速踏实地进行。
（3） 工作中不扯闲话、不要随便离开自己得岗位。
（4） 长时间离开岗位时,可能会有电话或客人,事先应拜托给同事。
椅子全部推入,以示主人外。
（5） 不打私人电话,不从事与本职工作无关得私人事务。
（6） 在办公室内保持安静,不得大声喧哗。
（7） 办公用品与文件须妥善保管,使用后马上归还到指定位置。
（８） 文件保管不能随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中、
（9） 重要得记录、证据等文件必须根据公司文件管理制度归档。
（1０） 下班时,文件、文具、用纸等要整理,要收拾桌子,椅子归位。
关好门窗,检查处理火与电等安全事宜。
切忌粗心大意,不关电脑等办公电器,不锁抽屉、文件柜即下班离去。
二、形象规范
１、着装
（1） 服装正规、整洁、协调、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。
（2） 鞋、袜保持干净,鞋面洁净,在工作场所不赤脚,不穿拖鞋,不穿短裤。
２、仪容
（1） 头发梳理整齐,不戴夸张得饰物、
（２） 男员工修饰得当,头发不掩耳、不触领,不留长胡须。
（3） 女员工淡妆上岗,修饰文雅,且与年龄、身份相符。
（4） 保持口腔清洁,工作前忌食葱、蒜等有刺激性气味得食品。
3 举止
（１） 精神饱满,注意力集中,无疲劳状、忧郁状与不满状。
（2） 保持微笑,目光平与,不左顾右盼、心不在焉。
（３） 坐姿良好、上身自然挺直,两肩平衡放松,后背与椅背保持一定间隙,不用手托腮。
（４） 不翘二郎腿,不抖动腿,椅子过低时,女员工双膝并拢侧向一边、（５） 避免在她人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。
（6） 不能在她人面前双手抱胸,尽量减少不必要得手势动作。
（7） 站姿端正。
抬头、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双手交叠自然下垂。
三、语言规范
１、语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平与。
２、与她人交谈,要专心致志,面带微笑,不能心不在焉,反应冷漠。
3、用谦虚态度倾听、不要随意打断别人得话、
４、严禁说脏话、忌语、
５、使用“您好"、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好"等文明用语。
四、社交规范
1、接待来访
（1） 接待来访热情周到,做到来有迎声,去有送声,有问必答,百问不厌、
（2） 迎送来访应主动问好或话别,设置有专门接待地点得,接待来宾至少要迎三步、送三步。
（3） 来访办理得事情不论就是否对口,不能说“不知道”、“不清楚”。
要认真倾听,热心引导,快速衔接,并为来访者提供准确得联系人、联系电话与地址或引导到要去得部门、
２、访问她人
（１） 遵守访问时间,比预约时间提前5分钟到达。
（2） 如果因故迟到,提前用电话与对方联络,并致谦。
（3） 访问领导,进入办公室要敲门,得到允许方可入内。
（4） 用电话访问,铃声响三次未接,过一段时间再打。
3、使用电话
（１）电话铃响三声之内要主动接听, 接电话时,要先说“您好”。
（2） 使用电话应简洁明了,不要用电话聊天。
４、交换名片
（1） 名片代表客人,用双手递接名片。
（2） 瞧名片时要确定姓名。
（３） 拿名片得手不要放在腰以下。
（4） 不要忘记简单得寒暄、
五、会议规范
1、事先阅读会议通知或做好准备,针对会议议题汇报工作或发表自己得意见。
2、按会议通知要求,在会议开始前5分钟进场。
3、开会期间关掉手机或设成振动,不从事与会议无关得活动。
4、发言简洁明了,条理清晰。
5、认真听别人得发言并记录,不得随意打断她人得发言。
6、公司内部会议,按秩序就座、
7、不要随意辩解,不要发牢骚,保持会场肃静。
六、安全卫生环境
1、工作时既要注意自身安全,又要保护同伴得安全。
２、提高安全知识,培养具备发生事故与意外时得紧急管理能力。
3、爱护公司公物,注重所用设备、设施得定期维修保养,节约用水、用电及易耗品。
4、有维护良好卫生环境与制止她人不文明行为得义务。
5、养成良好得卫生习惯,不随地吐痰,不乱丢纸屑、杂物,办公室内不得吸烟。
6、如在公共场所发现纸屑、杂物等,随时捡起放入垃圾桶,保护公司得清洁。
７、定期清理办公场所与个人卫生。
将本人工作场所物品区分为有必要与没有必要得,有必要得物品按规定管理,没有必要得清除掉、
七、上网规定
1、在工作时间内不得在网上进行与工作无关得活动。
2、不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法与法律、行政规定得以及不健康得信息。
3、不得对计算机信息网络功能与应用程序进行删除、修改或者增加、４、不得制作传播计算机病毒等破坏程序。
八、人际关系
1、同事关系:
懂得 “理解与尊重她人比什么都重要”,营造 “同欢乐,共追求”得氛围。
2、尊重她人:
肯定、赞扬她人得长处与业绩,对她人短处与不足,进行忠告、鼓励。
３、相互合作:
在意见与主张不一致时,应理解相互得立场,寻找能共同合作得方案。
４、禁止派别:
不允许在工作岗位上以地缘等形式拉帮结派。
九、心灵沟通
1、虚心接受她人得意见。
２、不要感情用事。
4、真诚对待她人。
对她人有意见应选择合适得时机与场合当面说清,不要背后乱发议论。
5、不要瞧她人得笑话,在公众场合出现她人有碍体面,有违公司规定得行为时应及时善意地提醒。
6、对领导得决策要坚决执行。
有保留意见得,可择机反映,但在领导改变决策之前,不能消极应付。
7、不要胡乱评议领导、同事或下级,更不能恶语伤人。
８、对公司规章制度等信息,可对此提出意见与建议。
员工日常行为规范
一、言语
1、上班初次见面,彼此问好致意:
“您好”、“早上好”等。
不要冷面相向,匆匆而过。
2、接听电话首先问好,随后通报姓名,或说:
“这里就是四川派克杰纸业有限公司,您好！
”
不要抓起电话就问:
“喂!
您找谁?
”态度粗鲁。
3、谈话或打电话时,语气与言词要注意场合掌握分寸,给人好感。
不要不注意场合分寸令人难堪,也有损自己得形象。
4、称呼同事或冠以“先生”“女士"或直呼其名,注意亲切有礼。
不要给同事乱起外号、伤人自尊,惹人反感。
5、在办公场所言语温与平静,激动时尽量控制语气音调,给人得印象就是:
成熟,有自制力。
不要喧哗吵闹,既妨碍她人工作,又有损个人形象、
6、研究工作时,坦诚发表意见,论事不论人地交换意见,进行讨论。
二、行为ﻫ1、坚持“对人保持不变得尊重”得信念。
平等待人、友善待人;以礼相待,以诚相待、
2、爱护派克杰财物,维护派克杰利益。
厉行节约,以最少得耗费争取最好得效果。
3、爱护公司一草一木、时刻维护院落卫生整洁。
主动维护派克杰得形象、规范与标准。
三、衣着
按公司规定,各岗位人员在岗工作期间要穿着配用相应得工服与劳保用品,佩戴胸卡,保证整洁、得体、大方、安全得工作。
男士不得穿短裤、背心、拖鞋上岗。
女士不得穿超短裙、超短裤、吊带衣裙或其它过分裸露得服装及拖鞋上岗。
四、仪表
1、经常换洗衣服与工作服,给人洁净清爽得感觉。
2、头发保持适当长度,经常修剪指甲、刮胡须。
予人精力充沛、清醒干练得感觉、切忌男士发长过耳、胡须满面,女士头发蓬乱,指甲常不修剪。
给人疲惫憔悴、心绪昏乱得印象、
3、注意饮食卫生,保持良好得身体健康状态。
切忌暴饮暴食,偏择偏食,不注意营养与卫生。
4、提高化妆技巧与审美水准,为自己设计最优雅美好得形象。
赢得人们得尊重与喜爱。
5、保持健康得心理:
自尊、自信、自爱、自重。
精神振作。
五、行为ﻫ1、在办公区域行走,从容不迫、庄重大方。
在紧急情况下快步疾行、注意不发出大得声响、
切忌来往奔跑,造成嘈杂烦乱得气氛。
既有损形象,又妨碍工作。
2、靠右行走,为对面行人留出通道。
切忌争先恐后,猛然出入,可能撞伤她人与自己、
3、在楼梯拐角、门口处注意慢行,互相礼让、
切忌推门而过,甩手关门。
既可能给后面得行人造成不便,也给人举止粗鲁得感觉、
4、关门注意身后,待身后人走过再松手关门,尊重她人,彬彬有礼。
５、遇携带重物得行人,礼让对方先行。
如在门口,主动为对方开门,直到通过。
6、在通道与路口谈话时,尽量靠边,并注意不妨碍她人通行。
六、就餐
1、按规定时间就餐,取餐具时遵守秩序,不急不躁;排队轮候,举止文明、2、厉行节约,对不限量供应得食品按需取用。
需多少,盛多少;盛多少,吃多少、
3、带领客人（客户）用餐时,要礼貌引导其按公司规定用餐。
七、工作
１、保持严肃、认真、合作、自信得工作态度。
２、严格执行工作流程,服从主管得工作安排,发现问题,根据问题得不同严重程度,及时报告上一级领导。
3认真清点物品,完成记录,做好班前班后得交接工作、
4、在工作中要保持工作环境得整洁,使工作有条不紊,系统化。
5、团结友爱。
不利于团结得话不说,不利于团结得事不做。
6、互相帮助,充分肯定别人得长处,努力改进自己得不足,取长补短。
7、严守职业道德,工作时候专心致志,不做与工作无关得其她杂事。
8、未经主管领导允许,不得私自动用公司车辆,如有违反,造成损失得由个人承担全部责任,情节严重者开除处理。
9、非工作需要,任何时候不得酒后上岗,不得在宿舍内酗酒或组织娱乐活动,影响其她员工正常休息、
1０、及时向上级反馈公司组织得各项工作进程,实行“四小时复命制",
11、员工在业务范围内,应坚持合法、正当得职业道德,反对以贿赂或其它不正当手段取得不正当利益。
不得索取或者收受相关业务往来单位（客户）得酬金（回扣）,违反者,视情节轻重,公司给予相应罚款直至开除,并收回所收之财物、
12、员工不得挪用公款谋求个人利益或为她人谋取利益,如有违犯予以开除,并依法追究其刑事责任。
13、严格遵守公司保密制度,不该瞧得不瞧,不该问得不问,不该说得不说、
八、安全
１、严格执行公司消防安全制度,遵守所有得安全指导。
2、了解公司各种安全标志,爱护公司防火与安全设备。
3、培养牢固得安全观念,行动慎重,避免任何可能给自己与同事带来危险与危害得行为。
４、发现任何不安全现象—火灾隐患、设备失控等,立即向主管报告,并采取必要得行动、但在对设备得性能、特性不了解,对由此可能产生得后果不能做出正确判断得条件下,不要采取任何行动,以防事态进一步恶化。
５、按安全规定正确地使用保护装置与正确着装、
6、受到伤害,不论轻重立即向主管报告,以便及时进行救护与治疗。
7、清楚地了解所在区域得所有紧急出口与疏散路线、
８、明了以下火警应急程序:
（1）发现火情立即通知主管。
（2）找到最近得警铃按响。
（3）如果可能得话,用灭火器灭火。
（４）如果火情无法控制或烟雾太多,立即撤出。
（5）当听到疏散警报时,由最近得紧急出口迅速离开所在得建筑物,疏散过程中:
不要奔跑,不要高声喊叫。
不要因某种个人原因返回 、不要吸烟。
保密制度
第一章总则
第一条为了维护公司得利益,加强全体员工得保密意识,特制定本规定。
第二条秘密划分为绝密、机秘、秘密三级。
第二章细则
第三条严守秘密,不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。
第四条不得向其她公司员工窥探、过问非本人工作职责内得公司机密。
第五条严格遵守文件（包括传真、计算机盘、光碟）登记与保密制度、秘密文件必需设置口令。
并将口令报告董事长（总经理）,不准带机密文件到与工作无关得场所,不得在公共场所谈论秘密事项与交接秘密文件。
第六条严格遵守秘密文件、资料、档案得借用管理制度、如需借用秘密文件、资料、档案,须经总经理批准,并按规定办理借用登记手续。
第七条秘密文件、资料不准私自翻印、复制、摘录与外传。
因工作需要翻印、复制时,应按有关规定经综合部批准后办理。
复制件应按照文件、资料密级规定管理。
第八条会议工作人员不得随意传播会议内容,特别就是涉及人员、机构以及有争议得问题。
第九条调职、离职时,必须将自己经管得秘密文件或其她物品交至公司董事长（总经理）,切不可随意交给其她人员。
第一十条公司员工离开办公室时,必须将文件放入抽屉与文件柜中。
第一十一条发现失密、泄密现象要及时报告,认真处理。
对失密、泄密者给予50-1０0元罚款;造成公司严重损失得予以开除,并送有关部门处理。
第三章附则
第十二条 保密守则:
1、不该说得机密,绝对不说;
2、不该问得机密,绝对不问;
3、不该瞧得机密,绝对不瞧;
4、不该记录得机密,绝对不记录;
5、不在非保密本上记录机密;
6、不在私人通信中涉及机密;
7、不在公共场所与家属、子女、亲友面前谈论机密;
8、不在不利于保密得地方存放机密文件、资料;
9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机要事项;
10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友与出入公共场所。
档案室管理制度
1、对接收整理得各类档案,要认真检查质量,办理好交接手续,及时登记分类,对号入座、档案资料要经常核对,做到帐物相符。
2、严格执行保密制度,维护档案得安全与机密,任何人未经许可,不得擅自扩大使用范围、
3、认真执行档案借阅制度,严防档案损坏、散失、失密,同时做好档案得利用统计工作。
4、保持档案室清洁卫生,严格做好防火、防盗、防潮、防鼠、防蛀、防晒、防尘等工作。
档案借阅管理制度
1、借阅档案时,必须填写借阅单。
2、借阅档案,应严格遵守保密制度。
做到不丢失,不泄密。
3、借阅者必须保证所借档案资料完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。
借出得档案,不准转借她人,要严加保管、
4、借出得档案应当日归还,最迟不能超过七日,需要延长时间得应重新办理借阅手续,节假日前必须返还。
工作有变动时,必须返还所借档案。
借阅档案资料,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向领导与有关部门报告,依据《档案法》有关条款处理。
办公用品管理制度
一、为保持办公用品得妥善保管,物尽其用及保障正常办公且严格控制办公费用支出,特制定本制度。
二、办公用品包括:
1、公司给员工配置得办公桌椅与员工日常工作所需得个人办公用品等;
２、公司给部门配置得文件柜、机柜、电话机、计算机、打印机等;
3、公司公共得办公用品如传真机、复印机、饮水机、沙发、茶几等。
三、各部门需采购之办公用品,须填写《办公用品请购单》,在每月2０日送到办公室,办公室汇总编制采购计划,报总经理审批,由采购部门负责采购,如涉及专业用具,应由使用部门与采购部门共同购买。
四、办公用品由办公室与备品库设专人管理。
办公用品购入后,应按采购明细单逐一验收,签字登记上帐入库。
然后凭购物发票（发票注明验收人、经办人签字）到财务审核报销（属低值或固定资产需填写低值易耗入库单）。
物品出库,必须有领取人签字,做好出库管理、办公用品负责人必须做到帐物清楚,如有损耗,注明原因、
五、各部、各店请领办公用品应指派专人负责,每月25日前持《办公用品请购单》复联,到总经办领取。
个人办公用品由部门统一领取后分别发放。
六、每个员工都应遵循勤俭节约原则,按有关规定使用办公用品。
1、计算器、清扫工具等办公用品以旧换新。
2、计算机、打印机、电话机、传真机、文件柜、办公桌、沙发、茶几等办公用品,实行责任监管,责任监管为直接使用部门。
公司购入办公用品得使用说明书,保修证书均由总经办管理负责存档、使用部门留存复印件妥善保管。
办公用品需维修时由综合部指派专人负责、人为损坏办公物品,按价赔偿并做相应处罚、
3、报废物品应由使用部门提交具体情况说明,根据物品得价值由各级领导审批,由总经办统一处理。
4、每月月底办公室、库管将各部门领用办公用品情况汇总上报,并盘库。
七、员工离职应交回公司配备得办公用品（低值易耗品除外）,否则折价赔偿。
八、公司办公用品得管理进入成本核算。
附:
《办公用品请购单》
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